Aufbewahrungs- und Löschfristen im Fuhrpark

Das Thema der Aufbewahrungs- und Löschungsfristen ist spätestens seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auch ein Fuhrparkthema. Bei Licht betrachtet geht es hierbei aber nicht (nur) um den Datenschutz, sondern vielmehr um handels-, steuer- und verkehrsrechtliche Pflichten, die jeden Unternehmer betreffen.

Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten

Aufbewahrungspflichten ergeben sich, als Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, aus dem Steuer- und Handelsrecht. Wer also nach Steuer- oder Handelsrecht verpflichtet ist, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, muss diese auch aufbewahren. Das gehört zu den ganz üblichen Pflichten eines ordentlichen Kaufmanns. Die Einzelheiten sind geregelt in § 147 Abgabenordnung (AO).

Geordnet aufzubewahren sind nach § 147 Abs.1 Nr.1-5 AO folgende Unterlagen:

  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Inventare,
  • Jahresabschlüsse,
  • Lageberichte,
  • Eröffnungsbilanz nebst Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege,
  • Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Daneben können steuerliche Aufbewahrungspflichten auch außerhalb der AO durch andere Gesetze begründet werden, z. B. durch das UStG, soweit das für die Besteuerung von Bedeutung ist (vgl. § 140 AO). Die Aufbewahrungsfrist beginnt – verkürzt gesagt – mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen oder sonstigen Belege entstanden sind. Die Unterlagen sind sechs bis zehn Jahre aufzubewahren (vgl. § 147 Abs. 3 AO; siehe dazu unten die Kurztabelle).

Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten

Daneben sind die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten in § 257 HGB i. V. m. § 238 HGB geregelt für Kaufleute und ihnen gleichgestellte Handelsgesellschaften. Danach sind die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

  • Handelsbücher,
  • Inventare,
  • Eröffnungsbilanzen,
  • Jahresabschlüsse,
  • Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB,
  • Lageberichte,
  • Konzernabschlüsse,
  • Konzernlageberichte sowie
  • die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • empfangene Handelsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
  • Buchungsbelege (nach 238 Abs.1 HGB).

Auch hier beginnt – vereinfacht betrachtet –  die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahres (vgl. § 257 Abs.5 HGB), in dem die Unterlagen entstanden sind. Auch hier gilt eine Aufbewahrungsdauer von sechs bis zehn Jahren (§ 257 Abs.4 HGB); siehe dazu unten die Kurztabelle.

Verkehrsrechtliche Aufbewahrungspflichten

Eine spezielle Vorschrift zur digitalen Aufbewahrung und Speicherung findet sich in
§ 63a StVG für die Datenverarbeitung bei Kraftfahrzeugen mit hoch- oder vollautomatisierter Fahrfunktion (im Sinne von § 1a StVG). Bei diesen Fahrzeugen sind die durch ein Satellitennavigationssystem ermittelten Positions- und Zeitangaben in einem gesonderten Datenspeicher im Fahrzeug zu speichern, wenn ein Wechsel der Fahrzeugsteuerung zwischen Fahrzeugführer und dem hoch- oder vollautomatisierten System erfolgt. Eine derartige Speicherung erfolgt auch, wenn der Fahrzeugführer durch das System aufgefordert wird, die Fahrzeugsteuerung zu übernehmen oder eine technische Störung des Systems auftritt.

Aufbewahrungspflichten und Führerscheinkontrolle

Für die Aufbewahrung der Kontrollunterlagen zur Führerscheinkontrolle gibt es keine explizite Regelung. Es fehlt insbesondere in § 21 StVG eine Regelung zu der Frage, wie lange Unterlagen aus der Führerscheinkontrolle aufzubewahren sind und wann ggf. die Datenspeicherung aus der Führerscheinkontrolle zu löschen ist. Der Verarbeitungszweck für Daten aus der Führerscheinkontrolle kann  entfallen, wenn z. B. mindestens zwei Zyklen der Führerscheinkontrolle abgelaufen sind und die Kenntnis von den „alten“ Kontrolldaten für die künftige Führerscheinkontrolle nicht mehr erforderlich ist. Der Verarbeitungszweck der Daten aus der Führerscheinkontrolle kann also auch schon dann entfallen, wenn z. B. der Dienstwagen entzogen oder vorzeitig an den Arbeitgeber zurückgegeben wird oder wenn die Dienstwagenüberlassung bzw. der ihr zu Grunde liegende Arbeitsvertrag sein Ende findet.

Löschpflichten nach BDSG

Für die Löschung personenbezogener Daten regelt § 75 Abs.2 BDSG (2018), dass diese vom Verantwortlichen (das bedeutet i. d. R. von dem Fuhrparkverantwortlichen, der über die Datenverarbeitung verantwortlich entscheidet) unverzüglich zu löschen sind, wenn

  • die Verarbeitung unzulässig ist,
  • die Löschung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erfolgt,
  • eine durch Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft,
  • die Kenntnis von den Daten für Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich ist;
  • in Rechtsvorschriften festgesetzte Höchstspeicher- oder Löschfristen erreicht werden.

Eine spezifische Löschpflicht findet sich z. B. in § 63a Abs.4 StVG für die Datenverarbeitung bei Kraftfahrzeugen mit hoch- oder vollautomatisierter Fahrfunktion. Dies beträgt sechs Monate (ohne Unfall im Straßenverkehr nach § 7 Abs.1 StVG) bzw. drei Jahre (nach einem Unfall).

Grundsätzlich erfolgt eine Löschung der personenbezogenen Daten, sobald der Zweck ihrer Erhebung erfüllt wurde, also mit anderen Worten, sobald der Zweck und damit die Berechtigung zur Speicherung wieder entfällt. Im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO (i. V. m. § 70 BDSG 2018) ist bzgl. der Löschung im Einzelfall näher anzugeben, wann dies für den konkreten Einzelzweck gegeben ist. Können keine genauen Angaben gemacht werden, sind zumindest Kriterien zu nennen, die dem betroffenen Dienstwagennutzer eine Bestimmung des Löschungszeitpunkts erleichtern. Hierzu gehört auch, dass das Fuhrparkmanagement die Notwendigkeit der Speicherung fortlaufend überprüft, indem z. B. angemessene Kontrollfristen vorgesehen werden und durch verfahrensrechtliche Vorkehrungen wie eine Wiedervorlage sichergestellt wird, dass die Kontrollfrist eingehalten wird.

Kurzüberblick Aufbewahrungsfristen: Was ist wann zu löschen?

Was wird aufbewahrt?

Wie lange? (Jahre)

Abrechnungsunterlagen

10

Angebote (wenn Auftrag folgt)

6

Aufzeichnungen

10

Ausgangsrechnungen

10

Außendienstabrechnungen (Buchungsbeleg)

sonstige Außendienstabrechnungen

10

6

Bankbelege

10

Buchungsbelege

10

Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf Auftrag)

10

Eingangsrechnungen inkl. Berichtigungsbelege

10

Fahrtenbücher (steuerlich)

6

Fahrtkostenerstattungsunterlagen

10

Fahrzeugdaten nach § 63a StVG ohne Unfall;

bei Unfall nach § 7 Abs.1 StVG

0,5

3

Frachtbriefe

6

Gehaltslisten inkl. Listen für Sonderzahlungen (= Beleg)

10

Geschäftsberichte

10

Geschäftsbriefe (Eingang u. versandte),

als Buchungsbeleg (Rechnungen, Gutschriften)

6

10

Gutschriften auf Rechnungen

10

Handelsbriefe (keine Rechnungen / Gutschriften)

6

Handelsbücher

10

Inventare (§ 240 HGB)

10

Kassenberichte /-bücher/-blätter

10

Kontoauszüge

10

Lohnbelege als Buchungsbelege

10

Mahnungen (empfangene und abgesandte)

6

Quittungen

10

Rechnungen an Unternehmer

10

Reisekostenabrechnung

6

Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)

10

Schadensunterlagen,

bei Relevanz für Bilanz

6

10

Schriftwechsel

6

Steuererklärungen und Steuerbescheide

10

Unterlagen mit Bedeutung für Besteuerung

6

Versicherungsunterlagen (Policen),

nach Ablauf der Versicherung

10

6

Verträge

10

 

 

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