Kosten der UVV-Prüfung: manuelle vs. digitale Verwaltung

Lohnt sich ein digitales Termin- und Dokumentenmanagement zur UVV-Prüfung? Wir vergleichen die digitale Methode mit den manuellen Prozessen und der physischen Archivierung. Das Ergebnis unserer Beispielrechnung zeigt deutlich: Die digitalen Lösungen sind kostengünstiger und reduzieren gleichzeitig den Aufwand.

Inhaltsverzeichnis:

• Ausgangssituation
• Das manuelle Termin- und Dokumentenmanagement für UVV-Prüfungen
• Das digitale Termin- und Dokumentenmanagement für UVV-Prüfungen
• Der Vergleich
• Fazit

Auf einen Blick:

• Digitale Lösungen sparen beim UVV-Management bis zu 92% Zeit und Personalkosten.
• Automatisierte Abläufe entlasten das Fuhrparkmanagement nachhaltig und reduzieren Aufwände um bis zu 40 Stunden pro Jahr.

Ausgangssituation „Beispielfirma Meyer Maschinenbau GmbH“

Um die Kosten des manuellen Termin- und Dokumentenmanagements mit denen von digitalen Lösungen zu vergleichen, muss zunächst der Fuhrpark betrachtet werden. Wie sieht der Fuhrpark der Firma „Meyer Maschinenbau GmbH“ aus?

Das manuelle Termin- und Dokumentenmanagement für UVV-Prüfungen

So läuft das manuelle Termin- und Dokumentenmanagement von UVV-Prüfungen bei der „Meyer Maschinenbau GmbH“ bisher ab:

1. Frau Meyer hat alle Fahrzeuge der Standorte A und B in einer Excel-Liste erfasst und hält in dieser Tabelle die anstehenden UVV-Prüfungen nach.
2. Fahrzeuge, die Standort B zugeordnet sind, werden durch Frau Peters betreut.
3. Frau Meyer schickt 4 Wochen vor dem anstehenden Prüftermin eine Erinnerung an den Fahrer des Fahrzeugs, mit der Aufforderung, einen Termin in der Werkstatt für die UVV-Prüfung zu vereinbaren.
4. Frau Peters erinnert die Fahrer von Standort B ebenso an die anstehenden UVV-Prüfungen.
5. Die Fahrer bestätigen dem Fuhrparkmanagementden vereinbarten Prüftermin.
6. Nun erstellen die beiden Frauen einen Wiedervorlagetermin für einen Tag nach der UVV-Prüfung.
7. Ist der Prüfbericht durch den Fahrer nach der UVV-Prüfung noch nicht eingereicht worden, fassen Frau Meyer und Frau Peters die Berichte manuell nach.
8. Nach Erhalt des Prüfberichts durch den Fahrer sichten beide die Prüfberichte und erfassen mögliche Mängel in der Excel-Liste.
9. Frau Peters sammelt die Prüfberichte ihrer Fahrzeuge und bringt diese einmal im Quartal an Standort A zur Archivierung. Hier werden sieden Fahrzeugakten zugeordnet.
10. Frau Meyer archiviert die Prüfberichte direkt in den Fahrzeugakten.
11. Beide tragen in der Excel-Liste den Folgetermin für die nächste UVV-Prüfung ein.

11 Schritte bis zur vollständig durchgeführten und dokumentierten UVV-Prüfung – ein effizienter Prozess sieht anders aus.

Kosten der manuellen Prozesse

Die Berechnung erfolgt mit den durchschnittlichen Arbeitskosten je geleisteter Stunde in Deutschland. Der Wert liegt für das Jahr 2024 bei 43,40 € (mehr Informationen).

Für die Fahrer, Frau Meyer und Frau Peters ergeben sich folgende Aufwände:

Fazit zur analogen Terminverwaltung und Dokumentation:

• In Summe ist die Meyer Maschinenbau GmbH (Fuhrparkmanagement und Fahrer) 50 Stunden* im Jahr nur mit der Organisation und Dokumentation der UVV-Prüfung beschäftigt.
• Allein im Fuhrparkmanagement sind das5 Arbeitstage im Jahr. Betrachtet man Fahrer und Fuhrparkmanagement sind es sogar 6,25 Tage.
• Die Personalkosten für die Organisation und Dokumentation der UVV-Prüfung liegen bei 2.170 € je Jahr.

*Zeiten für An- und Abfahrt sowie die eigentliche UVV-Prüfung sind hier noch nicht berücksichtigt.

Das digitale Termin- und Dokumentenmanagement für UVV-Prüfungen

Mit der Umstellung auf ein digitales System, wie die digitale Fahrzeugverwaltung von LapID, profitieren Frau Meyer, Frau Peters und die Fahrer von einem schlanken und effizienten Prozess:

So läuft das digitale Termin- und Dokumentenmanagement von UVV-Prüfungen bei der „Meyer Maschinenbau GmbH“ mit der LapID Fahrzeugverwaltung ab:

1. Frau Meyer und Frau Peters legen die Fahrzeuge einmalig im LapID System an, hinterlegen zu jedem Fahrzeug einen Fahrer und stellen zu jedem den nächsten UVV-Prüftermin ein.
2. Das LapID System erinnert die hinterlegten Fahrer automatisch an den anstehenden Prüftermin.
3. Nach erfolgreich durchgeführter Prüfung lädt der Fahrer den Prüfbericht einfach über das Smartphone hoch und reicht ihn so im Fuhrparkmanagement ein.
4. Nach einer kurzen Prüfung durch Frau Meyer und Frau Peters wird der Prüfbericht im LapID System erfolgreich dokumentiert.

Frau Meyer und Frau Peters müssen nur noch eingreifen, wenn ein Fahrer der Aufforderung nicht nachkommt.

Kosten der digitalen Prozesse

Für die Fahrer und das Fuhrparkmanagement ergeben sich folgende Aufwände:

Fazit zur digitalen Terminverwaltung und Dokumentation:

• Mit einer digitalen Lösung ist die Meyer Maschinenbau GmbH (Fuhrparkmanagement und Fahrer) lediglich 4 Stunden im Jahr mit der UVV-Prüfung beschäftigt. Ein enormer Zeitgewinn.
• Die Personalkosten (für die Verwaltung und Dokumentation) liegen hier bei 173,60 €.

Aber nicht nur die Kosten überzeugen – das Fuhrparkmanagement profitiert gleich doppelt, denn es hat durch die automatisierte Lösung auch mehr Zeit für andere wichtige Dinge im Fuhrpark.

Mehr zu den Unterschieden zwischen der physischen und digitalen Dokumentation von Prüfberichten in unserem Beitrag: Physische vs. digitale Dokumentation von Prüfberichten

Methoden im direkten Vergleich

Im Vergleich zur analogen Terminverwaltung und physischen Dokumentation können Frau Meyer und Frau Peters mit einer automatisierten Lösung Personalkosten von knapp 2.000€ einsparen.

Für das Fuhrparkmanagement bietet das digitale Termin- und Dokumentationsmanagement eine Entlastung von 40 Stunden im Jahr. Denn es fallen kaum noch Aufwände an. Hochgerechnet auf 5 Jahre sind das fast 25 Arbeitstage.

Fazit

Lohnt sich ein digitaler Prozess im Vergleich zur analogen Dokumentation und Terminvereinbarung wirklich?

Digitale Lösungen zur Terminverwaltung und Dokumentation sparen nicht nur Zeit, sondern sind langfristig auch kostengünstiger als analoge Prozesse.

Für wachsende Fuhrparks oder dezentrale Organisationen ist der Wechsel zur digitalen Software ein entscheidender Fortschritt.

Sie möchten die Kosten der digitalen Verwaltung der UVV-Prüfung für Ihren Fuhrpark ermitteln? Wir beraten Sie gerne und finden die für Sie passende Lösung. Buchen Sie jetzt Ihren persönlichen Beratungstermin mit unserem Experten-Team: Jetzt Termin ausmachen.

Die digitale Fahrzeugverwaltung von LapID 

Am einfachsten gelingt die Terminverwaltung und Dokumentation von Prüfberichten mit einem digitalen System zur Fahrzeugverwaltung. Mit der LapID Fahrzeugverwaltung haben Fuhrparkverantwortliche bspw. die Möglichkeit, alle Fahrzeuge des Fuhrparks zu erfassen. In der digitalen Fahrzeugakte werden alle fahrzeugrelevanten Informationen erfasst. Zudem bietet das System eine Funktion für die Archivierung von wichtigen Dokumenten, wie z.B. UVV-Prüfberichten. Aber auch Rechnungen und Verträge zu Fahrzeugen können hier sicher dokumentiert werden.