Prozesskostenrechnung: Definition und Grundlagen

Inhaltsverzeichnis:

Prozesskosten: Definition
Prozesskostenrechnung
Die wichtigsten Begriffe im Rahmen der Prozesskostenrechnung
Anwendung der Prozesskosten
Ermittlung der Prozesskosten

Auf einen Blick

Prozesskosten sind die mit betrieblichen Abläufen verbundenen Aufwendungen und entstehen aus dem Zusammenwirken von Menschen, Systemen und organisatorischen Strukturen innerhalb eines Unternehmens.

Die Prozesskostenrechnung dient dazu, insbesondere Gemeinkosten verursachungsgerecht Prozessen zuzuordnen und dadurch betriebliche Abläufe transparenter, kalkulierbarer und steuerbar zu machen.

Zentrale Begriffe der Prozesskostenrechnung sind insbesondere Kostenstellen, Kostenträger, Haupt- und Teilprozesse sowie Kostentreiber, anhand derer die Kostenentstehung in einzelnen Abläufen nachvollzogen werden kann.

Methodisch wird zwischen leistungsmengeninduzierten und leistungsmengenneutralen Prozesskosten unterschieden, je nachdem, ob sich die Kosten proportional zur Prozessmenge verändern oder unabhängig vom Umfang des Prozesses anfallen.

Die Ermittlung der Prozesskosten setzt eine detaillierte Analyse und Strukturierung der Unternehmensprozesse voraus und schafft eine belastbare Grundlage für Controlling, Effizienzsteigerung und strategische Entscheidungen.

Prozesskosten: Definition

Ein Prozess umfasst grundsätzlich drei Faktoren, die mit berücksichtigt werden müssen. Das sind:

Menschen
Systeme und
Strukturen.

All diese Aspekte müssen im Rahmen der Ermittlung der Prozesskosten untersucht und erfasst werden. Allgemein handelt es sich um die Kosten, die mit betrieblichen Abläufen im Unternehmen verbunden sind. Sie zählen in der Gewinn- und Verlustrechnung zu den sonstigen betrieblichen Aufwendungen und bilden die Grundlage für die Prozesskostenrechnung.

Prozesskostenrechnung

Im Bereich des Rechnungswesens wird zwischen verschiedenen Kostenrechnungen unterschieden. Diese haben zum Ziel, Informationen über Kosten und Erlöse zu liefern und dienen darüber hinaus der Planung und Kontrolle.

Entstanden ist die Prozesskostenrechnung (auch Activity-Based-Costing genannt) als ein Teil der Kostenrechnung Anfang der 1970er Jahre in den USA. In Deutschland wird sie seit den 1980er Jahren angewendet.

Die Prozesskostenrechnung kann bei der Kalkulation eines neuen Produktes genutzt werden, um Entwicklungskosten in den entstehenden Verkaufspreis einzurechnen. Darüber hinaus dient sie der Bewertung bestehender Unternehmensprozesse. Gegegebenfalls werden so Potenziale aufgedeckt, die Abläufe effizienter gestalten können.

Sie wird darüber hinaus bei der Planung, Steuerung und Verrechnung von Gemeinkosten eingesetzt..

Die wichtigsten Begriffe im Rahmen der Prozesskostenrechnung und deren Effekte

Begriff	Definition	Effekte am Beispiel „Fuhrparkmanagement“
Gemeinkosten	Bei Gemeinkosten handelt es sich um Kosten, die im Gegensatz zu Einzelkosten nicht direkt einem Kostenträger zugerechnet werden können. Die Gemeinkosten werden auf die Kostenstellen verteilt und durch Ermittlung von Zuschlagsätzen auf die Kostenträger verrechnet. Typische Gemeinkosten sind Gehälter der Geschäftsleitung, Hilfslöhne oder kalkulatorische Abschreibungen.
Kostenstelle	Kostenstellen sind betriebliche Orte, an denen die Kosten entstehen. Dies kann z. B. das Fuhrparkmanagement sein.
Kostenträger	Bei Kostenträgern handelt es sich u.a. um hergestellte Güter oder Dienstleistungen eines Unternehmens.
Hauptprozess	Der Hauptprozess betrifft die gesamte Aktivität.
Teilprozess	Der Teilprozess bezieht sich lediglich auf eine bestimmte Kostenstelle.
Kostentreiber	Bei einem Kostentreiber handelt es sich um eine Messgröße für die Kostenverursachung. Der Kostentreiber beeinflusst die Kosten eines Prozesses.	Steigt die Anzahl der zu kontrollierenden Führerscheine im Unternehmen, steigt gleichzeitig der Aufwand für die Koordination und Durchführung der Kontrolle; folglich steigen die Prozesskosten.
Leistungsmengen-induzierte Prozesskosten	Bei leistungsmengeninduzierten Prozesskosten handelt es sich um Kosten, die sich proportional zur Menge der Kostentreiber verhalten. Diese können daher auch als bezugsgrößenabhängige Prozesskosten bezeichnet werden.	In der Kostenstelle "Fuhrparkmanagement" werden Unterweisungen durchgeführt. Die Kosten des Prozesses "Unterweisung durchführen" hängen von der Anzahl der durchzuführenden Unterweisungen ab. Damit sind es leistungsmengeninduzierte Kosten.
Leitungsmengen-neutrale Prozesskosten	Leistungsmengenneutrale Prozesskostensind Kosten, die sich im Gegensatz zu leistungsmengeninduzierten Kosten völlig unabhängig von den Kostentreibern verhalten. Diese können auch als bezugsgrößenunabhängige Prozesskosten bezeichnet werden.	Anders sieht dies bei den Kosten aus, die der Leiter der Kostenstelle "Fuhrparkmanagement" verursacht. Diese Kosten hängen nicht von der Anzahl der durchzuführenden Unterweisungen ab - sie sind also leistungsmengenneutral.

Die daraus ermittelten Zahlen und Kennziffern werden aufbereitet, im internen Controlling verwendet und dienen so der Steuerung unternehmerischer Ziele. Zudem bilden sie die Grundlage zur Ableitung von Strategien.

Anwendung der Prozesskostenrechnung

Die Prozesskostenrechnung findet immer dann Anwendung, wenn Prozessen im Betriebsablauf Kosten zugewiesen werden sollen. Bei diesen gilt das Verursacherprinzip, nach dem alle Kosten, die bei einem Prozess anfallen, berücksichtigt werden.

Hierbei ist zu unterscheiden zwischen

leistungsmengeninduzierten Prozesskosten und
leistungsmengenneutralen Prozesskosten.

Durch die Prozesskostenrechnung besteht nun die Möglichkeit, Gemeinkosten der tatsächlichen Inanspruchnahme zuzuordnen. Ohne diese Zuordnung erfolgt die Berechnung der Gemeinkosten meist nur durch frei gewählte Zuschlagsätze. Zur Anwendung der Prozesskostenrechnung im Unternehmen ist eine detaillierte Aufstellung der Unternehmensprozesse notwendig.

Ermittlung der Prozesskosten

Zur Ermittlung der Prozesskosten sind verschiedene Schritte notwendig:

Abgrenzung der einzelnen Aktivitäten und unterschiedlichen Bereiche
Aufstellung von Hypothesen über Hauptprozesse und deren Kostentreiber
Zusammenfassen der Tätigkeiten mit gleichem Ergebnis zu Teilprozessen
Ermittlung der verfügbaren Kapazitäten für Teilprozesse
Festlegung der Teilprozesskosten und Zuordnung der Kosten zu Teilprozessen
Zusammenfassung zu Gesamtprozesskosten
Zuordnung der Kostentreiber zu Kostenstellen

Wichtig für die Prozesskostenrechnung ist die Transparenz über den gesamten Prozess und das Geschehen im Unternehmen. Dabei berücksichtigt werden auch weitere Planungen im Unternehmen. Dies betrifft mittel- und langfristige Planungen, die die Entwicklung des Unternehmens beeinflussen.

Teil zwei der Reihe beschäftigt sich im Detail mit verschiedenen Prozessen im Fuhrparkmanagement. Hier erfahren Sie, wie sich die Prozesskosten der Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung und Fahrzeugprüfung zusammensetzen.

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