Die Einführung externer Systeme, wie bspw. der elektronischen Führerscheinkontrolle im Fuhrparkmanagement, hat mit steigender Unternehmensgröße Projekt-Charakter. Was genau bedeutet Projektmanagement, gibt es dabei ein Erfolgsmodell und was ist der Unterschied zum Prozessmanagement? Wir gehen diesen Fragen in unserem Beitrag auf den Grund.
Inhaltsverzeichnis:
- Projekt- und Prozessmanagement auf einen Blick
- Definition: Prozessmanagement
- Definition: Projektmanagement
- Bedeutung für das Fuhrparkmanagement
Projekt- und Prozessmanagement auf einen Blick
Die Begriffe Projekt- und Prozessmanagement werden nicht selten für ein und dasselbe gehalten, unterscheiden sich allerdings voneinander. Tatsächlich gibt es Gemeinsamkeiten, doch auch wesentliche Unterschiede - vor allem in der Planung. Wir geben einen Überblick über die charakteristischen Merkmale von Projekt- und Prozessmanagement:
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Prozessmanagement |
Projektmanagement |
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Werden im Verlaufe der Betrachtung eines Prozesses Optimierungspotenziale identifiziert, können diese durch ein nachfolgendes Projekt umgesetzt werden.
Definition: Prozessmanagement
Das Prozessmanagement umfasst die Planung, Durchführung und das Controlling von Prozessen bzw. miteinander verbundener Aufgaben. Ziel ist die Steigerung von Effizienz und Qualität, während die Flexibilität optimiert wird und die Kosten gesenkt werden. Die Wertschöpfungskette steht dabei im Fokus des Prozessmanagements.
Betrachtet werden im Rahmen des Prozessmanagements immer der aktuelle Prozess und mögliche Alternativen. Dabei berücksichtigt werden auch Opportunitätskosten.
Opportunitätskosten
Das Prinzip der Opportunitätskosten basiert auf der Annahme der Ressourcenknappheit.
Opportunitätskosten, auch Alternativkosten genannt, stehen dabei für den Nutzen oder Gewinn, den man hätte erzielen können, wenn man Ressourcen, wie Zeit, Arbeitskraft oder Geld anders eingesetzt hätte. Diese Kosten sind allerdings nicht immer sichtbar. Zur Identifikation bietet es sich an, alle verfügbaren Möglichkeiten systematisch zu betrachten und den potenziellen Nutzen zu ermitteln.
Mit anderen Worten: Setzt man statt auf automatisierte digitale Prozesse weiterhin auf die manuelle Durchführung, entstehen Opportunitätskosten. Denn in der Zeit, die man mit der manuellen Durchführung beschäftigt ist, könnte man sich mit automatisierten Lösungen anderen Dingen widmen und seine Arbeitskraft effizienter einsetzen.
Ein Mittel zur Berechnung ist die sog. Prozesskostenrechnung.
Allgemeiner Ablauf eines Prozesses: Beispiel Fuhrparkmanagement
Ein typischer Prozess im Fuhrparkmanagement ist die gesetzlich vorgeschriebene Durchführung der Führerscheinkontrolle bei Fahrern, die durch das Unternehmen ein Dienstfahrzeug überlassen bekommen.
Der manuelle Prozess umfasst hierbei sechs Schritte, die je nach Größe des Fuhrparks ein enormes Einsparungspotenzial mit sich bringen. Im Rahmen des Prozessmanagements wird dieser Prozess untersucht und es wird identifiziert, wie und an welchen Stellen dieser Prozess schlanker gestaltet werden kann. Eine Möglichkeit zur Optimierung dieses Prozesses ist bspw. die Einführung einer automatisierten Kontrolllösung.
Definition: Projektmanagement
Das in die Wege leiten, Planen, Steuern, Kontrollieren und der Abschluss eines Projekts werden unter dem Begriff Projektmanagement (PM) zusammengefasst. Ziel dieses Managements ist es, während des Projekts Risiken minimiert werden, die Qualität gesteigert wird und das Projekt termingerecht und erfolgreich zum Abschluss gebracht wird, ohne dass Mehrkosten entstehen. Ein Standard wird u.a. vom Deutschen Institut für Normung (DIN) in der DIN 69901 definiert. Darin wird das Projektmanagement in seinen Grundlagen, Prozessen, Methoden und den weiteren Bausteinen detailliert bestimmt.
Projektumfeldanalyse und Reporting
Das Managen von Projekten ist eine Führungsaufgabe, die sich bspw. auch im Fuhrparkmanagement wiederfindet. Daher liegt es mit in der Verantwortung des Projektmanagers, die Erwartungen aller am Projekt beteiligten Stakeholder so gut wie möglich zu erfüllen.
Zu Beginn eines Projekts sollte zu diesem Zwecke eine Erhebung der Erwartungen, also eine Projektumfeldanalyse, gemacht werden. Hierbei sind drei in Zielkonkurrenz zueinanderstehende Größen zu beachten:
- Zeit (Projektdauer und Termine),
- Kosten und
- Inhalt (Umfang und Qualität).
Im Projektreporting werden die Zwischenergebnisse immer in Bezug auf Zeit, Kosten und Inhalt beschrieben.
Projektmanager im Unternehmen
Neben Fachwissen und Methodenkompetenz sind diverse Softskills für einen Projektmanager wichtig, wie die Fähigkeit, Probleme zu lösen, empathisch zu sein, Initiative zu zeigen und Teamfähigkeit zu beweisen – neben dem unternehmerischen Denken und der Führungskompetenz.
Projektmanagement wird niemandem in die Wiege gelegt und Zertifikate oder Weiterbildungen sind bei manchen Stellen Voraussetzung. Ein Auszug möglicher Zertifizierungen:
- Certified Associate in Project Management (CAPM)für Projektmitarbeiter
- Project Management Professional (PMP)für Projektmanager mit Berufserfahrung
- Programm Management Professional (PgMP)für Projektmanager im Multiprojektumfeld
Phasen der Projektplanung
In der Projektplanung gibt es vier Projektphasen:
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Phase 1: Konzeption |
Phase 2: Planung |
Phase 3: Realisierung |
Phase 4: Abschluss |
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Projektanalyse |
Bestimmung von Projektleitung und Team |
Projektcontrolling |
Endabnahme |
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Zieldefinition |
Feinplanung |
Risikomanagement |
Analyse des Projektablaufs |
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Definition der Termin- und Kostenziele |
Unterteilung in Teilprojekte |
Dokumentation |
Optimierung des Ablaufs für kommende Projekte |
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Risikoanalyse |
Festlegen der Verantwortungsbereiche |
Teamentwicklung |
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Projekt-Organisation |
Genaue Planung der Ressourcen |
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Analyse der Ressourcen |
Genauer Kostenplan |
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Grobplanung |
Quelle: Absolventa
Methoden des Projektmanagements
Es gibt viele Methoden im Bereich Projektmanagement.
„Früher“ war das sog. Wasserfallmodell ein populäres Vorgehensmodell, insbesondere in der Softwareentwicklung. In aufeinanderfolgenden Projektphasen wird darin das Vorgehen organisiert. Es ist ein lineares Modell, das bedeutet, dass die Ergebnisse der einzelnen Phasen als jeweils bindende Vorgabe für die sich anschließende Phase gelten. Problematisch dabei ist, dass es dadurch sehr unflexibel für spontane zu Projektstart noch nicht absehbare, Änderungen ist.
Mittlerweile werden daher andere Vorgehensmodelle präferiert, die agiler sind, wie bspw. Scrum oder Kanban. Grob gesagt, liegt ein Vorteil in diesen agilen Modellen darin, dass mögliche Probleme und Verzögerungen einfach und rechtzeitig erkannt und dann entsprechend behoben werden können.
Welche Methode nun für das eigene Projekt geeignet ist, hängt von der Branche und dem Projekt selbst ab.
Bedeutung für das Fuhrparkmanagement
Ist man in einem Unternehmen mit der Betreuung des Fuhrparks beauftragt, ist dies eine langjährige Aufgabe, die durch viele verschiedene Prozesse geprägt ist. Mit den Aufgaben im Fuhrparkmanagement verbunden sind somit auch das Projekt- und Prozessmanagement.
Den Beginn bildet das Prozessmanagement. Wichtige Prozesse im Fuhrparkmanagement sind bspw. die Durchführung der Führerscheinkontrolle, die Schulung der Fahrer im Rahmen der Fahrerunterweisung nach UVV oder die Dokumentation von UVV-Prüfberichten. Ein besonderes Augenmerk liegt hierbei auf den Kosten, die durch die Prozesse verursacht werden.
Hierbei werden die Prozesse im Fuhrpark kontinuierlich überprüft und hinterfragt. Ziel ist es, die Effizienz der Fuhrparkverwaltung zu steigern. Denn ist ein Prozess ineffizient gestaltet, kann dies langfristig nicht nur den Erfolg des Fuhrparkmanagements beeinträchtigen, sondern auch den des gesamten Unternehmens.
Je nach Ergebnis kann aus der Prozessanalyse ein eigenständiges Projekt entstehen. Bei einem Projekt im Fuhrparkmanagement kann es sich bspw. um die Einführung einer neuen Software-Lösung z. B. für die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark handeln.
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