Projekt- und Prozessmanagement im Fuhrparkmanagement

Die Einführung externer Systeme, wie beispielsweise der elektronischen Führerscheinkontrolle im Fuhrparkmanagement, hat mit steigender Unternehmensgröße Projekt-Charakter. Einmal etabliert, können die neu eingeführten Prozesse enorm Zeit sparen. Mit der Zeit müssen diese allerdings auch optimiert werden, nämlich dann, wenn sich Gesetze oder Vorschriften ändern. Was genau bedeutet Projektmanagement, gibt es dabei ein Erfolgsmodell und was ist der Unterschied zum Prozessmanagement? Wir gehen diesen Fragen in unserem Beitrag auf den Grund.

Inhaltsverzeichnis:

Projektumfeldanalyse – Erste Schritte im Projektmanagement

Definition: Projektmanagement

Das in die Wege leiten, Planen, Steuern, Kontrollieren und der Abschluss eines Projekts werden unter dem Begriff Projektmanagement (PM) zusammengefasst. Ziel dieses Managements ist, dass während des Projekts Risiken minimiert werden, die Qualität gesteigert wird und das Projekt termingerecht und erfolgreich zum Abschluss gebracht wird, ohne dass Mehrkosten entstehen. Ein Standard wird unter anderem vom Deutschen Institut für Normung (DIN) in der DIN 69901 definiert. Darin wird das Projektmanagement in seinen Grundlagen, Prozessen, Methoden und den weiteren Bausteinen detailliert bestimmt. Weitere Standards werden definiert durch das Project Management Institute (PMI), britisches Office of Government Commerce (OGC) und die ISO-Norm. Ähnliche Begriffe, wie Prozessmanagement, Multiprojektmanagement und Programmmanagement, sind vom Begriff des Projektmanagements abzugrenzen.

Projektumfeldanalyse und Reporting

Das Managen von Projekten ist eine Führungsaufgabe, die sich beispielsweise auch im Fuhrparkmanagement wiederfindet. Daher liegt es mit in der Verantwortung des Projektmanagers, die Erwartungen aller am Projekt Beteiligten, auch Stakeholder (z. B. der Dienstwagenfahrer) genannt, so gut wie möglich zu erfüllen. Zu Beginn eines jeden Projekts sollte zu diesem Zwecke eine Erhebung der Erwartungen, also eine Projektumfeldanalyse, gemacht werden. Hierbei sind drei in Zielkonkurrenz zueinanderstehende Größen zu beachten: Zeit (Projektdauer und Termine), Kosten und Inhalt (Umfang und Qualität). Ein Beispiel: Müssen zur Wahrung der Qualität zusätzliche Tests gemacht werden, kostet das Zeit. Termine müssen verschoben werden, wenn dies nicht im Vorfeld eingeplant war. Damit das Projekt von Erfolg gekrönt ist, sind auch die Interessen der Stakeholder in Bezug auf die genannten Größen zu berücksichtigen. Hier ist eine gute Priorisierung der Größen in Absprache mit dem Auftraggeber sehr von Vorteil. Im Projektreporting werden dann die Zwischenergebnisse immer in Bezug auf Zeit, Kosten und Inhalt beschrieben.

Neben Fachwissen und Methodenkompetenz sind diverse Softskills für einen Projektmanager wichtig, wie die Fähigkeit, Probleme zu lösen, empathisch zu sein, Initiative zu zeigen und Teamfähigkeit zu beweisen – neben dem unternehmerischen Denken und der Führungskompetenz. All diese Fähigkeiten sind auch von einem Fuhrparkverantwortlichen gefordert, betreut er im Rahmen eines Projektes beispielsweise die Einführung eines neuen Prozesses zur Durchführung der Führerscheinkontrolle.

Sich als Projektmanager zertifizieren lassen und weiterbilden

Projektmanagement wird niemandem in die Wiege gelegt und Zertifikate oder Weiterbildungen sind bei manchen Stellen Voraussetzung. Das oben bereits erwähnte PMI bietet diverse Zertifikate an:

 

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Phasen der Projektplanung

In der Projektplanung gibt es vier Projektphasen, diese können Sie der folgenden Tabelle entnehmen:

Phase 1: Konzeption Phase 2: Planung Phase 3: Realisierung Phase 4: Abschluss
Projektanalyse Bestimmung von Projektleitung und Team Projektcontrolling Endabnahme
Zieldefinition Feinplanung Risikomanagement Analyse des Projektablaufs
Definition der Termin- und Kostenziele Unterteilung in Teilprojekte Dokumentation Optimierung des Ablaufs für kommende Projekte
Risikoanalyse Festlegen der Verantwortungs-bereiche Teamentwicklung  
Projekt-organisation Genaue Planung der Ressourcen    
Analyse der Ressourcen Genauer Kostenplan    
Grobplanung      

 Quelle: Absolventa

Methoden des Projektmanagements: Beispiel Fuhrparkmanagement

Es gibt viele Methoden im Bereich Projektmanagement. „Früher“ war das sogenannte Wasserfallmodell ein populäres Vorgehensmodell, insbesondere in der Softwareentwicklung. In aufeinanderfolgenden Projektphasen wird darin das Vorgehen organisiert. Es ist ein lineares Modell, das bedeutet hier, dass die Ergebnisse der einzelnen Phasen als jeweils bindende Vorgabe für die sich anschließende Phase gelten. Problematisch dabei ist, dass es dadurch sehr unflexibel für spontane und zu Projektstart noch nicht absehbare, aber später nötige, Änderungen ist, da die einzelnen Phasen dieses Modells sequenziell abgearbeitet werden müssen. Entscheidet sich ein Unternehmen beispielsweise zur Einführung eines Führerscheinkontrollsystems und möchte hierfür keine externe Lösung verwenden, muss diese im Rahmen eines Projekts selbst erstellt und entwickelt werden. Nutzt man hierfür ein Projekt basierend auf dem Wasserfallmodell, kann die Implementierung viel Zeit in Anspruch nehmen, da im Wasserfallmodell kaum bis keine Rücksprünge und Schleifen eingeplant sind. Das starre Modell ermöglicht es somit nicht zwingend, bei Problemen, die im Rahmen des Projektverlaufs aufgetreten sind, zeitnah zu reagieren. Mittlerweile werden daher andere Vorgehensmodelle präferiert, die agiler sind, wie beispielsweise Scrum oder Kanban. Grob gesagt, liegt ein Vorteil in diesen agilen Modellen darin, dass mögliche Probleme und Verzögerungen einfach und rechtzeitig erkannt und dann entsprechend behoben werden können. Welche Methode nun für Ihr Projekt geeignet ist, hängt von der Branche und dem Projekt selbst ab. Aber auch, wenn die Entwicklung nicht Inhouse erfolgen, sondern eine externe Lösung eingebunden werden soll, ist ein Projektmanagement erforderlich. Hier bietet sich ebenfalls eine agile Methode des Projektmanagements an, denn auch im Rahmen eines Implementierungsprozesses kann es zu Problemen kommen, die durch ausreichend Rücksprungmöglichkeiten und Usertests direkt behoben werden können.

Prozessmanagement

Ähnlich wie beim Projektmanagement, umfasst das Prozessmanagement die Planung, Durchführung und das Controlling – doch statt von Projekten, von Prozessen beziehungsweise miteinander verbundenen Aufgaben. Ziel ist die Steigerung von Effizienz und Qualität, während die Flexibilität optimiert wird und die Kosten gesenkt werden. Die Wertschöpfungskette steht dabei im Fokus des Prozessmanagements.

Allgemeiner Ablauf eines Prozesses

Die Produktion verläuft in einzelnen Schritten beziehungsweise Stufen. Jede einzelne Stufe umfasst Tätigkeiten, die selbst und in ihrem Ablauf nacheinander klar definiert sind. Durch die Tätigkeiten werden Ressourcen verbraucht und Werte geschaffen, zudem sind sie durch Prozesse miteinander verbunden. Diese Prozesse beziehungsweise Wertkette besteht aus Primär- und Sekundäraktivitäten. Zu den ersteren gehören unter anderem die Eingangslogistik, Marketing und Vertrieb sowie der Kundenservice. Die als unterstützende Maßnahmen definierten Sekundäraktivitäten geben die notwendige (Unternehmens-)Struktur vor, ohne welche keinerlei Produktion stattfinden könnte. Dazu zählen neben der Personalwirtschaft auch die Technologieentwicklung und die Beschaffung.

 

Ein typischer Prozess im Fuhrparkmanagement ist die gesetzlich vorgeschriebene Durchführung der Führerscheinkontrolle bei Fahrern, die durch das Unternehmen ein Dienstfahrzeug überlassen bekommen. Der manuelle Prozess sieht hierbei wie folgt aus:

  • Erfassung und Ablage der Führerscheindaten bei Übergabe des Firmenwagens (Erstkontrolle)
  • Erstellung eines Wiedervorlagetermins zur Folgekontrolle
  • Versand der Einladung zur Führerscheinkontrolle an den Fahrer (per Post, E-Mail etc.)
  • Durchführung der Führerscheinkontrolle des Fahrers vor Ort durch Fuhrparkverantwortliche
  • Dokumentation der erfolgreichen Kontrolle in der Ablage
  • Erneute Erstellung eines Wiedervorlagetermins zur Folgekontrolle

Der manuelle Prozess umfasst hierbei sechs Schritte, die je nach Größe des Fuhrparks ein enormes Einsparungspotenzial mit sich bringen. Im Rahmen des Prozessmanagements wird dieser Prozess untersucht und es wird identifiziert, wie und an welchen Stellen dieser Prozess schlanker gestaltet werden kann. Eine Möglichkeit zur Optimierung dieses Prozesses ist beispielsweise die Einführung einer elektronischen Kontrolllösung, womit man wieder im Projektmanagement angelangt ist, welches sich mit der detaillierten Planung zur Einführung dieses Systems befasst.

Projekt- und Prozessmanagement auf einen Blick

Die Begriffe Projekt- und Prozessmanagement werden nicht selten für ein und dasselbe gehalten, unterscheiden sich allerdings voneinander. Tatsächlich gibt es Gemeinsamkeiten, doch auch wesentliche Unterschiede - vor allem in der Planung. Wir geben einen Überblick über die charakteristischen Merkmale von Projekt- und Prozessmanagement:

Prozessmanagement Projektmanagement
  • Regelmäßige bis oft durchgeführte Vorhaben
  • Prozessdefinition kann immer wieder angewendet werden, sodass ein gut funktionierender Prozess vielleicht kompliziert, jedoch nicht sehr komplex sein kann
  • Klar definiertes Ziel mit von Beginn an klar definiertem Weg
  • Effizienz (Wertschöpfungskette) steht an erster Stelle
  • Prozess kann bei Bedarf optimiert werden (erweiterter kontinuierlicher Verbesserungsprozess (eKVP)); ist zu Beginn (Prozessdefinition) auf Effektivität optimiert worden
  • Einmaliges, nicht regelmäßiges Projekt
  • Das Projekt kann im Verlauf unerwartet komplex werden, sodass man den Projektverlauf nicht von Anfang an bis ins kleinste Detail planen kann.
  • Klar definiertes Ziel mit sich während des Projekts immer konkreter werdendem Weg
  • Ziel muss zu einem bestimmten Termin erreicht sein
  • Mittel, personelle und materielle Ressourcen sind in der Regel begrenzt
  • Projektleiter, der die Verantwortung trägt und das Projektteam führt
  • Effektivität steht an erster Stelle


In der Regel entsteht aus der Analyse und Betrachtung eines Prozesses ein Projekt. Werden im Verlaufe eines Prozesses Optimierungspotenziale identifiziert, können diese durch ein nachfolgendes Projekt umgesetzt werden.

Bedeutung für das Fuhrparkmanagement

Ist man in einem Unternehmen mit der Betreuung des Fuhrparks beauftragt, ist dies mitunter eine langjährige Aufgabe, die durch viele verschiedene Prozesse geprägt ist. Wichtige Prozesse im Fuhrparkmanagement sind in diesem Zusammenhang beispielsweise die Durchführung der Führerscheinkontrolle, die Schulung der Dienstwagenberechtigten im Rahmen der Fahrerunterweisung nach UVV oder einfache und kurze Prozesse, wie zum Beispiel der jährlich wiederkehrende Reifenwechsel. Neben der reinen Durchführung dieser Prozesse sind die Überprüfung und das Hinterfragen der Durchführung regelmäßige Aufgaben des Fuhrparkmanagements. Denn ist ein Prozess ineffizient gestaltet, kann dies langfristig nicht nur den Erfolg des Fuhrparkmanagements beeinträchtigen, sondern auch den des gesamten Unternehmens. Das Prozessmanagement ist, neben den rechtlich erforderlichen Themen, folglich eine zentrale Aufgabe. Aber auch das Projektmanagement kann und ist im Fuhrparkmanagement angesiedelt. Denn hat man festgestellt, dass ein Prozess nicht reibungslos funktioniert, muss man nach Lösungen suchen.

Das Projektmanagement wird hierbei nicht zwingend durch den Fuhrparkverantwortlichen durchgeführt, sondern kann auf Mitarbeiter im Unternehmen, die das notwendige Know-how haben, ausgelagert werden. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn das Projekt eine hohe Komplexität aufweist und neben dem Fuhrparkmanagement auch noch andere Abteilungen und Bereiche mit involviert sind, wie es beispielsweise bei der Einführung eines Systems zur elektronischen Führerscheinkontrolle der Fall sein kann. Stakeholder sind dann beispielsweise das Personalmanagement, der Betriebsrat und Datenschutzbeauftrage des Unternehmens. Darüber hinaus ist auch der Fuhrparkverantwortliche Stakeholder im gesamten Projektverlauf und bestimmt somit maßgeblich den Verlauf und die im Projekt entwickelte Lösung. Die Einbeziehung in den Projektverlauf ist besonders wichtig, denn der Fuhrparkverantwortliche ist mit den Prozessen im Fuhrpark bestens vertraut und kann somit wesentlich dazu beitragen, dass die neu entwickelten Prozesse im Rahmen eines Projektes zur Optimierung und Effizienzsteigerung beitragen.  

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