So viel Zeit sparen Sie mit einer Fahrerunterweisung via E-Learning

Im Fuhrparkmanagement gibt es verschiedene Abläufe, bei denen sich ein genauerer Blick auf die Prozesskosten lohnt. Ein Bereich ist die Durchführung der Fahrerunterweisung nach UVV im Fuhrpark. Hier erfahren Sie, wie LapID Sie bei der Optimierung der Prozesskosten unterstützen kann und wie viel Zeit Sie mit automatisierten Lösungen einsparen können.

Inhaltsverzeichnis:

• Prozesskosten der Fahrerunterweisung
• So viel Zeit sparen Sie im Fuhrparkmanagement mit E-Learning-Unterweisungen
• Kostenvergleich: E-Learning vs. Präsenzveranstaltung
• Die Vorteile von E-Learning-Unterweisungen
• Die wichtigsten Argumente für den Einsatz von E-Learning im Unternehmen

Prozesskosten der Fahrerunterweisung

Egal ob kleiner oder großer Fuhrpark, Unterweisungen müssen für jeden Mitarbeiter, der Zugriff auf ein Dienstfahrzeug hat, durchgeführt werden. Diese können in Präsenz- oder in Form einer E-Learning-Unterweisung durchgeführt werden. Um die Prozesskosten zu ermitteln, werfen wir einen Blick auf die Prozesse einer Präsenzveranstaltung.

Die Organisation von Schulungen und Unterweisungen in Präsenz ist nicht zu unterschätzen. Präsenztermine verbrauchen Ressourcen, verursachen Kosten und führen mitunter zu einer lückenhaften Dokumentation. Außerdem sind sie unflexibel in der Durchführung.

Diese Prozessschritte fallen bei der Fahrerunterweisung im Fuhrpark an: 

Bei der Fahrerunterweisung bzw. generell bei Unterweisungen im Fuhrpark und Unternehmen sind sowohl Aufwände und Tätigkeiten des Fuhrparkmanagements als auch der Fahrer zu berücksichtigen. Folgende Punkte sind bspw. bei der Planung von Präsenzveranstaltungen für Unterweisungen zu berücksichtigen:

• Aufgaben: Fuhrparkmanagement*
• Terminorganisation (Ort, Dauer, Ausstattung, Referent etc.)
• Erstellung Teilnehmerliste und Einladungsversand
• Vorbereitung auf Basis aktueller Gesetzesgrundlagen
• Ggf. An- und Abfahrt zum Unterweisungsort
• Durchführung der Unterweisung vor Ort
• Dokumentation, Archivierung und Auswahl eines neuen Termins
• Ggf. Nachbearbeitungen, bei verpassten Unterweisungen

• Aufgaben: Fahrer*
• Terminvereinbarung
• Ggf. An- und Abfahrt zum Unterweisungsort
• Durchführung der Unterweisung vor Ort
• Dokumentation

*Dies betrifft ebenso andere Verantwortungsbereiche, in denen Unterweisungen z. B. zum allgemeinen Arbeitsschutz durchgeführt werden müssen. Beispielhaft wird hier der Anwendungsfall "Fuhrparkmanagement" genutzt.

Als Kostentreiber ist bei der Fahrerunterweisung die Anzahl der zu unterweisenden Fahrer zu sehen. Mit steigender Anzahl der Fahrer steigt auch der Aufwand für die Organisation und Durchführung der Unterweisung, da die Aktivitäten und Tätigkeiten von dieser abhängig sind.

Basierend auf den Erfahrungen unserer Fuhrparkkunden ergeben sich für die Fahrerunterweisung als Präsenzveranstaltung pro Unterweisungstermin folgende Zeiten:

Abbildung: Prozesskosten Präsenzunterweisung (eigene Darstellung)

Dies ergibt in Summe einen Aufwand von 22 Stunden pro Unterweisungstermin für das Fuhrparkmanagement und über eine Stunde für den Fahrer. Die Fahrerunterweisung kann aber auch deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere die Terminorganisation kann eine Herausforderung sein.

In der Darstellung nicht berücksichtigt sind bspw. die Organisation von Ausweichterminen aufgrund von

• Krankheit,
• zu geringer Gruppengröße,
• fehlender Zu- und Absagen

oder anderer Umstände, die eine Unterweisung zu geplanten Termin nicht möglich machen.

Ebenfalls nicht berücksichtigt sind mögliche Anfahrtswege zum Standort durch den Fahrer.

E-Learning-Unterweisungen sind hier deutlich effizienter – im Fuhrparkmanagement entfallen die Aufwände vollständig und auch für die Fahrer wird die Durchführung der Fahrerunterweisung deutlich einfacher und schneller.

So viel Zeit sparen Sie im Fuhrparkmanagement mit digitalen Fahrerunterweisungen

Im Fuhrparkmanagement können mit E-Learning-Unterweisungen bis zu 100% der Aufwände reduziert werden. Aber auch auf Seiten der Fahrer kann der Aufwand für die Durchführung der Fahrerunterweisung um bis zu 40% reduziert werden:

Kostenvergleich: E-Learning vs. Präsenzveranstaltung zur Unterweisung

Wie verhält es sich nun mit den genauen Kosten, wenn man die E-Learning-Unterweisung mit einer Präsenzveranstaltung vergleicht? In unserem ausführlichen Kostenvergleich haben wir am Beispiel der „Meyer Maschinenbau GmbH“ (ein fiktives Unternehmen mit 120 Fahrern) einen detaillierten Vergleich aufgestellt: „Die Kosten von Präsenzveranstaltungen und E-Learnings im Vergleich“.

Tipps-Box: Setzt die Meyer Maschinenbau GmbH weiterhin auf manuelle Prozesse, liegen die Opportunitätskosten, also die Kosten für entgangenen Nutzen, bei 120 Fahrern bei rund 3.000 Euro pro Jahr.

Die Vorteile von E-Learning-Unterweisungen

Der Einsatz von E-Learning-Lösungen im Unternehmen kann viele Vorteile mit sich bringen. E-Learnings sind dabei nicht nur kostengünstiger, sie sparen auch noch Zeit und sind deutlich flexibler als starre Präsenzveranstaltungen.

Welche weiteren Vorteile E-Learning-Unterweisungen haben können, haben wir in unserem Überblick für Sie zusammengestellt: „11 Gründe, warum Sie bei Unterweisungen auf E-Learning setzen sollten“.

Die wichtigsten Argumente für den Einsatz von E-Learning im Unternehmen

Digital, interaktiv, sicher dokumentiert: Das sind nur drei der Aspekte, die für eine Fahrerunterweisung als E-Learning sprechen. Geht es um die Entscheidung, ob eine E-Learning-Lösung im Unternehmen eingesetzt werden soll, sind allerdings verschiedene Stakeholder zu berücksichtigen. Jeder hat unterschiedliche Sichtweisen und Anfordeurngen, auf die man eingehen muss.

In unserem Beitrag: „6 Stakeholder, 6 Argumente: So überzeugen Sie jeden von E-Learning“ finden Sie passende Argumente für den Einsatz von E-Learning im Unternehmen.

Sind alle Fragen geklärt und die Umsetzung von E-Learning-Unterweisungen im Unternehmen steht an, ist die richtige Vorgehensweise wichtig. Wir geben Ihnen 5 praktische Tipps, wie Ihnen die Einführung von E-Learing-Unterweisungen gelingt.