Sie stehen vor der Herausforderung E-Learning im Unternehmen einzuführen? Unser Leitfaden enthält praktische Tipps für jede Phase – von der Bedarfsanalyse bis hin zur Mitarbeiterkommunikation. So gelingt die Einführung von E-Learning im Handumdrehen.
1. Tipp: Den Unterweisungsbedarf im Unternehmen ermitteln
Die Durchführung von Unterweisungen zur Sicherheit der Mitarbeiter ist für Arbeitgeber verpflichtend. Bevor Sie aber mit der Einführung einer E-Learning-Lösung starten, ist der tatsächliche Bedarf zu ermitteln.
Analysieren Sie den Ist-Zustand: Wie werden Schulungen und (Pflicht-)Unterweisungen aktuell im Unternehmen durchgeführt? Welche Vorteile oder Nachteile ergeben sich durch diese Art der Organisation?
Definieren Sie Ziele: Welche Ziele sollen mit der Einführung der E-Learning-Lösung für Unterweisungen erreicht werden. Definieren Sie die Ziele möglichst genau.
Ziele lassen sich aufteilen nach kurzfristig, mittelfristig und langfristig. Zu den kurzfristigen Zielen gehört die erfolgreiche Einführung des E-Learnings im Unternehmen. Mittelfristig können damit Ziele wie die Zeit- und Kostenersparnis bei der Umsetzung von Unterweisungen verbunden sein, aber auch eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit. Langfristige Ziele, sind beispielsweise die Steigerung der betrieblichen Sicherheit, durch effiziente Online-Unterweisungen.
Prüfen Sie, wie E-Learning in Ihre Organisationskultur passt: Kann das E-Learning Angebot für Schulungen und Unterweisungen einfach in bestehende Prozesse integriert werden, oder ist hierfür ein Umdenken innerhalb der Organisation erforderlich?
2. Tipp: Stakeholder und Anforderungen für die Einführung von E-Learning festlegen
Identifizieren Sie alle Stakeholder: Im Unternehmen gibt es, insbesondere für den Bereich der Unterweisungen, viele Personen, die im Prozess beteiligt sind. Ermitteln Sie daher alle von der Einführung betroffenen Personen. Definieren Sie gemeinsam mit den Stakeholdern die Anforderungen, die an eine E-Learning-Lösung gestellt werden.
Definieren Sie die Anforderungen an die E-Learning-Lösung möglichst genau: Greifen Sie hierzu auf einen Fragenkatalog zurück. Definieren Sie Muss- und Kann-Anforderungen für die Einführung von E-Learning und gliedern Sie die Anforderungen beispielsweise in verschiedene Bereiche auf.
Es gibt zum Beispiel personelle, technische, organisatorische und rechtliche Anforderungen sowie Rahmenbedingungen.
Erstellen Sie einen Business Case: Mit einem Business Case können Sie alle relevanten Informationen zusammentragen. Damit überzeugen Sie das Top Management von der Einführung der E-Learning-Lösung. Führen Sie den aktuellen Stand der Unterweisungen und mögliche Mängel auf. Stellen Sie die Vorteile von E-Learning vor. Ermitteln Sie den Kostenfaktor für die Einführung, die Planung, die Implementierung bis hin zum eigentlichen Betrieb. Weisen Sie auf potenzielle Einsparungen hin.
Definieren Sie das weitere Projektvorgehen: Wie hoch dürfen die Kosten für die Einführung einer E-Learning-Lösung sein und mit welchem Zeitaufwand rechnen Sie? In welchem Zeitrahmen soll die Einführung des E-Learning erfolgen?
3. Tipp: Den richtigen Anbieter für Ihre Unterweisungen finden
Haben Sie das Top-Management und die Entscheidungsträger für die Einführung einer E-Learning-Lösung für Unterweisungen gewonnen, ist es an der Zeit den richtigen Anbieter zu finden. Hierzu sind vorab einige Fragen zu klären.
Make or Buy? Treffen Sie eine Entscheidung darüber, ob Sie E-Learning-Inhalte selbst erstellen oder einkaufen wollen. Beide Varianten haben sowohl Vor- als auch Nachteile. Wägen Sie ab und wählen Sie die für Ihre Anforderungen beste Variante aus.
Achten Sie auf qualitativ hochwertige Inhalte: Sind die Inhalte, die Angeboten werden, auf dem aktuellen Stand? Sind diese optisch gut aufbereitet und werden diese regelmäßig aktualisiert?
Erfüllen die E-Learning Inhalte die rechtlichen Anforderungen (sofern vorhanden)? Insbesondere bei E-Learning-Unterweisungen sind einige Dinge zu beachten. Ist beispielsweise ein Abschlusstest integriert oder gibt es Zwischenfragen zur Verständnisprüfung bei Unterweisungen? Besteht die Möglichkeit, einen Ansprechpartner für die Mitarbeiter zu hinterlegen, der für Rückfragen zur Verfügung steht? Lassen sich die Inhalte an die Gefährdungsbeurteilung des Unternehmens anpassen und beispielsweise durch eigene Inhalte ergänzen?
Prüfen Sie die Reputation des Anbieters: Schauen Sie auf Referenzen der Anbieter und machen Sie sich beispielsweise mit Kundenstorys vertraut, die bereits die Lösungen im Einsatz haben.
4. Tipp: Testphase der E-Learning-Unterweisungen starten
Bevor Sie das E-Learning für Ihre Unterweisungen an alle Mitarbeiter im Unternehmen verteilen, ist ein umfangreicher Test sinnvoll. Hierfür haben wir Ihnen verschiedene Tipps zusammengestellt, auf die Sie achten sollten:
Machen Sie sich mit dem System und der Funktionsweise vertraut: Welche Funktionen bietet die Lösung? Wie kommen die Nutzerdaten ins System und wie können neue Unterweisungen und Inhalte hinzugefügt werden? Prüfen Sie alle technischen Funktionen der Lösung und listen Sie offene Fragen auf.
Machen Sie sich mit den E-Learning-Inhalten / Unterweisungen vertraut: Welche Inhalte stehen zur Verfügung? Passen diese zum ermittelten Bedarf für Ihre Unterweisungen im Unternehmen? Müssen die Inhalte ggf. angepasst und individualisiert werden? Können alle notwendigen Unterweisungen mit den Lösungen des Anbieters abgebildet werden?
Mit LapID können Sie alle Unterweisungsmodule um eigene, individuelle Inhalte einfach und flexibel erweitern. So können Sie unternehmensinterne Regelungen ergänzen und in der Unterweisung mit abbilden.
Wählen Sie Mitarbeiter als Tester aus: Testen Sie das System nicht nur aus Administratorensicht. Lassen Sie die Mitarbeiter, die die Unterweisungen durchführen müssen, einen Blick ins System werfen. Ist der Prozess verständlich? Sind die Inhalte für den Mitarbeiter verständlich? Notieren Sie auch hier alle offene Fragen.
Die frühe Einbindung der Mitarbeiter ist sehr zu empfehlen. So steigern Sie die Akzeptanz und können Fürsprecher in der Belegschaft entwickeln.
Klären Sie offene Fragen mit dem Anbieter zur Einrichtung: Besprechen Sie alle offenen Fragen mit dem Anbieter Ihrer Wahl. Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Onboarding-Prozess und die Betreuung nach der Implementierung.
5. Tipp: Einführung des E-Learning für alle Mitarbeiter
Damit die Einführung reibungslos gelingt, ist die richtige Kommunikation entscheidend. Haken Sie diese 4 Punkte auf Ihrer Liste ab und Sie sind auf der sicheren Seite:
Erstellen Sie einen Kommunikationsplan für Ihre Mitarbeiter: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig über die Einführung der E-Learning-Lösung zur Unterweisung. Stellen Sie alle wichtigen Informationen zusammen, die für die Nutzung erforderlich sind. Verdeutlichen Sie die Notwendigkeit und heben Sie die Vorteile hervor, die Ihre Mitarbeiter durch die Nutzung haben.
Greifen Sie auf Informationsmaterial des Anbieters zurück: Nutzen Sie das Informationsmaterial, das Ihnen der Anbieter zur Kommunikation zur Verfügung stellt. Hier sind in der Regel alle wichtigen Aspekte bereits enthalten.
LapID stellt Ihnen im Rahmen des Onboardings verschiedene Materialien für die Information Ihrer Mitarbeiter zur Verfügung.
Stellen Sie Ansprechpartner zur Verfügung: Definieren Sie Ansprechpartner im Unternehmen, die für Rückfragen der Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Sammeln Sie frühzeitig Feedback der Mitarbeiter.
Schulen Sie Führungskräfte: Entwickeln Sie Ihre Führungskräfte zu Multiplikatoren. Verdeutlichen Sie die Notwendigkeit von Unterweisungen und heben Sie insbesondere die Vorteile hervor. Sind alle Ebenen im Unternehmen von E-Learning-Unterweisungen überzeugt, gelingt auch die Einführung.
