E-Learning: Make or buy?

E-Learning-Inhalte selbst produzieren oder einkaufen? Für den Lernerfolg Ihrer Mitarbeiter kann diese Entscheidung große Auswirkungen haben. Wir erläutern die Funktionsweise der Make-or-Buy-Analyse und die Vor- und Nachteile von eigenen und gekauften E-Learning-Inhalten. 

Inhaltsverzeichnis: 

• Was bedeutet "Make- or-Buy" und wie unterscheidet es sich von Outsourcing? 
• Was ist eine Make-or-Buy-Analyse?
  • Make-or-Buy-Analyse: Die sechs relevanten Faktoren 
• Die Make-or-Buy-Analyse am Beispiel des E-Learnings
  • Make: Die Vor- und Nachteile der eigenen E-Learning-Inhalte 
  • Buy: Die Vor- und Nachteile von gekauften E-Learning-Inhalten
• Fazit: Lieber E-Learning-Inhalte kaufen oder selbst erstellen – oder beides? 

Auf einen Blick:

• Im Gegensatz zum Outsourcing geht es bei der Make-or-Buy-Analyse um die Entscheidung über die eigene Umsetzung oder den Fremdbezug bestimmter Produkte (z. B. Software). 
• Es wird zwischen der operativen und strategischen Make-or-Buy-Analyse unterschieden. 
• Die Make-or-Buy-Entscheidung wird auf der Grundlage von sechs Hauptfaktoren getroffen. Diese sind unterschiedlich schwer zu beurteilen. 
• Im Hinblick auf E-Learning ist eine Make-or-Buy-Analyse mit einem Entscheidungsbaum sinnvoll. 
• Unternehmen müssen im Einzelfall entscheiden, ob sie E-Learning-Inhalte selbst produzieren oder einkaufen sollen. Eine Patentlösung gibt es nicht. 

Was bedeutet „Make-or-Buy“ und wie unterscheidet es sich von Outsourcing? 

Unternehmen stehen an vielen Stellen ihrer Wertschöpfungskette vor der Entscheidung, ob sie bestimmte Produkte, Dienstleistungen, Arbeitsabläufe oder sogar Geschäftsbereiche selbst gestalten oder auslagern wollen. Outsourcing ist die strategische Entscheidung eines Unternehmens, bestimmte Prozesse oder Bereiche (z. B. Rechnungstellung oder Buchhaltung) an Zulieferer zu übertragen und nicht mehr selbst zu übernehmen (sog. Insourcing). Die Frage "make or buy" hingegen bezieht sich auf die Eigenfertigung ("make") oder Fremdbeschaffung ("buy") einzelner Produkte, wie z. B. Maschinenzubehör oder Software.

Es gibt viele Gründe für Unternehmen, sich mit der Make-or-Buy-Entscheidung auseinanderzusetzen - z. B. aufgrund von Zusatzanforderungen, Qualitätskriterien, Lieferantenabhängigkeiten oder der Konzentration auf die eigenen Kernkompetenzen. 

Was ist eine Make-or-Buy-Analyse?  

Idealerweise geht der Make-or-Buy-Entscheidung eine Analyse voraus, in der das Unternehmen die Vor- und Nachteile der beiden Optionen abwägt. Grundsätzlich kann es sich dabei um eine operative oder strategische Make-or-Buy-Analyse handeln:

• Bei der operativen Analyse werden in erster Linie kurzfristige Ziele untersucht. Kostenoptimierung und Kapazitätsauslastung spielen hier eine große Rolle: Haben wir die Ressourcen, um Produkt X selbst innerhalb der Frist herzustellen? Ist eine Auslagerung kostengünstiger?
• Bei der strategischen Make-or-Buy-Analyse geht es dagegen um langfristige Belange und die Unternehmensausrichtung: Auf welche Kernkompetenzen wollen wir uns konzentrieren? Wie können wir nachhaltige Wettbewerbsvorteile schaffen? 

Eine Make-or-Buy-Entscheidung ist komplex und kann nicht allein anhand von Zahlen getroffen werden, auch immaterielle Vorteile sind zu berücksichtigen. Viele Unternehmen setzen daher auf sog. Entscheidungsbäume. 

Make-or-Buy-Analyse: Die sechs relevanten Faktoren 

Die Make-or-Buy-Entscheidung ist u. a. abhängig von wirtschaftlichen, logistischen und strategischen Faktoren. Diese sind miteinander verwoben. Zu den gängigen Faktoren zählen:

1. Kosten

Da Kostenfaktoren leicht messbar sind, werden viele Make-or-Buy-Entscheidungen auf ihrer Grundlage getroffen. Unternehmen vergleichen ihre Eigenproduktions- und Beschaffungskosten. Dabei werden auch Anfangsinvestitionen, laufende Kosten und mögliche Opportunitätskosten berücksichtigt: Müssen wir eine Software oder neue Lizenzen kaufen? Werden sich diese Investitionen langfristig auszahlen? Werden uns aktuelle Aufträge entgehen, wenn wir auf Eigenproduktionen setzen? 

2. Zeit 

Entscheidend ist, wann das Produkt benötigt wird und ob dieser Termin intern oder mit Hilfe von externen Dienstleistern eingehalten werden kann. Dabei spielt nicht nur die Produktionszeit eine Rolle, auch Lieferzeiten und Kommunikationswege sollten analysiert werden. 

3. Personal, Ausstattung und Verfügbarkeit 

Sie als Arbeitgeber müssen sich überlegen, ob Sie über die personellen und technischen Ressourcen verfügen, das Produkt selbst herzustellen. Dabei spielt auch die Frage nach dem Know-how eine Rolle.

Müssen für die Eigenproduktion interne Schulungen durchgeführt werden? Wie ist die Wartung und Pflege von gekauften Produkten geregelt? Welche Kapazitäten werden bei beiden Varianten im Unternehmen gebunden? 

4. Qualität 

Sie sollten außerdem prüfen, ob Sie in Eigenproduktion oder mithilfe externer Dienstleister eher Ihrem Qualitätsanspruch gerecht werden können. Wenn Sie z. B. digitale Unterweisungen (E-Learning) kaufen wollen, kann die DGUV Zertifizierung Auskunft über die Qualität geben. 

5. Immaterielle Vorteile, Image 

Entscheiden Sie sich für eine Eigenproduktion können Sie z. B. von einer Lernkurve profitieren. Andererseits könnte eine Auslagerung eine bessere Fokussierung auf Ihre Kernkompetenzen und die Entlastung Ihrer Mitarbeiter versprechen. Sollen Produkte extern beschafft werden, müssen Sie sich mit dem Image dieses Dienstleisters auseinandersetzen, da es zu einem Imagetransfer kommen kann.

6. Risiken 

Was ist wahrscheinlicher: ein Lieferantenausfall oder das eigene Versagen? Egal ob Sie ein Produkt herstellen oder kaufen, es gibt auf beiden Seiten Risiken, die Sie abwägen sollten. Jedes Produkt birgt andere Risiken: technologische Produkte unterscheiden sich z. B. deutlich von Industriegütern. Die Erstellung einer Risikomatrix kann für Ihr Unternehmen von Vorteil sein.

Bei der externen Beschaffung spielen Abhängigkeiten eine Rolle. Unternehmen sind mit ihren eigenen Prozessen und Strukturen vertrauter und profitieren bei einer Eigenproduktion meist von größerer Flexibilität und vereinfachter Koordination. Gerade in hoch innovativen Branchen spielt der Schutz von Betriebsgeheimnissen eine große Rolle. Dieser kann bei Eigenfertigung leichter gewährleistet werden. Die Eigenproduktion birgt aber auch Risiken, wie Überbelastung der Mitarbeiter, mangelnde Qualität oder höhere Lagerkosten.

Die Make-or-Buy-Analyse am Beispiel des E-Learnings 

Der Lernerfolg steht in direktem Zusammenhang mit der Aufbereitung des E-Learnings. Die Make-or-Buy-Analyse beschäftigt sich daher konkret mit der Frage: Ist es erfolgsversprechender, unser E-Learning intern didaktisch aufzubereiten und umzusetzen oder sollten wir auf einen externen Anbieter zurückgreifen? Zunächst werden die Ziele und Anforderungen geklärt: Welche Lerninhalte sollen (Was?)... an welche Mitarbeiter (Wer?)... bis wann (Wann?), über welche Plattform (Wo?) und in welcher Form (Wie? z. B. Videos) vermittelt werden? Hier kann es sinnvoll sein, eine Adressatenanalyse durchzuführen, um die Lernvoraussetzungen der Mitarbeiter zu ermitteln.

Es gibt es vier gängige Möglichkeiten für die Beschaffung von E-Learning-Inhalten:

Grafik: Entscheidungsbaum zur Make-or-Buy-Entscheidung - Beispiel E-Learning (eigene Darstellung)

Bei der Make-or-Buy-Analyse geht es also darum, abzuwägen, welche der vier Optionen die zuvor definierten Ziele und Anforderungen am besten erfüllt. Die sechs oben genannten Faktoren spielen dabei eine große Rolle. Die Grafik stellt einen vereinfachten Entscheidungsbaum dar. Genau genommen sollte auf jede Frage eine weitere folgen: "...und ist das unter Berücksichtigung der Faktoren sinnvoll?".

z. B. „Ist Fachwissen zur Produktion vorhanden?“

• Ja --> „Aber macht die Eigenproduktion auch aus Kostensicht Sinn?" oder
• „Können wir eine bessere Qualität des E-Learnings garantieren als externe Dienstleister?". 

Make: Die Vor- und Nachteile der eigenen E-Learning-Inhalte 

Die Eigenproduktion kann besonders dann sinnvoll sein, wenn firmenspezifische Lerninhalte vermittelt werden sollen. Das ist z. B. der Fall, wenn die Mitarbeiter zur Produktanpassung geschult werden sollen. In diesem Beispiel ist das Fachwissen für die Lerninhalte (Produktanpassung) vorhanden, was aber nicht bedeutet, dass das Unternehmen dieses Fachwissen didaktisch für die verschiedenen Lerntypen aufbereiten kann. Darüber hinaus müssen das technische Know-how für die Produktion von E-Learning (z. B. Videotutorials) sowie die finanziellen, personellen, zeitlichen und räumlichen Kapazitäten vorhanden sein. Sie können auch Ihre eigenen Inhalte durch einen externen Dienstleister produzieren zu lassen. Dies bedeutet jedoch höhere Produktionskosten. Manche Inhalte sind zudem vertraulich und sollten nicht in fremde Hände gelangen. 

Der große Vorteil einer Eigenproduktion ist, dass die Unternehmen bei der Umsetzung sehr flexibel sind. Die Lerninhalte unterliegen keinen externen Lizenzen und sind nicht auf eine bestimmte Anzahl von Nutzern beschränkt. Zudem unterstützen sie das Employer Branding, da sie das Corporate Design und die Unternehmenskultur beibehalten. Da das Unternehmen jedoch für die Erstellung der Lerninhalte verantwortlich ist, muss es diese selbst aktualisieren.

Buy: Die Vor- und Nachteile von gekauften E-Learning-Inhalten 

Es gibt verschiedene E-Learning-Anbieter auf dem Markt und eine große Auswahl an standardisierten Inhalten – etwa zur DSGVO oder Compliance. Gerade bei Standardkursen, die wenig oder gar keine Anpassung an das Unternehmen erfordern, ist der Zukauf externer Inhalte sinnvoll. So können viele Mitarbeiter in kurzer Zeit kostengünstig geschult werden. E-Learning-Kurse von externen Anbietern versprechen eine hohe Qualität in Bezug auf Inhalt, Didaktik und Design. Die Qualitätsprüfung erfolgt durch den Anbieter und die Inhalte werden laufend aktualisiert. Dies verspricht aber auch eine gewisse Abhängigkeit vom Anbieter und seinem Angebot.

Viele E-Learning-Anbieter bieten nicht nur den Zugang zur Plattform, sondern auch weitere Unterstützung und Dienstleistungen rund um die Lernziele. Das Unternehmen profitiert also von diesem Expertenwissen und kann sich auf seine eigene Kernkompetenz konzentrieren.

Ein Nachteil ist, dass möglicherweise Abstriche bei den Lernzielen oder der Mitarbeiteransprache gemacht werden müssen, da nur auf bestehende Inhalte zurückgegriffen werden kann. Viele Anbieter – wie LapID – bieten ihren Kunden daher die Möglichkeit, die standardisierten Inhalte durch individuelle Dokumente und firmenspezifische Informationen zu ergänzen.

Die wesentlichen Vor- und Nachteile von Make or Buy können tabellarisch miteinander verglichen werden:

Grafik: Vor- und Nachteile von Make-or-Buy (eigene Darstellung)

Fazit: Lieber E-Learning-Inhalte kaufen oder selbst erstellen? 

Viele Unternehmen wollen E-Learning anbieten und stehen daher vor der Entscheidung, ob sie dieses selbst produzieren oder einkaufen sollen. Es gibt keine Patentlösung. Die Make-or-Buy-Entscheidung hängt stark vom Kontext ab. Darunter fallen die strategische Ausrichtung des Unternehmens, seine personellen und finanziellen Ressourcen, der Zeitfaktor und die Verfügbarkeit von geeigneten Lerninhalten. Sehr spezifische Inhalte - wie z. B. Produktschulungen - sind möglicherweise nicht auf dem Markt erhältlich und müssen selbst produziert oder in Auftrag gegeben werden. Standardisierte Inhalte hingegen – z. B. zum Arbeitsschutz - können schnell und kostengünstig eingekauft werden.

Mit LapID können Sie Ihre Unterweisungen zu Compliance, Arbeitsschutz und Fuhrparkmanagement einfach und rechtssicher gestalten. Sie können aus einem breiten Angebot an E-Learning-Inhalten wählen und Ihre eigenen Anforderungen und Ihr Corporate Design (im LapID Portal) ergänzen. So sind Sie als Arbeitgeber immer auf der sicheren Seite und Ihre Mitarbeiter profitieren von professionellen und ansprechenden Lerninhalten.