Führerscheinkontrolle - manuell oder elektronisch?

Eine regelmäßige Führerscheinkontrolle ist in Fuhrparks aus rechtlicher Sicht unerlässlich, um den Pflichten als Fahrzeughalter gerecht zu werden. Diese kann manuell oder mit Hilfe von elektronischen Lösungen erfolgen. Wir stellen Ihnen die elektronische und manuelle Führerscheinkontrolle  vor und zeigen, warum Systeme zur elektronischen Kontrolle effiziente Alternativen sind.

Manuelle Führerscheinkontrollen

Bei manuellen Kontrollen müssen alle Dienstwagennutzer ihre Führerscheine im Original beim Fuhrparkmanager oder einer autorisierten Person vorzeigen. Diese prüft die Echtheit und die Gültigkeit des Führerscheins (Abb. 1). Beide Beteiligten müssen einen Kontrollnachweis sowie die Verpflichtung unterzeichnen, den Fuhrparkleiter bei Verlust oder Einzug des Führerscheines in Kenntnis zu setzen. Diese Dokumentation wird daraufhin archiviert. 

>>> Mehr zur manuellen Führerscheinkontrolle mit Formularen haben wir Ihnen im gleichnamigen Beitrag zusammengestellt.

Ablauf der manuellen Führerscheinkontrolle

Ablauf_Manuelle-Führerscheinkontrolle

Bild: Prozess der manuellen Führerscheinkontrolle, Eigene Darstellung

In der Praxis entpuppt sich auch die Durchführung der manuellen Führerscheinkontrolle als sehr aufwendiges und zeitraubendes Verfahren für die Fahrer und für das Fuhrparkmanagement. Das gilt insbesondere bei großen und bei dezentralen Fuhrparks. So müssen beispielsweise Mitarbeiter, die im Außendienst tätig sind, häufig eine Extrafahrt zum Fuhrparkverantwortlichen einplanen. Hinzu kommt, dass die Termine für die manuelle Kontrolle oftmals umständlich koordiniert werden müssen. Im Ergebnis frisst die manuelle Kontrolle von Führerscheinen Arbeitszeit, die das Fuhrparkmanagement für andere Aufgaben nutzen könnte.

Zur Organisation manueller Führerscheinkontrollen werden in der Praxis häufig Formulare, Excel-Tabellen und Outlook-Termine genutzt. In Outlook setzt der Fuhrparkverantwortliche die Kontrolltermine und versendet diese an seine Fahrer. In der Excel-Tabelle oder im Formular wird die Führerscheinkontrolle manuell eingetragen. Die Führerscheinkontrolle wird danach meist in Aktenordner abgelegt. Die Durchführung und Dokumentation der manuellen Führerscheinkontrolle weisen allerdings Lücken auf und der Datenschutz ist unzureichend gewährleistet. Ausgedruckte Unterlagen in Aktenordner sind nicht sicher vor unbefugten Dritten und verschwenden Platz und Papier.

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Elektronische Führerscheinkontrollen

Eine kostengünstige Alternative zur manuellen Kontrolle stellt die elektronische Kontrolle aller Führerscheine dar. Sie ermöglicht das automatisierte Erfassen und Abgleichen von Daten.

Das Fuhrparkmanagement profitiert vielfach. Es bleibt mehr Zeit für das Wesentliche und gleichzeitig sinken die Prozesskosten. So ist zum Beispiel auch die Koordination von Kontrollterminen nicht mehr nötig, da die meisten Anbieter elektronischer Systeme Erinnerungsfunktionen anbieten. Zudem erfolgt die Dokumentation der Kontrolle automatisch und revisionssicher. Auch die Fahrer profitieren von elektronischen Lösungen zur Kontrolle des Führerscheins.. Anstatt einen Termin mit dem Fuhrparkmanagement abzustimmen und für die Kontrolle vor Ort sein zu müssen, kann der Fahrer die Kontrolle zu jeder Zeit bequem mit dem Smartphone initiieren oder in seine Route, z. B. beim Tanken, einplanen.

Ablauf der elektronischen Führerscheinkontrolle


Elektronische-FSK

Bild: Prozess der elektronischen Führerscheinkontrolle, Eigene Darstellung

Methoden zur elektronischen Führerscheinkontrolle

Es gibt diverse Lösungen auf dem Markt, um die Führerscheinkontrolle elektronisch durchzuführen. Zu den verbreitetsten Lösungen gehören die Führerscheinkontrolle via App oder eines Identifikationsmediums wie einem RFID-Chip, einem QR- oder Barcode. Diese werden auf dem Führerschein aufgebracht und benötigen häufig noch ein Empfangsgerät, welches das Identifikationsmedium ausliest.

Achtung!
RFID-Technologie ist nicht gleich RFID-Technologie. Diese unterscheiden sich unter anderem hinsichtlich Sicherheitsstandards, wie z.B. funktionierenden Sollbruchstellen oder rückstandsfrei entfernbaren Klebern.

Neben den Verfahren gibt es inzwischen auch Anbieter, deren Lösung zur Führerscheinkontrolle das Video-Ident-Verfahren zur Identifizierung beinhaltet.

>>> In unserem umfassenden Methodenvergleich haben wir die gängigsten Möglichkeiten zur elektronischen Führerscheinkontrolle betrachtet und miteinander verglichen.

Worauf sollte bei der Auswahl einer elektronischen Lösung geachtet werden?

Wichtig ist, dass die gewählte Lösung genauso sicher und wenig manipulierbar ist, wie eine manuelle Kontrolle durch eine Person. Wenn Apps eingesetzt werden, sollte außerdem gewährleistet sein, dass sensible Daten nachweislich sicher übertragen und gespeichert werden. Nur dann bietet das System Revisions- und Rechtssicherheit. Denn es gilt: Wenn Prüfungen durch einen Fahrer manipulierbar sind, greift im Zweifel immer die Sorgfaltspflicht des Unternehmens oder des Fuhrparkverantwortlichen. Sollte es zum Rechtsstreit kommen, kann sich nicht auf den Vorsatz eines Fahrers berufen werden. Weitere wichtige Aspekte bei der Anbieterwahl sind:

  • Hohe technische Qualität
  • Entlastung des Fuhrparkmanagements
  • Kontrollen in Echtzeit
  • Orts- und zeitunabhängig
  • Umfangreicher und persönlicher Support

 

Wettbewerbsvergleich

Fazit: Manuell war gestern!

Eine Führerscheinkontrolle im Fuhrpark kann manuell oder elektronisch erfolgen. Elektronische Lösungen erleichtern die regelmäßige, datenschutzkonforme Überprüfung und rechtssichere Dokumentation der Daten im Vergleich zu einer manuellen Kontrolle enorm: Im Fuhrparkmanagement wird der Aufwand reduziert und auch für Fahrer erleichtert sich der Vorgang.

Vorteile FSK LapID-neu_QUER

Infografik: Vorteile der Führerscheinkontrolle mit LapID

 

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