Formular zur Führerscheinkontrolle - kostenfreie Vorlage zum Download

Fahrzeughalter sind gesetzlich dazu verpflichtet, regelmäßig Führerscheinkontrollen bei ihren Dienstwagenfahrern vorzunehmen. Die manuelle Führerscheinkontrolle kann dabei mithilfe von Vorlagen, Checklisten oder Formularen durchgeführt werden. Wir geben einen Überblick über die wichtigsten Bestandteile dieser Vorlagen (inkl. Downloadmöglichkeit).

Inhaltsverzeichnis:

Warum ist die Führerscheinkontrolle notwendig?

Arbeitgeber, die Dienstfahrzeuge zur Verfügung stellen, sind gesetzlich verpflichtet, die Führerscheine ihrer Mitarbeiter zu kontrollieren. Bei Missachtung drohen der Verlust des Versicherungsschutzes sowie empfindliche Geld- und sogar Haftstrafen. 

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Abbildung: Übersicht rechtliche Grundlagen und Konsequenzen Führerscheinkontrolle (Quelle: eigene Darstellung)

Die Grundlagen der Notwendigkeit der Führerscheinkontrolle finden Sie ausführlich in unserem Beitrag beschrieben: 

Wie oft muss eine Überprüfung des Führerscheins durchgeführt werden?

Experten empfehlen, mindestens zweimal im Jahr die Führerscheine von Dienstwagenfahrern prüfen zu lassen. In einigen Fällen sind auch kürzere Überprüfungsintervalle ratsam. In konkreten Verdachtsmomenten ist eine Führerscheinüberprüfung auch außerhalb der Prüfintervalle sinnvoll. Die Überprüfungen des Füherscheins müssen revisionssicher dokumentiert werden.

Mehr zur Häufigkeit der Führerscheinkontrolle in unseren weiteren Beiträgen:

Warum müssen die Führerscheine der Mitarbeiter kontrolliert werden und was  droht bei Nicht-Erfüllung? Mehr dazu in unserem kostenlosen Merkblatt!

Manuelle Führerscheinkontrolle: Tipps zur Durchführung

Häufig verwenden Fuhrparkverantwortliche für die Überprüfung der Führerscheine verschiedene Nachweisbögen oder Formulare. Bei der Kontrolle wird zwischen der Ersterfassung der Daten und Folgekontrollen unterschieden.

Ersterfassung:

  • Im Rahmen der Ersterfassung der Daten verzeichnet das Fuhrparkmanagement alle relevanten Führerscheindaten des Fahrers (Fahrerdaten, Führerscheindaten wie Ausstellungs- und Ablaufdatum und die gültige Führerscheinklasse etc.) in einem Formular.
  • Zusätzlich kann eine Kopie des Führerscheins erstellt werden, die für einen späteren Abgleich der Daten genutzt werden kann. Bei der Zuordnung der Führerscheinkopien zu den Personalunterlagen ist jedoch auf die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu achten. Diese dürfen nur von berechtigten Personen eingesehen werden.
  • Die erfassten Daten sollten durch den Fahrer gegengezeichnet und bestätigt werden.
  • Das Fuhrparkmanagement erstellt für jeden Fahrer eine Erinnerung an den nächsten Prüftermin (bspw. im genutzten Office Programm).

Folgekontrollen:

  • Steht eine Folgekontrolle an, wird mit dem Fahrer ein Termin zur Vorlage des Führerscheins vereinbart.
  • Bei dem Termin gleicht das Fuhrparkmanagement den vorgelegten Führerschein des Fahrers mit den in der Erstkontrolle dokumentierten Daten ab. Wichtig hierbei ist, dass der Führerschein des Fahrers immer im Original vorgelegt wird.
  • Anschließend erfolgt die Dokumentation der Kontrolle in einem hierfür vorliegenden Nachweisbogen oder Formular durch Abzeichnen der Fahrer und des Fuhrparkverantwortlichen.
  • Das Fuhrparkmanagement erstellt für jeden Fahrer eine Erinnerung an den nächsten Prüftermin (bspw. im genutzten Office Programm).
  • Die Nachweisbögen oder Formulare sollten so archiviert werden, dass sie zuständigen Behörden auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden können.

Die manuelle Führerscheinkontrolle auf Papier hat dabei den Vorteil, dass keine Anfangsinvestitionen entstehen. Das Formular kann entweder selbst erstellt werden oder man greift auf Vorlagen aus dem Internet zurück, die kostenfrei zum Download zur Verfügung stehen.

Nachteilig ist allerdings, dass die manuelle Führerscheinkontrolle keine Zeitersparnis für das Fuhrparkmanagement mich sich bringt. Die Kontrolle mit Formularen und Checklisten kann schnell unübersichtlich werden und die Fahrer werden ebenfalls nicht entlastet und müssen weiterhin vor Ort erscheinen, um die Kontrolle durchzuführen.

Für wen eignet sich also eine manuelle Führerscheinkontrolle? Die Kontrolle mit Formularen und Vorlagen eignet sich insbesondere für sehr kleine Flotten mit wenigen Fahrzeugen, in denen die Fahrer regelmäßig beim Fuhrparkverantwortlichen erscheinen und die Kontrolle ohne Probleme vor Ort durchgeführt werden kann.

Webinar Führerscheinkontrolle

Welche Inhalte sollte das Formular zur manuellen Führerscheinkontrolle enthalten? 

Ein rechtssicheres Formular zur Führerscheinkontrolle umfasst folgende Bestandteile:

Ersterfassung der Daten: 

  • Erfassung der Fahrerdaten (vollständiger Name, Anschrift, Kontaktdaten)
  • Erfassung der Führerscheindaten (Ausstellungs- und Ablaufdatum, Ausstellungsbehörde, Führerscheinnummer, gültige Führerscheinklassen, Beschränkungen, Gültigkeitsdatum)
  • Unterschriften des Fuhrparkverantwortlichen und Fahrers mit der die Korrektheit der erfassten Daten bestätigt wird

Nachweis über regelmäßige Überprüfungen:

  • Datum der Überprüfung des Dokuments
  • Unterschrift des Fahrers und Fuhrparkverantwortlichen
  • Bemerkungszeile

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Abbildung: Führerscheinkontrollbogen - manuelle Führerscheinkontrolle (Quelle: eigene Darstellung)

Nutzen Sie unser Formular für die Durchführung der manuellen  Führerscheinkontrolle. Jetzthier herunterladen! 

Wird die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark mithilfe eines Formulars durchgeführt, muss der Fuhrparkverantwortliche besonders Acht geben, denn die Kontrolle darf nur mit einem echten/ Original-Führerschein erfolgen. Dabei sind die Sicherheitsmerkmale besonders wichtig:

Kopien des Führerscheins sollten nie als Basis für die Führerscheinkontrolle des Mitarbeiters genutzt werden. Sie dienen lediglich als Nachweis für die Fahrerakte (hier sind allerdings die datenschutzrechtlichen Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten zu berücksichtigen). Warum eine Kopie für die Führerscheinkontrolle nicht ausreicht, erklärt Rechtsanwalt Lutz D. Fischer in seinem Beitrag:

Neben der Nutzung von Checklisten, Formularen oder Vorlagen zur Führerscheinkontrolle können Sie diese auch ganz einfach im LapID System verwalten. Die Kontrolle der Führerscheine wird dabei weiterhin manuell durchgeführt, die eigentlich Kontrolle aber rechts- und revisionssicher im LapID System dokumentiert. Hier hat das Fuhrparkmanagement ebenfalls einen Überblick über alle anstehenden Führerscheinkontrollen.

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Vorteile einer elektronischen Führerscheinkontrolle

Der Aufwand, der bei einer manuellen Kontrolle der Führerscheine entsteht, kann leicht zu einer Ineffizienz im Fuhrpark führen: Die gebundenen Ressourcen können in dieser Zeit nicht mehr für andere Tätigkeiten genutzt werden.

Eine elektronische Lösung zur Führerscheinkontrolle bietet hier Abhilfe:

  • Die Daten der Fahrer werden einmalig bei der Registrierung erfasst.
  • Alle Änderungen und Kontrollen sind rechtssicher im System dokumentiert und können im Streitfall herangezogen werden.
  • Die Prüftermine für jeden Fahrer werden automatisch durch das System ermittelt und die Fahrer werden bei einem anstehenden Termin benachrichtigt. Eine Terminvereinbarung zwischen Fuhrparkmanagement und Fahrer sowie ein physisches Erscheinen des Fahrers sind nicht mehr notwendig.
  • Der größte Vorteil einer elektronischen Lösung ist jedoch die Flexibilität: Ihre Fahrer können die Überprüfung des Führerscheins jederzeit einfach von unterwegs durchführen. 
Erfahren Sie mehr zur Funktionsweise der elektronischen Führerscheinkontrolle mit LapID.

 

Die elektronische Führerscheinkontrolle trägt somit langfristig dazu bei, Prozesse im Fuhrpark effizient zu gestalten und die Überprüfungen rechtssicher und einfach durchzuführen. Die Risiken der Halterhaftung werden dadurch minimiert.

 

Über Führerscheinkontrolle informieren

 

Manuelle Führerscheinkontrolle einfach verwalten  Fuhrparkverantwortliche haben die Pflicht, regelmäßig die Führerscheine ihrer  Mitarbeiter zu prüfen, wenn diese Fahrzeuge des Unternehmens nutzen.  Grundsätzlich haben Fuhrparkverantwortliche zwei Möglichkeiten, die  Führerscheinkontrolle durchzuführen. Entweder sie nehmen die Kontrollen manuell  vor oder mit Unterstützung eines elektronischen Systems. Insbesondere kleinere  und zentral aufgestellte Fuhrparks bevorzugen nach wie vor die manuelle  Führerscheinkontrolle, bei der der Fuhrparkmanager eine Sichtprüfung des  Führerscheins vornimmt.  Manuelle Kontrollen bedeuten jedoch hoher Aufwand. Kontrolltermine müssen  organisiert werden, die Fahrer müssen benachrichtigt werden und die Kontrollen  müssen revisionssicher dokumentiert werden. Um Führerscheinkontrollen weiterhin  manuell durchführen zu können, aber keinen Aufwand mehr mit Termin- und  Erinnerungsmanagement sowie der Dokumentation zu haben, hat LapID die  kostenfreie Lösung LapID Free entwickelt.


Stefanie Effer

Stefanie Effer


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