Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, regelmäßig Führerscheinkontrollen bei ihren Dienstwagenfahrern vorzunehmen. Die manuelle Kontrolle erfolgt dabei mithilfe von Vorlagen, Checklisten oder Formularen. Alle Infos zur Führerscheinkontrolle und kostenfreie Vorlagen zum Download finden Sie in unserem Beitrag.
Inhaltsverzeichnis:
Auf einen Blick:
- Die Durchführung einer Führerscheinkontrolle ist für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Dienstfahrzeuge zur Verfügung stellen, verpflichtend.
- Die manuelle Führerscheinkontrolle kann mit einem Formular durchgeführt und dokumentiert werden. Wichtig dabei ist, dass das Formular rechtssicher ist und die Vorgaben des Datenschutzes einhält.
- Je nach Größe des Unternehmens kann eine manuelle Führerscheinkontrolle schnell unübersichtlich werden. Abhilfe schafft eine automatisierte Führerscheinkontrolle.
Manuelle Führerscheinkontrolle: Schritt für Schritt
Für die manuelle Überprüfung der Führerscheine sind Nachweisbögen bzw. Formulare unerlässlich. Bei der Kontrolle wird zwischen der Ersterfassung der Daten und Folgekontrollen unterschieden.
Ersterfassung:
Schritt 1: Im Rahmen der Ersterfassung muss der Original-Führerschein vorgelegt werden. Eine Kopie ist nicht ausreichend. Das Fuhrparkmanagement dokumentiert alle relevanten Führerscheininformationen des Fahrers in einem Formular.
Schritt 2: Zusätzlich kann eine Kopie des Führerscheins erstellt werden, die für einen späteren Abgleich bei der Folgekontrolle mit dem Original-Führerschein genutzt werden kann. Bei der Zuordnung der Führerscheinkopien zu den Personalunterlagen ist jedoch auf die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu achten. Diese dürfen nur von berechtigten Personen eingesehen werden.
Schritt 3: Die erfassten Daten sollten durch den Fahrer gegengezeichnet und bestätigt werden.
Schritt 4: Das Fuhrparkmanagement erstellt für jeden Fahrer eine Erinnerung an den nächsten Prüftermin (bspw. im genutzten Office Programm).
Folgekontrollen:
Schritt 1: Steht eine Folgekontrolle an, wird mit dem Fahrer ein Termin zur Vorlage des Führerscheins vereinbart.
Schritt 2: Bei dem Termin gleicht das Fuhrparkmanagement den vorgelegten Führerschein mit den erfassten Daten der Erstkontrolle ab. Wichtig: eine Kopie reicht nicht aus. Die Kontrolle erfolgt immer anhand des Original-Führerscheins.
Schritt 3: Die Kontrolle muss in einem Nachweisbogen oder Formular vom Fahrer und dem Fuhrparkverantwortlichen abgezeichnet und anschließend dokumentiert werden.
Schritt 4: Das Fuhrparkmanagement erstellt für jeden Fahrer eine Erinnerung an den nächsten Prüftermin (bspw. im genutzten Office Programm).
Schritt 5: Die Nachweisbögen oder Formulare sollten so archiviert werden, dass sie zuständigen Behörden auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden können.
Für welchen Fuhrpark eignet sich eine manuelle Führerscheinkontrolle?
Die Kontrolle mit Formularen und Vorlagen ist für sehr kleine Flotten mit wenigen Fahrzeugen sinnvoll. Nur wenn die Fahrer regelmäßig beim Fuhrparkverantwortlichen erscheinen und die Kontrolle ohne Probleme vor Ort durchführen können, ist eine manuelle Kontrolle für alle funktional.
Welche Inhalte sollte das Formular zur manuellen Führerscheinkontrolle enthalten?
Ein rechtssicheres Formularzur Führerscheinkontrolle umfasst folgende Bestandteile:
Ersterfassung der Daten:
- Fahrerdaten (vollständiger Name, Anschrift, Kontaktdaten)
- Führerscheindaten (Ausstellungs- und Ablaufdatum, Ausstellungsbehörde, Führerscheinnummer, gültige Führerscheinklassen, Beschränkungen, Gültigkeitsdatum)
- Unterschriften des Fuhrparkverantwortlichen und Fahrers als Bestätigung der korrekt erfassten Daten
Nachweis über regelmäßige Überprüfungen:
- Datum der Überprüfung des Dokuments
- Unterschrift des Fahrers und Fuhrparkverantwortlichen
- Bemerkungszeile
Abbildung: Führerscheinkontrollbogen - manuelle Führerscheinkontrolle & Ablauf (Quelle: eigene Darstellung)
Das müssen Sie sonst noch zur Führerscheinkontrolle wissen
Wenn es um die Durchführung der Führerscheinkontrolle im Fuhrpark geht, sind viele Fragen zu klären. Einen Überblick über die wichtigsten Themen rund um die Führerscheinkontrolle haben wir für Sie auf unserer Themenseite zusammengestellt. Hier finden Sie z. B. Antworten auf die Fragen:
- Warum muss eine Führerscheinkontrolle erfolgen?
- Wie oft muss eine Führerscheinkontrolle erfolgen?
- Worauf ist bei der Kontrolle besonders zu achten?
- Welche Besonderheiten gelten für ausländische Führerscheine?
- Hier geht es zur Übersichtsseite: „Führerscheinkontrolle im Fuhrpark“
Alternative zu Kontrollbögen und Listen
Die Verwaltung von Checklisten, Formularen und Vorlagen der manuellen Führerscheinkontrolle ist auch mit dem LapID System möglich. Die Prüfung der Führerscheine wird dabei weiterhin manuell durchgeführt, die eigentliche Kontrolle aber rechtssicher und nachhaltig im LapID System dokumentiert.
Ein weiterer Vorteil: Durch die digitale Sammlung der Daten erhalten Sie schnell und unkompliziert einen Überblick über alle durchgeführten und anstehenden Führerscheinkontrollen.
Automatisierte Führerscheinkontrolle mit LapID
Die manuelle Führerscheinkontrolle ist aufwändig und kann dazu führen, dass Prozesse im Fuhrpark nicht effizient gestaltet sind. Mit Lösungen wie der automatisierten Führerscheinkontrolle von LapID können Sie auf die komplizierte manuelle Kontrolle verzichten. Mit drei kombinierbaren Kontrollmethoden können Sie die passende Lösung für Ihren Fuhrpark auswählen. Alles weitere übernimmt das LapID System für Sie. Die Prüftermine finden bspw.in verschiedenen Intervallen statt und Ihre Fahrer können die Kontrolle selbstständig durchführen. Sie werden nur informiert, wenn eine Prüfung nicht durchgeführt wurde oder nicht erfolgreich war.
So sparen Sie und Ihre Fahrer viel Zeit und kommen gleichzeitig Ihrer Pflicht nach. Die elektronische Führerscheinkontrolle trägt somit langfristig dazu bei, Prozesse im Fuhrpark effizient zu gestalten.
Wie diese aussehen kann und welche Vorteile digitale Lösungen für Ihren Fuhrpark haben, erfahren Sie in unseren Beiträgen:
- 12 Vorteile der automatisierten Führerscheinkontrolle
- Prozesskostenvergleich: Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung & Fahrzeugprüfung
