Bei der Durchführung der Führerscheinkontrolle sehen sich Fuhrparkmanager häufig mit vielfältigen Ausreden konfrontiert, wenn der Führerschein anlässlich einer Kontrolle nicht im Original vorgelegt werden kann: „Den Führerschein habe ich in meiner anderen Jacke“, „meine Frau hat mein Portemonnaie mit den Dokumenten“, „der liegt noch zu Hause“, „den habe ich vergessen“. In diesen Fällen stellt sich die Frage, ob sich das Fuhrparkmanagement damit zufriedengeben darf, dass der Mitarbeiter anstelle des Originals eine Fotokopie des Führerscheins vorlegt. Die gleiche Frage stellt sich außerdem bei einer dezentralen Unternehmensorganisation mit unterschiedlichen Standorten im In- und / oder Ausland, bei der das Fuhrparkmanagement die einzelnen Dienstwagennutzer so gut wie nie persönlich zu Gesicht bekommt. Darf sich das Fuhrparkmanagement in solchen Fällen generell damit zufriedengeben, dass auf die Schnelle eine Führerscheinkopie auf das Fax gelegt oder eingescannt per Email versendet wird?
Auf einen Blick:
Der Arbeitgeber muss den Original-Führerschein prüfen. Eine Kopie (in Form einer Fotokopie, digitalen Kopie, Versendung per Fax etc.) des Führerscheins reicht im Rahmen der verpflichtenden Führerscheinkontrolle nicht aus und kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Die Vorlage des Original-Führerscheins spielt insbesondere bei der erstmaligen Kontrolle vor Herausgabe des Dienstwagens eine wichtige Rolle. Liegt bei der Erstkontrolle nicht der Original-Führerschein des Dienstwagennutzers vor, bekommt dieser auch keine Freigabe oder keinen Schlüssel für den Dienstwagen. Es kann eine Nachfrist für die Vorlage des Original-Führerscheins gesetzt werden. Weigert sich der Mitarbeiter oder kann er den Original-Führerschein aus anderen Gründen nicht vorlegen, muss er mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen in Bezug auf die Fahrzeugüberlassung rechnen.
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser
Um es vorweg zu nehmen: Nein! Derartige Nachlässigkeiten aus Bequemlichkeit können den betreffenden Fuhrparkmanager strafrechtlich teuer zu stehen kommen, und zwar als eigene Haftung in Form des Zulassens des Fahrens ohne Fahrerlaubnis nach § 21 StVG. Für die Umsetzung der Führerscheinkontrolle gibt es leider keine konkreten gesetzlichen Vorgaben, die man im Sinne einer Checkliste einfach abarbeiten könnte. Deswegen ist es hier von umso größerer Relevanz, dass an die Sorgfaltspflichten des Halters, vor allem nach der strafgerichtlichen Rechtsprechung, strenge Anforderungen gestellt werden. Diese treffen auch den mit in der Halterverantwortung stehenden Fuhrparkmanager im eigenen Unternehmen sowie den mit der Kontrollaufgabe beauftragten, externen Dienstleister unmittelbar.
Erstkontrolle nie ohne Original-Führerschein
Der halterverantwortliche Fuhrparkmanager muss grundsätzlich vor der allerersten Fahrt prüfen, ob derjenige, der ein Fahrzeug überlassen bekommt, auch im Besitz der dafür erforderlichen Fahrerlaubnis ist. Er ist daher verpflichtet, sich den Führerschein zeigen zu lassen. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Dienstwagen nur zur Erledigung von Dienstfahrten bzw. Fahrten zu betrieblichen Zwecken überlassen wird oder ob auch die Privatnutzung gestattet ist.
Bei der Erstkontrolle muss man daher besonders sorgfältig vorgehen und sich immer das Original zeigen lassen. Immerhin geht es hier darum, dass die Information über das Vorliegen einer Fahrerlaubnis, die bekanntlich über den Führerschein verkörpert und dokumentiert wird, auch wirklich authentisch ist. Das ist regelmäßig nur bei Einsicht in die Originaldokumente der Fall. Wer den Original-Führerschein vorlegen kann, belegt damit zugleich, dass er im Besitz der darin bescheinigten Fahrerlaubnis ist. Ferner weist der Führerscheininhaber damit nach, dass er zum Zeitpunkt der Kontrolle kein zeitiges Fahrverbot verbüßen muss, denn sonst wäre der Führerschein in amtlicher Verwahrung.
Das heißt aber auch: Kann der Original-Führerschein bereits bei der Erstkontrolle vom Dienstwagennutzer nicht vorgelegt werden, bekommt er auch keine Freigabe oder keinen Schlüssel für den Dienstwagen, bis das Original vorgelegt wird.
Alle weiteren Kontrollen nicht mit Dokumenten-„Ersatz“ zulassen
Ist die Erstkontrolle sorgfältig erledigt und hat sich das Fuhrparkmanagement dabei mit der nötigen Sicherheit davon überzeugt, dass der Dienstwagennutzer auch tatsächlich im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis ist, kommen die regelmäßigen – unregelmäßigen stichprobenartigen – Folgekontrollen zum Tragen. Der Halterverantwortliche muss sich also keineswegs vor jeder einzelnen Fahrzeugüberlassung erneut vom Vorhandensein des Original-Führerscheins überzeugen, auch wenn das in Einzelfällen oder im Fall der Nutzung eines Poolfahrzeugs angebracht erscheinen mag. Dies würde – jedenfalls ohne konkreten Anlass – fern die Sorgfaltspflichten überspannen.
Dennoch sollte hier nicht vergessen werden, dass auch Folgekontrollen einzig und allein den Sinn haben, zu überprüfen, ob die in der Dokumentation erfassten Informationen nach wie vor korrekt und aktuell – sprich mithin auch authentisch – sind. Authentisch und verlässlich sind nur die Informationen aus dem Original-Führerschein. Informationen aus Führerscheinkontrollsystemen können ebenfalls als authentisch und verlässlich angesehen werden, wenn diese durch besondere Vorkehrungen sicherstellen, dass die Authentizität der Informationen auch bei Folgekontrollen gewährleistet werden kann. Die Systeme müssen somit dazu beitragen, dass Umgehungsstrategien zur Vermeidung der Vorlage des Original-Führerscheins ausgeschlossen werden. Dies stellt eine rechtssichere Lösung dar und ist zudem ein wesentliches Kriterium für die Auswahl eines Führerscheinkontrollsystems.
Nicht authentisch sind Fotokopien des Führerscheins, denn mit der Vorlage der Kopie wird nicht gleichzeitig automatisch nachgewiesen, dass nach Anfertigung der Fotokopie die Fahrerlaubnis nicht inzwischen entzogen wurde oder der Dienstwagennutzer zurzeit gerade davon keinen Gebrauch machen darf, weil er ein Fahrverbot verbüßt.
Gleichermaßen nicht authentisch sind Kopien des Führerscheins, die per Telefax übermittelt werden. Denn der Telefaxvorgang beginnt mit dem Erstellen einer digitalisierten Kopie, die am Ende des Kopiervorgangs nicht auf dem eigenen Faxgerät, sondern dem Faxgerät des Empfängers digital als Datei oder analog als Ausdruck auf Papier ausgegeben wird. Man spricht hier deswegen auch zutreffend von Telekopie. Die Telekopie eines Führerscheins ersetzt keinesfalls die Einsicht in das Original.
Ferner nicht authentisch sind digitale „Foto“-Kopien des Führerscheins, wenn beispielsweise der Führerschein eingescannt und dann als PDF-Datei, Foto- oder Videodatei (JPEG/MPEG, AVI usw.) per E-Mail an das Fuhrparkmanagement übersendet wird. Auch bei der Verwendung von Smartphone-Apps ist sicherzustellen, dass hier nicht nur eine Bilddatei zur Überprüfung des Führerscheins herangezogen wird, sondern das gleichzeitig verschiedene Sicherheitsmerkmale, wie das Vorhandensein von Hologrammen, Bestandteil der Kontrolle sind. Werden keine weiteren Sicherheitsmerkmale herangezogen, ohne dass zugleich sichergestellt wird, dass es sich um eine aktuelle Aufnahme handelt und das Bild einfach vor geraumer Zeit vorsorglich gefertigt wurde, um die eigentlich erforderliche Vorlage des Original-Führerscheins zu umgehen, kann auch hier nicht von einer rechtssicheren Kontrolle gesprochen werden.
Was ist zu tun, wenn…
… der Original-Führerschein bei einer Folgekontrolle nicht vom Dienstwagennutzer vorgelegt werden kann?
In diesem Fall muss ihm eine kurze Nachfrist zur Vorlage des Originals gesetzt werden. Bei dezentral organisierten Fuhrparks kann eine solche Vorlage entweder beim örtlichen Dienstvorgesetzten oder dem lokalen Fuhrparkverantwortlichen erfolgen, wenn kein elektronisches Führerscheinkontrollsystem genutzt wird. Dies muss hinlänglich dokumentiert werden. Je nach Sachlage kann bei Versäumung der Nachfrist, z. B. durch Krankheit oder Urlaub, eine weitere kurze Nachfrist gesetzt werden. Danach ist bei weiterer Nichtvorlage die Einschaltung des Dienstvorgesetzten des jeweiligen Mitarbeiters bzw. der Personalabteilung angebracht. Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag sollte entsprechende Vorlagepflichten ebenso beinhalten wie die Pflicht, die Führerscheinentziehung oder ein Fahrverbot unverzüglich anzuzeigen. Bereits die Ankündigung der Einbestellung zu einem Personalgespräch, in dem es um arbeitsrechtliche Maßnahmen, wie die mögliche Entziehung des Dienstwagens, geht, wirkt oftmals wahre Wunder.
Auf Aktualität geprüft am: 01.07.2024.
