Führerscheinkontrolle im Fuhrpark einführen – 5 praktische Tipps

1. Tipp: Den Bedarf für die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark ermitteln

Die Kontrolle der Führerscheine ist für Arbeitgeber, die Mitarbeitern Dienstfahrzeuge überlassen, gesetzlich verpflichtend. Eine regelmäßige Kontrolle trägt dazu bei, frühzeitig zu erkennen, ob die Fahrer im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis sind. Bevor Sie aber mit der Einführung einer automatisierten Führerscheinkontrolle im Fuhrpark starten, ist der tatsächliche Bedarf zu ermitteln.

• Analysieren Sie den Ist-Zustand: Wie wird die Kontrolle aktuell durchgeführt und welche Herausforderungen bestehen hierbei im Fuhrparkmanagement? Sind bspw. mehrere Standorte vorhanden, an denen die Kontrolle durchgeführt werden muss? Werden Poolfahrzeuge im Unternehmen eingesetzt? Welche Vorteile oder Nachteile ergeben sich durch die Art der Organisation?

• Definieren Sie Ziele: Welche Ziele sollen mit der Einführung der automatisierten Führerscheinkontrolle erreicht werden. Definieren Sie die Ziele möglichst genau.

Info-Box: Ziele lassen sich aufteilen nach kurzfristig, mittelfristig und langfristig. Zu den kurzfristigen Zielen gehört die erfolgreiche Einführung der Führerscheinkontrolle. Mittelfristig können damit Ziele wie die Zeit- und Kostenersparnis bei der Durchführung der Führerscheinkontrolle verbunden sein.

• Erstellen Sie einen Business Case: Mit einem Business Case können Sie alle relevanten Informationen zusammentragen. Damit überzeugen Sie das Top Management von der Einführung der Führerscheinkontrolle. Führen Sie den aktuellen Stand der Kontrolle und mögliche Herausforderungen auf. Stellen Sie die Vorteile von automatisierten Lösungen zur Führerscheinkontrolle vor. Ermitteln Sie den Kostenfaktor für die Einführung, die Planung, die Implementierung und den eigentlichen Betrieb. Weisen Sie auf potenzielle Einsparungen hin.

• Definieren Sie das weitere Projektvorgehen: Wie hoch dürfen die Kosten für die Einführung einer Führerscheinkontroll-Lösung sein und mit welchem Zeitaufwand rechnen Sie?

2. Tipp: Ermitteln Sie alle beteiligten Stakeholder im Entscheidungsprozess

• Identifizieren Sie alle Stakeholder: Ermitteln Sie alle Personen, die bei der Einführung der Führerscheinkontrolle involviert werden müssen. Definieren Sie gemeinsam mit den Stakeholdern die Anforderungen, die an eine automatisierte Lösung gestellt werden.

• Definieren Sie die Anforderungen an die elektronische Führerscheinkontrolle möglichst genau: Greifen Sie hierzu auf einen Fragenkatalog zurück. Definieren Sie Muss- und Kann-Anforderungen für die Einführung der Führerscheinkontrolle und gliedern Sie die Anforderungen bspw. in verschiedene Bereiche auf.

Folgende Fragestellungen können Ihnen bei der Definition von Anforderungen u. a. behilflich sein:

• Welche Führerscheinarten haben die Fahrer?
• Sind ausschließlich fest zugewiesene Dienstwagen im Einsatz oder können auch Poolfahrzeuge genutzt werden?
• Sind andere Fahrzeugarten als Pkw im Einsatz?
• Gibt es verschiedene Standorte, an denen die Führerscheinkontrolle durchgeführt werden muss?
• Sind die Mitarbeiter regelmäßig im Fuhrparkmanagement?
• Gibt es Fahrer mit ausländischen Führerscheinen?

3. Tipp: Den richtigen Anbieter für Ihre automatisierte Führerscheinkontrolle finden

Haben Sie das Top-Management und die Entscheidungsträger von der Einführung einer automatisierten Lösung zur Führerscheinkontrolle überzeugt, ist es an der Zeit den richtigen Anbieter zu finden. Hierzu sind vorab einige Fragen zu klären.

• Welche Methode ist die richtige für Ihre Anforderungen? Für die Durchführung der Kontrolle gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten. Je nach Anbieter sind unterschiedliche Kontrollverfahren im Einsatz. Wählen Sie aus, welche Kontrollmethode Ihre Anforderungen am besten erfüllt. Führen Sie hierfür einen Anbietervergleich durch.

• Achten Sie auf Rechtssicherheit und Datenschutz: Bei der Führerscheinkontrolle werden personenbezogene Daten verarbeitet, daher ist der Datenschutz besonders wichtig. Achten Sie auf Gütesiegel oder externe Audits, die den Datenschutz beim Anbieter sicherstellen. Ist die gewählte Kontrollmethode sicher in der Durchführung und können Manipulationsversuche ausgeschlossen werden?

LapID lässt sich jährlich durch den TÜV Süd prüfen und unterzieht sich einem umfangreichen Datenschutz-Audit.

• Prüfen Sie die Reputation des Anbieters: Schauen Sie auf Referenzen der Anbieter und machen Sie sich bspw. mit Kundenstorys vertraut, die bereits die Lösungen im Einsatz haben.

4. Tipp: Testphase zur Führerscheinkontrolle starten

Bevor Sie die automatisierte Führerscheinkontrolle im Fuhrpark einführen, ist ein umfangreicher Test sinnvoll. Prüfen Sie die Funktionalitäten des Systems und verschaffen Sie sich selbst einen Überblick.

• Machen Sie sich mit dem System und der Funktionsweise vertraut: Welche Funktionen bietet die Lösung zur Führerscheinkontrolle? Wie kommen die Nutzerdaten ins System und wie können Fahrern Führerscheindaten und Kontrollmethoden zugeordnet werden? Prüfen Sie alle technischen Funktionen der Lösung und listen Sie offene Fragen auf.

• Testen Sie die Führerscheinkontrolle: Welcher Führerschein kann mit welcher Kontrollmethode geprüft werden? Wie sieht der Prozess aus Sicht des Fuhrparkmanagements aus? Welche Daten müssen hierfür vorab erfasst werden? Welche zusätzlichen Funktionen bietet das System? Können bspw. auch Fahrerlaubnisklassen und Fahrerqualifizierungsnachweise erfasst und geprüft werden?

• Wählen Sie Mitarbeiter als Tester aus: Testen Sie das System nicht nur aus Administratorensicht. Lassen Sie die Mitarbeiter, die die Kontrolle später durchführen müssen, einen Blick auf die Kontrollmethoden werfen. Ist der Prozess der Führerscheinkontrolle eine Entlastung für den Fahrer? Ist die Kontrolle einfach und schnell durchführbar? Sind die Aufforderungen und Benachrichtigungen verständlich formuliert? Notieren Sie auch hier alle offene Fragen.

Die frühe Einbindung der Mitarbeiter ist sehr zu empfehlen. So steigern Sie die Akzeptanz und können Fürsprecher in der Belegschaft entwickeln.

• Klären Sie offene Fragen mit dem Anbieter zur Einrichtung: Besprechen Sie alle offenen Fragen mit dem Anbieter Ihrer Wahl. Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Onboarding-Prozess und die Betreuung nach der Implementierung.

5. Tipp: Einführung der Führerscheinkontrolle im Fuhrpark

Damit die Einführung reibungslos gelingt, ist die richtige Kommunikation entscheidend.

• Erstellen Sie einen Kommunikationsplan für Ihre Fahrer: Informieren Sie Ihre Dienstwagenfahrer frühzeitig über die Einführung der Führerscheinkontrolle. Stellen Sie alle wichtigen Informationen zusammen, die für die Nutzung erforderlich sind. Verdeutlichen Sie die Notwendigkeit und heben Sie die Vorteile hervor.

• Greifen Sie auf Informationsmaterial des Anbieters zurück: Nutzen Sie das Informationsmaterial, das Ihnen der Anbieter zur Kommunikation zur Verfügung stellt. Informieren Sie die Fahrer über den genauen Ablauf der Kontrolle.

LapID stellt Ihnen im Rahmen des Onboarding Anschreiben für Ihre Fahrer und Anleitungen zu den einzelnen Kontrollmethoden zur Verfügung. Hier sind alle wichtigen Informationen für die Durchführung enthalten.

• Stellen Sie Ansprechpartner zur Verfügung: Definieren Sie Ansprechpartner im Fuhrpark, die für Rückfragen der Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Sammeln Sie frühzeitig Feedback der Mitarbeiter.