Strafzettelmanagement im Fuhrpark

Das Strafzettelmanagement ist fester Bestandteil des Fuhrparkmanagements. Strafzettel aufgrund eines nicht gezogenen Parkscheins oder zu schnellen Fahrens sind im Fuhrparkalltag oft unvermeidbar. Wir erläutern wie Sie mit Strafzetteln umgehen, was hierbei zu beachten ist und welche Konsequenzen drohen können, wenn das Strafzettelmanagement im Fuhrpark nicht ordnungsgemäß durchgeführt wird.

Der Anhörungsbogen

Nachdem ein Dienstfahrzeugnutzer eine Ordnungswidrigkeit begangen hat, erhält das Unternehmen als Fahrzeughalter zunächst einen Anhörungsbogen und keinen Strafzettel. Der Anhörungsbogen wird verschickt, da die zuständige Behörde den Fahrer bei Fuhrparks meist nicht eindeutig identifizieren kann und daher die Angabe des betreffenden Fahrers erbittet. Zudem informiert dieser den Halter üblicherweise über die Ordnungswidrigkeit und benennt mögliche Konsequenzen wie Bußgelder oder Fahrverbote. Ergänzt werden die Angaben um Informationen wie Datum und Uhrzeit des Vergehens sowie das Kennzeichen des Fahrzeugs.

Zur Einhaltung seiner Pflichten und um mögliche Konsequenzen für das Fuhrparkmanagement zu vermeiden, sollte der Fuhrparkleiter den Anhörungsbogen umgehend bearbeiten. Hier spielen die Mitwirkungsobliegenheiten des Fahrzeughalters eine entscheidende Rolle. Die Rücksendung des Bescheids an die Behörde sollte dokumentiert werden. Durch diese Dokumentation kann das Fuhrparkmanagement das Einhalten seiner Mitwirkungspflichten nachweisen.

Die Bekanntgabe von Namen und Anschrift des fest zugewiesenen Dienstwagenfahrers oder des Poolfahrzeugnutzers zum Zeitpunkt des Vergehens ist datenschutztechnisch zulässig, sofern dies der Wahrung berechtigter Interessen dient. Berechtigtes Interesse ist beispielsweise das Vermeiden einer Fahrtenbuchauflage nach § 31a StVZO. Verweigert das Fuhrparkmanagement Angaben zum Fahrzeugnutzer, kann die Fahrtenbuchauflage eine Konsequenz darstellen.

Damit der Fahrer sich auf ein eventuelles Bußgeld oder drohende Punkte vorbereiten kann, empfiehlt es sich ihn zu informieren.

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Unterschiedliche Vorgehensweisen des Strafzettelmanagements

Wird hingegen direkt ein Bußgeldbescheid zugestellt (i.d.R. bei kleineren Ordnungswidrigkeiten wie Falschparken), gibt es in der Praxis drei Vorgehensweisen:

  1. Der Bußgeldbescheid wird an den Fahrer weitergeleitet.

Aus Sicht des Fahrers ist diese Variante sehr komfortabel und aus Sicht des Fuhrparkmanagements ist diese Variante schnell bearbeitet. Sie beinhaltet aber ein großes Risiko: Bezahlt der Fahrer das Bußgeld nicht, ist der Halter für die daraus resultierenden Bußgelder oder Punkte verantwortlich.

  1. Der Bußgeldbescheid wird an die Behörde zurückgeschickt.

Aus Sicht des Fahrers hat dies weniger Servicecharakter – gleichzeitig ist dies für den Halter die sicherste Variante. Das weitere Verfahren läuft nun direkt zwischen der Behörde und dem Fahrer ab.

  1. Der Bußgeldbescheid wird durch das Unternehmen bezahlt.

Hiervon sollte abgesehen werden, da der Halter für alle daraus resultierenden Bußgelder, Punkte und Fahrverbote verantwortlich ist.

Frühzeitige Informationen des Fahrers

In jedem Fall ist die frühzeitige Information des Dienstwagenfahrers über einen Anhörungsbogen oder einen Bußgeldbescheid wichtig. Ist ein Dienstwagenfahrer bereits mehrfach auffällig geworden, sodass ein Fahrverbot droht, können mithilfe eines Rechtsexperten weitere Maßnahmen eingeleitet und besprochen werden. Dies stellt einen besonderen Service für den Dienstwagenfahrer dar und trägt wesentlich zu einem gut funktionierenden Fuhrparkmanagement bei.

Datenschutz beim Strafzettelmanagement

Bei der Weitergabe von personenbezogenen Daten im Rahmen des Strafzettelmanagements stellt sich die Frage, ob dies im Sinne des Datenschutzes rechtens ist.

Nach § 28 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 BDSaG ist das Erheben, Speichern, Verändern oder Übermitteln personenbezogener Daten zulässig, wenn es für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses mit dem Betroffenen erforderlich ist. § 28 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 BDSG regelt die Verarbeitung von Arbeitnehmerdaten soweit es zur Wahrung berechtigter Interessen der jeweiligen Stelle erforderlich ist und schutzwürdige Interessen des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung nicht überwiegen.

Datenschutzrechtlich stellt die Weitergabe von Informationen im Rahmen des Bußgeldverfahrens also kein Problem dar. Dennoch kann die Aufnahme eines Absatzes zur Datenverarbeitung im Rahmen solcher Verfahren im Dienstwagenüberlassungsvertrag sinnvoll sein.

Tipps für das Fuhrparkmanagement

Im Rahmen des Strafzettelmanagements empfiehlt es sich, alle Ordnungswidrigkeiten zu dokumentieren und zu analysieren. Mithilfe dieser Dokumentation lassen sich Häufungen feststellen. Durch gezielte Schulungsmaßnahmen, wie die Fahrerunterweisung nach UVV, kann das Unfallrisiko z.B. durch überhöhte Geschwindigkeit gesenkt werden. Ebenfalls ist es sinnvoll, Fahrer mit einer Vielzahl von Bußgeldern häufiger im Rahmen der Führerscheinkontrolle zu überprüfen. Steht der Fahrer kurz vor einem Fahrverbot, kann durch eine Nachschulung bzw. die Teilnahme an einem Punkteabbauseminar das Fahrverbot verhindert werden.

Kommt es dennoch zu einem Fahrverbot, kann der Fuhrparkleiter mit einem funktionierenden Schadenmanagement bereits frühzeitig entsprechende Maßnahmen einleiten. Hierzu zählt zum Beispiel der Einsatz eines anderen Mitarbeiters als Fahrer für den Zeitraum des Fahrverbots.

Wird der Strafzettel (bei kleineren Ordnungswidrigkeiten) an den Dienstwagenfahrer weitergeleitet, ist diese Weitergabe in jedem Fall zu dokumentieren. Dadurch kann das Fuhrparkmanagement nachweisen, dass der Strafzettel zeitnah an den Fahrer übermittelt wurde. Wird der Anhörungsbogen (bei größeren Ordnungswidrigkeiten) an die Behörden zurückgesendet, ist die Dokumentation der Übergabe an die Behörde ebenfalls empfehlenswert. Zusätzlich sollte festgehalten werden, welches Fahrzeug durch welchen Fahrer in Benutzung ist um die Fahrtenbuchauflage als Konsequenz zu vermeiden.

 

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