Schadenmanagement ist ein bekanntes Thema in jedem Fuhrpark. Früher oder später muss sich jeder Fuhrparkmanager damit auseinandersetzen. Ein effizientes Schadenmanagement mit klaren und unkomplizierten Prozessen ist entscheidend. Es vermeidet unnötige Kosten und gewährleistet die Mobilität der Mitarbeiter. Doch wie Sind die Abläufe im Schadenfall?
1. Schadenaufnahme
Vermitteln Sie Ihren Mitarbeiter, dass diese direkt nach einem Unfall den Schaden dokumentieren sollen - unabhängig vom offiziellen Unfallbericht der Polizei . Denn nur bei Unfällen mit Personenschaden oder strafrechtlichen Verkehrsdelikten nimmt die Polizei eine detaillierte Beweissicherung vor.
Eine vollständige Schadenaufnahme durch das Ausfüllen eines Unfallberichts, Fotos und eine Skizze ist empfehlenswert. In unserem Beitrag zum Thema Schadennachweis haben wir aufgeführt, welche Informationen in einen Unfallbericht gehören.
Die hierbei erhobenen Daten werden zur Regulierung des Unfalls benötigt. Es hilft Ihnen als Fuhrparkmanager später zu entscheiden, ob ein Gutachten notwendig ist oder nicht. Außerdem kann ein detaillierter Unfallhergang bei einen Rechtsstreit hilfreich sein. Wichtig ist, dass der Unfallbericht einzig und allein den Unfallhergang dokumentiert und nicht die Schuldfrage klärt.
Checklisten, eine interne Hotline oder regelmäßige Fahrerunterweisungen steigern die Wahrscheinlichkeit einer vollständigen Informationsbasis.
Wenn ein Dienstleister das Schadenmanagement in Ihrem Fuhrpark übernimmt, können Unfälle standardmäßig rund um die Uhr per Hotline gemeldet werden.
Hat ein Fahrer einen Unfall gemeldet, können Sie über die LapID Fahrzeugverwaltung eine Aufgabe an den Fahrer zum Fahrzeug erstellen und um die Übermittlung von relevanten Informationen, wie Unfallfotos etc. bitten. Diese werden dann automatisch der digitalen Fahrzeugakte zugeordnet.
2. Meldung des Schadens bei der Versicherung
Nun ist das Fuhrparkmanagement an der Reihe. Auf Basis der erhobenen Informationen des Mitarbeiter melden Sie den Schaden bei den Versicherung. Die Meldung sollte zeitnah telefonisch oder über das Internet passieren. Im Rahmen der Abwicklung erfolgen unter anderem eine Deckungsprüfung und die Kommunikation mit der Versicherung der Gegenseite.
Holen Sie sich bei größeren Schäden einen oder mehrere Kostenvoranschläge durch Gutachter ein. Denn ab einem Schaden von 750€ ist ein Sachverständigengutachten sinnvoll.
3. Organisation der Reparatur
Organisieren Sie nun in Absprache mit der Versicherung die Reparatur, entweder in Eigenregie oder mit Ihrem Dienstleister. Die Reparatur des Unfallfahrzeugs wird beschleunigt, wenn bereits ein flächendeckendes Netz an Partnern feststeht. Nach Abstimmung des Reparaturtermins sollten Sie den Fortschritt der Arbeiten überwachen, damit der Fertigstellungstermin eingehalten wird.
Die LapID Fahrzeugverwaltung unterstützt sie dabei, den Überblick über anstehende Termine wie z.B. anstehende Werkstatttermine oder Fertigstellungstermine nicht zu verlieren. Zusätzlich können Sie dort Reparaturrechnungen und weitere Dokumente zum Fahrzeug sicher und digital archivieren.
4. Sicherstellung der Mobilität
Damit der Dienstwagenfahrer für die Dauer der Reparatur mobil bleibt, können Carsharing-Fahrzeuge, Mietwagen oder interne Poolfahrzeuge eingesetzt werden. Falls Sie kein Ersatzfahrzeug organisieren können, müssen Sie ggf. Routen und Dienstpläne der Mitarbeiter umorganisieren.
5. Controlling
Ein Schadenfall zieht die Prüfung von Kostenvoranschlägen, sowie die Kontrolle und Freigabe von Rechnungen nach sich. Bei Zahlungseingängen können Mahnvorgänge nötig sein. Aufgrund dieser Komplexität bietet es sich an, für diese Schritte Prozesse und Zuständigkeiten festzulegen. Diese sollten an die Fahrer kommuniziert werden. Auch die Einbindung beteiligter Abteilungen ist sinnvoll. Zuletzt erstellen Sie ein Reporting zum Schadenfall mit allen Informationen zu Fahrer, Fahrzeugmodell, Unfallursache etc.
Mit der Umsetzung dieser Punkte haben Sie eine gute Basis für ein effizientes Schadenmanagement im Fuhrpark geschaffen.
Mögliche Schwierigkeiten und Herausforderungen
Das Schadenmanagement verläuft nicht immer problemlos – allein, weil viele verschiedenen Parteien involviert sind. Das kann für Unternehmen schwerwiegende Folgen haben, denn durch den Fahrzeugausfall kann es zu Umsatzeinbußen kommen. Auf diese Hürden sollten Sie vorbereitet sein:
- nicht vollständige ausgefüllte Schadenaufnahmen machen die Abwicklung durch die Versicherung komplizierter
- voreiliges Schuldeingeständnis durch den Fahrer kann zu gerichtlichen Auseinandersetzungen führen
- zeitraubende Kommunikation mit den Werkstätten, Versicherungen und Gutachtern
- Hohe Werkstattkosten
- Verzögerungen der Reparatur durch die Werkstatt und dadurch längerer Fahrzeugausfall
- Kein Ersatzwagen verfügbar, in Folge zeitraubende Fahrzeug- und Dienstplanänderungen
- Deadlines werden von verschiedenen Seiten nicht eingehalten
Digitales Schadenmanagement
Um den zeitlichen und finanziellen Aufwand für das Schadenmanagement zu reduzieren und einige der genannten Hürden zu umgehen, lohnt sich ein digitales Schadenmanagement. Viele Dienstleister bieten mittlerweile automatisierte Lösungen an. Das System übernimmt Aufgaben wie z.B. den Termin mit der Werkstatt zu vereinbaren und ermöglicht einen besseren Überblick für Fuhrparkmanager.
Für Unternehmen, für die sich ein umfangreiches digitales Schadenmanagement z.B. aufgrund der Fuhrparkgröße nicht anbietet, hat LapID mit der digitalen Fahrzeugverwaltung eine Lösung. Wichtige Teilprozesse des Schadenmanagements können so vereinfacht und digital umgesetzt werden. In der digitalen Fahrzeugakte sind alle Unterlagen zum Fahrzeug sicher archiviert und relevante Informationen, wie Unfallbericht inklusive Unfall- / Schadenfotos können von den Fahrern digital eingereicht und hinterlegt werden.
