Dienstfahrrad statt Dienstwagen: Infos zum Fahrrad im Fuhrpark

Nicht erst seit dem Dieselskandal suchen Fuhrparkmanager nach alternativen Mobilitätsmöglichkeiten. Die Suche beschränkt sich dabei nicht mehr nur auf den Automobilbereich. In den vergangenen Jahren sind Dienstfahrräder, insbesondere E-Bikes und Pedelecs, immer mehr in das Interesse der Fuhrparkverantwortlichen gerückt. Rund 100.000 neue Diensträder sollen jährlich auf deutschen Straßen hinzukommen. Möchten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Dienstfahrräder zur Verfügung stellen, gibt es jedoch einige Punkte, die dabei berücksichtigt werden müssen – insbesondere, wenn es sich dabei um E-Bikes handelt. Wir verschaffen einen Überblick rund ums Dienstfahrrad im Fuhrpark.

Inhaltsverzeichnis:

• So funktioniert das Dienstfahrrad-Konzept
• Wie läuft Leasing beim Dienstfahrrad ab?
• Wie wird ein Dienstfahrrad besteuert?
• Lohnt sich ein Dienstfahrrad?
• Dienstfahrrad im Fuhrpark: E-Bike ist nicht gleich E-Bike
  • Das klassische Fahrrad und Pedelec 25 (mit Anfahrhilfe)
  • S-Pedelec oder Pedelec 45
  • E-Bike
• Führerscheinkontrolle beim Dienstfahrrad?
• Dienstfahrrad und DGUV?
• Dienstfahrrad-Unterweisung mit LapID
• Fazit: E-Bike als Dienstwagenersatz

Das Wichtigste im Überblick:

• Leasing ist die häufigste Finanzierungsform beim Dienstfahrrad. Der Arbeitgeber beteiligt sich in der Regel an den Kosten. Der Arbeitnehmer trägt allerdings die monatliche Nutzungsrate, meist in Form von Gehaltsumwandlung.
• (E-) Fahrräder sind seit 2019 beitrags- und steuerfrei. Arbeitnehmer dürfen 30 Cent (bzw. 35 Cent ab dem 21. Kilometer) pro Entfernungskilometer als Entfernungspauschale in der Steuererklärung geltend machen.
• Je nach Dienstfahrrad-Typ ist eine jährliche Unterweisung sowie die Sachkundenprüfung nach UVV verpflichtend.
• Für Pedelecs ab 45 km/h sowie E-Bikes ist zudem ein Führerschein notwendig. Dementsprechend müssen die Führerscheine der Dienstradfahrer in regelmäßigen Abständen kontrolliert werden.

So funktioniert das Dienstfahrrad-Konzept

Das Konzept Dienstfahrrad funktioniert fast genauso wie das des Dienstwagens im Fuhrpark. Grundlegendes zur Beschaffung und Ausstattung eines Dienstfahrrads kann bereits in der Car Policy bzw. in dem Fall in einer „Bike Policy“ festgelegt werden. Diese Richtlinie kann beispielsweise den preislichen Rahmen, Modelle und den Ausstattungsumfang eines Dienstfahrrads regeln. Das muss auch immer im Zusammenhang mit dem Einsatzzweck des jeweiligen Gefährts betrachtet werden. In einem Überlassungsvertrag kann zudem zusätzlich der Nutzungsumfang des Dienstfahrrads bestimmt werden. Soll das Dienstrad nur für betriebliche Zwecke genutzt werden oder dürfen Mitarbeiter, und gegebenenfalls Dritte, dieses auch privat nutzen. Außerdem kann hier auch das Tragen eines Fahrradhelmes bei nicht-motorisierten Fahrrädern oder E-Bikes bis zu 25 km/h vorgeschrieben werden. Auch wenn keine gesetzliche Helmpflicht besteht, kann das Tragen während der betrieblichen Nutzung aus Sicht der Unfallversicherung jedoch erforderlich sein.

Der Arbeitgeber muss sich zudem mit steuerlichen Fragen und den möglichen Finanzierungsarten auseinandersetzen. Ähnlich wie beim Dienstwagen ist die beliebteste Finanzierungsform eines Dienstfahrrads das Leasing.

Wie läuft Leasing beim Dienstfahrrad ab?

Die Anschaffungskosten eines guten E-Bikes können unter Umständen mehrere Tausend Euro betragen, weshalb sich ein Leasing lohnen kann. Dafür arbeiten Unternehmen häufig mit speziellen Fahrradleasing-Agenturen zusammen. Das Prinzip funktioniert dabei ähnlich wie beim normalen Fahrzeugleasing. Der Arbeitgeber schließt mit einem entsprechenden Anbieter einen Rahmenvertrag ab - beispielsweise über 36 Monate. Die monatlichen Leasingraten werden dann über Gehaltsumwandlung vom Bruttogehalt des Arbeitnehmers einbehalten. Dadurch sinkt auch das zu versteuernde Einkommen. Am Ende der Laufzeit kann der Arbeitnehmer entscheiden, ob er das Fahrrad kaufen möchte oder sich ein neues Rad zu den gleichen oder ähnlichen Konditionen aussucht. Die Leasingraten werden vom Unternehmen indes als Betriebsausgaben abgesetzt. Neben den Leasingkonditionen können im Rahmenvertrag auch Aspekte wie Diebstahl-, Unfall- und Reparaturkostenversicherung vereinbart werden.

Neben der Neuanschaffung von E-Bikes kann auch eine Umrüstung sinnvoll sein. Normale Fahrräder können so mit einem elektrischen Motor ausgestattet werden. Eine Umrüstung ist in der Regel günstiger und unkompliziert, weshalb diese insbesondere für kleinere Flotten sinnvoll sein kann.

Wie wird ein Dienstfahrrad besteuert?

Seit 2012 galt, dass für alle Dienstfahrräder die gleichen steuerlichen Regelungen anfielen wie für Dienstfahrzeuge. Demnach musste der Arbeitgeber das Dienstrad, genau wie den Dienstwagen, als geldwerten Vorteil versteuern, wenn die Nutzung des Fahrrads für private Zwecke freigegeben wurde.

Im Zuge der Förderung von Elektromobilität und Klimaschutz hat der Gesetzgeber im Jahr 2019 entschieden, (E-)Fahrräder bis mindestens ins Jahr 2030 steuerlich zu begünstigen. Demnach bleibt der geldwerte Vorteil bei Bereitstellung eines Dienstfahrrads für betriebliche und private Zwecke beitrags- und steuerfrei.

Für den Bereich der Besteuerung von Dienstfahrrädern und dienstlichen E-Bikes gab es bislang nur eine allgemeine Verwaltungsanweisung, die der Ein-Prozent-Regelung bei Dienstwagen entsprach. Der neue Paragraf 3 Nr. 37 Einkommenssteuergesetz (EStG) führt eine allgemeine Steuerbefreiung des geldwerten Vorteils aus der arbeitgeberseitigen Überlassung eines betrieblichen Fahrrads an den Arbeitnehmer ein, und zwar sowohl für Elektrofahrräder als auch für Fahrräder.

Sobald ein Elektrofahrrad verkehrsrechtlich jedoch als Kraftfahrzeug einzustufen ist, weil der Motor Geschwindigkeiten von über 25 km/h unterstützt, gelten die allgemeinen Bewertungsgrundsätze zum geldwerten Vorteil nach den Regelungen für die allgemeine Dienstwagenbesteuerung. Für E-Bikes gilt nach der Gesetzesänderung seit dem 1. Januar 2019 die neue 0,5-Prozent-Regelung, für die private Nutzung eines Fahrrads.

Nach der 0,5-Prozent-Regelung wird die private Nutzung insgesamt mit 0,5 Prozent der auf volle 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme des Fahrrads einschließlich der Umsatzsteuer angesetzt (Bruttolistenpreis). Im Gegenzug kann der Dienstfahrradfahrer die Kilometerpauschale von 0,30 Euro je Entfernungskilometer für den Arbeitsweg geltend machen. Seit Anfang 2021 gilt ab dem 21. Kilometer sogar eine Entfernungspauschale von 0,35 Euro pro Kilometer. Dieser Betrag soll bis mindestens 2026 auf 0,38 Euro pro Kilometer erhöht werden.

Ein weiteres Plus ist, dass der mit dem Dienstrad zurückgelegte Weg zur Arbeit nicht mit je 0,03 Prozent je Entfernungskilometer zusätzlich versteuert werden muss – so wie es beim Dienstwagen der Fall ist. Allerdings gilt diese Regelung nur für E-Bikes, die nicht als Kleinkraftrad eingestuft werden.

Lohnt sich ein Dienstfahrrad?

Die Hürden für ein Dienstfahrrad sind niedrig und es fallen kaum zusätzliche Aufwände an. Heutzutage gibt es Unternehmen, die sich um den kompletten Leasingprozess kümmern. Sie fördern zudem die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter und haben keine Schwierigkeiten mit beengten Parkräumen. Insbesondere kleine Betriebe können von dem Dienstrad-Angebot profitieren. Damit wirken Sie auf potenzielle Arbeitnehmer attraktiver und tun der Umwelt etwas Gutes. Sie und Ihre Mitarbeiter sind zudem unabhängiger von drohenden Fahrverboten. Letztlich wird das Dienstfahrrad auch steuerlich bevorteilt. Das hat auch Vorteile für Ihren Arbeitnehmer.

Mehr dazu, ob es sich lohnt, ein Fahrrad über den Arbeitgeber zu leasen, haben wir Ihnen im folgenden Beitrag zusammengestellt:

• Lohnt sich das Fahrradleasing über den Arbeitgeber?

Dienstfahrrad im Fuhrpark: E-Bike ist nicht gleich E-Bike

Wenn es um die Anschaffung von Fahrrädern im Fuhrpark geht, handelt es sich meist um elektrisch betriebene Fahrräder. Was im Volksmund mittlerweile allgemein unter E-Bike verstanden wird, differenziert sich in drei verschiedene Arten von Fahrrädern mit elektronischem Antrieb. Man unterscheidet die E-Fahrradtypen Pedelec 25, S-Pedelec oder Pedelec 45 und Elektrofahrräder (also E-Bikes) voneinander. Die Unterschiede liegen nicht nur in der Ausstattung und Benutzung, sondern auch aus verkehrsrechtlicher Sicht differenzieren sie sich.

Das klassische Fahrrad und Pedelec 25 (mit Anfahrhilfe)

Das mit Abstand beliebteste und meist verbreitete Elektrofahrrad in Deutschland (und Europa) ist das sogenannte Pedelec, was für Pedal Electric Cycle steht. Wie der Name schon verrät, wird der Fahrer nur durch einen Elektroantrieb unterstützt, wenn er in die Pedalen tritt. Die elektronische Unterstützung reicht bis maximal 25 km/h mit bis zu 250 Watt. Aus diesem Grund zählt das Pedelec, anders als die anderen beiden E-Fahrradtypen, auch gemäß Straßenverkehrsgesetz zu den Fahrrädern (§ 1 Abs. 3 StVG). Die Pedelecs 25 gibt es wiederum in zwei Ausführungen, mit und ohne Antriebshilfe. Letzteres heißt, dass ein automatischer Antrieb mit bis zu 6 km/h integriert ist. Für Geschwindigkeiten darüber hinaus muss wieder in die Pedalen getreten werden (max. 25 km/h).

Der Gruppe der Fahrräder zugehörig gibt es für Pedelecs grundsätzlich kein Mindestalter bezogen auf die Nutzung (vgl. § 2 Abs. 5 StVO). Zudem ist kein Führerschein notwendig oder eine Helmpflicht vorgeschrieben. Die Benutzung des Fahrradweges ist mit einem klassischen Fahrrad oder Pedelec ebenso zulässig wie der Transport von Kindern in einem Anhänger oder einem Kindersitz (letzteres bei Kindern bis sieben Jahren). Auch der Abschluss einer Haftpflichtversicherung und die Verwendung eines Kennzeichens sind bei normalen Fahrrädern und Pedelecs nicht erforderlich. Der Abschluss einer privaten Haftpflichtversicherung und ggf. einer Diebstahlversicherung wird jedoch häufig empfohlen.

Auch wenn die Nutzung eines Helmes weder beim Pedelec 25 noch beim klassischen Fahrrad verpflichtend ist, ist das Tragen insbesondere wegen der deutlich höheren Durchschnittsgeschwindigkeit als bei einem klassischen Fahrrad in jedem Fall ratsam.

S-Pedelec oder Pedelec 45

Die Speed Pedelecs oder Pedelecs 45 funktionieren genauso wie die Pedelecs 25, zählen jedoch aus verkehrsrechtlicher Sicht zu den Kleinkrafträdern. Grund dafür ist die maximale Geschwindigkeit von 45 km/h mit bis zu 500 Watt Motorleistung. Eine Betriebserlaubnis ist erforderlich, ebenso wie die Fahrerlaubnis über die Führerscheinklasse AM (die bspw. beim Bestehen der Führerscheinklasse B erlangt wird). Zudem besteht eine Kennzeichenpflicht und eine Haftpflichtversicherung wird gefordert. Pedelecs 45 müssen einen Rückspiegel haben und seit 2013 besteht außerdem Helmpflicht.

E-Bike

E-Bikes wiederum gehören zur Gruppe der Leichtmofa und Kleinkrafträder abhängig von ihrer maximalen Leistung. E-Bikes, die bis zu 25 km/h fahren, gehören zur Gruppe der Mofas. Benötigt wird daher auch für sie nur ein Mofa-Führerschein. Das Mindestalter beträgt 15 Jahre. E-Bikes mit einer maximalen Geschwindigkeit von 45 km/h fallen unter die Kategorie der Kleinkrafträder und dürfen erst ab 16 Jahren gefahren werden. Für sie ist die Führerscheinklasse AM Voraussetzung. Auch hier sind Betriebserlaubnis und Kennzeichen erforderlich.

Führerscheinkontrolle beim Dienstfahrrad?

Sobald Unternehmen betrieblich genutzte Fahrzeuge im Fuhrpark ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen, muss eine regelmäßige Führerscheinkontrolle durchgeführt werden. Eine halbjährliche Kontrolle gilt hierbei als ausreichend – sofern keine besonderen Umstände vorliegen. Die Frage ist nun, wie sich dies für Dienstfahrräder verhält. Die Antwortet lautet hier: es kommt darauf an.

Für die Nutzung herkömmlicher Fahrräder ohne Motor sowie Pedelecs bis 45 km/h benötigt der Fahrer keinen Führerschein. Somit ist auch keine Führerscheinkontrolle notwendig. Wie bereits beschrieben benötigen Fahrer von E-Bikes und Pedelecs 45 bzw. ab 45 km/h den Führerschein für die Klasse AM. Sie werden folglich als Kleinkraftrad eingestuft. Dementsprechend unterliegen Fahrer von E-Bikes und Pedelecs 45 auch der verpflichtenden Führerscheinkontrolle.

Warum die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark erfolgen muss, worauf dabei zu achten ist und wie elektronische Systeme die Kontrolle erleichtern können, haben wir Ihnen in den nachfolgenden Beiträgen zusammengefasst:

• Warum muss eine Führerscheinkontrolle im Fuhrpark erfolgen?
• Wie häufig sollte eine Führerscheinkontrolle im Fuhrpark erfolgen?
• Führerscheinkontrolle - manuell oder elektronisch?

E-Bike und DGUV? UVV-Prüfung auch beim Dienstfahrrad

Für jedes Unternehmen stellen die Unfallverhütungsvorschriften (UVV) verbindliche Pflichten hinsichtlich der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes am Arbeitsplatz dar. So muss der Arbeitgeber nicht nur bei Pool- und Dienstfahrzeugen sicherstellen, dass diese verkehrs-, arbeits- und damit betriebssicher sind, sondern auch bei Dienstfahrrädern. Dies gilt vor allem, wenn Mitarbeiter E-Bikes als Ersatz für den Firmenwagen nutzen. Durch die dienstliche Nutzung der Fahrräder fallen diese nämlich unter die DGUV Vorschrift 70 Fahrzeuge. Die Regeln der DGUV Vorschrift 70 Fahrzeuge sind darauf ausgelegt, Unfälle mit Fahrzeugen im betrieblichen Alltag zu verhindern. Allerdings betrifft dies nicht alle E-Bike-Typen, sondern nur die maschinell angetriebenen. So heißt es in Paragraf 2 Abs. 1 der DGUV Vorschrift 70:

„Fahrzeuge im Sinne dieser Unfallverhütungsvorschrift sind maschinell angetriebene, nicht an Schienen gebundene Landfahrzeuge und deren Anhängefahrzeuge.”

Das Pedelec hingegen wird nur in Bewegung versetzt, wenn der E-Bike-Fahrer in die Pedale tritt. Ohne den menschlichen Antrieb funktionieren Pedelecs folglich nicht. Die Voraussetzung für die Anwendbarkeit der DGUV Vorschrift 70 fehlt somit. Die Sachkundigen-Prüfung nach UVV muss allerdings beim Pedelec 45 durchgeführt werden, da dieses bereits als Kleinkraftrad gilt und somit unter die Unfallverhütungsvorschrift fällt. Zudem benötigen diese Kleinkrafträder eine Betriebserlaubnis und ein Versicherungskennzeichen.

Während bei der Fahrzeugprüfung nach UVV zwischen den E-Bikes differenziert wird, muss die Fahrerunterweisung nach UVV bei der Nutzung aller Fahrräder angewandt werden, sofern es sich dabei um eine dienstliche Nutzung handelt. Das heißt, dass das Firmen-E-Bike während der Arbeitszeit für betriebliche Erledigungen genutzt wird.  

Viele Leasinggesellschaften bieten einen Wartungsservice für die Dienstfahrräder im Rahmen des Leasingvertrags an. Dieser beinhaltet meist auch eine UVV-Prüfung. Doch auch dann, wenn das Dienstfahrrad nicht unter die DGUV Vorschrift 70 Fahrzeuge fällt, es aber dienstlich genutzt wird, sind eine regelmäßige Inspektion und Wartung wichtig und der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer in der Nutzung des Fahrzeugs unterweisen, so DGUV Vorschrift 1. Daraus ergibt sich außerdem für den Arbeitgeber, dass er das Gefährdungspotenzial einschätzen und die Gefährdungsbeurteilung dokumentieren muss. Sollte die Beurteilung ergeben, dass das Tragen eines Helms nötig ist, muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer diesen zur Verfügung stellen – auch, wenn es keine gesetzliche Helmpflicht für Pedelecs 25 sowie Fahrräder gibt.

Nachfolgend eine Übersicht, welche relevanten Vorschriften im Fuhrpark für welchen Fahrradtyp gelten:

Checkbox: Verkehrstaugliches (Dienst-)Fahrrad

Die folgenden Teile sind auf ihre Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit zu überprüfen, außerdem sollte das Fahrrad sauber sein:

• Beleuchtung (Hinweis: Dynamo ist keine Pflicht mehr, batteriebetriebe Beleuchtung ist erlaubt)
  • Vorderlicht (weißer Scheinwerfer, richtig ausgerichtet?)
  • Ein roter Rückstrahler sowie ein großflächiger Rückstrahler mit „Z“ gekennzeichnet hinten am Fahrrad (z. B. im Rücklicht integriert)
• Reflektoren
  • Ein weißer Reflektor vorne am Fahrrad
  • Zwei gelbe Speichenreflektoren pro Reifen
  • Je Pedale vorne und hinten ein gelber Reflektor
• Vorder- und Hinterradbremse (voneinander getrennt): Bremsbeläge sowie Bremsbezüge
• Rutschfeste Pedalen
• Kettenschutz
• Klingel (helltönend)
• Schrauben (festgezogen?)
• Bereifung mit ausreichendem Profil und Luftdruck (ggf. auch die Schläuche kontrollieren, sofern Reifen immer schnell an Luft verliert)
• Lenker (leicht bedienbar)

Ggf. Gepäckträger, sofern kleinere Lasten transportiert werden

Dienstfahrrad-Unterweisung mit LapID

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Auch für die jährlich durchzuführende Unterweisung für Dienstfahrrädern bietet LapID ein passendes Modul an. Die inhaltlichen Schwerpunkte liegen bei den Themen:

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Fazit: Das Dienstfahrrad ein echter Dienstwagenersatz

Ein (Elektro-)fahrrad kann ein Auto zwar nicht ersetzen, aber für Arbeitnehmer, die einen kurzen Arbeitsweg von 15-20 km haben, kann es eine gute Alternative sein. Sie lassen sich auch als Poolfahrzeuge nutzen, um beispielsweise kleinere Botengänge oder lokale Erledigungen zu machen. Darüber hinaus gibt es weitere gute Gründe, warum die Einführung von Dienstfahrräder im Fuhrpark sinnvoll sein kann:

• Mitarbeiter bleiben durch die regelmäßige Bewegung fit und gesund
• Einsparungen von Parkkosten und Stellplätzen für Fahrzeuge
• Geringer Wartungsaufwand und Kosten
• Steuerliche Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Verringerung von CO2-Emissionen
• E-Bike als Motivationssteigerung der Mitarbeiter

Als Dienstfahrrad können selbstverständlich nicht nur elektronisch betriebene Fahrräder eingesetzt werden. Auch klassische Fahrräder, Rennräder oder ähnliches können sich als Dienstwagenersatz eignen.

Unternehmen sollten nur sicherstellen, dass einheitliche Regelungen für die Nutzung der Dienstfahrräder aufgestellt und die Vorschriften der Unfallversicherung eingehalten werden. Dazu zählt neben der regelmäßigen Sachkundigen-Prüfung auch die Fahrerunterweisung nach UVV. Bei schnellen E-Bikes über 25 km/h muss zudem sichergestellt werden, dass die Dienstfahrradnutzer einen gültigen Führerschein besitzen. Auch dieser sollte zweimal jährlich kontrolliert werden.