Vorteile eines Risk Management Programms

Das Risikomanagement ist ein effektives Werkzeug, um Risiken im Unternehmen zu erkennen, diesen zu begegnen und langfristig zu reduzieren. Dabei lässt sich das Risikomanagement auf jeden beliebigen Teilbereich im Unternehmen übertragen. In unserem Beitrag werfen wir einen Blick auf die Grundlagen des Risikomanagements im Allgemeinen und übertragen diese im Anschluss auf den Bereich des Fuhrparkmanagements.

Grundlagen des Risikomanagements

Dem Risiko-Management-Prozess liegt die international gültige ISO Norm 31000 zugrunde. Diese Norm unterstützt Unternehmen durch einen Plan bei der Gestaltung, Umsetzung und Aufrechterhaltung des Risikomanagements. Die Norm kann dabei je nach Branche und Industrie unterschiedlich ausgeprägt sein. Ziel ist es, dass alle Risiken im Unternehmen durch den erstellten Plan abgedeckt sind.

Die ISO Norm orientiert sich dabei vorwiegend an sechs Grundsätzen:

1. Mithilfe der ISO 31000 Zertifizierung sollen Unternehmen ihre Unternehmensziele erreichen können.
2. Risikomanagementsysteme sind in allen relevanten Bereichen zu implementieren.
3. Für die ISO 31000 Zertifizierung ist eine stabile Unternehmensstruktur besonders wichtig.
4. Ein erfolgreiches Risikomanagement benötigt verfügbare und transparente Daten.
5. Allen Beteiligten ist vollumfänglich Einblick in das Risikomanagement-System zu gewähren.
6. Das Risikomanagement unterliegt stetigen Anpassungen und Verbesserungen, um sich an neue Standards und Gegebenheiten anzupassen.

Mithilfe des Risikomanagements sollen Chancen und Risiken identifiziert werden. Das Ziel ist die langfristige finanzielle Sicherung des Unternehmens.

Überblick über verschiedene Risikoarten

Ein Unternehmen kann dabei verschiedenen Risiken ausgesetzt werden. Hierzu zählen:

• Strategische Risiken / Geschäftsrisiko
• Operative Risiken
• Finanzielle Risiken
• Personelle Risiken
• Projektbasierte Risiken
• Vertragsrisiken
• IT-Sicherheits- und Datenschutz-Risiken
• Regulatorische Risiken
• Politische Risiken
• Hard- und Software-Risiken
• Prozessuale Risiken

Methoden zur Risikovermeidung

Um diese Risiken zu reduzieren oder gar vollständig zu vermeiden, stehen verschiedene Methoden zur Verfügung. Hierzu können beispielsweise der Abschluss spezieller Versicherungen (Risikoabwälzung) zählen oder Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter sowie regelmäßige Sicherheitsunterweisungen (Risikovermeidung und systematische Kontrolle). Auch die Anpassung der Arbeitsumgebung an neue Gegebenheiten kann dazu beitragen, dass Risiken minimiert werden (organisatorische Maßnahmen).

Allgemeine Checkliste zum Risikomanagement im Unternehmen

Der allgemeine Prozess des Risikomanagements unterteilt sich in der Regel in sechs verschiedene Schritte. Hierzu zählen:

1. Erteilung des Auftrags zum Start des Risiko-Management-Prozesses
2. Analyse der bestehenden Risiken im Unternehmen (Risiken erkennen, reduzieren, bewerten, bewältigen und überwachen)
3. Erstellung einer Gefahrenliste
4. Durchführung des Risiko-Management-Workshops
5. Bewertung der identifizierten Risiken und Dokumentation der Risikolandschaft
6. Entwicklung eines Risiko-Management-Frühwarnsystems durch strategische und finanzielle Planungen sowie die Beteiligung aller betroffenen Abteilungen und Ressourcen

Diese allgemeine Risiko-Management-Checkliste lässt sich auf verschiedene Bereiche anwenden und kann sich, je nach Bereich, deutlich in der Ausprägung voneinander unterscheiden. Wie könnte eine Risiko-Management-Checkliste nun im Fuhrparkmanagement aussehen?

Bei einer Fuhrparkgröße von mehr als 100 Fahrzeugen und einer hohen Schadenhäufigkeit kann die Einrichtung eines Risk Management Programms sinnvoll sein, aber auch für kleinere Fuhrparks lohnt sich ein regelmäßiger Blick auf die aktuelle Schadenlage. Erfahren Sie. welche Schritte im Rahmen des Risk Managements zu beachten sind.

Risk Management im Fuhrparkmanagement

Alle entstandenen Schäden im Fuhrparkmanagement werden während des Risk Management-Prozesses systematisch analysiert, um Schadenschwerpunkte zu ermitteln (Wie Sie im Schadenfall richtig Vorgehen, erfahren Sie in unserem Artikel zum Schadenmanagement). Im Rahmen des Risk Managements wird allerdings nicht nur die Anzahl der Schäden erfasst und die Regulierung beauftragt. Vielmehr erfolgt im Gegensatz zum reinen Schadenmanagement auch eine Gegenüberstellung, welche Schäden bereits durch Versicherungen abgedeckt werden und welche nicht versichert sind (Risikoabwälzung). Ebenso werden die Bereiche mit der höchsten Schadenquote ermittelt. Dies schafft Transparenz und gibt einen Überblick über mögliche Risiken und Kosten, die dem Unternehmer oft gar nicht bewusst sind.

Anhand dieser Schadenschwerpunkte lassen sich Maßnahmen ermitteln, die der Vermeidung und/oder Verminderung von Schäden dienen sollen. Maßnahmen sind hierbei immer auf die im Unternehmen vorherrschende Schadenursache anzupassen und abzustimmen.

Ein wesentlicher Bestandteil dieses Maßnahmenkatalogs kann die Durchführung der Fahrerunterweisung sein. Je nach Fuhrparkzusammensetzung sind hier direkt mehrere Aspekte zu berücksichtigen, denn die Fahrerunterweisung unterscheidet sich, je nachdem, welcher Fahrzeugtyp im Einsatz ist. Bei Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor kann die normale Pkw Fahrerunterweisung durchgeführt werden. Ist ein E-Fahrzeug im Einsatz, sind spezielle Aspekte rund um die Elektromobilität zu unterweisen. Bei Fahrzeugen über 3,5 Tonnen kommen weitere Anforderungen an die Fahrerunterweisung hinzu. Auch das Thema Ladungssicherung hat eine besondere Bedeutung und muss berücksichtigt werden. Wichtig bei der Fahrerunterweisung im Fuhrpark ist also die genaue Differenzierung. Grundlage für die durchzuführende Fahrerunterweisung bildet dabei immer die individuelle Gefährdungsbeurteilung.

Durch den Maßnahmenkatalog reduzieren Sie nicht nur die Entstehung von Schäden, sondern die Fahrerunterweisung trägt langfristig zu einer höheren Sicherheit in Ihrem Unternehmen bei. Eine Verringerung der Schadensbilanz kann somit auch Auswirkungen auf die Versicherungsprämien haben, da viele Versicherer, gerade im Flottenbereich, die Beiträge u. a. unter Berücksichtigung des Schadenverlaufs ermitteln.

Aber nicht nur die Fahrerunterweisung kann dazu beitragen, dass Schäden an Fahrzeugen und im Fuhrparkmanagement reduziert werden. Ein weiterer Aspekt ist die regelmäßige Überprüfung der Fahrzeuge. Hierzu zählt zum einen die Durchführung der UVV-Prüfung zum anderen aber auch die Einhaltung von Wartungs- und Inspektionsterminen.

Ein weiterer Aspekt ist die Sensibilisierung der Mitarbeiter. Durch eine offene und regelmäßige Kommunikation mit den Mitarbeitern kann ein einheitliches Verständnis für sicherheitsgerechtes Verhalten geschaffen werden. Dies trägt ebenfalls dazu bei, dass Risiken im Unternehmen langfristig reduziert werden können.

Die einzelnen Bestandteile des Risk Managements im Fuhrparkmanagement sind demnach:

• Auswertung der Schäden sowie Verschleiß- und Verbrauchskosten
• Senkung von Bezugskosten
• Sensibilisierung der Mitarbeiter zur Verhütung von Schäden

Checkliste zum Risk Management im Fuhrpark

Unsere Checkliste zum Risk Management hebt einige Aspekte hervor, auf die sich bei der Analyse der Schadensituation ein Blick lohnt.

Identifizierung von Anforderungen an verschiedene Risikobereichen:

• Welche Anforderungen werden an Fahrzeuge gestellt und werden diese bereits vollständig eingehalten? Anforderungen können zum Beispiel sein: Einsatzzweck der Fahrzeuge, regelmäßige Überprüfungen und integrierte Sicherheitssysteme
• Welche Anforderungen werden Fahrer gestellt? Zu den Anforderungen zählen beispielsweise: Schulung der Fahrer je nach Fahrzeugtyp und Fahrzeugklasse, Information über betriebliche Sicherheitsrichtlinien und Anweisungen
• Welche Anforderungen werden an Betriebsabläufe im Fuhrparkmanagement gestellt?
• Welche Anforderungen werden an das Fuhrparkmanagement generell gestellt?

Auswertung der Schäden:

• Regelmäßige, detaillierte Schadenanalysen (Schadenanzahl, -aufwand, -häufigkeit, -zeiten, -orte und -ursachen)
• Differenzierung der Schäden (nach Höhe, Art der Schäden, Selbstbeteiligungsfällen)
• Differenzierung der Schäden nach Unternehmensbereichen
• Unfallgespräche mit den Fahrern

Auswertung von Verschleiß- und Verbrauchskosten:

• Analyse des Treibstoffverbrauchs und weiterer Verbrauchskosten (z. B. Öl)
• Analyse der Verschleißkosten (z. B. Anschaffung neuer Reifen)

Senkung der Bezugskosten:

• Analyse der Leasingrückgabekosten

Sensibilisierung der Mitarbeiter:

• Informations- und Kommunikationsmaßnahmen für Fahrer (z. B. Newsletter, Informationsbroschüren, Fahrerbesprechungen u. ä.)
• Incentivierungsmodelle bei unfallfreiem/-bzw. unfallarmem Fahren inkl. Informationen an die Fahrer zur aktuellen Schadenhöhe

Weitere mögliche Präventionsmaßnahmen:

• Ausstattung von Fahrzeugen mit Fahrerassistenzsystemen (PDC, Spurhalteassistent, Abstandsregler usw.)
• Analyse der Tagesabläufe der Fahrer inkl. der Routen auf Basis der ermittelten Schäden (ggf. Anpassung der Routen bei Schadenhäufigkeit)
• Seminare für Fahrer und Führungskräfte, Fahrsicherheitstrainings sowie die regelmäßige Fahrerunterweisung

Die Einrichtung eines erfolgreichen Risk Managements bietet also viele Vorteile. Neben der Senkung der Selbstbeteiligungskosten durch weniger Schadenfälle können langfristig auch Kosten wie Treibstoffkosten, Leasingrückgabekosten, Stillstands- und Ausfallkosten sowie unfallbedingte Krankheitskosten vermieden werden.