Arbeitsplatz Auto: Wissenswertes für den Fuhrpark

Inhaltsverzeichnis:

• Definition Firmenwagen
• Arbeitsrechtliche Sachverhalte
• Fahrzeugausstattung
• Arbeitsplatz Firmenwagen
• Digitale Unterstützung für den Fuhrpark
• Checkliste: Den Arbeitsplatz Firmenwagen sicher gestalten

Definition Firmenwagen

Eine gesetzliche Definition des Begriffs „Firmenwagen“ oder „Dienstwagen“ gibt es nicht. Es gibt jedoch einige Kriterien, die zur Einordnung herangezogen werden können. Aus steuerrechtlicher Sicht kann es sich um einen Firmenwagen handeln, wenn dieser dem Betriebsvermögen zugeordnet werden kann. Außerdem kann von Dienstwagen gesprochen werden, wenn das Fahrzeug überwiegend für betriebliche Zwecke genutzt.

Darüber hinaus regelt die Betriebssicherheitsverordnung in den Paragrafen 1 & 2 BetrSichV, ob es sich bei einem Fahrzeug um ein Arbeitsmittel handelt.

Arbeitsrechtliche Sachverhalte

Die Einzelheiten der Fahrzeugüberlassung lassen sich in einer Dienstwagenvereinbarung (Car Policy) zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer regeln. Diese Regelungen enthalten allgemeingültige Rahmenbedingungen der Dienstwagenüberlassung (z.B. Kreis der Berechtigten, Nutzungsumfang, Fahrzeugauswahl etc.), sodass man im Arbeitsvertrag im Wesentlichen nur noch auf diese Car Policy verweisen muss.

Neben den reinen Vorschriften zur eigentlichen Überlassung des Firmenwagens gilt es auch Regelungen für die private Nutzung und die Überlassung an Dritte zu treffen. Der Mitarbeiter sollte immer abwägen, ob sich die private Nutzung des Firmenwagens lohnt - hierzu ist die Berechnung des geldwerten Vorteils zu berücksichtigen.

Arbeitsrechtlich ebenfalls von Bedeutung ist, wie z. B. mit längeren Erkrankungen, Elternzeit und Mutterschutz oder der Altersteilzeit umgegangen wird, wenn das Unternehmen seinem Mitarbeiter einen Dienstwagen überlässt. Aber auch der Widerruf bzw. die Rückgabe des Dienstfahrzeugs muss vorab genau definiert werden.

Fahrzeugausstattung

Bereits vor der Benutzung des Fahrzeugs als Firmenwagen ist der Fuhrparkleiter gefragt, denn er ist, ggf. gemeinsam mit dem Mitarbeiter, dafür verantwortlich, das geeignete Fahrzeug auszuwählen. Hier sind unterschiedliche Kriterien zu beachten, denn diese müssen auf die Bedürfnisse und Arbeitsumstände der Mitarbeiter ausgerichtet sein.

Vorab ist ein Anforderungsprofil zu erstellen. Wichtige Fragestellungen können sein:

• Wie oft wird das Fahrzeug genutzt?
• Wofür wird das Fahrzeug benutzt?
• Wird mit dem Fahrzeug z. B. Material transportiert?
• Sind besondere Ausstattungsmerkmale (z. B. Freisprechanlage) neben der Basisausstattung erforderlich?
• Gibt es besondere Anforderungen an die Bereifung? Fährt der Mitarbeiter z. B. oft in Regionen mit einer hohen Schneefallwahrscheinlichkeit?
• Sind nachträgliche Umbauten am Fahrzeug erforderlich?

Muss der Mitarbeiter und Dienstwagennutzer bspw. viele Materialien transportieren, lohnt sich die Anschaffung eines Kombis oder die Nutzung eines Kleintransporters. In beiden Fällen sind Vorkehrungen zu treffen, um die ordnungsgemäße Ladungssicherung im Fahrzeug zu gewährleisten.

Arbeitsplatz Firmenwagen

Der Dienstwagen ist für viele Mitarbeiter der eigentliche Arbeitsplatz- nicht nur während der Fahrt. Verbringt der Mitarbeiter viel Zeit im Firmenwagen, muss der Fuhrparkmanager Vorkehrungen treffen, damit der Arbeitsplatz „Auto“ sicher ist.

Wesentliche Bestandteile der Arbeitsplatzsicherheit sind die regelmäßige Überprüfung des Fahrzeugs sowie die regelmäßige Unterweisung der Mitarbeiter. Beide Pflichten tragen maßgeblich dazu bei, dass der Arbeitsplatz „Auto“ sicher gestaltet ist.

Fahrzeugkontrollen und Fahrzeugprüfungen

Wird das Fahrzeug betrieblich genutzt, sind verschiedene Untersuchungen durchzuführen. Zur Gewährleistung eines betriebssicheren Zustands des Fahrzeugs muss jährlich eine Fahrzeugprüfung nach Unfallverhütungsvorschriften erfolgen. Diese erfolgt ergänzend zur Hauptuntersuchung und den regelmäßigen Inspektionen des Fahrzeugs.

Fahrerunterweisungen

Die regelmäßige Unterweisung der Mitarbeiter, die einen Firmenwagen bedienen, ist ebenfalls notwendig. Diese können als Präsenzveranstaltung umgesetzt werden - flexibler und effektiver sind jedoch digitale Alternativen mittels E-Learning.

Digitale Unterstützung für den Fuhrpark

Um das Fuhrparkmanagement zu entlasten, bietet sich der Einsatz digitaler Lösungen an. So lassen sich Fahrerunterweisungen, Fahrzeugprüfungen und die Verwaltung von Fahrzeugen einfach und zeitsparend umsetzen.

Mit LapID können Fuhrparkverantwortliche bspw. aus verschiedenen Fahrerunterweisungen wählen, je nach Fahrzeugtyp und individueller Anforderung. Darüber hinaus können Aufgaben und Termine für Fahrzeuge, wie die nächste Wartung oder die anstehende UVV-Prüfung nachgehalten werden. Die Fahrer werden dabei automatisch an den nächsten Termin erinnert und die Durchführung wird sicher im System dokumentiert. Durch die integrierte Dokumentenverwaltung sind außerdem jederzeit alle Unterlagen verfügbar und können bei Bedarf eingesehen werden.

Checkliste: Den Arbeitsplatz Firmenwagen sicher gestalten

• Status des Fahrzeugs klären: Liegt steuer- und arbeitsrechtlich ein Firmen-/Dienstwagen vor (Betriebsvermögen, überwiegend betriebliche Nutzung)?
• Car Policy aufsetzen: Berechtigte, Nutzungsumfang, Fahrzeugauswahl und Ausstattung verbindlich regeln.
• Private Nutzung und Überlassung an Dritte regeln (inkl. geldwertem Vorteil).
• Sonderfälle definieren: längere Erkrankung, Elternzeit, Mutterschutz, Altersteilzeit sowie Widerruf und Rückgabe.
• Anforderungsprofil für die Fahrzeugauswahl erstellen (Nutzungshäufigkeit, Materialtransport, Bereifung, Umbauten).
• Ladungssicherung gewährleisten, wenn Material transportiert wird.
• Jährliche UVV-Fahrzeugprüfung sicherstellen – ergänzend zu Hauptuntersuchung und Inspektionen.
• Regelmäßige Fahrerunterweisung durchführen (Präsenz oder effizienter per E-Learning).
• Prävention und Gesundheit mitdenken: Gefährdungsbeurteilung als Basis, Pausenzeiten, technische und organisatorische Maßnahmen.
• Prozesse digital nachhalten: Termine, Erinnerungen und Nachweise zentral dokumentieren.