Arbeitsplatz Auto: Wissenswertes für den Fuhrpark

Für viele stellt der Firmenwagen nicht nur eine Zusatzleistung zum Gehalt oder ein Statussymbol dar, es handelt sich viel mehr um den eigentlichen Arbeitsplatz des Mitarbeiters. Hier gelten besondere Anforderungen. Darunter fällt unter anderem die Durchführung der Fahrerunterweisung nach UVV aber auch die regelmäßige Fahrzeugprüfung.

Definition Firmenwagen

Eine gesetzliche Definition des Begriffs „Firmenwagen“ oder „Dienstwagen“ gibt es nicht. Es gibt allerdings einige Kriterien, die zur Einordnung herangezogen werden können. Aus steuerrechtlicher Sicht kann der Firmenwagen dem Betriebsvermögen zugeordnet werden. Eine Zuordnung zum Betriebsvermögen ist jedoch nur dann erforderlich, wenn der Firmenwagen mit über 50 Prozent betrieblich genutzt wird. Der Firmenwagen kann darüber hinaus optional zum Betriebsvermögen hinzugerechnet werden, wenn er mindestens zu 10 Prozent betrieblich genutzt wird. Liegt der Nutzungsanteil darunter, zählt der Firmenwagen zum Privatvermögen des Unternehmens.

Darüber hinaus regeln die Paragrafen 1 & 2 BetrSichV, ob es sich bei einem Fahrzeug um ein Arbeitsmittel handelt.

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Arbeitsrechtliche Fragestellungen

Die Einzelheiten der Fahrzeugüberlassung lassen sich in einer Dienstwagenvereinbarung (Car Policy) zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer regeln. Diese Regelungen enthalten allgemeingültige Rahmenbedingungen der Dienstwagenüberlassung (Kreis der Berechtigten, Fahrzeugauswahl, Ausstattungsvorgaben, Unterhaltskosten, Umfang der Nutzung etc.), sodass man im Arbeitsvertrag im Wesentlichen nur noch auf diese Car Policy verweisen muss.

Neben den reinen Vorschriften zur eigentlichen Überlassung des Firmenwagens gilt es auch Regelungen für die private Nutzung und die Überlassung an Dritte zu treffen. Der Mitarbeiter sollte immer abwägen, ob sich die private Nutzung des Firmenwagens lohnt - hierzu ist die Berechnung des geldwerten Vorteils zu berücksichtigen.

Arbeitsrechtlich ebenfalls von Bedeutung ist, wie z. B. mit längeren Erkrankungen, Elternzeit oder Mutterschutz umgegangen wird, wenn das Unternehmen seinem Mitarbeiter einen Dienstwagen überlässt. Aber auch der Widerruf bzw. die Rückgabe des Dienstfahrzeugs muss vorab genau definiert werden.

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Fahrzeugausstattung

Bereits vor der Benutzung des Fahrzeugs als Firmenwagen ist der Fuhrparkleiter gefragt, denn er ist, gegebenenfalls gemeinsam mit dem Mitarbeiter, dafür verantwortlich, das geeignete Fahrzeug auszuwählen. Hier sind unterschiedliche Kriterien bei der Auswahl des Fahrzeugs zu beachten, denn diese müssen auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter ausgerichtet sein.

Vorab ist ein Anforderungsprofil zu erstellen. Wichtige Fragestellungen können sein:

Wie oft wird das Fahrzeug genutzt?
Wird mit dem Fahrzeug z. B. Material transportiert?
Sind besondere Ausstattungsmerkmale (z. B. Freisprechanlage) neben der Basisausstattung erforderlich?
Gibt es besondere Anforderungen an die Bereifung? Fährt der Mitarbeiter z. B. oft in Regionen mit einer hohen Schneefallwahrscheinlichkeit?
Sind nachträgliche Umbauten am Fahrzeug erforderlich?

Muss der Mitarbeiter und Dienstwagennutzer beispielsweise viele Materialien transportieren, lohnt sich die Anschaffung eines Kombis oder die Nutzung eines Kleintransporters. In beiden Fällen sind Vorkehrungen zu treffen, um die ordnungsgemäße Ladungssicherung im Fahrzeug zu gewährleisten. Mehr dazu in unseren weiteren Beiträgen:

Arbeitsplatz Firmenwagen

Wie bereits erwähnt, stellt der Dienstwagen für viele Mitarbeiter den eigentlichen Arbeitsplatz dar und das nicht nur, wenn der Mitarbeiter hauptsächlich hinter dem Steuer sitzt. Verbringt der Mitarbeiter während seiner beruflichen Tätigkeit sehr viel Zeit im Firmenwagen, muss der Fuhrparkleiter entsprechende Vorkehrungen treffen, damit der Arbeitsplatz „Auto“ sicher ist.

Wesentliche Bestandteile der Arbeitsplatzsicherheit sind in diesem Zusammenhang die regelmäßige Überprüfung des Fahrzeugs entsprechend der Vorgaben der Berufsgenossenschaft und der DGUV sowie die regelmäßige Unterweisung der Mitarbeiter nach Unfallverhütungsvorschriften.

Im Umgang mit dem Fahrzeug sind verschiedene Untersuchungen durchzuführen. Wird das Fahrzeug betrieblich genutzt, reichen regelmäßige Inspektionen oder die Hauptuntersuchung nicht aus. Zur Sicherstellung eines betriebssicheren Zustands des Fahrzeugs muss jährlich eine Fahrzeugprüfung nach Unfallverhütungsvorschriften erfolgen.

Mehr Informationen zur Fahrzeugprüfung nach UVV finden Sie in unseren Beiträgen:

Die regelmäßige Unterweisung der Mitarbeiter, die einen Firmenwagen bedienen, ist ebenfalls notwendig. In der Regel findet diese als Präsenzveranstaltung statt. Es gibt jedoch bereits heute sehr gute Alternativen mittels E-Learning.

Mehr Informationen zur Fahrerunterweisung nach UVV finden Sie in unseren Beiträgen:

Beide Pflichten tragen maßgeblich dazu bei, dass der Arbeitsplatz „Auto“ sicherer gestaltet ist. Ergänzt werden können diese Anforderungen durch das sogenannte Prinzip der Prävention. Dieses teilt sich in die folgenden Bereiche auf:

Substitution
Technische,
Organisatorische und
Personenbezogene Maßnahmen

Voraussetzung hierfür ist eine durchgeführte Gefährdungsbeurteilung, die auch als Grundlage für die Fahrzeugprüfung und Fahrerunterweisung dient. Technische, organisatorische und personenbezogene Maßnahmen können dabei sein:

Hilfsmittel (z. B. Abbiegeassistenten) und Veränderungen baulicher oder technischer Arbeitsplatzbedingungen.
Sicherstellung der Eignung der Mitarbeiter, Definition und Nachprüfung von Pausenzeiten und die direkte Beteilung der Mitarbeiter.
Maßnahmen der Gesundheitsförderung, Ausgleichsübungen und arbeitsmedizinische Vorsorge.

Der aktive Einbezug der Mitarbeiter trägt wesentlich dazu bei, dass das Auto als Arbeitsplatz sicherer wird. Neben den rechtlich erforderlichen Maßnahmen wie der UVV-Prüfung und der UVV-Unterweisung können Fuhrparkverantwortliche ihre Dienstwagenfahrer mit weiteren Informationen unterstützen. Hierzu zählen z. B. auch Tipps, wie man sich in stressigen Situationen verhält. Eine Übersicht möglicher unterstützender Informationen für Ihre Mitarbeiter finden Sie hier: