Fahrzeugübergabe von Dienstwagen: Fahrzeugübergabeprotokoll & Co.

Egal, ob beim Autokauf und -verkauf oder beim Wechsel des Dienstwagenfahrers – im Fuhrparkmanagement gibt es zahlreiche Situationen, in welchen der Dienstwagen übergeben wird. „Schlüsselausgabe, Einsteigen und Losfahren“ – daran mag man jetzt vielleicht denken. Doch bei der Fahrzeugübergabe im Fuhrpark ist wesentlich mehr zu beachten als die bloße Schlüsselübergabe. Wir fassen Ihnen die wichtigsten Punkte zusammen.

Wann und zwischen wem kommt es zur Fahrzeugübergabe?

Die Übergabe eines Dienstfahrzeugs gehört zu den gängigen Aufgaben im Fuhrparkmanagement. Sie findet unter anderem statt bei

der Herausgabe eines Dienstwagens an (neue) Mitarbeiter
der Übergabe von Poolfahrzeugen
der Fahrzeugübergabe bzw. -rückgabe beim Leasinggeber
dem Kauf eines Fahrzeugs: Übergabe von Händler zu Unternehmen/ Fahrer
der Veräußerung des Fahrzeugs: Übergabe an Nachbesitzer

Neben den unternehmensinternen Regelungen für die Übergabe von Fahrzeugen beeinflusst nicht selten auch der Gesetzgeber die Übergabebestimmungen. Nachfolgend schauen wir uns das Szenario der Fahrzeugübergabe an Mitarbeiter genauer an.

Bei der Fahrzeugübergabe: Protokoll

Wird ein Firmenfahrzeug an einen Mitarbeiter übergeben, sollte dies schriftlich fixiert werden – ähnlich wie es auch bei der Übergabe eines Mietwagens ist. Im Rahmen eines Protokolls zur Fahrzeugübergabe werden neben wesentlichen Angaben zum Fahrzeug auch die Namen der involvierten Personen sowie Informationen zum technischen Zustand des Fahrzeugs festgehalten. Das Fahrzeugübergabeprotokoll enthält meist folgende Angaben:

Amtliche Fahrzeugkennzeichen
Fahrzeugtyp
Kilometerstand
Anzahl herausgegebener Schlüssel
Bruttolistenpreis des Fahrzeugs
Namen der Beteiligten (i. d. R. Fuhrparkverantwortlicher und Fahrer)
Schäden am Fahrzeug im Rahmen einer Sichtprüfung von außen und innen (u. a. Kratzer oder Beulen im Fahrzeug, Beschädigungen an den Reifen)
Funktionsfähigkeit des Fahrzeugs (sind beispielsweise Spiegel, Lichtanlage, Bremsen oder Scheibenwischer funktionstüchtig?)
Zubehör im Fahrzeug (z. B. Warndreieck, Verbandkasten, Kfz-Schein, Fahrtenbuch, Tankkarte, Navigationsgerät)
Sauberkeit des Fahrzeugs, denn an und in Fahrzeugen ist einwandfreie Hygiene unerlässlich (sind die Scheiben frei? Sind Sitz- und Ablageflächen sauber?)

Ergänzt wird das Übergabeprotokoll meist durch eine Checkliste, die alle Zubehörteile im Fahrzeug auflistet. Es empfiehlt sich ein standardisiertes Protokoll zu verwenden, damit vor allem Mängel und Schäden kontinuierlich geprüft werden können. Werden schwerwiegende Mängel oder Schäden am Fahrzeug festgestellt, darf der Fahrbetrieb nicht aufgenommen werden und der Fuhrparkverantwortliche muss erst dafür Sorge tragen, dass das Fahrzeug wieder funktionstüchtig ist. Nach erfolgreicher Überprüfung unterzeichnen der Fahrzeughalter bzw. Fuhrparkmanager und der Fahrer das Protokoll. Wird ein vorhandenes Fahrzeug unmittelbar von einem anderen Mitarbeiter übernommen, ist auch dieser in die Übergabe involviert. Alle Beteiligten erhalten eine Ausführung des Übergabeprotokolls.

Übergabeprotokoll bei Poolfahrzeugen?

Die Dokumentation der Fahrzeugübergabe betrifft übrigens nicht nur Fahrer, welche einen festzugeordneten Dienstwagen erhalten. Auch bei der Übergabe von Poolfahrzeugen müssen etwaige Schäden sowie Informationen rund um Fahrzeug und Fahrer festgehalten werden. Bei Poolfahrzeugen sollte also vor jeder Fahrt ein Protokoll angefertigt werden.

Vor der Fahrzeugübergabe

Erstmalige Aushändigung des Dienstwagens: Ersteinweisung

Eine Fahrzeugübergabe im Fuhrpark findet auch dann statt, wenn ein Mitarbeiter ein neues Fahrzeug erhält oder ein vorhandenes Fahrzeug an neue Mitarbeiter ausgehändigt wird. Dann ist selbstverständlich auch der Ist-Zustand des Fahrzeugs zu dokumentieren. Zusätzlich muss der Fahrer jedoch noch mit dem Fahrzeug vertraut gemacht werden. Die sogenannte Ersteinweisung ist von der Berufsgenossenschaft vorgeschrieben und dient dazu, den Fahrer mit der Technik des Fahrzeugs vertraut zu machen und so vor allem in Gefahrensituationen adäquat reagieren zu können. Es geht folglich um technische Gegebenheiten und Systeme im Fahrzeug, die von Modell zu Modell unterschiedlich sein können. So gibt es bereits Unterschiede bei Heck-, Front- oder Allradantrieb, aber auch Fahrassistenzsysteme sind in Fahrzeugen in unterschiedlicher Anzahl und Ausführung vorhanden. Die Ersteinweisung in das Fahrzeug wird in der Regel vom Händler, einem externen Dienstleister oder dem Autohaus direkt vor Ort übernommen und kann nicht in Form einer elektronischen Unterweisung durchgeführt werden. Auch, wenn die Ersteinweisung nur bei erstmaliger Fahrzeugübergabe durchgeführt werden muss, kann es sinnvoll sein, entsprechende Dokumente im Fahrzeug zu hinterlegen, die die wichtigsten technischen Besonderheiten des Fahrzeugs nochmal zusammenfassen. Das unterstützt insbesondere Poolfahrzeugnutzer, die nicht regelmäßig mit demselben Fahrzeug unterwegs sind. Zusätzlich sollte darauf geachtet werden, dass sich in jedem Dienstfahrzeug das Handbuch befindet, in welchem die Fahrer im Bedarfsfall nachsehen können.

Fahrerunterweisung nach UVV

Neben der technischen Einführung in das Fahrzeug im Rahmen der Ersteinweisung muss eine Unterweisung von Fahrern im Umgang mit dem Fahrzeug im Straßenverkehr und bei Gefahrensituationen stattfinden. Die Fahrerunterweisung muss regelmäßig, mindestens jedoch ein Mal pro Jahr, erfolgen. Sie ist also wiederkehrend und findet nicht zeitgleich mit der Fahrzeugeinweisung bei der ersten Übergabe an den Fahrer statt. Die Fahrerunterweisung nach UVV ist also klar von der Ersteinweisung zu trennen. Rechtlich fußt die Fahrerunterweisung auf der Tatsache, dass das Fahrzeug gemäß Paragraf 1 Abs. 1 der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) als Arbeitsmittel verstanden wird und somit Maßnahmen zur Sicherstellung des Arbeitsschutzes und der Gesundheit des Mitarbeiters ergriffen werden müssen. Aus den Grundlagen des Arbeitsschutzgesetzes, der Straßenverkehrsordnung und den DGUV-Vorschriften ergibt sich wiederum die Notwendigkeit für die Fahrerunterweisung und deren Inhalte. Die Fahrerunterweisung betrifft alle Mitarbeiter im Unternehmen, die einen Dienstwagen nutzen dürfen – unabhängig davon, ob dieser fest zugewiesen ist oder im Pool genutzt wird. Wird die Fahrerunterweisung in regelmäßigen Abständen wiederholt, ist es nicht notwendig, die Unterweisung vor jeder Fahrt bzw. bei jeder Schlüsselübergabe durchzuführen.

Weitere Infos zur Fahrerunterweisung nach UVV im Fuhrpark:

Führerscheinkontrolle

Nicht nur die Vorgaben des Arbeitsschutzes spielen bei der Fahrzeugübergabe eine Rolle, auch das Thema Halfterhaftung muss im Blick behalten werden. Denn sobald Dienstwagen im Unternehmen an Mitarbeiter ausgehändigt werden sollen, müssen die künftigen Fahrer eine gültige Fahrerlaubnis vorlegen. Diese Prüfung muss dann auch in regelmäßigen Abständen kontrolliert und dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass es seit der Erstprüfung nicht zum Verlust des Führerscheins gekommen ist. Die rechtlichen Grundlagen dafür ergeben sich vor allem aus Paragraf 21 StVG. Dafür verantwortlich ist der Halter des Fahrzeugs, sprich das Unternehmen. Dieses kann die Pflicht zur regelmäßigen Prüfung allerdings ans seine Mitarbeiter, wie beispielsweise im Fuhrparkmanagement oder im Personalwesen, delegieren. Bei Nichteinhaltung der Führerscheinkontrollen riskieren Unternehmen und Fuhrparkverantwortliche hohe Strafen, die von der Zahlung von Bußgeldern bis hin zur Freiheitsstrafe reichen.

Bei der erstmaligen Fahrzeugübergabe muss sich der Fuhrparkverantwortliche im Vorfeld den Führerschein zeigen lassen oder den Führerschein mittels eines elektronischen Systems erfassen und prüfen. Im Anschluss werden regelmäßige Folgekontrollen durchgeführt. Bei Fahrern, die nicht über einen festzugeordneten Dienstwagen verfügen und den Fahrzeugpool lediglich sporadisch nutzen, empfiehlt sich zudem bei jeder Fahrzeugübergabe, also vor jedem Fahrtantritt, mit Aushändigung des Schlüssels den Führerschein auf seine Gültigkeit zu überprüfen.

Mehr zur Führerscheinkontrolle im Fuhrpark:

Fahrtüchtigkeit: einen zweiten Blick riskieren

Ist sowohl das Fahrzeug in einem sicherheitsgerechten Zustand und der Fahrer über die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen instruiert, sollte bei der Fahrzeugübergabe auch der physische und psychische Zustand des Fahrers geprüft werden. Eine Aushändigung an Fahrer, die beispielsweise unter Drogen- und Medikamenteneinfluss stehen oder Alkohol konsumiert haben, stellen für sich selbst und andere ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar. Kommt das Unternehmen seinen Halterpflichten nach und befolgt arbeitsschutzrechtliche Vorgaben, besteht zwar kein Haftungsrisiko mehr, aber dennoch steht das Wohlbefinden des Mitarbeiters selbstredend an erster Stelle.