Wie funktioniert eine wirksame Delegation im Fuhrparkmanagement?

In der Regel steht das Unternehmen, das den Fuhrpark betreibt bzw. welches das Geschäftsfahrzeug angeschafft hat, selbst in der Halterverantwortung. Für das Unternehmen haften zuallererst deren vertretungsberechtigte Geschäftsführungsorgane. Bei der GmbH ist dies der GmbH-Geschäftsführer und bei der Aktiengesellschaft deren Vorstand. Kann oder will die Geschäftsleitung die Halterpflichten für Firmenfahrzeuge nicht persönlich wahrnehmen - z. B. eine Führerscheinkontrolle höchstpersönlich durchführen - sollte eine Übertragung dieser Pflichten im Wege der Aufgabendelegation erfolgen.

Auf einen Blick:

Halterpflichten im Fuhrpark können delegiert werden. Dazu zählt u. a. die Führerscheinkontrolle. Die Delegation erfolgt zum Beispiel über den Arbeitsvertrag, sie sollte ausdrücklich und schriftlich dokumentiert werden. Die Halterpflicht schließt die Haftung mit ein. Die Delegation ist nur dann wirksam, wenn eine zuverlässige, sachkundige Person beauftragt wird. Es ist möglich, die Pflichten an mehr als eine Person zu delegieren (z. B. ein Fuhrparkverantwortlicher pro Standort). Der Halter muss trotz Delegation der Pflichten kontrollieren, ob diese erfüllt werden und diese Kontrollen dokumentieren.

Delegation der zivilrechtlichen Halterpflichten auf die Fuhrparkleitung

Die Halterpflichten können von der Geschäftsführung eines Unternehmens auf andere ausgewählte Personen im Unternehmen, wie einen (internen) Fuhrparkleiter, übertragen bzw. delegiert werden. Diese Pflichtendelegation kann auf ganz unterschiedliche Weise erfolgen:

• über gesetzliche Vorschriften
• über den Arbeitsvertrag
• über die zum Arbeitsvertrag gehörende Stellenbeschreibung des Fuhrparkleiters
• aus der Funktion, in welcher der jeweilige Mitarbeiter (und sei es nur als quasi-nebenberuflicher Fuhrparkleiter) faktisch tätig ist
• aufgrund einer gesonderten Beauftragung oder sonstigen einzelvertraglichen Regelung.

Vertraglich zu regeln wäre auch die Delegation an externe Fuhrparkleiter oder Unternehmen.

Delegation – aber wie?

Eine Delegation von Halterpflichten kann formfrei erfolgen. Aus Nachweisgründen sollte sie aber stets ausdrücklich und möglichst schriftlich dokumentiert werden. Aus dieser Pflichtendelegation resultiert dann zwangsläufig auch eine Übertragung der Haftung. Mit einer Delegation der Halterverantwortlichkeit kann die Geschäftsleitung also ihre eigene Haftung entweder einschränken oder sogar völlig ausschließen.

Eine wirksame Pflichtendelegation setzt jedoch voraus, dass die Geschäftsführung als verantwortlichen Fuhrparkleiter eine zuverlässige, erprobte und sachkundige Person mit der Erfüllung der Halterpflichten ausdrücklich beauftragt hat.

Besonders wichtig ist, dass die Erfüllung der Halterpflichten „in eigener Verantwortung“ des ausgewählten Fuhrparkleiters liegt. Erforderlich ist, dass der Fuhrparkleiter als Halterbeauftragter der Geschäftsleitung eine klare Vorstellung von der Art und Umfang der von ihm in eigener Verantwortung zu erfüllenden Tätigkeiten hat. Außerdem muss er die Befugnis erhalten, die zur Erfüllung dieser Pflichten notwendigen Entscheidungen selbständig und ohne Weisung des Halters oder dessen gesetzlichen Vertreters zu treffen.

Folgen einer wirksamen Delegation

Einen durch Pflichtendelegation in die Halterverantwortung genommenen Fuhrparkmanager treffen die Pflichten eines Fahrzeughalters unmittelbar. Eine weitergehende Pflichtendelegation „nach unten“ in der Hierarchie der Fuhrparkverwaltung ist nur möglich, wenn sie ausdrücklich gestattet wurde. So kann es Sinn machen, trotz einer zentralen Organisation des Fuhrparks bei mehreren Standorten sogenannte lokale Fuhrparkverantwortliche für die Pflichtendelegation auszuwählen. Damit werden zugleich nicht unerhebliche zivil- und strafrechtliche Haftungsrisiken begründet. So droht z.B. bei Schadenfällen mit Verletzung zivilrechtlicher Halterpflichten eine Schadensersatzhaftung bis hin zu einem Regress des Fuhrparkbetreibers gegen den Fuhrparkleiter. Eine entsprechende Vermögensschadenhaftpflichtversicherung sollte daher nicht fehlen.

Delegation – was wird eigentlich übertragen?

Der Fuhrparkleiter muss als Verantwortlicher für die Firmenfahrzeuge und für deren Zustand im öffentlichen Straßenverkehr Kontrollpflichten (Flottenwartung) wahrnehmen, um eine Haftung zu begrenzen oder auszuschließen. Dazu gehören die regelmäßige Kontrolle der Verkehrssicherheit der Fahrzeuge und die Kontrolle des Führerscheins. Der Fuhrparkleiter kann sich dabei nicht auf Auskünfte der Fahrer verlassen. Er muss vielmehr die Kontrollen selbst vornehmen oder vornehmen lassen und eine Dokumentation dieser zu Nachweiszwecken sicherstellen.

Haftung der Geschäftsleitung trotz Pflichtendelegation

Mit der Delegation alleine ist es nicht getan. Der Satz „aus den Augen, aus dem Sinn“ gilt hier nicht. Die Delegation der Halterpflichten auf die Fuhrparkleitung darf für die Geschäftsleitung also kein Grund sein, die Hände in den Schoß zu legen. So kann die Geschäftsleitung zwar ihre Halterverantwortlichkeit für die Verkehrssicherheit der Firmenfahrzeuge auf andere Personen übertragen, dennoch bleiben gewisse Überwachungspflichten der Geschäftsleitung gegenüber dem Fuhrparkmanagement bestehen. Die Unternehmensleitung haftet nämlich weiterhin subsidiär nach den Grundsätzen der Organ- und Vertreterhaftung nach Paragraf 14 Abs. 1 Nr. 1,2,3 StGB bzw. nach Paragraf 9 Abs. 1 Nr. 1,2,3 OWiG.

Zu beachten ist insbesondere, dass eine Pflichtendelegation nicht die eigene originäre Verantwortlichkeit der Unternehmensleitung für die Bestellung, sorgfältige Auswahl und Überwachung von Aufsichtspersonen nach Paragraf 130 OWiG ersetzen kann. Fehlt die Organisation des Fuhrparks völlig oder ist diese mangelhaft, verbleibt es bei der Haftung der Unternehmensleitung. Daher ist die regelmäßige Überwachung der Fuhrparkleitung durch die Geschäftsleitung mittels stichprobenartiger und unangekündigter Kontrollen geboten. Es versteht sich von selbst, dass diese Kontrollen zu dokumentieren sind.

Auf Aktualität geprüft am 27.04.2021.