Wann ist eine unterjährige Unterweisung sinnvoll?

Inhaltsverzeichnis:

• Rechtsgrundlage: Unterweisungpflicht
  • Wann sind Unterweisungen notwendig?
  • Wann sind halbjährliche Unterweisungen vorgeschrieben?
• Welche Gründe sprechen für die Verkürzung von Unterweisungsintervallen?
• Wie können kürzere Unterweisungsintervalle umgesetzt werden?
• Dokumentationspflicht bei Unterweisungen
• So unterstützt Sie LapID bei der Umsetzung von Unterweisungen

Rechtsgrundlage: Unterweisungspflicht

Rechtlich begründet sind die Unterweisungen im Arbeitsschutzgesetz. Neben dem Arbeitsschutzgesetz muss zusätzlich die DGUV Vorschrift 70 berücksichtigt werden.

Die Fahrerunterweisung, die durch die DGUV Vorschrift 70 vorgeschrieben wird, sollte nach gesetzlichen Vorgaben bspw. mindestens jährlich wiederholt werden. Bei Bedarf kann das Intervall zwischen zwei Unterweisungsterminen auch kürzer ausfallen.

Wann sind Unterweisungen notwendig?

Grundsätzlich sind Unterweisungen vor dem ersten Arbeitsbeginn durchzuführen oder bei Versetzung in einem neuen Arbeitsbereich sowie vor jeder neuen Tätigkeit. Das Gesetz sieht allerdings auch Fälle vor, in denen kürzere Unterweisungsintervalle umgesetzt werden müssen. Hierzu nachfolgend mehr.

Wann sind halbjährliche Unterweisungen vorgeschrieben?

Auch wenn die meisten Unterweisungen jährlich zu wiederholen sind, ist in speziellen Anwendungsfällen per Gesetz eine halbjährliche Unterweisung vorgeschrieben. Hierbei handelt es sich bspw. um folgende Fälle:

Paragraf 28, Absatz 2 des Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG) : „Die Unterweisungen sind in angemessenen Zeitabständen, mindestens aber halbjährlich, zu wiederholen.“

Paragraf 20, Absatz 1 der Druckluftverordnung (DruckLV) : „[…] Die Belehrungen sind in angemessenen Zeitabständen, mindestens in Abständen von sechs Monaten, zu wiederholen.“

Welche Gründe sprechen für die Verkürzung von Unterweisungsintervallen?

Neben den gesetzlich vorgeschriebenen halbjährlichen Unterweisungen gibt es im Unternehmen immer wieder Gründe, aus denen eine Verkürzung sinnvoll sein kann. Die Gründe dafür können verschieden sein. Hierzu zählen:

• Einstellung neuer Mitarbeiter: Bei zentral organisierten Unterweisungsterminen, die bspw. fix im ersten Quartal eines Jahres durchgeführt werden, sind unterjährige Neueinstellungen nicht berücksichtigt. In diesen Fällen muss ein weiterer, individueller Termin für neu eingestellte Mitarbeiter geplant und organisiert werden.
• Umsetzung bestehender Mitarbeiter: Wechselt bspw. ein Mitarbeiter vom Innen- in den Außendienst, ist z.B. die Unterweisung im Umgang mit dem Dienstfahrzeug erforderlich. Diese Unterweisung ist für Innendienstmitarbeiter, die kein Firmenfahrzeug nutzen, in der Regel nicht notwendig.
•  Änderungen des Beschäftigungsfeldes: Wechselt ein Mitarbeiter innerhalb des Außendienstes auf eine andere Position, mit der auch die Bedienung eines anderen Fahrzeuges (Wechsel von Pkw auf Lkw) verbunden ist, ist eine unterjährige Unterweisung und somit ein kürzeres Unterweisungsintervall sinnvoll und notwendig.
• Inhaltliche Änderung oder Anpassung der Unterweisung: Neue Vorschriften, neue Gefährdungen oder Ereignisse können dazu führen, dass die Unterweisung angepasst werden muss.
• Aktuelle Ereignisse, wie z. B. Unfälle: Der Bedarf definiert sich hier über Ereignisse die vermehrt auftreten: In letzter Zeit sind bei einer oder mehreren Personen vermehrt Unfälle oder Schäden aufgetreten oder es kam im Straßenverkehr zu einer Häufung von Ordnungswidrigkeiten. Dann ist es sinnvoll, die Inhalte der Unterweisung erneut zu thematisieren.
• Vermehrte Rückfragen von Mitarbeitern: Akuter Bedarf kann auch aufgrund vermehrter Rückfragen von Mitarbeitern entstehen, bspw. wenn bestimmte Themen unklar sind oder vermehrt im Arbeitsalltag auftreten.

Die Gefährdungsbeurteilung im Unternehmen muss für die jeweiligen Arbeitsbereiche und Arbeitsplätze regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden. Im Rahmen dieser Aktualisierung können neue Gefahren entdeckt und Risiken ermittelt werden. Diese haben dann wiederum Einfluss auf die durchzuführende Unterweisung. Entstehen im Arbeitsumfeld neue Risiken, sind Unterweisungen ggf. anlassbezogen zu wiederholen, anzupassen oder neue Unterweisungsmodule zu wählen. 

Ein konkretes Beispiel, welches in Unternehmen immer wieder zur Anpassung der Gefährdungsbeurteilung geführt hat, ist die Corona-Pandemie. Anforderungen an Hygienemaßnahmen sind von Monat zu Monat angepasst worden, Risiken wurden neu bewertet. Diese Erkenntnisse mussten in den unternehmensintern durchgeführten Gefährdungsbeurteilungen berücksichtigt werden und je nach Umfang und Risikolage mussten Unterweisungen für Mitarbeiter erneut durchgeführt werden. 

Wie können kürzere Unterweisungsintervalle umgesetzt werden?

Zur Umsetzung kürzerer Intervalle ist zunächst die Art der Durchführung der Unterweisung genauer zu betrachten. Bei Präsenzterminen sollten mehrere Termine angeboten werden, damit neue Mitarbeiter vor Tätigkeitsbeginn rechtssicher teilnehmen können.

Noch flexibler ist ein E‑Learning-System: Unterweisungen können jederzeit absolviert, Intervalle im System hinterlegt und Inhalte bei Bedarf wiederholt werden. Fuhrpark- oder Personalmanagement wählen dazu die erforderlichen Module im Tool aus und steuern die Termine zentral.

Dokumentationspflicht bei Unterweisungen

Die Durchführung von Unterweisungen muss schriftlich dokumentiert werden. Kommen neben den jährlich durchzuführenden Unterweisungen halbjährliche Unterweisungen hinzu, steigt auch der Aufwand für die Dokumentation. An dieser Stelle ist die Art und Weise entscheidend.

Manuelle Dokumentationsprozesse sind komplex und zeitaufwendig. Nutzt man digitale Dokumentationsmöglichkeiten, die z. B. direkt mit dem E-Learning-System für die Durchführung der Unterweisung verknüpft sind, werden diese Aufgaben automatisch durch das Unterweisungssystem durchgeführt.

So unterstützt Sie LapID bei der Umsetzung von Unterweisungen 

Mit den LapID Unterweisungen haben Sie die Möglichkeit, eine Vielzahl von Unterweisungen aus den Bereichen Arbeitsschutz, Fuhrparkmanagement und Compliance in einem System abzubilden. Hierzu wählen Sie im ersten Schritt die gewünschten Unterweisungen aus und weisen diese den im System hinterlegten Mitarbeitern zu.

Für jede Unterweisung können Sie individuell und pro Mitarbeiter auswählen, wann die Unterweisung durchgeführt werden soll und die Unterweisungsintervalle selbst festlegen.

Das LapID System erinnert Ihre Mitarbeiter automatisch an den nächsten Unterweisungstermin und dokumentiert diese Benachrichtigungen sowie die erfolgreich durchgeführten Unterweisungen rechtssicher im Kundensystem.

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