Die regelmäßige Durchführung von Unterweisungen ist sowohl im Fuhrpark als auch im Unternehmen generell verpflichtend und sollte, sofern nicht anders vorgeschrieben, mindestens einmal im Jahr stattfinden. Wir erläutern, wann eine unterjährige, also häufigere Unterweisung sinnvoll und notwendig ist und geben Tipps, wie kürzere Intervalle umgesetzt werden können.
Inhaltsverzeichnis:
- Notwendigkeit von Unterweisungen
- Wann sind Unterweisungen notwendig?
- Wie können kürzere Unterweisungsintervalle umgesetzt werden?
- Dokumentationspflicht bei Unterweisungen
- So unterstützt Sie LapID bei der Umsetzung von Unterweisungen
Notwendigkeit von Unterweisungen
Unterweisungen sind ein Mittel zur Sicherstellung des Arbeitsschutzes im Unternehmen und dienen dazu, Mitarbeitern das sicherheitsgerechte Verhalten am Arbeitsplatz zu vermitteln. Die Unterweisungen enthalten dabei Informationen über potenzielle Gefahren im Arbeitsumfeld und Maßnahmen, wie diesen Gefahren entgegengewirkt werden kann.
Rechtlich begründet sind die Unterweisungen im Arbeitsschutzgesetz. Weitere Informationen zu den rechtlichen Hintergründen der Unterweisung im Allgemeinen:
Neben dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) spielen die Regelungen der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) eine Rolle. Insbesondere für den Bereich Fuhrpark hat die DGUV mit der DGUV Vorschrift 70 weitere Regelungen aufgestellt, die den Schutz und die Sicherheit der Arbeitnehmer gewährleisten sollen. Sie dient dem Schutz der Mitarbeiter und der Absicherung des Unternehmens, denn es werden wichtige Verhaltensgrundlagen im Straßenverkehr vermittelt, mit denen Gefahren und Unfälle vermieden werden können.
Diese Fahrerunterweisung, die durch die DGUV Vorschrift 70 vorgeschrieben wird, sollte nach gesetzlichen Vorgaben mindestens jährlich wiederholt werden. Bei Bedarf kann das Intervall zwischen zwei Unterweisungsterminen auch kürzer ausfallen.
Wann sind Unterweisungen notwendig?
Grundsätzlich sind Unterweisungen vor dem ersten Arbeitsbeginn durchzuführen oder bei Versetzung in einem neuen Arbeitsbereich sowie vor jeder neuen Tätigkeit. Das Gesetz sieht allerdings auch Fälle vor, in denen kürzere Unterweisungsintervalle umgesetzt werden müssen.
Halbjährliche Unterweisungspflicht
Grundsätzlich sind die meisten Unterweisungen jährlich zu wiederholen. In speziellen Anwendungsfällen ist jedoch per Gesetz eine halbjährliche Unterweisung vorgeschrieben. Hierbei handelt es sich beispielsweise um folgende Fälle:
Paragraf 28, Absatz 2 des Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG) : „Die Unterweisungen sind in angemessenen Zeitabständen, mindestens aber halbjährlich, zu wiederholen.“
Paragraf 20, Absatz 1 der Druckluftverordnung (DruckLV) : „[…] Die Belehrungen sind in angemessenen Zeitabständen, mindestens in Abständen von sechs Monaten, zu wiederholen.“
Paragraf 63, Absatz 1 der Strahlenschutzverordnung (StrlSchV): „Die Unterweisung ist erstmals vor Aufnahme der Betätigung oder vor dem erstmaligen Zutritt zu einem Kontrollbereich durchzuführen. Danach ist die Unterweisung mindestens einmal im Jahr zu wiederholen.“
Neben den gesetzlichen Vorgaben gibt es allerdings noch weitere Gründe dafür, warum eine Unterweisung nicht nur jährlich durchgeführt werden sollte:
Gründe für kürzere Unterweisungsintervalle
Neben den gesetzlich vorgeschriebenen halbjährlichen Unterweisungen gibt es im Unternehmen immer wieder Gründe, aus denen eine Verkürzung sinnvoll sein kann. Die Gründe für die Verkürzung des Unterweisungsintervalls können verschieden sein. Hierzu zählen:
- Einstellung neuer Mitarbeiter
- Umsetzung bestehender Mitarbeiter (z.B. Wechsel von Innen- in Außendienst)
- Änderungen des Beschäftigungsfeldes (z.B. Wechsel auf anderes Fahrzeug)
- Aktuelle Ereignisse, wie z. B. Unfälle
- Vermehrte Rückfragen von Mitarbeitern
Organisatorische Gründe für unterjährige Unterweisungen
Bei zentral organisierten Unterweisungsterminen, die beispielsweise fix im ersten Quartal eines Jahres durchgeführt werden, sind unterjährige Neueinstellungen nicht berücksichtigt. In diesen Fällen muss ein weiterer, individueller Termin für neu eingestellte Mitarbeiter geplant und organisiert werden. Gleiches gilt auch für die Umsetzung bestehender Mitarbeiter. Wechselt beispielsweise ein Mitarbeiter vom Innen- in den Außendienst, ist beispielsweise die Unterweisung im Umgang mit dem Dienstfahrzeug erforderlich. Diese Unterweisung ist für Innendienstmitarbeiter, die kein Firmenfahrzeug nutzen, in der Regel nicht notwendig. Mit der Umsetzung einhergehend ist auch die Änderung des Beschäftigungsfeldes. Wechselt ein Mitarbeiter innerhalb des Außendienstes auf eine andere Position, mit der auch die Bedienung eines anderen Fahrzeuges (Wechsel von Pkw auf Lkw) verbunden ist, ist eine unterjährige Unterweisung und somit ein kürzeres Unterweisungsintervall sinnvoll und notwendig.
Konkreter Bedarf für unterjährige Unterweisungen
Neben wechselnden Bedingungen im Arbeitsverhältnis kann eine unterjährige Unterweisung und somit ein kürzeres Unterweisungsintervall auch dann Sinn ergeben, wenn hierzu akut Bedarf besteht. Sind in letzter Zeit bei einer oder mehreren Personen vermehrt Unfälle oder Schäden verursacht worden oder es kam im Straßenverkehr zu einer Häufung von Ordnungswidrigkeiten, ist es sinnvoll, die Inhalte der Unterweisung erneut zu thematisieren. Akuter Bedarf kann auch aufgrund vermehrter Rückfragen von Mitarbeitern entstehen, beispielsweise wenn bestimmte Themen unklar sind oder vermehrt im Arbeitsalltag auftreten.
Die Gefährdungsbeurteilung im Unternehmen muss für die jeweiligen Arbeitsbereiche und Arbeitsplätze regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden. Im Rahmen dieser Aktualisierung können neue Gefahren entdeckt und Risiken ermittelt werden. Diese haben dann wiederum Einfluss auf die durchzuführende Unterweisung. Entstehen im Arbeitsumfeld neue Risiken, sind Unterweisungen ggf. anlassbezogen zu wiederholen.
Ein konkretes Beispiel, welches in Unternehmen immer wieder zur Anpassung der Gefährdungsbeurteilung geführt hat, ist die Corona-Pandemie. Anforderungen an Hygienemaßnahmen sind von Monat zu Monat angepasst worden, Risiken wurden neu bewertet. Diese Erkenntnisse mussten in den unternehmensintern durchgeführten Gefährdungsbeurteilungen berücksichtigt werden und je nach Umfang und Risikolage mussten Unterweisungen für Mitarbeiter erneut durchgeführt werden.
Wie können kürzere Unterweisungsintervalle umgesetzt werden?
Zur Umsetzung kürzerer Intervalle ist zunächst die Art der Durchführung der Unterweisung genauer zu betrachten. Handelt es sich um eine reine Präsenzveranstaltung zur Unterweisung, sind hierfür mehrere Termine zu organisieren und anzubieten. Neue Mitarbeiter oder Mitarbeiter in neuen Positionen haben somit die Möglichkeit, den nächsten freien Unterweisungstermin zu wählen. Hier ist jedoch zu beachten, dass Unterweisungen grundsätzlich bei der Einstellung oder vor Beginn einer neuen Tätigkeit zu erfolgen haben. An der Stelle ist Flexibilität im Unternehmen gefragt, um jeden Mitarbeiter vor dem Start seiner neuen Tätigkeit rechtssicher zu unterweisen.
Handelt es sich um eine online gestützte Unterweisung in Form eines E-Learning-Systems, kann die Unterweisung jederzeit durch den Mitarbeiter durchgeführt werden, dies ist deutlich flexibler und lässt sich besser in den Unternehmensalltag integrieren. Im Fuhrpark- oder Personalmanagement sind hierfür lediglich die notwendigen Unterweisungen im jeweiligen E-Learning Tool auszuwählen und die Unterweisungsintervalle im System zu hinterlegen. Selbst wenn der Mitarbeiter die Unterweisung bereits durchgeführt hat, kann er bei akutem Bedarf erneut zu einer Unterweisung aufgefordert werden.
Dokumentationspflicht bei Unterweisungen
Die Durchführung von Unterweisungen muss schriftlich dokumentiert werden. Kommen neben den jährlich durchzuführenden Unterweisungen halbjährliche Unterweisungen hinzu, entweder weil diese per Gesetz vorgeschrieben sind oder weil dies anlassbezogen erforderlich ist, steigt auch der Aufwand für die Dokumentation. An dieser Stelle ist die Art und Weise der Dokumentation entscheidend.
Manuelle Dokumentationsprozesse sind komplex und zeitaufwendig. Nutzt man digitale Dokumentationsmöglichkeiten, die z. B. direkt mit dem E-Learning-System für die Durchführung der Unterweisung verknüpft sind, werden diese Aufgaben automatisch durch das Unterweisungssystem durchgeführt.
Weitere Informationen zum Unterweisungsnachweis und der Dokumentationspflicht:
So unterstützt Sie LapID bei der Umsetzung von Unterweisungen
Mit den LapID Unterweisungen haben Sie die Möglichkeit, eine Vielzahl von Unterweisungen aus den Bereichen Arbeitsschutz, Fuhrparkmanagement und Compliance in einem System abzubilden. Hierzu wählen Sie im ersten Schritt die gewünschten Unterweisungen aus und weisen diese den im System hinterlegten Mitarbeitern zu.
Für jede Unterweisung können Sie individuell und pro Mitarbeiter auswählen, wann die Unterweisung durchgeführt werden soll. So können Sie Unterweisungsintervalle individuell berücksichtigen und beispielsweise Ihrer Verpflichtung nachkommen, Jugendliche und Auszubildende halbjährlich zu unterweisen. Aber auch anlassbezogene Unterweisungen, die sich aus der Anpassung der Gefährdungsbeurteilung ergeben können, können so einfach und flexibel realisiert werden.
Das LapID System erinnert Ihre Mitarbeiter automatisch an den nächsten Unterweisungstermin und dokumentiert diese Benachrichtigungen sowie die erfolgreich durchgeführten Unterweisungen rechtssicher im Kundensystem.
Sie möchten mehr über die LapID Unterweisungen erfahren? Sprechen Sie uns einfach an und wir zeigen Ihnen, wie die LapID E-Learnings auch Ihre Unternehmensprozesse unterstützen können.
