Compliance ist für jedes Unternehmen ein wichtiges Thema, nicht nur für große. Insbesondere, wenn es im Unternehmen einen Fuhrpark gibt, greifen verschiedene Compliance-Regelungen. Bekannte Compliance-Thematiken im Fuhrpark stellen beispielsweise die ordnungsgemäße Führerscheinkontrolle, die Fahrerunterweisung nach DGUV Vorschrift 70 oder auch umweltfreundliche Regelungen in der Car Policy dar. Doch was ist Compliance eigentlich?
Inhaltsverzeichnis:
- Was versteht man unter Compliance?
- Wie ist Compliance entstanden?
- Was ist das Ziel von Compliance im Unternehmen?
- Welchen Einfluss hat Compliance auf das Unternehmen?
- Compliance im Fuhrparkmanagement
- Unterweisungen bei Compliance-Themen
- Fazit
Was versteht man unter Compliance?
Compliance ist weit mehr als die Vermeidung von Gesetzesverstößen. Übersetzt bedeutet Compliance: Verhalten im Einklang mit geltendem Recht. Compliance umfasst gesetzliche und freiwillige Regelungen, Strukturen und Prozesse innerhalb eines Unternehmens, mit deren Einhaltung Risiken minimiert, Effizienz gesteigert und gesellschaftliche Interessen gewahrt werden sollen. Hierbei sind auch die Leitlinien und das Wertesystem der Organisation/ des Unternehmens wichtig. Das sogenannte Compliance Management ist der strukturierte Aufbau von Regelungen und Richtlinien, die vom Unternehmen und Mitarbeitern einzuhalten sind. Compliance ist die Grundlage für langfristigen und nachhaltigen Unternehmenserfolg.
Wie ist Compliance entstanden?
Seinen Ursprung hat der Begriff im Bankensektor. Dort sollten Insidergeschäfte und Geschäfte mit hohem Risiko besser reguliert werden. Unternehmen in einem demokratischen Rechtsstaat müssen sicherstellen, dass alle nationalen und internationalen Gesetze eingehalten werden.
Internationale Richtlinien:
Für börsennotierte Unternehmen definiert der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) Compliance als eine der Hauptaufgaben des Vorstands, wonach dieser dafür zu sorgen hat, dass gesetzliche Bestimmungen und unternehmensinterne Richtlinien eingehalten werden. Für Familienunternehmen existiert als Pendant der Governance Kodex.
Gesetzlich trifft man auf Compliance vor allem im Zusammenhang mit den Organisationspflichten im Finanz- und Versicherungsrecht:
- Einführung eines internen Kontrollsystems für Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute (§ 25a Abs. 1 KWG), für Wertpapierdienstleistungsunternehmen (§ 80 Abs. 1 WpHG) und Versicherungsunternehmen (§ 29 Abs. 1 VAG)
- EU-Geldwäscherichtlinien
- Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (Geldwäschegesetz GwG)
Doch nicht nur in börsennotierten Unternehmen werden Compliance-Systeme und -Strukturen geschaffen und gelebt. Die meisten Unternehmen haben mittlerweile Compliance-Regeln definiert, die beispielsweise Korruption eindämmen und Gleichbehandlung, Arbeits-, Daten- oder Umweltschutz fördern sollen.
Was ist das Ziel von Compliance im Unternehmen?
Das oberste Ziel des Compliance Managements ist die Reduzierung straf- und zivilrechtlicher Risiken. Verstöße sollen aufgedeckt und verhindert werden. Durch die Ausgestaltung von Compliance-Regelungen kann auch das Zusammenleben im Unternehmen angenehmer gestaltet werden, denn jeder Mitarbeiter weiß, an welche Regelungen er sich halten muss. Ein Beispiel hierfür ist die Durchführung und Einhaltung der Führerscheinkontrolle im Fuhrpark.
Gleichzeitig sollen durch Compliance Management Wettbewerbsvorteile gesichert werden. Wirksam kann ein Compliance-Management-System nur sein, wenn es von der obersten Führungsebene mit gutem Beispiel vorgelebt wird.
Compliance im Unternehmen umsetzen:
1. Risikoanalyse durchführen
2. Statusanalyse durchführen
3. Erstellung eines Regelwerks
4. Implementierung des Compliance-Systems im Unternehmen
5. Einrichtung von Kontrollmechanismen
Welchen Einfluss hat Compliance auf Unternehmen?
Compliance-Regelungen beinhalten neben verpflichtenden Regelungen auch solche Regeln, die sich ein Unternehmen freiwillig selbst auferlegt, wie z. B. bestimmte Standards oder ein Verhaltenskodex. Der gängigste und bekannteste Kodex ist dabei der Code of Conduct.
„LapID Code of Conduct“
LapID verfolgt eine Nachhaltigkeitsstrategie und legt bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten Wert auf die Einhaltung nationaler und internationaler Gesetze sowie auf ethische Standards. Für eine erfolgreiche und langfristige Zusammenarbeit hat LapID einen eigenen Code of Conduct erstellt und erwartet von seinen Lieferanten, dass die Inhalte und Prinzipien dessen weltweit umgesetzt und eingehalten werden.
Im Rahmen einer Compliance-Risikoanalyse werden potenzielle Risiken identifiziert. Anschließend folgt die Sensibilisierung der Mitarbeiter sowie begleitende Kommunikationsmaßnahmen.
Compliance Management hat dabei auch eine starke Signalwirkung nach außen. Halten sich Unternehmen öffentlich sichtbar an gesetzliche Regelungen und Vorgaben, zeigt das potenziellen Geschäftspartnern, dass sie mit einem integren Unternehmen zusammenarbeiten. Gleichzeitig können Unternehmen sich dadurch von Mitbewerbern abgrenzen, hierdurch entstehen Marktvorteile.
Verhalten sich Unternehmen nicht „compliant“, kann dies zu schwerwiegenden Konsequenzen führen. Diese können einzelne Personen der Organisation, aber auch das gesamte Unternehmen betreffen.
Überblick verschiedener Themen einer Compliance Richtlinie:
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Umgang mit Einladungen, Geschenken und anderen persönlichen Vorteilen
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Verhalten gegenüber Wettbewerbern
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Gleichbehandlung
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Konsequenzen bei Compliance-Verstößen
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Allgemeine Verhaltensanforderungen
Übersicht möglicher Compliance-Risiken:
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Verstoß gegen Regelungen des Arbeitschutzgesetzes
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Unlauterer Wettbewerb
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Verletzungen des Antidiskriminierungsgesetzes
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Korruption
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Steuerhinterziehung
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Verletzung des Datenschutzes
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Geldwäsche
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Terrorismusfinanzierung
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Kartellrechtliche Anforderungen
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Außenwirtschaftsregelungen
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Vergabevorschriften
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Meldepflichten bei börsennotierten Unternehmen
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Verstöße gegen Umweltstandards
Compliance im Fuhrparkmanagement
Insbesondere im Fuhrpark hat Compliance eine große Bedeutung. Zum einen gibt es viele gesetzliche Regeln, die einzuhalten sind. Auf der anderen Seite bietet sich hier die Möglichkeit, durch freiwillige Regelungen oder Prozesse Themen wie Nachhaltigkeit und Umweltschutz zu fördern.
Zu den gesetzlichen Bestimmungen im Fuhrpark gehört insbesondere die Halterhaftung. Die Halterpflichten können vom Unternehmen auf den Fuhrparkverantwortlichen übertragen werden (Delegation). Im Zuge dessen müssen beispielsweise Führerscheine kontrolliert werden oder Fahrer zur Vermeidung von Unfällen in die ordnungsgemäße Nutzung ihres Fahrzeugs unterwiesen werden. Bleibt dies aus, drohen der Verlust des Versicherungsschutzes, Geld- und sogar Haftstrafen für den Fahrzeughalter.
Ergänzt werden Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung durch die Fahrzeugprüfung nach UVV. Denn diese stellt sicher, dass das Fahrzeug im betriebssicheren Zustand ist und am Straßenverkehr teilnehmen darf.
Grundlage für die Führerscheinkontrolle bildet das Straßenverkehrsgesetz (StVG) mit den Regelungen aus Paragraf 21 StVG. Die Fahrerunterweisung nach UVV sowie die Fahrzeugprüfung nach UVV beruhen auf dem Arbeitsschutzgesetz, der Betriebssicherheitsverordnung und den Vorschriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung.
Mehr zu den drei Compliance-Themen und deren rechtlichen Konsequenzen bei Nicht-Einhaltung finden Sie in den nachfolgenden Beiträgen:
- Warum muss eine Führerscheinkontrolle im Fuhrpark erfolgen?
- Strafrechtliche Haftung für unzureichende Kontrollen
- Anforderungen an Fahrerunterweisungen und Konsequenzen bei Nicht-Erfüllung
- Anforderungen an Fahrzeugkontrollen und Konsequenzen bei Nicht-Erfüllung
- UVV-Fahrzeugprüfung nach DGUV Vorschrift 70
Selbst wenn es interne Regelungen zur Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung oder Fahrzeugprüfung gibt, oder ein externer Dienstleister beauftragt wurde, kann die Geschäftsführung nach Paragraf 130 OWiG haftbar gemacht werden. Und zwar, wenn die eingesetzte Lösung zur Durchführung nicht sicher ist. Es ist darauf zu achten, dass sich die genutzte Lösung nicht von Fahrern manipulieren bzw. umgehen lässt und dass die Dokumentation der Prüfungen lückenlos erfolgt. Wie sie ein rechtssicheres System erkennen und wie die Dokumentation erfolgen kann, erfahren Sie in unserem Beiträgen:
- Methodenvergleich: Elektronische Führerscheinkontrolle
- Entwicklungsstufen der Führerscheinkontrolle via Smartphone
- Unterweisungsnachweis und Dokumentationspflichten
- Aufbewahrungs- und Löschfristen im Fuhrparkmanagement
Auch der Umgang mit Ordnungswidrigkeiten gehört zu den Maßnahmen, die im Sinne der Fuhrpark-Compliance rechtlich geregelt sind. Compliance-Regelungen finden aber auch in Verträgen Berücksichtigung, die im Fuhrparkmanagement geschlossen und bearbeitet werden. Hierzu zählen z. B.:
- Kfz-Kaufvertrag
- Leasing-Vertrag
- Mietvertrag
- Reparaturvertrag
- Versicherungsverträge
- Dienstwagenüberlassungsvertrag
- Car Policy
Darüber hinaus gibt es interne, nicht-gesetzliche Regelungen, die die individuelle Compliance im Fuhrpark ausmachen. Dazu gehören nachhaltige Regelungen in der Car Policy oder definierte Abläufe für den Schadenfall.
Wie sich aus der Entstehungsgeschichte der Compliance bereits erkennen lässt, betrifft dies nicht nur die Prozesse in Deutschland. Ist Ihr Fuhrpark beispielsweise länderübergreifend organisiert, müssen Sie die rechtlichen Anforderungen weiterer Länder berücksichtigen. Dies gilt zum Beispiel auch für die Pflicht zur Durchführung der Führerscheinkontrolle:
Unterweisungen bei Compliance-Themen
Ein effektives Mittel, um straf- und zivilrechtliche Risiken im Unternehmen zu vermeiden, ist der Einsatz von Schulungen und Unterweisungen im Compliance-Management. Wichtige Themen vor dem Hintergrund sind Schulungen aus den Bereichen Datenschutz und IT-Sicherheit. Auch wenn die DSGVO Unternehmen nicht zur Durchführung von Datenschutzschulungen verpflichtet, ist die Sensibilisierung zum Umgang mit personenbezogenen Daten sowie die Vermittlung von datenschutzrechtlichen Vorgaben sehr wichtig.
Zur rechtssicheren und komfortablen Durchführung von Unterweisungen im Unternehmen bietet LapID die ideale E-Learning-Lösung für die Compliance-Bereiche Datenschutz und IT-Sicherheit an. Über das LapID System verwalten Sie die Unterweisungen Ihrer Beschäftigten und können nach ihren Bedürfnissen Unterweisungen zusammenstellen. Die Durchführung erfolgt über das webbasierte Fahrerportal. Ihren Mitarbeitern werden die Unterweisungsinhalte in informativen und interaktiven Lernkapiteln zur Verfügung gestellt, die jederzeit pausiert werden können. Eine Verständnisprüfung mit kurzen Fragen zum Unterweisungsinhalt rundet das Paket ab. Der Unterweisungsnachweis wird rechtssicher im LapID System dokumentiert und kann jederzeit eingesehen werden. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Unterweisung um eigene Inhalte, beispielsweise in Form von PDF-Dateien, zu ergänzen und so unternehmensspezifische Sachverhalte wie z. B. Passwortrichtlinien abzubilden.
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Fazit
Um Haftungsrisiken für die Geschäftsführung und die Fuhrparkleitung zu minimieren, müssen bestimmte gesetzliche Bestimmungen eingehalten werden. Flottenmanager sind für die Einrichtung von Systemen verantwortlich, die zur Überwachung von Compliance-Anforderungen dienen. Die Festlegung von internen Regelungen für die wichtigsten Prozesse und Themenbereiche erleichtert es zudem einen Fuhrpark zu managen. Gleichzeitig führt die Einhaltung vieler dieser Regelungen, Abläufe und Strukturen zu einem Mehrwert für die Mitarbeiter und die Gesellschaft. Die Gesamtheit dieser teils vorgeschriebenen, teils freiwilligen Maßnahmen fällt unter den Begriff der Fuhrpark-Compliance.
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