Checkliste für die Beschaffung von Transportern im Fuhrpark

Inhaltsverzeichnis

• Was bedeutet die Transporter-Beschaffung im Fuhrpark?
• Checkliste: Transporter beschaffen in 4 Phasen
  
  • Phase 1: Vor der Beschaffung
    • Was ist bei E-Transportern zusätzlich zu beachten?
  • Phase 2: Vor der Übergabe
    • Welche Führerscheinklasse brauchen Ihre Fahrer?
  • Phase 3: Im laufenden Betrieb
  • Phase 4: Jährliche Prüfung
• Checkliste zum Download

Was bedeutet die Beschaffung von Transportern im Fuhrpark?

Die Beschaffung von Transportern bezeichnet den Prozess der systematischen Auswahl, Prüfung und Bereitstellung von Nutzfahrzeugen bis 3,5 t zulässiger Gesamtmasse für den betrieblichen Einsatz. Rechtliche Grundlagen sind insbesondere Paragraf 3 BetrSichV (Gefährdungsbeurteilung für Arbeitsmittel), die DGUV Vorschrift 70 (Fahrzeuge) sowie die DGUV Information 214-083 (sicherheitsoptimierte Beschaffung von Transportern).

Eine sorgfältige Beschaffung von Transportern schützt Unternehmen vor Haftungsrisiken, reduziert Unfallquoten und senkt langfristig die Betriebskosten.

Mit den nachfolgenden Checklisten für den Fuhrpark können Sie die Transporter-Beschaffung Schritt für Schritt durchgehen. 

Checkliste: Transporter beschaffen in vier Phasen

Phase 1: Vor der Beschaffung

Fuhrparkverantwortliche steuern in vielen Unternehmen auch den Beschaffungsprozess – von der Bedarfsermittlung über den Anbietervergleich bis zur Vertragsgestaltung. Welche Aufgaben dabei anfallen und worauf es beim strukturierten Einkauf im Fuhrpark ankommt, erklärt der Beitrag Einkaufsmanagement im Fuhrpark: Beschaffung von Dienstwagen.

Da viele Transporter über Leasing beschafft werden, lohnt sich außerdem ein Blick auf die verschiedenen Finanzierungsformen: Kilometerleasing, Restwertleasing oder Full-Service-Leasing unterscheiden sich erheblich in Kosten, Flexibilität und Risiko – einen strukturierten Vergleich bietet der Beitrag Leasingmodelle und Varianten im Überblick.

Bevor ein konkretes Fahrzeug ausgewählt wird, sollten Fuhrparkverantwortliche das Einsatzprofil vollständig definieren. Seit dem 01. Juli 2026 ist außerdem die Tachographenpflicht zu berücksichtigen, die für Fahrzeuge mit einer zulässigen Gesamtmasse über 2,5 t unter bestimmten Voraussetzungen einen digitalen Fahrtenschreiber fordert. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn sie gewerblich im grenzüberschreitenden Güterverkehr oder in der Kabotage genutzt werden. Vorgeschrieben ist der intelligente Tachograph der zweiten Generation (Smart Tachograph Version 2). Für die Beschaffung heißt das: Klären Sie vor der Bestellung, ob der Transporter ins Ausland fahren wird. Dann gehören Tachograph, Unternehmenskarte, Fahrerkarten und eine Unterweisung der Fahrer zur Ausstattung, bevor das Fahrzeug zum ersten Mal über die Grenze fährt.

Fehler in dieser Phase sind nach dem Kauf erst einmal nicht zu korrigieren.

Legende: 

• Muss: Vor Beschaffung verbindlich zu klären 

• Soll: Sollte zur sicheren und passenden Auswahl geprüft werden

Was ist bei E-Transportern zusätzlich zu berücksichtigen?

Ein E-Transporter mit 3,5 t zulässiger Gesamtmasse darf aufgrund der Batterie oft spürbar weniger zuladen als das gleiche Modell mit Dieselmotor. Gleichen Sie die Nutzlast laut Datenblatt mit Ihrem Einsatzprofil ab, bevor Sie sich für ein Modell entscheiden.

Bei der Reichweite lohnt ein Abschlag auf die Herstellerangabe. Kälte, volle Beladung und viele Autobahnkilometer senken sie im Alltag deutlich. Planen Sie mit der längsten realistischen Tagesstrecke, nicht mit dem Durchschnitt. Klären Sie außerdem, wo das Fahrzeug lädt: am Betriebsgelände, beim Kunden oder beim Fahrer zu Hause. Jede Variante bringt eigene Fragen zu Abrechnung und Infrastruktur mit.

In der Einweisung kommen bei E-Transportern weitere Punkte hinzu, etwa die Rekuperation beim Bremsen, das Verhalten im Schadensfall am Hochvoltsystem und das leise Anfahren im Lager oder auf dem Hof.

Phase 2: Vor der Übergabe

Nach DGUV Vorschrift 70 Paragraf 36 ist der Unternehmer verpflichtet, jeden Fahrer in die Bedienung des Fahrzeugs einzuweisen und dies zu dokumentieren. Was eine Fahrerunterweisung speziell für Nutzfahrzeuge bis 3,5 t enthalten muss – von Ladungssicherung über Beladung bis zu fahrzeugspezifischen Besonderheiten bei E-Transportern – zeigt der Beitrag Fahrerunterweisung für Transporter (inkl. E-Transporter).

Wer die Unterweisung durchführen darf, welche Anforderungen an Inhalt und Dokumentation gelten und welche Konsequenzen bei Nichterfüllung drohen, erläutert der Beitrag Anforderungen an die Fahrerunterweisung – und was bei Nichterfüllung droht.

Legende: 

• Muss: Vor Fahrzeugübergabe verbindlich zu erledigen

• Soll: Ergänzende Maßnahme für einen sicheren Start im Betrieb

Welche Führerscheinklasse brauchen Ihre Fahrer?

Für Transporter bis 3,5 t zulässiger Gesamtmasse reicht die Fahrerlaubnis der Klasse B. Maßgeblich ist der Wert in der Zulassungsbescheinigung Teil I, nicht das Gewicht auf der Waage. Wird ein Fahrzeug über 3,5 t aufgelastet, brauchen Fahrer mindestens die Klasse C1.

Häufiger übersehen wird der Anhänger. Mit Klasse B darf ein Transporter einen Anhänger bis 750 kg ziehen, schwerere Anhänger nur, solange die Kombination 3,5 t nicht überschreitet. Bei einem voll beladenen Transporter ist diese Grenze schnell erreicht. Für Gespanne bis 4,25 t brauchen Fahrer die Schlüsselzahl 96, darüber die Klasse BE. 

Legen Sie deshalb schon bei der Beschaffung fest, welche Klasse das Fahrzeug im geplanten Einsatz erfordert. Prüfen Sie vor der Übergabe, ob der Fahrer sie besitzt.

Phase 3: Im Betrieb

Ein einmal beschaffter Transporter erfordert laufende Kontrollen. Fuhrparkverantwortliche tragen die Verantwortung für den sicheren Zustand der Fahrzeuge – auch dann, wenn sie selbst nicht täglich am Steuer sitzen.

Wer Ladung im Transporter unzureichend sichert, haftet – und das betrifft nicht nur den Fahrer. Welche Anforderungen aus StVO und VDI 2700 gelten, welche Pflichten Fuhrparkverantwortliche und Fahrer tragen und welche Sanktionen bei Verstößen drohen, erklärt der Beitrag Ladungssicherung im Fuhrpark: Rechtliche Grundlagen.

Eng damit verbunden ist das Thema Überladung: Sie gefährdet die Fahrstabilität, erhöht den Bremsweg und zieht erhebliche Bußgelder und Haftungsfolgen nach sich – die rechtlichen Konsequenzen und Hinweise zur richtigen Achslastverteilung liefert der Beitrag Überladene Pkw und Lkw: Das sind die Konsequenzen.

Darüber hinaus sollten Fuhrparkverantwortliche prüfen, ob ihre Transporterfahrer den Lenk- und Ruhezeitvorschriften unterliegen – abhängig von Fahrzeugklasse, Zuladung und Einsatzzweck. Wann die Vorschriften greifen und was bei Verstößen droht, erklärt der Beitrag Lenk- und Ruhezeiten für Lkw- und Pkw-Fahrer.

Legende: 

• Muss: Fester Bestandteil des sicheren Fahrzeugbetriebs

• Soll: Sinnvolle Ergänzung zur weiteren Verbesserung der Sicherheit

Phase 4: Jährliche Prüfung

Die Transporter-Beschaffung ist kein einmaliger Vorgang. Einsatzprofile verändern sich, Sicherheitstechnologie entwickelt sich weiter, und Beschaffungsstandards müssen regelmäßig überprüft werden.

Nicht alle Transporter fallen automatisch unter die UVV-Prüfpflicht – entscheidend sind Fahrzeugtyp, Nutzung und Arbeitgebereigenschaft. Welche Fahrzeuge geprüft werden müssen, ob die HU die UVV-Prüfung ersetzt und was bei Poolfahrzeugen gilt, klärt der Beitrag Welche Fahrzeuge unterliegen der UVV-Fahrzeugprüfung?.

Steht die Prüfpflicht fest, stellt sich die Frage nach den konkreten Anforderungen: Was dabei zu prüfen ist, welche Qualifikationen der Prüfer mitbringen muss und welche Bußgelder und Haftungsfolgen bei Verstößen drohen, erklärt der Beitrag Anforderungen an Fahrzeugkontrollen – und Konsequenzen bei Nichterfüllung.

Da die UVV-Fahrzeugprüfung ausschließlich durch eine „sachkundige Person" durchgeführt werden darf, sollten Fuhrparkverantwortliche wissen, was das konkret bedeutet: Welche Kenntnisse und Nachweise gefordert sind, ob externe Dienstleister beauftragt werden können und worauf dabei zu achten ist, erläutert der Beitrag Sachkundige Person zur Fahrzeugprüfung nach UVV: Anforderungen im Überblick.

Legende: 

• Muss: Jährlich verbindlich zu prüfen

• Soll: Sollte im Rahmen der jährlichen Überprüfung berücksichtigt werden

Die Checkliste zum Download

Mit der erweiterten Checkliste prüfen Sie Beschaffung, Fahrzeugübergabe, Betrieb und jährliche Kontrolle systematisch und behalten alle sicherheitsrelevanten Anforderungen im Blick.