7 Tipps, um Excel im Fuhrpark abzulösen

Wer Excel im Fuhrpark ablösen will, beginnt oft mit dem Prozess, der am meisten Zeit kostet. Sinnvoller ist der Start jedoch dort, wo ein Fehler in der Tabelle das Unternehmen haftbar macht, etwa bei der Führerscheinkontrolle. Mit diesen 7 Tipps legen Sie die richtige Reihenfolge fest.

Umstieg vorbereiten

Tipp 1: Sortieren Sie Ihre Prozesse nach Haftungsrisiko

Listen Sie alle Aufgaben auf, die heute in Excel oder mit Outlook-Erinnerungen laufen. Stellen Sie zu jeder Aufgabe zwei Fragen:

• Haftet das Unternehmen, wenn hier etwas schiefgeht?
• Und wie oft fällt die Aufgabe an?

Ganz oben auf der Prioritätenliste landen die Prozesse, bei denen ein vergessener Eintrag rechtliche Folgen hat. Das ist nicht immer der Prozess, der im Arbeitsalltag am meisten stört. Die Tankkartenabrechnung kostet z.B. oft mehr Zeit als die Führerscheinkontrolle, hat aber ein geringeres Haftungsrisiko. Bleibt die Abrechnung liegen, fragt die Buchhaltung nach. Bleibt die Führerscheinkontrolle liegen, haftet der Halter, wenn ein Fahrer ohne Fahrerlaubnis fährt.

Hinweis: Eine einfache Matrix genügt. Tragen Sie jeden Prozess nach Haftungsrisiko (hoch/niedrig) und Häufigkeit (oft/selten) ein. Prozesse mit hohem Risiko und hoher Häufigkeit kommen zuerst dran.

Wie die Priorisierung in der Praxis aussieht, zeigt das fiktive Beispiel der Meyer Maschinenbau GmbH mi 120 Dienstwagenfahrern. Bisher laufen alle Fuhrparkprozesse in Excel:

Für die Meyer Maschinenbau GmbH heißt das: Die Testphase startet mit der Führerscheinkontrolle, weil sie alle 120 Fahrer betrifft. Ihr eigener Fuhrpark sieht vielleicht anders aus, etwa mit mehr Poolfahrzeugen oder Lkw. Ergänzen Sie Ihre Prozesse und verschieben Sie die Prioritäten entsprechend. Läuft ein Prozess bei Ihnen bereits digital, überspringen Sie ihn.

Mit dieser Liste haben Sie als Fuhrparkverantwortliche auch das stärkste Argument gegenüber der Geschäftsführung zur Hand. Sie zeigt, wo das Unternehmen heute rechtlich ungeschützt ist. Wie Sie daraus einen Business Case machen, lesen Sie in unseren Tipps zur Einführung der digitalen Fahrzeugverwaltung.

Tipp 2: Bereinigen Sie Ihre Stammdaten, bevor Sie Excel ablösen

Eine Software übernimmt die Fehler Ihrer Tabelle, wenn Sie die Daten ungeprüft importieren. Doppelte Fahrzeuge, alte Fahrerzuordnungen oder Zahlendreher im Kennzeichen tauchen dann im neuen System wieder auf.

Prüfen Sie deshalb vor dem Import die Fahrzeugstammdaten: Ist jedes Fahrzeug nur einmal erfasst? Stimmt die aktuelle Zuordnung von Fahrer und Fahrzeug? Sind alle Pflichtangaben wie Erstzulassung oder Leasingende vorhanden oder fehlen sie?

Der Aufwand lohnt sich, weil alle folgenden Prozesse auf diesen Daten aufbauen. Ohne korrekte Zuordnung erinnert das System den falschen Fahrer an die Führerscheinkontrolle oder ein Zeugenfragebogen landet beim falschen Mitarbeiter.

Zuerst digitalisieren

Tipp 3: Starten Sie mit der Führerscheinkontrolle

Die Führerscheinkontrolle betrifft jeden Fahrer, wiederholt sich regelmäßig und hat eine klare rechtliche Folge (nach Paragraf 21 StVG), wenn sie ausbleibt. Damit steht sie in fast jeder Priorisierung oben.

Dringend ist der Umstieg, wenn der Fuhrpark wächst und die Kontrollen per Sichtprüfung im Büro laufen, Kopien in Ordnern liegen oder die nächsten Termine nur im Kalender einer einzelnen Person stehen. Fällt diese Person aus, prüft niemand.

Eine digitale Kontrolle reduziert nicht nur den Aufwand. Sie liefert im Ernstfall auch den Nachweis, dass Sie Ihrer Halterpflicht nachgekommen sind.

Tipp 4: Verwalten Sie Unterweisungen und UVV-Prüfungen automatisiert

Bei Unterweisungen (Paragraf 4 DGUV Vorschrift 1 ) und UVV-Prüfungen (Paragraf 57 DGUV Vorschrift 70 ) zählt der Nachweis. Warum eine frei änderbare Tabelle dafür kaum reicht, zeigen unsere 8 Anzeichen für die Grenzen der Fahrzeugverwaltung mit Excel.

Dringend ist der Umstieg, wenn Unterweisungen als Präsenztermin mit Unterschriftenliste laufen oder UVV-Protokolle im Handschuhfach des Fahrzeugs liegen, statt zentral im Fuhrparkmanagement. Spätestens nach einem Unfall fragen Berufsgenossenschaft und Versicherung nach genau diesen Nachweisen.

Tipp 5: Bearbeiten Sie Anhörungs- und Zeugenfragebögen digital

Ein Zeugenfragebogen setzt eine Frist. Innerhalb dieser Frist müssen Sie herausfinden, wer das Fahrzeug zum Tatzeitpunkt gefahren hat, ansonsten droht die Fahrtenbuchauflage (Paragraf 31a StVZO). Bei Poolfahrzeugen und Ersatzwagen gibt die Excel-Liste darauf meist keine Antwort.

Dringend ist der Umstieg, wenn Sie Außendienst oder Poolfahrzeuge haben und jeden Monat mehrere Vorgänge bearbeiten. Mit der Zahl der Vorgänge steigt das Risiko, dass einer liegen bleibt.

Läuft das Strafzettelmanagement digital, hat jeder Mitarbeiter den Überblick auch bei Urlaubsvertretung oder Krankheit.

Weitere Prozesse digitalisieren

Tipp 6: Bündeln Sie Fristen, Schadenmeldungen und Verträge in der digitalen Fahrzeugakte

HU, Leasingende, Reifenwechsel, Schadenmeldungen und Verträge haben weniger direkte Haftungsfolgen. Sie verursachen aber den größten Teil der täglichen Suche nach Dateien und Anhängen.

Komplex wird die Suche, wenn Unterlagen zu einem Fahrzeug auf mehr als zwei Orte verteilt sind oder Fristen im Fuhrpark immer wieder versäumt werden.

Tipp 7: Digitalisieren Sie Tankkarten, Fahrtenbuch und Poolbuchung

Nicht jeder Prozess muss direkt zu Beginn von der Excel-Liste in ein digitales System umziehen. Tankkartenabrechnung, elektronisches Fahrtenbuch und die Buchung von Poolfahrzeugen sind wichtig, aber selten haftungskritisch. Dringend werden diese Prozesse, wenn Sie für die Abrechnung oder Buchung wieder eigene Excel-Listen anlegen, um die Themen zu erfassen.

Planen Sie die Digitalisierung dieser Vorgänge bewusst ein, aber starten Sie sie erst, wenn die ersten Prozesse stabil laufen. Oft bieten Tankkartenanbieter, Telematik-Dienstleister oder spezialisierte Buchungstools dafür bereits eigene Lösungen.

Achten Sie hier vor allem auf bestehende Schnittstellen. Fragen Sie bei jedem Anbieter, ob sich Fahrzeug- und Fahrerdaten mit Ihrem Fuhrparksystem abgleichen lassen. Sonst entsteht neben dem digitalen System ein weiteres Silo, in dem Daten liegen, die gepflegt werden müssen.