Sie möchten eine Lösung zur digitalen Fahrzeugverwaltung im Fuhrpark einführen? Von der Bedarfsanalyse bis hin zur Mitarbeiterkommunikation - Mit unserem Leitfaden erhalten Sie 5 praktische Tipps für jede Phase.
1. Tipp: Den Bedarf für die Fahrzeugverwaltung im Fuhrpark ermitteln
Bei der Verwaltung der Fahrzeugflotte stoßen Excel-Tabellen und Outlook-Wiedervorlagen oft an ihre Grenzen. Bevor Sie aber mit der Einführung einer digitalen Fahrzeugverwaltung im Fuhrpark starten, ist der tatsächliche Bedarf zu ermitteln.
- Analysieren Sie den Ist-Zustand: Wie wir die Fahrzeugverwaltung aktuell im Unternehmen gehandhabt? Welche Vorteile oder Nachteile ergeben sich durch diese Art der Organisation?
- Definieren Sie Ziele: Welche Ziele sollen mit der digitalen Fahrzeugverwaltung erreicht werden. Definieren Sie die Ziele möglichst genau
Ziele lassen sich aufteilen nach kurzfristig, mittelfristig und langfristig. Zu den kurzfristigen Zielen gehört die erfolgreiche Einführung der digitalen Fahrzeugverwaltung. Mittelfristig können damit Ziele wie die Zeit- und Kostenersparnis bei der Fahrzeugverwaltung verbunden sein. Langfristige Ziele kann bspw. die verbesserte Transparenz in der Fuhrparkverwaltung sein.
- Erstellen Sie einen Business Case: Mit einem Business Case können Sie alle relevanten Informationen zusammentragen. Damit überzeugen Sie das Top Management von der Einführung der digitalen Fahrzeugverwaltung. Führen Sie den aktuellen Stand der Fahrzeugverwaltung und mögliche Herausforderungen auf. Stellen Sie die Vorteile einer digitalen Fahrzeugverwaltung vor. Ermitteln Sie den Kostenfaktor für die Einführung, die Planung, die Implementierung bis hin zum eigentlichen Betrieb. Weisen Sie auf potenzielle Einsparungen hin.
- Definieren Sie das weitere Projektvorgehen: Wie hoch dürfen die Kosten für die Einführung einer digitalen Fahrzeugverwaltung sein und mit welchem Zeitaufwand rechnen Sie? In welchem Zeitrahmen soll die Einführung der digitalen Fahrzeugverwaltung erfolgen?
2. Tipp: Alle im Entscheidungsprozess beteiligten Stakeholder festlegen
Identifizieren Sie alle Stakeholder: Ermitteln Sie alle Personen, die bei der Einführung der Fahrzeugverwaltung involviert werden müssen. Definieren Sie gemeinsam mit den Stakeholdern die Anforderungen, die an eine digitale Lösung gestellt werden.
- Definieren Sie die Anforderungen an die digitale Fahrzeugverwaltung möglichst genau: Greifen Sie hierzu auf einen Fragenkatalog zurück. Definieren Sie Muss- und Kann-Anforderungen für die Einführung der digitalen Fahrzeugverwaltung und gliedern Sie die Anforderungen bspw. in verschiedene Bereiche auf.
Folgende Fragestellungen können Ihnen bei der Definition von Anforderungen u. a. behilflich sein:
- Gibt es Leasing-Fahrzeuge im Fuhrpark?
- Sind E-Fahrzeuge im Einsatz?
- Welche Informationen zum Fahrzeug werden benötigt?
- Welche Wartungs- & Servicetermine fallen im Fuhrpark an?
- Wie können Aufgaben und Termine für Fahrzeuge organisiert werden?
- Wo und wie werden relevante Fahrzeugdaten und Dokumente gespeichert?
- Wie kann der Zugriff auf die Fahrzeugdaten gesteuert werden?
- Wie können Fahrer über relevante Aufgaben und Termine zum Fahrzeug informiert werden?
3. Tipp: Den richtigen Anbieter für Ihre Fahrzeugverwaltung finden
Haben Sie das Top-Management und die Entscheidungsträger für die Einführung einer digitalen Lösung für die Fahrzeugverwaltung gewonnen, ist es an der Zeit den richtigen Anbieter zu finden. Hierzu sind vorab einige Fragen zu klären.
- Achten Sie auf Rechtssicherheit und Datenschutz: Der Schutz sensibler Fahrer- und Fahrzeugdaten hat oberste Priorität. Achten Sie daher auf Gütesiegel oder externe Audits, die den Datenschutz beim Anbieter sicherstellen.
LapID lässt sich jährlich durch den TÜV Süd prüfen und unterzieht sich einem umfangreichen Datenschutz-Audit.
- Wie benutzerfreundlich ist die Lösung?: Ist die Verwaltung der Fahrzeuge leicht verständlich und das Sytem intuitiv zu bedienen? Gibt es ein Dashboard, das den Status der aktuellen Aufgaben übersichtlich zusammenfasst?
- Prüfen Sie die Reputation des Anbieters: Schauen Sie auf Referenzen der Anbieter und machen Sie sich bspw. mit Kundenstorys vertraut, die bereits die Lösungen im Einsatz haben.
4. Tipp: Testphase der Fahrzeugverwaltung starten
Bevor Sie mit der digitalen Fahrzeugverwaltung starten, ist ein umfangreicher Test sinnvoll. Prüfen Sie die Funktionalitäten des Systems und verschaffen Sie sich selbst einen Überblick:
- Machen Sie sich mit dem System und der Funktionsweise vertraut: Welche Funktionen bietet die Lösung zur Fahrzeugverwaltung? Wie kommen die Nutzerdaten ins System und wie können Fahrer Fahrzeugen zugerodnet werden? Prüfen Sie alle technischen Funktionen der Lösung und listen Sie offene Fragen auf.
- Testen Sie die Fahrzeugverwaltung: Wie können neue Aufgaben erstellt werden? Gibt es Vorlagen dafür? Wie sieht der Prozess aus Sicht des Fahrers aus? Können Fahrer an anstehende Termine und Aufgaben erinnert werden? Welche zusätzlichen Funktionen bietet das System? Gibt es bspw. ein Eskalationsmanagement?
- Wählen Sie Mitarbeiter als Tester aus: Testen Sie das System nicht nur aus Administratorensicht. Lassen Sie die Mitarbeiter einen Blick ins System werfen. Ist der Prozess verständlich und eine Entlastung für den Fahrer? Ist das Einreichen von Dokumenten und Informationen einfach und schnell durchführbar? Sind die Aufforderungen und Benachrichtigungen verständlich formuliert? Notieren Sie auch hier alle offene Fragen.
Die frühe Einbindung der Mitarbeiter ist sehr zu empfehlen. So steigern Sie die Akzeptanz und können Fürsprecher in der Belegschaft entwickeln.
- Klären Sie offene Fragen mit dem Anbieter zur Einrichtung: Besprechen Sie alle offenen Fragen mit dem Anbieter Ihrer Wahl. Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Onboarding-Prozess und die Betreuung nach der Implementierung.
5. Tipp: Fahrzeugverwaltung für alle Mitarbeiter einführen
Damit die Einführung reibungslos gelingt, ist die richtige Kommunikation entscheidend.
- Erstellen Sie einen Kommunikationsplan für Ihre Fahrer: Informieren Sie Ihre Dienstwagenfahrer frühzeitig über die Einführung der digitalen Fahrzeugverwaltung. Stellen Sie alle wichtigen Informationen zusammen, die für die Nutzung erforderlich sind. Verdeutlichen Sie die Notwendigkeit und heben Sie die Vorteile hervor.
- Greifen Sie auf Informationsmaterial des Anbieters zurück: Nutzen Sie das Informationsmaterial, das Ihnen der Anbieter zur Kommunikation zur Verfügung stellt. Informieren Sie die Fahrer über den genauen Ablauf.
LapID stellt Ihnen im Rahmen des Onboardings verschiedene Materialien für die Information Ihrer Mitarbeiter zur Verfügung.
- Stellen Sie Ansprechpartner zur Verfügung: Definieren Sie Ansprechpartner im Unternehmen, die für Rückfragen der Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Sammeln Sie frühzeitig Feedback der Mitarbeiter.
- Schulen Sie Führungskräfte: Entwickeln Sie Ihre Führungskräfte zu Multiplikatoren. Verdeutlichen Sie die Notwendigkeit einer digitalen Lösung für die Fahrzeugverwaltung und heben Sie insbesondere die Vorteile hervor. Sind alle Ebenen im Unternehmen von der digitalen Fahrzeugverwaltung überzeugt, gelingt auch die Einführung.
