Fristen im Fuhrpark: Diese Prüftermine dürfen Sie nicht verpassen

Inhaltsverzeichnis

1. Was sind Fristen im Fuhrpark – welche gibt es und wie hängen sie zusammen?
2. Welche Prüftermine betreffen das Fahrzeug?
3. Welche Fristen betreffen die Fahrer?
4. Wie lange müssen Prüfnachweise aufbewahrt werden?
5. Was passiert, wenn eine Frist versäumt wird?
6. Alle relevante Fristen für den Fuhrpark
7. So behalten Fuhrparkmanager alle Fristen zentral im Blick
   
   

Was sind Fristen im Fuhrpark – welche gibt es und wie hängen sie zusammen?

Unter Fristen im Fuhrpark fallen alle wiederkehrenden gesetzlichen Termine, für deren Durchführung ein Nachweis aufbewahrt werden muss. Drei Kategorien lassen sich unterscheiden, die im Alltag oft mischen, obwohl sie rechtlich getrennt zu behandeln sind:

• fahrzeugbezogene Prüfungen wie UVV und Hauptuntersuchung,
• personenbezogene Pflichten wie Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung, und
• Aufbewahrungsfristen für die dazugehörigen Dokumente.

Welche Prüftermine betreffen das Fahrzeug?

Im betrieblich genutzten Fuhrpark greifen zwei Arten von Fahrzeugprüfungen:

• die arbeitsschutzrechtliche UVV-Fahrzeugprüfung nach DGUV Vorschrift 70. Sie muss mindestens einmal jährlich durch eine zur Prüfung befähigte Person durchgeführt werden. Die UVV-Prüfung kontrolliert den betriebssicheren Zustand des Fahrzeugs insgesamt.
• die straßenverkehrsrechtliche Hauptuntersuchung nach Paragraf 29 StVZO. Je nach Fahrzeugtyp ist sie alle 12 bis 36 Monate fällig. Die HU prüft die Verkehrssicherheit des Fahrzeugs.

Achtung: Eine Prüfung ersetzt die andere nicht.

DGUV Vorschrift 3 ist bei E-Flotten eine zusätzliche Frist

DGUV Vorschrift 3 regelt die Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel und ist nicht mit der Fahrzeugprüfung nach DGUV Vorschrift 70 zu verwechseln. Bei Elektrofahrzeugen im Fuhrpark betrifft sie Ladekabel und mobile Ladestationen: Diese gelten arbeitsschutzrechtlich als elektrische Betriebsmittel und sind regelmäßig zu prüfen. Die konkrete Prüffrist ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung, nicht aus einem festen gesetzlichen Turnus wie bei UVV und HU.

Welche Fristen betreffen die Fahrer?

Neben den Fahrzeugterminen bestehen mindestens zwei personenbezogene Pflichten. Darüber hinaus kann es weitere Pflichten geben, je nach Tätigkeitsfeld.

• Die Führerscheinkontrolle hat keinen einheitlichen gesetzlichen Turnus: Sie leitet sich aus der Halterhaftung nach Paragraf 21a StVG und der Aufsichtspflicht des Arbeitgebers ab. Gerichte und Berufsgenossenschaften empfehlen halbjährliche Kontrollen. Hierzu zählen auch Führerscheinklassen oder Schlüsselnummern, die regelmäßig erneuert werden müssen.
  
  
• Die Fahrerunterweisung nach den einschlägigen UVV-Vorschriften ist dagegen klar getaktet: mindestens einmal jährlich, unabhängig vom individuellen Risiko des Fahrers. Sprich: Auch wenn keine festen Dienstwagen zugeteilt sind und z.B. Poolfahrzeuge zur Verfügung gestellt werden, muss jeder Mitarbeiter mit Zugang eine Fahrerunterweisung absolvieren.
  
  
• Allgemeine Unterweisung für den Fuhrpark bzw. zur Einhaltung der Arbeitssicherheit. Sie müssen je nach Zuständigkeit der Fahrer zusätzlich regelmäßig durchgeführt werden. Hierzu zählen z.B. Unterweisungen zur Ladungssicherung oder Gefahrguttransporte.

Wie lange müssen Prüfnachweise aufbewahrt werden?

Neben den Prüfterminen müssen im Fuhrpark auch Aufbewahrungsfristen für die dazugehörigen Nachweise eingehalten werden. Hier sind drei Dokumentarten zu unterscheiden: die Prüfberichte der Fahrzeugprüfungen, steuerrechtliche Belege und Nachweise über die Fahrerunterweisung und Führerscheinkontrolle. Alle drei folgen unterschiedlichen Regeln.

Prüfberichte der Fahrzeugprüfungen:

• Für den UVV-Prüfbericht gilt eine gesetzlich fixierte, aber relative Frist. Paragraf 57 Abs. 2 DGUV Vorschrift 70 verlangt, das Prüfergebnis schriftlich niederzulegen und mindestens bis zur nächsten Prüfung Da die UVV-Prüfung mindestens jährlich stattfindet, beträgt die gesetzliche Mindestfrist damit rund ein Jahr, unabhängig von der Fahrzeugklasse.
  
  
• Für den HU-Prüfbericht gibt es keine vergleichbare Frist im Gesetzestext. Paragraf 29 StVZO schreibt keine Aufbewahrungsdauer vor.
  • In der Praxis gilt dieselbe Logik wie bei der UVV-Prüfung: Der Bericht sollte mindestens bis zur nächsten Hauptuntersuchung verwahrt werden, weil er dann durch den neuen ersetzt wird und Zulassungsbehörden, Käufer oder Versicherer ihn bis dahin einsehen können.
  • Die praktische Aufbewahrungsdauer der HU-Prüfdokumente richtet sich damit nach dem jeweiligen HU-Turnus der Fahrzeugklasse:
  • 24 Monate bei Pkw und leichten Nutzfahrzeugen,
  • 12 Monate bei schweren Nutzfahrzeugen und Bussen, rund 6 Monate zwischen zwei Sicherheitsprüfungen. In beiden Fällen ist die gesetzliche Mindestfrist kürzer, als viele Fuhrparkverantwortliche annehmen; aus Haftungs- und Nachweisgründen empfiehlt sich eine deutlich längere Aufbewahrung, etwa über die gesamte Nutzungsdauer des Fahrzeugs.

Steuerrechtliche Belege:

• Rechnungen und Buchungsbelege zu Fahrzeugprüfungen sind dagegen ein steuerrechtliches Thema und folgen einer eigenen, absoluten Frist: Seit dem 1. Januar 2025 müssen diese nur noch 8 Jahre und nicht mehr 10 Jahre aufbewahrt werden. Das vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist verkürzt ( 147 Abs. 3 Satz 1 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG).
• Für Handelsbücher, Inventare und Jahressabschlüsse gelten weiterhin 10 Jahre.
• Fahrtenbücher sind steuerlich 6 Jahre aufzubewahren.

Nachweise über die Fahrerunterweisung:

• Für Nachweise der Fahrerunterweisung – Teilnahmebescheinigung und bestandene Verständnisprüfung – gilt: Eine gesetzlich fixierte Aufbewahrungsfrist gibt es nicht. Die DGUV Information 211-005 empfiehlt mindestens 2 Jahre.
  
  
  • In der Praxis ist das zu kurz gedacht: Die Nachweise dienen im Schadensfall oder bei einem Unfall als Entlastungsbeweis dafür, dass die jährliche Unterweisung tatsächlich stattgefunden hat. Empfehlenswert ist deshalb eine Aufbewahrung für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses des jeweiligen Fahrers. Personenbezogene Daten müssen darüber hinaus nach der DSGVO gelöscht werden, sobald der Verarbeitungszweck vollständig entfällt.
    
    
• Für den Nachweis der Führerscheinkontrolle gilt dieselbe datenschutzrechtliche Logik, aber ohne festen Zeitwert. Paragraf 21a StVG, aus dem sich die Kontrollpflicht ableitet, trifft zur Aufbewahrung keine Aussage. Maßgeblich ist stattdessen die Speicherbegrenzung nach 5 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit Paragraf 26 BDSG. Personenbezogene Daten aus der Kontrolle dürfen nur so lange gespeichert werden, wie der Zweck es erfordert.
  
  
  • In der Praxis bedeutet das: den Nachweis der letzten Führerscheinkontrolle mindestens bis zur nächsten Kontrolle aufbewahren. Aus Haftungsgründen empfiehlt sich eine längere Aufbewahrung von rund 3 Jahren, weil Schadensersatzansprüche nach Paragraf 823 BGB regelmäßig innerhalb dieser Frist verjähren und der Nachweis im Streitfall als Entlastungsbeweis dient. Spätestens mit dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses oder der Fahrzeugüberlassung ist der Nachweis zu löschen.

Diese Fristen sind ein eigenes Rechtsgebiet und kein Bestandteil der Prüftermine im engeren Sinn, gehören aber zu einer vollständigen Fuhrpark-Compliance dazu. Eine digitale Dokumentation sorgt für Ordnung und spart Zeit. Denn die Nachweise sind jederzeit abrufbar.

Was passiert, wenn eine Frist versäumt wird?

Ein versäumter Prüftermin bleibt selten folgenlos. Die Konsequenzen unterscheiden sich aber je nach Prüfung.

• Bei einer versäumten UVV-Prüfung kann die Berufsgenossenschaft nach Paragraf 209 Abs. 1 Nr. 1 SGB VII in Verbindung mit Paragraf 58 DGUV Vorschrift 70 ein Bußgeld verhängen.
  • Bei grober Fahrlässigkeit ist auch ein persönlicher Regress gegen die Fuhrparkleitung möglich, nicht nur gegen das Unternehmen.
• Bei der versäumten Hauptuntersuchung gilt eine gestaffelte Regelung nach Nr. 186.2 des Bußgeldkatalogs:
• Bis zu 2 Monate nach dem Termin bleibt ein TÜV-Überziehung bei Pkw folgenlos, danach werden 15 Euro fällig,
• ab mehr als 4 Monaten 25 Euro, und
• erst ab mehr als 8 Monaten kommt ein Punkt in Flensburg hinzu.

Für Lkw über 7,5 Tonnen, Busse und weitere Nutzfahrzeuge, die der Sicherheitsprüfung unterliegen, gilt eine eigene, strengere Staffel.

Alle relevanten Fristen im Fuhrpark

So können Fuhrparkmanager alle Fristen zentral im Blick behalten?

Mit wachsender Flottengröße wächst auch die Zahl der Fristen. Diese vier Produkte innerhalb des LapID Systems übernehmen die Verwaltung und füllen die Lücke:

• Die Fahrzeugverwaltung führt UVV-Termine, HU-Fristen und die zugehörigen Prüfnachweise in einer digitalen Fahrzeugakte zusammen und macht sie jederzeit abrufbar.
• Das Aufgaben- und Terminmanagement verteilt anstehende Fristen automatisch an die richtigen Zuständigen und erinnert rechtzeitig vor Fälligkeit, ohne dass jemand diese von Hand nachhalten muss.

Für die personenbezogenen Fristen sorgen zwei weitere Lösungen dafür, dass auch dort nichts durchrutscht:

• Digitale Unterweisungen dokumentieren Teilnahme und bestandene Verständnisprüfung automatisch digital mit Zeitstempel.
• Die Führerscheinkontrolle läuft weitgehend automatisiert über App oder Prüfstation: Fahrer legen ihren Führerschein vor, das System prüft die Gültigkeit und dokumentiert das Ergebnis manipulationssicher.

Prüftermine, Fahrernachweise und Aufbewahrungsfristen laufen damit nicht mehr parallel in getrennten Systemen, sondern an einer zentralen Stelle zusammen und sind abrufbar, sobald ein Nachweis gebraucht wird.