5 Tipps: Fuhrpark-Prozesse im Office-Management digitalisieren

Inhaltsverzeichnis:

• Tipp 1: Kontrollen und Unterweisungen digitalisieren
• Tipp 2: Strafzettel-Bearbeitung digitalisieren
• Tipp 3: Schadenmeldungen zentral und digital erfassen
• Tipp 4: Fristen zentral verwalten
• Tipp 5: Dokumente zentral verwalten
• Fuhrpark-Checkliste für das Office-Management

Tipp 1: Kontrollen und Unterweisungen digitalisieren

Führerscheinkontrollen oder die Durchführung von Unterweisungen für Fahrer sollten regelmäßig überprüft und wiederholt werden. Bei der Fuhrparkverwaltung zählen diese Tätigkeiten zu den typischen wiederkehrenden Halter-Aufgaben.

Für das Office-Management ist es daher wichtig, einen Überblick über alle Kontrollen und Unterweisungen zu haben.

Digitale Workflows für das Office-Management

Elektronische Führerscheinkontrolle: Fahrer überprüfen ihren Führerschein eigenständig, das System erinnert an den Termin, dokumentiert das Datum der Kontrolle und hinterlegt das Ergebnis automatisch. Flexibel und digital funktioniert das z.B. mit den Kontrollmethoden der LapID Führerscheinkontrolle.

E-Learning-Unterweisung: Unterweisungen lassen sich als E-Learning-Module durchführen. Das geht flexibel im Büro oder auch unterwegs. Nach abgeschlossener Verständnisprüfung wird das Ergebnis digital dokumentiert, ganz ohne Unterschriftenliste. Bei LapID wählen Sie aus dem umfangreichen Modulkatalog die Themen aus, die für Ihre Mitarbeiter relevant sind und weisen diese im System zu.

Tipp 2: Strafzettel-Bearbeitung digitalisieren

Strafzettel und Zeugenfragebögen müssen fristgerecht bearbeitet werden um Mahngebühren oder Konsequenzen, wie die Fahrtenbuchauflage zu vermeiden. Für das Office-Management eignet sich daher ein Prozess zur digitalen Erfassung und Bearbeitung dieser Vorgänge.

Digitale Workflows für das Office-Management

Digitales Strafzettelmanagement: Sie laden den Anhörungsbogen über das LapID Strafzettelmanagement hoch, das System ordnet ihn automatisch dem hinterlegten Fahrzeug zu und ermittelt anhand der Fahrerdaten den zuständigen Fahrer. Die Kommunikation mit dem Fahrer erfolgt digital aus dem System heraus. Alle notwendigen Informationen werden über ein digitales Antwortschreiben direkt an die Behörden verschickt.

Tipp 3: Schadenmeldungen zentral und digital erfassen

Nach einem Unfall oder Schaden zählt vor allem eins: eine vollständige Meldung. Nur so können Gutachter, Werkstatt und Versicherung den Fall sofort abwickeln. Das Office-Management sollte daher einen Überblick haben, welche Informationen für die Schadenmeldung erforderlich sind. Hierzu zählen z. B.

• Ort und Zeitpunkt
• Hergang
• Fotos vom Schaden
• Kennzeichen vom eigenen aber auch von beteiligten Fahrzeugen
• Namen aller Beteiligten

Digitale Workflows für das Office-Management

Mit einer digitalen Schadenabwicklung bringen Sie Ordnung in den Prozess. Mithilfe der LapID Fahrzeugverwaltung können Sie nach einer Schadenmeldung Informationen und Schadenbilder vom Fahrer automatisiert anfordern. Die gesammelten Daten können direkt im System abgerufen und an die Werkstatt oder Versicherung weitergeleitet werden.

Tipp 4: Fristen zentral verwalten

Bei der Fahrzeugverwaltung muss das Office-Management auch Termine, wie die UVV-Prüfung, die HU, Wartungsintervalle oder Reifenwechsel im Blick behalten. Jedes Fahrzeug bringt dabei eigene Fristen mit. Verteilt auf Outlook-Erinnerungen, eine Excel-Liste und das Gedächtnis einzelner Kollegen wird daraus schnell ein Risiko.

Digitale Workflows für das Office-Management

Digitale Fahrzeugverwaltung: Damit das Office-Management Fuhrpark-Fristen verwalten kann, braucht es eine zentrale Übersicht in Form einer digitalen Fuhrparkverwaltung mit angeschlossenem Aufgaben- und Terminmanagement. Über das LapID System lassen sich eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen rund um das Fahrzeug organisieren und verwalten. Das System übernimmt schnell und einfach die Koordination:

• Termine werden dem richtigen Fahrzeug zugeordnet.
• Erinnerungen werden an die Fahrer verschickt.
• Verpasste Fristen werden digital gemeldet.
• Nachweise können digital via Smartphone-Upload übermittelt werden.

Tipp 5: Dokumente zentral verwalten

Um im Office-Management den Überblick über alle Fahrzeuge zu behalten, ist es sinnvoll, relevante Fahrzeuginformationen digital zu erfassen und zu verwalten. Hierzu zählen neben den Fahrzeugstammdaten auch Informationen zu Leasing- und Versicherungsverträgen, Werkstattberichte und Nachweise über Hauptuntersuchungen, Fahrzeugprüfungen oder weitere Rechnungen rund ums Fahrzeug.

Digitale Workflows für das Office-Management

Digitale Fahrzeugakte: Eine digitale Fahrzeugakte organisiert alle Daten zentral an einer Stelle. In der LapID Fahrzeugverwaltung stehen Ihnen in der digitalen Fahrzeugakte alle Informationen zum Fahrzeug zur Verfügung. Sie werden digital gespeichert, stehen über die gesamte Nutzungsdauer des Fahrzeugs zur Verfügung und können von den berechtigten Personen jederzeit abgerufen werden.

Fuhrpark Checkliste für das Office-Management

CHECKLISTE FÜR DAS OFFICE-MANAGEMENT

6 digitale Workflows für Fuhrparkprozesse im Office

Strafzettel, Schadenmeldungen, Fristen, Freigaben, Dokumentation und Fahrernachweise: Diese Checkliste fasst zusammen, worauf es bei der Digitalisierung der wichtigsten Fuhrpark-Verwaltungsprozesse im Office-Management ankommt.

☐ 1. Führerscheinkontrolle & Unterweisung digitalisieren

Führerscheinkontrolle per App und Unterweisungen als E-Learning-Modul durchführen, statt Führerscheinkopien zu sammeln und Unterschriftenlisten zu pflegen.

☐ 2. Strafzettel-Bearbeitung digitalisieren

Bußgeldbescheide digital erfassen und dem richtigen Fahrer automatisch zuordnen lassen, statt Fahrer manuell zu ermitteln. Notwendige Informationen digital beim Fahrer einholen und Antwortschreiben direkt verschicken.

☐ 3. Schadenmeldungen einheitlich & digital erfassen

Ein digitales Tool mit Dokumenten-Upload für Fotos, Ort und Hergang nutzen, statt Schäden per Telefon oder E-Mail ohne festes Format zu melden.

☐ 4. Fristen zentral verwalten

Reifenwechsel-, HU- und Wartungstermine digital an einer Stelle bündeln und automatisch erinnern lassen, statt auf Excel oder dem Gedächtnis zu vertrauen.

☐ 5. Dokumente zentral verwalten

Alle Dokumente in einer digitalen Fahrzeugakte bündeln, statt sie auf Postfächer, Ordner und Papierakten zu verteilen.