Verantwortungsbereiche von Fuhrparkmanagement und Personalabteilung

Eigentlich klingt es ganz einfach: Fuhrparkmanager sind für den Unternehmensfuhrpark verantwortlich, sie kümmern sich um das komplette Management der Fahrzeugflotte und auch um fahrerbezogene Themen. Die Personalabteilung kümmert sich um alles, was das Thema Mitarbeiter angeht. Aber: Zwischen beiden Unternehmensbereichen gibt es viele Schnittstellen, auch was die Fahrzeuge und deren Fahrer angeht. Wer verantwortet also was?

Die Geschäftsführung bestimmt die Marschrichtung des Unternehmens in Sachen Fuhrpark und setzt den Rahmen für die Fuhrparkstruktur und -entwicklung. In manchen Unternehmen ist der Fuhrparkleiter bei der Erarbeitung des Fuhrparkkonzepts direkt beteiligt, in anderen setzt er lediglich die Vorgaben der Geschäftsleitung um.

Aufgaben von Fuhrparkmanagement und Personalabteilung

In der Zusammenarbeit von Fuhrparkmanagement und Personalabteilung gehen die Verantwortlichkeiten häufig ineinander über. Grenzen wir modellhaft noch einmal genau ab:

Die Hauptaufgabe des Fuhrparkmanagers ist die Fuhrparkorganisation. Er ist zuständig für Einkauf, Finanzierung und Versicherung der Fahrzeuge. So gibt es auch mit dem Einkauf und Controlling des Unternehmens Überschneidungen.

Weiterhin teilt der Fuhrparkleiter die Fahrzeuge gemäß den Unternehmensvorgaben den Fahrern zu, beauftragt Wartung und Reparatur. Er kontrolliert Rechnungen von Werkstätten und Tankvorgängen sowie das Reporting. In manchen Fuhrparks ist er auch für die Überprüfung von Lenk- und Ruhezeiten zuständig.

In der Regel werden an den Fuhrparkleiter auch die Pflichten der Halterhaftung delegiert. Eine der wichtigsten Pflichten im Rahmen der Halterhaftung ist die regelmäßige Kontrolle der Führerscheine. Zusätzlich trägt der Fuhrparkleiter sorge für die UVV-Prüfung der Fahrzeuge und die Durchführung der Fahrerunterweisung, beides Themen des Arbeitsschutzes.

Die Organisation des Personals wiederum ist Aufgabe der Personalabteilung. Dazu gehören die Personalbeschaffung, die Entwicklung und der Einsatz der Mitarbeiter. Sie kümmert sich um Arbeitsverträge, Gehalts- und Reisekostenabrechnungen, um Fortbildungen, Urlaubsanträge und vieles mehr. Auch die Arbeitsplatzsicherheit wird von der Personalabteilung überprüft.

Viele Schnittstellen zwischen den Bereichen

Damit sind beide Bereiche für die Mitarbeiter zuständig, wenn auch mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Klar, dass es hier Schnittstellen gibt. Wie kann also die Zusammenarbeit zwischen Fuhrparkmanagement und Personalabteilung genau aussehen und wer kann welche Aufgaben übernehmen, damit der Fuhrpark effizient verwaltet werden kann?

Zunächst ist festzuhalten, dass Fuhrparkmanager oder Fuhrparkleiter kein Lehrberuf ist. Gerade in kleineren Unternehmen ist es daher häufig so, dass Mitarbeiter, zum Beispiel aus dem Einkauf oder direkt der Personalabteilung, die Verantwortung über den Fuhrpark übertragen bekommen und sich das nötige Fachwissen in Weiterbildungen aneignen müssen. In diesem Fall liegt quasi alles in einer Hand.

An dieser Stelle betrachten wir ausschließlich Unternehmen, in denen die Bereiche und Zuständigkeiten organisatorisch und personell getrennt sind. Viele große Unternehmen lagern das Fuhrparkmanagement sogar komplett aus und beauftragen dafür einen Dienstleister. Dieser stellt seine Leistungen dann in Rechnung.

Dienstwagen zur Mitarbeitermotivation

Ein Anliegen der Geschäftsführung und der Personalabteilung ist es, für die Zufriedenheit von guten Mitarbeitern zu sorgen, damit sie dem Unternehmen als Arbeitskräfte erhalten bleiben. Mögliche Maßnahmen sind Mitarbeiterrabatte, ein kostenloses Mittagessen in der Kantine oder eben auch ein Firmenwagen. Besonders Dienstwagen sind Statussymbole, die die Wertschätzung des Arbeitgebers gegenüber dem Mitarbeiter zeigen. Bei all diesen Annehmlichkeiten handelt es sich um einen geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer, also um ein steuer- und sozialversicherungspflichtiges Einkommen.

Voraussetzung für die Überlassung eines Dienstwagens ist eine arbeitsvertragliche Zusage. Es wird ein, in der Regel zeitlich befristeter, Dienstwagenüberlassungsvertrag mit individuellen Vereinbarungen zwischen dem Arbeitgeber und dem Dienstwagenberechtigten geschlossen, der von der Personalabteilung organisiert wird. Auf der Gehaltsabrechnung ist der geldwerte Vorteil ausgewiesen. Dessen Berechnung ist Aufgabe der Personalabteilung.

Car Policy als Basis der Fuhrparkorganisation

Sobald der unterschriebene Dienstwagenüberlassungsvertrag vorliegt, wird das Fuhrparkmanagement aktiv und startet den Bestellvorgang des Geschäftsfahrzeugs. Der Dienstwagenüberlassungsvertrag gilt in Kombination mit der Car Policy. Diese regelt präzise, welche Hierarchieebene welchen Dienstwagen bekommt und welche Marken, Modelle, Antriebsarten und Ausstattungsvarianten zur Wahl stehen. Sie schreibt auch fest, welche Regeln und Pflichten Fuhrparkmanager und Dienstwagenberechtigte in Bezug auf die Überlassung des Dienstwagens haben.

Was in der Car Policy steht, wird im Rahmen der Unternehmensvorgaben vom Fuhrparkmanagement ausgearbeitet. Die Dienstwagenordnung wird in regelmäßigen Abständen von der Personalabteilung (in Absprache mit dem Fuhrparkmanagement) überprüft und bei Bedarf angepasst.

Fuhrparkmanagement für das operative Geschäft zuständig

Alle nun folgenden Schritte des Geschäftswagenmanagements liegen in den Händen und vor allem in der Verantwortung des Fuhrparkmanagements – von der Fahrzeugbereitstellung über Wartung, Schadenmanagement und die Rückgabe. Das Fuhrparkmanagement hat die Richtlinienkompetenz bei der Umsetzung der Car Policy.

Im Falle der Übertragung der Halterpflichten von der Geschäftsleitung auf das Fuhrparkmanagement liegt dann unter anderem auch die regelmäßige Führerscheinkontrolle in der Verantwortung des Fuhrparkmanagements.

Steuerliche Fragen regelt die Personalabteilung

Bei allen Fragen rund um den Arbeitsvertrag, Steuern und Abrechnungen kommt dann wieder die Personalabteilung ins Spiel. Ändert sich die Funktion des Mitarbeiters innerhalb des Unternehmens und hat dies Auswirkungen auf seine Dienstwagenberechtigung, meldet das die Personalabteilung an das Fuhrparkmanagement, das die Veränderungen umsetzt. Zieht der Dienstwagenberechtigte um, meldet er dies der Personalabteilung. Diese passt die Daten in ihrem System an und muss auch den geldwerten Vorteil neu berechnen. Auch andere, den Steuerabzug betreffende Veränderungsmeldungen laufen über die Personalabteilung - damit hat das Fuhrparkmanagement meist nichts zu tun.

Der Fuhrparkmanager kümmert sich um die Fahrer, heißt es weiter oben. So kann er sich auch jenseits von administrativen Tätigkeiten rund um den Dienstwagen kümmern, etwa bei den Themen Gesundheit und Sicherheit. Wer viel fährt und damit stundenlang im Auto sitzen muss, hat häufig mit Rückenproblemen und Verspannungen zu kämpfen. Setzt sich der Fuhrparkverantwortliche bei der Personalabteilung zum Beispiel für Wirbelsäulenkurse und Entspannungstraining für Vielfahrer ein, hat das nicht nur einen positiven Effekt auf die Gesundheit und das Wohlempfinden der Fahrer, sondern letztlich auch auf den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens, weil die Mitarbeiter fitter sind und seltener ausfallen. Ähnliches gilt für regelmäßige Sicherheitstrainings. Auch hier ist  ein systematisches Zusammenspiel zwischen Fuhrparkmanagement und Personalabteilung sinnvoll.

Fazit

Wie man sieht, greifen beide Abteilungen doch immer wieder ineinander. Dass die Abgrenzung im Einzelfall schwierig ist, zeigt auch das Angebot an unterstützender Software für beide Bereiche. Wichtig sind im Unternehmen also genaue, schriftlich fixierte Absprachen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.

 

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