Fahrtenschreiber: Pflicht, Fristen und Bußgelder

Inhaltsverzeichnis:

• Was ist ein Fahrtenschreiber?
• Welcher Fahrtenschreiber muss seit 2025 genutzt werden?
  • • Was ist die Fahrtenschreiberpflicht 2026?
    • Sind alte Fahrtenschreiber noch erlaubt?
• Wie oft muss ein Fahrtenschreiber ausgelesen werden?
• Welche Fahrzeuge sind vom Fahrtenschreiber befreit?
• Was kostet ein digitaler Fahrtenschreiber?
• Welche Pflichten hat das Unternehmen?
• Welche Bußgelder drohen Unternehmen?

Was ist ein Fahrtenschreiber?

Fahrtenschreiber (Tachograf) werden in Fahrzeugen für Güter-und Personentransport integriert und dienen der Aufzeichnung von Lenk- und Ruhezeiten, Bereitschaftszeiten und Arbeitsunterbrechungen des Fahrers. Zusätzlich werden Wegstrecke und die Geschwindigkeit protokolliert. Die Informationen werden auf der Fahrerkarte gespeichert. Mithilfe des Fahrtenschreibers sind z. B. Polizei und das Bundesamt für Logistik und Mobilität (BAM) in der Lage, die Einhaltung gleich mehrerer Vorschriften zu kontrollieren.

Digitale Fahrtenschreiber sind gemäß EU-Verordnung Nr. 561/2006 seit Mai 2006 verpflichtend. Genauere technische Vorgaben sowie Ausnahmen sind weiter in der EU-Verordnung Nr. 799/2016 zu finden, welche sich an der EU-Verordnung Nr. 165/2014 orientiert.

Gerade für den EU-weiten Lieferverkehr werden die Vorschriften der EU immer wieder erneuert und aktualisiert. Grund hierfür sind u. a. der Beitrag zu mehr Sicherheit im Straßenverkehr und die Erfüllung der Vision Zero bis 2030.

Welcher Fahrtenschreiber muss seit 2025 genutzt werden?

Seit August 2025 muss der neue Smart Tachograaf 2 verpflichtend in jedem Fahrzeug über 3,5 Tonnen und Lkw über 7,5 Tonnen, die EU-weit unterwegs sind, fest verbaut sein. Im Unterschied zu seinem Vorgänger zeichnet er neben den normalen Zeit-, Strecken- und Geschwindigkeitsdaten zusätzlich folgende Informationen auf:

• Überschreitung von Grenzen innerhalb der EU: Der Tacho 2 registriert beim Passieren einer Grenze den Ländercode via GPS. Eine manuelle Angabe an der Grenze ist nicht mehr nötig.
• Erfassung von Be- & Entladung: Optional kann vom Fahrer nun im Gerät angegeben werden, wo und wann das Fahrzeug be- oder entladen wird. Hiermit wird das Einhalten der Kabotage-Regeln sichergestellt.
• Fernauslesen durch Behörden: Autorisierte Kontrollbeamte können jetzt dank des Dedicated Short-Range Communication-Funkmoduls (DSRC-Funkmodul) bestimmte Tachodaten aus der Ferne auslesen. Das Fahrzeug muss hierfür nicht mehr anhalten. Das verhindert Verzögerungen in der Lieferung durch Routinekontrollen.
• Noch mehr Manipulationsschutz: Um Betrug und Eingriffe zu verhindern, hat die zweite Generation verbesserte Sicherheitsmerkmale (z. B. verschlüsseltes GPS-Signal oder OSNMA-Authentifizierung).
• Mehr Tage und neue Karten: Statt nur 28 Tage kann der Tacho 2 nun 56+1 Tage speichern. Zusätzlich gibt es seit 2023 neue Tachokarten (Fahrer-, Unternehmens-, Kontrollkarten etc.). Ältere Karten funktionieren auch weiterhin, allerdings können nur mit den Generation2V2-Karten alle neuen Funktionen genutzt werden.

Was ist die Fahrtenschreiberpflicht 2026?

Ab Juli 2026 müssen Fahrtenschreiber auch bei Fahrzeugen ab 2,5 Tonnen verpflichtend eingesetzt werden. Betroffen von der Regelung sind alle Fahrzeuge in gewerblicher Nutzung, die grenzüberschreitend in der EU eingesetzt werden. Dies betrifft hauptsächlich folgende Fahrzeuge:

• Lieferwagen,
• Transporter und
• Fahrzeuge für den Transport von mehr als neun Personen.

Die rechtliche Grundlage hierfür liefern die EU-Verordnung Nr. 561/2006 und die EU-Verordnung Nr. 165/2014, welche durch die Verordnung (EU) 2020/1054 ergänzt wurde. Damit endet die Übergangsphase des Mobilitätspaktes I, welcher sich seit 2020 in der schrittweisen Umsetzung befand.

Sind alte Fahrtenschreiber noch erlaubt?

Ältere Fahrtenschreiber sind innerhalb von Deutschland unproblematisch, solange sie die nötigen Informationen rechts- und manipulationssicher protokollieren. EU-weit sind sowohl manuelle als auch der digitale Vorgänger des Smart Tacho 2 von 2019 seit dem 18./19. August 2025 verboten.

Wie oft muss ein Fahrtenschreiber ausgelesen werden?

Der Fahrtenschreiber muss, wie die Fahrerkarte auch, vom Arbeitgeber ausgelesen werden (§ 2 Abs. 5 FPersoV). Es gelten die folgenden Fristen:

• Fahrtenschreiber/Kontrollgerät: spätestens alle 90 Kalendertage
• Archivierung: die ausgelesenen Daten müssen im Unternehmen mindestens ein Jahr aufbewahrt werden.

Welche Fahrzeuge sind vom Fahrtenschreiber befreit?

Von der Regelung eines Fahrtenschreibers sind Fahrzeuge kleiner 3,5 Tonnen befreit, die nicht gewerbliche Güter oder Personen befördern. Außerdem gilt die Fahrtenschreiberpflicht bspw. nicht im Werksverkehr, wenn das zulässige Höchstgewicht des Fahrzeugs oder der Fahrzeugkombination mehr als 2,5 Tonnen und nicht mehr als 3,5 Tonnen beträgt. Außerdem darf das Fahren nicht die Hauptätigkeit des Fahrers darstellt.

Bei einem Pkw mit Anhänger, der zu einem gewerblichen Zweck Güter transportiert, wird jedoch der Anhänger zum Gesamtgewicht des Fahrzeugs hinzugerechnet. Liegen beide zusammen über 3,5 Tonnen, ist auch hier ein Fahrtenschreiber Pflicht. Daher muss beim Überqueren von EU-Grenzen hier ebenfalls der Smart Tacho 2 verbaut werden.

Was kostet ein digitaler Fahrtenschreiber?

Für den Einbau eines Smart Tacho 2 in ein Neufahrzeug müssen Unternehmen mit etwa 1.000 Euro rechnen, während das Nachrüsten etwa 2.000 Euro kostet.

Welche Pflichten hat das Unternehmen?

Unternehmen müssen insbesondere:

1. sicherstellen, dass betroffene Fahrer eine gültige Fahrerkarte besitzen
2. Fahrerkarten fristgerecht auslesen (mind. alle 28 Tage)
3. Fahrtenschreiberdaten fristgerecht auslesen (mind. alle 90 Tage)
4. alle Daten ordnungsgemäß archivieren (mind. 1 Jahr)
5. Fahrtenschreiber regelmäßig prüfen und kalibrieren (nach StVZO 57a, StVZO 57b)
6. Fahrer zur ordnungsgemäßen Nutzung unterweisen
7. Nachweise bei Kontrollen vorlegen können
8. Fristen für Kartenablauf und Verlängerung überwachen

Welche Bußgelder drohen Unternehmen?

Da der Halter für das Fahrzeug und somit auch für den Fahrtenschreiber verantwortlich ist, muss er dafür sorgen, dass dieser ordnungsgemäß funktioniert und genutzt werden kann, ansonsten droht eine Geldstrafe von 750 Euro. Bei einem gezielten Manipulationsversuch kann sogar ein doppelt so hohes Bußgeld verhangen werden. Auch eine Missachtung der Archivierungspflicht in Form von fehlenden Daten kann den Halter 500-750 Euro kosten. Beides wird in einem Zeitraum je 24-Stunden berechnet und kann sich daher schnell summieren.