Bei der Überlassung von Dienstwagen oder Poolfahrzeugen an Mitarbeiter sind eine Reihe von Pflichten im Fuhrparkmanagement zu erfüllen. Hierzu zählt neben der Unterweisung der Fahrer für das Dienstfahrzeug auch die Einweisung in das Fahrzeug. Wie diese insbesondere bei Poolfahrzeugen umgesetzt werden kann, klären wir in diesem Beitrag.
Einweisung vs. Unterweisung: Wo liegen die Unterschiede?
Oftmals werden die Einweisung und die Unterweisung miteinander verwechselt, denn auf den ersten Blick klingen beide Begriffe sehr ähnlich. Es gibt allerdings einen wesentlichen Unterschied. Die Einweisung erfolgt einmalig, in der Regel bei der Übergabe des Fahrzeugs, die Unterweisung hingegen muss regelmäßig, meist jährlich, wiederholt werden.
Mehr zu den Unterschieden von Einweisung und Unterweisung in unserem dazu passenden Beitrag:
Wie die Ersteinweisung in das Fahrzeug erfolgen kann, haben wir in unserem Interview mit dem Autohaus Walter Schneider besprochen:
Die Fahrzeugeinweisung bei Poolfahrzeugen
Der Fahrzeugpool im Unternehmen kann aus verschiedenen Fahrzeugen und unterschiedlichen Fahrzeugtypen bestehen. Dies stellt eine Herausforderung für das Fuhrparkmanagement dar, denn die Mitarbeiter, die Zugriff auf den Fahrzeugpool haben, müssen in jedes der Fahrzeuge eingewiesen werden. Im Rahmen der Einweisung werden fahrzeugspezifische Besonderheiten hervorgehoben.
Was ist bei der Einweisung bei Poolfahrzeugen zu beachten?
- Poolfahrzeuge sind wie der fest zugeordnete Dienstwagen zu behandeln, es muss für jeden Mitarbeiter eine Einweisung stattfinden.
- Die Einweisung in das Fahrzeug muss vor der ersten Nutzung erfolgen. Zusätzlich muss, je nach Fahrzeugtyp (Pkw mit Verbrennungsmotor, Pkw mit Elektroantrieb, Transporter, Lkw etc.), eine Unterweisung durchgeführt werden.
- Einweisungen sollten zur Sicherheit vom Fuhrparkmanagement dokumentiert werden.
Wie kann die Einweisung bei Poolfahrzeugen und Poolfahrzeugnutzern effizient gestaltet werden?
- Tipp 1: Schalten Sie die Nutzung des eigenen Fahrzeugpools für neue Mitarbeiter erst frei, wenn diese in die Fahrzeuge eingewiesen wurden.
- Tipp 2: Bieten Sie regelmäßig für neue Mitarbeiter Einweisungstermine an, in denen sich die Mitarbeiter mit den Fahrzeugen des Fuhrparks vertraut machen können.
- Tipp 3: Achten Sie auf die Zusammensetzung des Fahrzeugpools. Für Fahrzeuge des gleichen Typs, reicht es, die Einweisung am Beispiel eines Fahrzeugs durchzuführen. Sind unterschiedliche Fahrzeugtypen im Einsatz, z. B. Fahrzeuge mit Verbrennungsmotor und Elektrofahrzeuge, muss für jeden Fahrzeugtyp eine Einweisung erfolgen, da für die Fahrzeuge unterschiedliche Spezifika zu beachten sind.
- Tipp 4: Definieren Sie Verantwortlichkeiten für Poolfahrzeuge. Dies kann bspw. der Fuhrparkleiter sein oder Mitarbeiter am Standort, an dem das Fahrzeug geliehen werden kann. Die verantwortlichen Mitarbeiter sind dann auch für die Einweisung von Poolnutzern in die Fahrzeuge zuständig. Legen Sie diese Verantwortlichkeiten sicherheitshalber schriftlich fest.
- Tipp 5: Fertigen Sie für jeden Fahrzeugtyp eine Checkliste an, worauf im Rahmen der Einweisung geachtet werden muss (sofern die Einweisung durch eigene Mitarbeiter durchgeführt wird). Bestandteile können bspw. die technische Ausstattung des Fahrzeugs sein sowie ein Überblick über Gefahren, die mit dem Fahrzeugtyp verbunden sind.
- Tipp 6: Wenden Sie sich bei Fragen zum Fahrzeug und dessen Besonderheiten an das Autohaus, über das Sie das Fahrzeug bezogen haben. Dort wird in der Regel bei der Übergabe des Fahrzeugs ebenfalls eine Ersteinweisung durchgeführt.
Poolfahrzeuge: Was ist sonst noch zu beachten?
Bei Poolfahrzeugen handelt es sich um nicht fest zugewiesene Fahrzeuge. Diese können von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden,i weshalb die Nutzung mit verschiedenen Pflichten verknüpft ist. Wie sich Poolfahrzeuge von Dienstwagen unterscheiden und was im Fuhrparkmanagement bei Poolfahrzeugen beachtet werden muss, erfahren Sie in unserem Beitrag:
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