Die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark stellt Fuhrparkverantwortliche regelmäßig vor eine Herausforderung. Der Aufwand für die Führerscheinkontrolle steigt dabei nicht nur in Abhängigkeit von der Fahreranzahl, die regelmäßig kontrolliert werden muss, auch die eigentliche Organisation des Fuhrparks kann einen Einfluss auf die Führerscheinkontrolle haben. In unserem Interview sprechen wir mit Carsten Stemmler, Sales Consultant bei LapID, über die Besonderheiten der Führerscheinkontrolle bei dezentral organisierten Fuhrparks.
Hallo Carsten! Danke, dass du dir heute die Zeit nimmst, um mit uns über die Besonderheiten der Führerscheinkontrolle bei dezentralen Fuhrparks zu sprechen. Was genau ist ein dezentral organisierter Fuhrpark?
Hi Steffi. Zuerst einmal ist zu klären, wann es sich um einen dezentralen Fuhrpark handelt. Ein dezentral organisierter Fuhrpark befindet sich nicht oder nicht vollständig an einem zentralen Standort. Dabei sind nicht nur die Fahrzeuge des Fuhrparks räumlich voneinander getrennt, sondern auch die jeweiligen Niederlassungen, Produktionsstätten /-standorte oder Geschäftsbereiche weisen eine geografische Trennung voneinander auf.
Bei größeren Organisationen kann es sich beispielsweise um Schwester-, Tochter- und nach Paragraf 15 AktG partizipierende Gesellschaften im Rahmen eines Konzerns handeln.
Aber auch die jeweilige Tätigkeit der Mitarbeiter kann zu einer geografischen Trennung und damit zu einer dezentralen Organisationsform führen. Dies betrifft beispielsweise Servicetechniker, die sich von ihrem lokalen Standort oder von zu Hause aus zu Kunden begeben.
Häufig ist ein zentrales Fuhrparkmanagement am eingetragenen Hauptstandort des Unternehmens anzutreffen. Es gibt aber auch Modelle, bei denen in weiteren Niederlassungen Verantwortliche ernannt werden, die das Fuhrparkmanagement unterstützen.
Welche Herausforderungen bestehen in dezentral organisierten Fuhrparks?
Dezentral organisierte Fuhrparks stehen vor der Herausforderung, für alle Standorte, an denen das Fuhrparkmanagement vertreten ist, eine einheitliche Datenbasis zu schaffen. Jeder Standort benötigt eine Übersicht über die Mitarbeiter und Fahrzeuge sowie die anstehenden Termine. Dies kann, ohne digitale Unterstützung, zu einer sehr komplexen Aufgabe werden.
Neben der reinen Übersicht über die Mitarbeiter, sind weitere Informationen, zum Beispiel zu den Führerscheinen, erforderlich. Treten neue Mitarbeiter ins Unternehmen ein, sind alle Standorte und Fuhrparkverantwortliche zu informieren. Hier kann es zu einer zeitverzögerten Kenntnisnahme, insbesondere bei hoher Komplexität der Unternehmensorganisation, kommen.
Dies gilt auch für weitere wichtige Informationen im Rahmen der Sorgfaltspflichten im Fuhrpark. Zu nennen sind hier beispielsweise ein gemeldeter Führerscheinverlust, Ordnungswidrigkeiten oder Verstöße, die zu Punkten im Fahreignungsregister geführt haben. Außerdem Schadenmeldungen und das Ablaufen bzw. die Gültigkeit bestimmter Fahrerlaubnisklassen auf dem Führerschein, welche sich in der Praxis auch auf die Führerscheinkontrolle auswirken.
Du hast die Führerscheinkontrolle bereits angesprochen. Wie sieht es hier im dezentral organisierten Fuhrpark genau aus?
Wie bereits beschrieben, kann ein dezentraler Fuhrpark durch verschiedene Faktoren begründet sein. Die Erreichbarkeit der Mitarbeiter ist dabei erfahrungsgemäß eher schwieriger, was auch einen Einfluss auf die Führerscheinkontrolle hat. Eine Turnusmäßigkeit im Jahresverlauf zu erreichen, ist durch die erschwerten Bedingungen und ohne Unterstützung, in Form von Arbeitskräften, oft nur schwer umsetzbar. Diese erschwerten Bedingungen lassen sich bei sehr starker Dezentralität und/oder höherer Fahreranzahl beobachten.
Damit geht eine oft unvollständige Kontrolle im Jahresverlauf einher, beispielsweise wenn sich zu kontrollierende Mitarbeiter im Krankenstand, Urlaub oder Ausland aufgehalten haben und die Kontrolle nachgeholt und bereits ein Folgetermin eingeplant werden müsste. Weiterhin gibt es im Rahmen der rechtlich notwendigen Dokumentation Informationsverluste. Wird die Kontrolle unterstützend durch Personen in den Niederlassungen durchgeführt, ist die Dokumentation nicht immer einheitlich oder der Informationsfluss erfolgt nicht zielführend.
Abhilfe können hier digitale Lösungen schaffen, die eine digitale Verwaltung der Führerscheinkontrollen und weiterer Compliance-Anforderungen im Fuhrparkmanagement ermöglichen.
Welche Anforderungen müssen elektronische Lösungen erfüllen, damit sie bei dezentralen Fuhrparks für eine Entlastung sorgen können?
Um dies zu erfüllen, ist eine einheitliche Datenbasis erforderlich. Das verwendete System muss dabei von verschiedenen Standorten aus aufgerufen werden können. Im Idealfall lässt sich über das System auch die Unternehmensstruktur mit verschiedenen Standorten abbilden.
Mitarbeiter können in diesem Fall den einzelnen Standorten zugewiesen werden. Für die jeweiligen Standorte sollten dann, wie bei LapID möglich, Verantwortliche definiert werden können, die Zugriff auf die Daten der Mitarbeiter und Führerscheinkontrollen haben. Diese sollten darüber hinaus aber auch Zugriff auf die anderen Standorte haben, um im Fall der Fälle alle Daten einsehen zu können.
Die zentrale Datenhaltung ist daher der wichtigste Aspekt.
Angenommen wir haben ein Beispielunternehmen mit einem dezentral organisierten Fuhrpark mit 5 Standorten und 250 Mitarbeitern. Wie könnte LapID dieses Unternehmen bei der Durchführung der Führerscheinkontrolle unterstützen?
Im ersten Schritt müssen die Prüfungsmethoden ausgewählt werden, mithilfe derer die Führerscheinkontrolle durchgeführt werden soll. Die LapID Kontrollmethoden lassen sich dabei flexibel miteinander kombinieren und können so jede Fuhrparkstruktur abbilden. Ebenfalls zu klären ist, ob weitere Daten, wie zum Beispiel die Fahrerlaubnisklassen erfasst und überwacht werden sollen. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn bestimmte Fahrerlaubnisklassen erforderlich sind, um die Fahrzeuge im Fuhrpark zu bewegen.
Als nächstes wird die Struktur des Unternehmens im LapID System abgebildet. Hierzu können, sofern gewünscht, die verschiedenen Standorte des Unternehmens angelegt werden. Für jeden Standort gibt es dann einen zuständigen Ansprechpartner. Ebenso können je nach Standort die Eskalationsstufen unterschiedlich definiert werden, die im Falle einer nicht durchgeführten Führerscheinkontrolle über das Ausbleiben informieren.
Im Anschluss werden die Mitarbeiterdaten ins System übertragen. Dies kann manuell oder mithilfe unseres Imports erfolgen, sofern die Daten schon in aufbereiteter Form vorliegen. Anschließend wird die Führerscheinkontrolle für die Mitarbeiter aktiviert und das Intervall sowie der erste Kontrolltermin gesetzt.
Die Mitarbeiter werden über die anstehende Kontrolle per E-Mail oder SMS informiert (je nachdem, welcher Kommunikationskanal zuvor gewählt wurde) und können die Kontrolle mit der hinterlegten Führerscheinkontrollmethode durchführen.
Weitere Informationen zur LapID Führerscheinkontrolle:
Danke für das interessante Gespräch, Carsten!
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