10 praktische Tipps zur Fahrzeugeinweisung bei Poolfahrzeugen

Die Fahrzeugeinweisung bei Poolfahrzeugen

Der Fahrzeugpool im Unternehmen kann aus verschiedenen Fahrzeugen und unterschiedlichen Fahrzeugtypen bestehen. Dies stellt eine Herausforderung für das Fuhrparkmanagement dar: Jeder Mitarbeiter, der Zugriff auf den Fahrzeugpool hat, muss in die jeweiligen Fahrzeug eingewiesen werden, bevor er sie nutzen darf. Im Rahmen der Fahrzeugeinweisung bei Poolfahrzeugen werden fahrzeugspezifische Besonderheiten und Bedienungselemente hervorgehoben.

Was ist bei der Einweisung bei Poolfahrzeugen zu beachten?

1. Poolfahrzeuge sind wie der fest zugeordnete Dienstwagen zu behandeln, es muss für jeden Mitarbeiter eine Einweisung stattfinden.
2. Die Einweisung in das Fahrzeug muss vor der ersten Nutzung erfolgen. Zusätzlich muss, je nach Fahrzeugtyp (Pkw mit Verbrennungsmotor, Pkw mit Elektroantrieb, Transporter, Lkw etc.), eine Unterweisung für Poolfahrzeuge durchgeführt werden.
3. Einweisungen sollten zur Sicherheit vom Fuhrparkmanagement dokumentiert werden.

Um diesen Prozess sicher und effizient zu gestalten, sollten Fuhrparkverantwortliche die folgenden Tipps berücksichtigen: 

Tipp 1: Zugriff erst nach erfolgter Einweisung freischalten

Schalten Sie die Nutzung des eigenen Fahrzeugpools für neue Mitarbeiter erst frei, wenn diese in die Fahrzeuge eingewiesen wurden. Machen Sie die Fahrzeugeinweisung bei Poolfahrzeugen zur zwingenden Voraussetzung für die Buchung des Fahrzeugs. So verhindern Sie unbefugte und ungesicherte Fahrten. 

Tipp 2: Bieten Sie regelmäßige Onboarding- und Sammeltermine an

Bieten Sie regelmäßig für neue Mitarbeiter Einweisungstermine an, in denen sich die Mitarbeiter mit den Fahrzeugen des Fuhrparks vertraut machen können. Einzeltermine kosten das Fuhrparkmanagement viel Zeit. Mit festen Terminen z.B. einmal im Monat können Sie bereits Ressourcen einsparen. Diese lassen sich in Onboarding-Prozesse integrieren. Gleichzeitig kann auch die Fahrerunterweisung nach UVV durchgeführt werden. 

Tipp 3: Differenzieren Sie nach Fahrzeugtyp

Achten Sie auf die Zusammensetzung des Fahrzeugpools. Für Fahrzeuge des gleichen Typs, reicht es, die Einweisung stellvertretend am Beispiel eines Fahrzeugs durchzuführen. Bei einem gemischten Fuhrpark muss jedoch nach Antriebsart und Größe des Fahrzeugs unterschieden werden. Sind unterschiedliche Fahrzeugtypen im Einsatz, z. B. Fahrzeuge mit Verbrennungsmotor und Elektrofahrzeuge, muss für jeden Fahrzeugtyp eine Fahrzeugeinweisung erfolgen. Dies gilt auch für Transporter und andere Nutzfahrzeuge. Für E-Fahrzeuge müssen beispielsweise Themen wie die Freischaltung von Ladesäulen oder die Rekuperation angesprochen werden. 

Tipp 4: Definieren Sie Verantwortlichkeiten

Definieren Sie Verantwortlichkeiten für Poolfahrzeuge. Dies kann bspw. der Fuhrparkleiter sein oder bei standortübergreifenden Fuhrparks der jeweilige Mitarbeiter am Standort, an dem das Fahrzeug geliehen werden kann. Die verantwortlichen Mitarbeiter sind dann auch für die Einweisung von Poolnutzern in die Fahrzeuge zuständig. Legen Sie diese Verantwortlichkeiten sicherheitshalber schriftlich fest.

Tipp 5: Nutzen Sie standardisierte Checklisten je Fahrzeugtyp

Fertigen Sie für jeden Fahrzeugtyp eine Checkliste an. Diese dient als roter Faden und dem Nutzer als Nachweis. Bestandteile sollten Themen sein wie, das Einstellen von Sitz, Spiegeln und Lenkrad, die Bedienung von Fahrerassistenzsystemen, das Koppeln des Smartphones via Bluetooth, Besonderheiten zur Antriebsart und die Lage von Warnweste, Verbandskasten und Warndreieck. 

Tipp 6: Arbeiten Sie mit Autohäusern und Händlern zusammen 

Wenden Sie sich bei Fragen zum Fahrzeug und dessen Besonderheiten an das ausliefernde  Autohaus. Als Fuhrparkleiter sollten Sie die Ersteinweisung durch den Händler bei Übergabe des Fahrzeugs nutzen. Hier werden  die wichtigsten Features erklärt. 

Tipp 7: Fahrzeugkontrolle und Schadenmanagement

Bei der Fahrzeugeinweisung in Poolfahrzeuge sollten Sie auch das Thema Schadenmanagement aufgreifen. Klären Sie die Mitarbeiter darüber auf, wie die Kontrolle auf Schäden vor Fahrtantritt erfolgt und wie Schäden am Fahrzeug im Fuhrparkmanagement gemeldet werden. 

Tipp 8: Digitale Helfer nutzen 

Kurze Erklärvideos zu den wichtigsten Funktionen des Poolfahrzeugs können Ihren Fahrern auch unterwegs helfen. Über QR-Codes, die z.B. am Armaturenbrett oder am Schlüsselanhänger angebracht sind, kann der Nutzer auf diese Videos jederzeit zugreifen. 

Wichtig: Die persönliche Einweisung wird dadurch nicht ersetzt. Die Videos dienen eher als Gedächtnisstütze für Ihre Fahrer. 

Tipp 9: Regeln zur Fahrzeugrückgabe definieren

Nicht nur die technische Einweisung ist wichtig. Die Poolfahrzeugnutzer sollten auch wissen, welche Regeln und Pflichten mit der Nutzung des Poolfahrzeugs verbunden sind. Hierzu zählt z. B. die Kommunikation darüber, wie voll der Tank bei Rückgabe sein muss oder wo E-Fahrzeuge auf dem Betriebsgelände geparkt werden. Hierfür eignet sich zusätzlich die Poolfahrzeug-Vereinbarung. 

Tipp 10: Dokumentieren Sie alle Schritte

Um der Halterhaftung nach §21 StVG gerecht zu werden, sollten alle Schritte möglichst genau dokumentiert werden. Für die Dokumentation der Fahrzeugeinweisung sollten Datum, Fahrzeugtyp und Name der einweisenden Person erfasst werden. Der Nachweis wird dann in der Fuhrparkakte des Mitarbeiters abgelegt. Hierzu eignen sich digitale Tools zur Aufgabenbestätigung, wie die LapID Fahrzeugverwaltung. 

Fahrzeugeinweisung vs. UVV-Fahrerunterweisung bei Poolfahrzeugen: Die Unterschiede

Oftmals werden die Einweisung und die Unterweisung miteinander verwechselt, denn auf den ersten Blick klingen beide Begriffe sehr ähnlich. Es gibt allerdings einen wesentlichen Unterschied:  

Weiterführende Informationen:

• Fachbeitrag: Unterschiede: Fahrerunterweisung vs. Fahrzeugeinweisung
• Interview: Die Ersteinweisung am Fahrzeug: Interview mit Walter Schneider