Einmal jährlich muss jedes Fahrzeug von einem Sachkundigen auf den betriebssicheren Zustand geprüft werden. Das manuelle Nachhalten von Terminen birgt viele Risiken – von dem nachlässigen Durchführen der Prüfung, was die Sicherheit der Arbeitnehmer beeinträchtigen kann, bis hin zum Regress durch die Versicherung. Wir geben Tipps, wie Sie sicherstellen können, dass die Fahrzeuge sachgemäß geprüft und die Prüfungen ordentlich dokumentiert wurden.
Tipp Nr. 1: Es beginnt mit Terminverwaltung
Welche Fahrzeuge müssen wann zur UVV-Prüfung? Gibt es neben der Sachkundigenprüfung weitere Termine, die anstehen bspw. Inspektionen oder die HU? Wenn möglich, vereinbaren Sie einen gemeinsamen Termin und geben Sie diesen rechtzeitig an die Dienstwagenfahrer weiter. Am besten per schriftlicher Arbeitsanweisung mit dem Hinweis, den UVV-Termin fristgerecht wahrzunehmen.
Tipp Nr. 2: Gutes Erinnerungs- und Eskalationsmanagement
Der Outlook-Kalender erinnert den Fahrer rechtzeitig an die anstehende Prüfung. Sollte der Dienstwagenfahrer jedoch nicht mit dem Fahrzeug zum Termin erscheinen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie darüber in Kenntnis gesetzt werden – in der Regel, indem Sie nachfragen, weil Sie noch keinen Prüfbericht und keine Rechnung vom Fahrer erhalten haben.
An dieser Stelle ist ein gut aufgestelltes Eskalationsmanagement wichtig: Müssen Sie beim Fahrer nachfragen, delegieren Sie diese Aufgabe. Bis wann bekommt der säumige Fahrer Zeit, die UVV-Prüfung nachzuholen? Hier lohnt sich eine digitale Lösung, wie das LapID System, bei dem Fahrer automatisch benachrichtigt werden. Außerdem können dabei Personen definiert werden, die über eine ausgebliebene Prüfung informiert werden.
Tipp Nr. 3: Freie Werkstattauswahl
Arbeiten Sie mit externen Dienstleistern zum Management der UVV-Fahrzeugprüfung zusammen, achten Sie darauf, ob eine Werkstattbindung besteht. So haben Sie die Möglichkeit die Fahrzeugprüfung bei der Werkstatt Ihrer Wahl durchführen zu lassen. Das ist praktisch, um eine Werkstatt in der Nähe auswählen zu können, bei der Sie sich sicher sein können, dass diese auch qualifiziert ist. Ebenso sind Sie im Vorteil, wenn Sie im Unternehmen eine Werkstatt haben, in der die UVV-Prüfung durchgeführt werden kann.
Tipp Nr. 4: Rechtssichere Dokumentation der UVV-Fahrzeugprüfung
Jede UVV-Prüfung muss rechtssicher dokumentiert werden. Zur Aufbewahrung der Dokumente eignet sich ein Prüfbuch, eine Kartei oder ein Prüfbericht. Die Werkstatt bzw. der sachkundige Prüfer muss die durchgeführte Prüfung (nach § 57 DGUV Vorschrift 70) auf der Rechnung vermerken. Sobald diese vorliegt, sollten Rechnung und Prüfbericht entsprechend erfasst (Prüfbuch etc.) und die nächste Frist zur Durchführung der UVV-Prüfung festgelegt werden. Falls Mängel festgestellt worden sind, die noch behoben werden müssen: diese gehören in die Dokumentation.
Durch eine ordentliche Erfassung der Rechnung, des Prüf- und ggf. des Mängelberichts stellen Sie sicher, dass die Unterlagen bei Bedarf schnell gefunden werden.
Tipp Nr. 5: Digitales Dokumentenmanagement
Ob die Unterlagen analog oder digital verwaltet werden, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Liegen sie digital vor, sind sie jedoch um einiges schneller wiederzufinden und anzuordnen. Zudem ist ein umfangreiches und dennoch übersichtliches Reporting möglich. Wird ein externer Anbieter für das Fristen- und Datenmanagement beauftragt, ist es wichtig, dass dieser datenschutzkonform arbeitet, damit Sie rechtlich abgesichert sind.
Verwalten Sie die Fahrzeugunterlagen digital, hat dies außerdem den Vorteil, dass Sie alles auf einen Blick und keine lose Zettelwirtschaft haben. Um die Rechtssicherheit eines digitalen Systems zu gewährleisten, achten Sie darauf, dass ein Bericht nur einem Fahrzeug zugeordnet werden und nicht gelöscht werden kann, um eine nachträgliche Manipulation auszuschließen.
Sinnvoll kann es auch sein, einen Anbieter zu wählen, bei dem der Upload des Prüfberichts direkt durch den Fahrer erfolgen kann, wie dies bspw. bei dem Upload-Prozess von LapID der Fall ist. Dadurch sparen Sie Zeit und haben weniger Aufwand den Prüfbericht selbst einzusammeln und in der digitalen Fahrzeugakte zu hinterlegen.
Tipp Nr. 6: Behalten Sie Poolfahrzeuge im Blick
Kann ein Fahrer mehrere Fahrzeuge verwalten? Je nach Fuhrparkgröße kann das eine gute Option sein: Sie legen einen Poolfahrzeugnutzer im Verwaltungssystem an, ordnen ihm die entsprechenden Fahrzeuge zu und die Personwird benachrichtigt, sobald der nächste Prüftermin ins Haus steht.
Tipp Nr. 7: Achten Sie auf die Kosten
Buchen Sie die Kosten auf eine danach benannte Kostenart, z. B. UVV-Prüfung. So kann eingesehen werden, wie hoch die Prüfkosten sind. Falls ein Fahrzeug noch keine Kosten verursacht hat, ist dies ein Indiz dafür, dass noch keine Prüfung erfolgt ist.
Darauf ist bei der UVV-Prüfung zu achten
Die Pflicht, dass die Prüfung durchgeführt wird, liegt beim Arbeitgeber beziehungsweise beim Fuhrparkmanager, wenn er die Pflicht delegiert hat. Falls der Fuhrparkmanager die nötige Sachkunde hat, kann er die Prüfung selbst vornehmen. Ansonsten führen autorisierte Werkstätten und Prüfeinrichtungen ebenfalls die Fahrzeugprüfung nach UVV durch.
Weiterführende Links:
Die UVV-Fahrzeugprüfung (§ 57 Abs. 1 DGUV Vorschrift 70) ist Pflicht, wenn Fahrzeuge gewerblich genutzt werden. Sie muss bei Bedarf, mindestens einmal im Jahr durch einen Sachkundigen abgenommen werden und dient dazu, die Fahrer vor Unfällen und Gesundheitsgefahren zu schützen. Kommt die Geschäftsführung beziehungsweise das Fuhrparkmanagement der Pflicht nicht nach, drohen Bußgelder oder der Verlust des Versicherungsschutzes.
Weiterführende Links:
- DGUV-Regelwerke: Fahrzeuge nach DGUV 70
- Fahrzeugprüfung nach Unfallverhütungsvorschrift (UVV) Fahrzeuge
- Übersicht der DGUV-Regelwerke – DGUV Grundsatz zur Prüfung von Fahrzeugen
- Anforderungen an Fahrzeugkontrollen und Konsequenzen bei Nichterfüllung
- Welche Dienstwagen unterliegen der UVV-Fahrzeugprüfung?
- Anforderungen an sachkundige Personen zur Fahrzeugprüfung nach UVV
- Unterschiede: UVV-Prüfung vs. Hauptuntersuchung (HU)
Ziel der Prüfung ist die Feststellung des betriebssicheren Zustands des Fahrzeugs. Betriebssicher ist das Fahrzeug dann, wenn es sowohl verkehrs- als auch arbeitssicher ist. Liegt ein Bericht einer Prüforganisation, z. B. des TÜV, vor, reicht diese nicht – darin ist lediglich der verkehrssichere Zustand dokumentiert.
Weiterführende Links:
Fristsetzung und Dokumentation digital und komfortabel mit LapID
Wie auch die Führerscheinkontrolle und die Fahrerunterweisung lässt sich die jährliche UVV-Fahrzeugprüfung ohne viel Umstand und Aufwand organisieren und rechtssicher dokumentieren: Mit der LapID Fahrzeugverwaltung können Sie die Fahrzeugunterlagen wie UVV-Prüfberichte nach der Fahrzeugprüfung digital ablegen. So ist jede UVV-Prüfung rechtssicher dokumentiert.
Die Fahrzeugverwaltung von LapID bietet Ihnen die folgenden Vorteile:
- Aufgaben- und Terminmanagement für UVV-Fristen und weitere wichtige Termine im Fuhrpark
- Upload-Funktion für den Fahrer (via Smartphone oder Browser) für Prüfberichte, Rechnungen und sonstige Unterlagen
- Rechtssichere Archivierung von Dokumenten in der digitalen Fahrzeugakte
- Erfassung von Leasing-Vertragsinformationen
- Umfangreiche Reportings
- Freie Servicepartnerwahl (keine Werkstattbindung)
Abb.: Infografik - Praxistipps zur Durchführung der UVV-Fahrzeugprüfung (eigene Darstellung)
