Ein zuverlässiges Aufgaben- und Terminmanagement – klingt nach einem großen Mehrwert fürs Fuhrparkmanagement. Wir haben mit unserem Head of Product Management, Tim dieses praktische Feature in der neuen LapID Fahrzeugverwaltung besprochen.
Hallo Tim, zum Einstieg ein paar kurze Infos: Was ist das Aufgaben- und Terminmanagement und warum hat LapID diese Funktion in die neue Fahrzeugverwaltung aufgenommen/integriert?
Hallo Sarah, unser neues Aufgaben- und Terminmangement haben wir vor allem auf Basis von Feedback unserer Kunden entwickelt. Diese wollen neben der Führerscheinkontrolle, Unterweisungen und UVV-Fahrzeugprüfung vermehrt weitere Aufgaben und Termine rund um ihre Fahrzeuge im Fuhrpark digitalisieren und überwachen. Mit unserem neuen Feature haben wir diese Möglichkeit nun geschaffen.
Egal ob Reifenwechsel, regelmäßige Abfragen des Kilometerstands, die jährliche DGUV-Prüfung des Ladekabels bei Elektrofahrzeugen oder sonstige unternehmensspezifische Aufgaben und Termine; all dies können unsere Kunden nun im LapID System überwachen und rechtssicher protokollieren.
Aufgaben- und Terminmanagement klingt zunächst etwas allgemein. Dabei versteckt sich hier ein großes Potenzial. Welche spezifischen Vorteile bietet das System für den Fuhrpark?
Das große Potenzial ist in unseren Augen genau das: Es ist sehr allgemein gehalten. Der Kunde kann bei uns selbst entscheiden, welche Aufgaben und Termine er für die Fahrzeuge in seinem Fuhrpark überwachen möchte und kann diese vollkommen frei formulieren und an seine Fahrer deligieren.
Wir gehen aber noch einen Schritt weiter. Uns ist bewusst, dass es im Fuhrparkmanagement nicht nur wichtig ist, an Aufgaben und Termine zu erinnern. Es ist oft auch eine große Herausforderung, alle notwendigen Informationen zusammenzutragen und zu dokumentieren. Daher können Fahrer mit dieser auch erforderliche Informationen digital in das LapID System und damit an das Fuhrparkmanagement übertragen.
Mit jeder Aufgabe kann der Fuhrparkmanager festlegen, ob eine einfache Bestätigung vom Fahrer für den erfolgreichen Abschluss genügt, oder ob weitere Informationen benötigt werden. Dies können einfache Textangaben, wie zum Beispiel Reifenprofiltiefen sein, aber auch Dokumente, die der Fahrer ins System hochlädt.
Kannst du uns ein Beispiel geben für einen bestimmten Anwendungsfall im Fuhrpark?
Die Erinnerung an Aufgaben und Termine, in Kombination mit der Bereitstellung von Informationen vom Fahrer, sehen wir als großen Mehrwert im Fuhrparkmanagement. Unsere ersten Erfahrungen mit Pilotkunden zeigen hier spannende Anwendungsfälle:
So kann ich zum Beispiel als Fuhrparkmanager meine Fahrer nicht nur an den saisonalen Reifenwechsel erinnern, sondern sie auch auffordern mir das Einlagerungsprotokoll digital über LapID zu übermitteln, sodass ich dieses im Anschluss in meiner digitalen Fahrzeugakte im LapID Kundensystem ablegen kann.
Ein anderes Beispiel wäre eine sich regelmäßig wiederholende Aufgabe zur Abfrage des aktuellen Kilometerstandes. Der Fahrer erhält eine Aufforderung über das LapID System, kann dort dann den aktuellen Kilometerstand seines Fahrzeuges angeben und im Anschluss landet dieser automatisch bei mir als Fuhrparkmanager in der digitalen Fahrzeugakte und dient mir zur Überwachung der Leasingkilometer.
Und dies sind nur zwei Beispiele – wir glauben, dass unser Aufgaben- und Terminmanagement eine sehr gute Grundlage für viele weitere Prozessoptimierungen im Fuhrpark ist.
Ok, das klingt ja alles schon einmal sehr gut und wirklich hilfreich. Gehen wir mit den nächsten Fragen aber noch etwas ins Detail:
An welche Aufgaben und Termine kann das System erinnern? Gibt es eine Vorlage?
Wie bereits erwähnt, kann der Kunde bei uns vollkommen frei entscheiden, an welche Aufgaben und Termine er erinnern möchte. Gleichzeitig bieten wir hier aber auch direkt einige Vorlagen, die man direkt nutzen oder an denen man sich orientieren kann:
- Haupt- und Abgasuntersuchung
- Reifenwechsel
- Abfrage des aktuellen Kilometerstands
- DGUV-Prüfung von Ladekabel bei Elektrofahrzeugen
- Ersterfassung eines Schadens
- Überwachung der Reifen-Profiltiefe
- Organisation der Abholung eines neuen Fahrzeugs im Autohaus
- Vorbereitung der Fahrzeugrückgabe
Da uns bewusst ist, dass auch diese Prozesse von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich gehandhabt werden, lassen sich auch diese Vorlagen frei bearbeiten und anpassen.
In welchen Abständen wird an Aufgaben und Termine erinnert? Hat das Fuhrparkmanagement die Möglichkeit für individuelle Anpassungen?
Auch das kann der Kunde bei uns entscheiden. Für unsere Aufgaben- und Terminmanagement bieten wir verschiedene Intervalle an, aus denen frei gewählt werden kann. Neben der einmaligen Aufgabe, welche sich nach erfolgreichem Abschluss nicht automatisch wiederholt, kann man zwischen den Intervallen „monatlich“, „vierteljährlich“, „halbjährlich“ oder „jährlich“ wählen. Nutzt man eine dieser Einstellungen, wird nach dem erfolgreichen Abschluss einer Aufgabe automatisch die nächste im entsprechenden Abstand geplant.
Wie werden die Mitarbeiter an Termine erinnert?
Hier greifen wir auf unser bewährtes Erinnerungsmanagemet zurück. Genau wie bei unseren Produkten zur Führerscheinkontrolle, Unterweisung oder UVV-Fahrzeugprüfung, können die Mitarbeiter über E-Mail und / oder SMS benachrichtigt werden.
Ok, und woher weiß das Fuhrparkmanagement, dass der Termin wirklich wahrgenommen wurde?
Alle erfolgreich abgeschlossenen Aufgaben und Termine werden im LapID Kundensystem für das jeweilige Fahrzeug protokolliert. Werden mit Abschluss der Aufgabe zusätzlich Dokumente oder Informationen vom Fahrer an das Fuhrparkmanagement übermittelt, welche überprüft werden sollen, bekommt das Fuhrparkmanagement diese im Dashboard des Kundensystems angezeigt.
Also bekommt der Fuhrparkmanager ein Feedback vom Fahrer. Aber was passiert, wenn Aufgaben und Termine nicht erledigt oder eingehalten werden – Gibt es einen Eskalationsprozess? (und wie funktioniert der?)
Sollte der Fahrer eine Aufgabe oder Termin nicht fristgerecht abschließen, greift unser Eskalationsmanagement. Dies nutzen wir auch schon in unseren anderen Produkten, wie zum Beispiel der Führerscheinkontrolle oder den Unterweisungen.
Jedem Fahrzeug sind ein oder mehrere Kontaktpersonen zugewiesen, welche im Fall einer überfälligen Aufgabe benachrichtigt werden. Diese kann das Fuhrparkmanagement in unserem Kundensystem definieren - in bis zu drei Stufen kann geregelt werden, wer wann infomiert wird. So ließe sich zum Beispiel der folgende Eskalationsablauf definieren:
- Stufe (1 Tag nach dem definierten Termin): E-Mail an den direkten Vorgesetzten des Fahrers
- Stufe (7 Tage nach dem definierten Termin): Eine weitere E-Mail an den direkten Vorgesetzten des Fahrers
- Stufe (14 Tage nach dem definierten Termin): E-Mail an das Fuhrparkmanagement zur höheren Eskalation
Wie gesagt, dies soll nur ein einfaches Beispiel sein. Wie genau ein Eskalationsmanagement abgebildet werden soll, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und lässt sich über unsere frei wählbaren drei Stufen abbilden.
Nun betrachtet man bei Systemen wie der Fahrzeugverwaltung meistens den Mehrwert für das Fuhrparkmanagement. Aber hat das Aufgaben- und Terminmanagement auch Vorteile für die Mitarbeiter?
Mit unserer Fahrzeugverwaltung digitalisieren wir die Prozesse im Fuhrpark und das nicht nur für das Fuhrparkmanagement, sondern auch für die Mitarbeiter, welche die Fahrzeuge nutzen. Somit profitieren definitiv auch Mitarbeiter von der Zeitersparnis, diediese Digitalisierung mit sich bringt.
Also entstehen durch eine Umstellung auf die LapID Fahrzeugverwaltung nur Vorteile für alle Beteiligten
Vielen Dank, Tim, für deine Zeit und die vielen wirklich hilfreichen Informationen.
