Fuhrparkverwaltung im Homeoffice

Seit dem 30. Juni 2021 ist die Bundes-Notbremse, die aufgrund der Corona-Pandemie gezogen wurde, abgelaufen. Damit besteht für Arbeitgeber nicht mehr die Pflicht, den Mitarbeitern Homeoffice zu ermöglichen. Es gibt jedoch Unternehmen, die weiterhin auf Homeoffice in Teil- oder Vollzeit setzen, weil sie die Erfahrung gemacht haben, dass es funktioniert. Welche Voraussetzungen müssen für die Arbeit im Homeoffice erfüllt sein und welche Regeln gelten? Wir geben Ihnen einen Überblick, wie eine sichere Flottenverwaltung im Homeoffice funktionieren kann.

Grundlegendes: Arbeiten im Homeoffice

Im Arbeitsvertrag steht, wo der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung erbringen muss – hauptsächlich im Büro, Teilzeit im Homeoffice, bei Kunden vor Ort usw. Ein Rechtsanspruch auf die Arbeit im Homeoffice besteht nicht – daran hat auch die Corona-Pandemie nichts geändert. Sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer einverstanden, kann der Arbeitnehmer auch im Homeoffice arbeiten. Das sollte, sofern noch nicht im Arbeitsvertrag enthalten, schriftlich festgehalten werden, zum Beispiel in Form eines Zusatzes zum Arbeitsvertrag. Darin enthalten sollten auch Regeln sein, die für die Arbeit im Homeoffice gelten. Des Weiteren muss der Arbeitnehmer auch die nötigen Arbeitsmittel haben, um seine Arbeitsleistung zu Hause erbringen zu können. Ein Laptop, Tastatur, Maus und Schreibutensil werden in der Regel vom Arbeitgeber gestellt, für die nötige Internetverbindung muss der Arbeitnehmer selbst sorgen.

Nicht verwechseln: Homeoffice und mobiles Arbeiten

Mobiles Arbeiten: Der Arbeitnehmer hat keinen festen Arbeitsplatz und dieser wird auch nicht vorgegeben. Ob die Arbeitsleistung zu Hause, in einem Co-Working-Space oder auf einer Parkbank erbracht wird, steht dem Arbeitnehmer frei. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer keine Arbeitsplatzausstattung zur Verfügung stellen.

Homeoffice (jur. Telearbeit): Der Arbeitsplatz befindet sich zu Hause und ist vertraglich auch so festgelegt. Der Arbeitgeber muss den Arbeitsplatz einrichten und dem Arbeitnehmer die Arbeitsmaterialien zur Verfügung stellen, die er braucht, um die Arbeitsleistung zu erbringen (z. B. Laptop, Bildschirm, Büroausstattung). Wie viele Stunden/Tage in der Woche der Arbeitnehmer im Homeoffice arbeitet und wie viel Prozent der Kosten für die Büroausstattung der Arbeitgeber trägt, wird im Arbeitsvertrag festgehalten.

Grundsätzlich müssen auch im Homeoffice die Vorgaben zu Arbeitsschutz und Datenschutz eingehalten werden. Darunter fallen Arbeitszeitregeln, die man aus dem Büro (und dem Arbeitsvertrag) kennt: Regelmäßige Pausen sowie die Einhaltung von Ruhe- und Höchstarbeitszeiten. Darüber hinaus gilt, dass man nicht an Sonn- und Feiertagen arbeitet oder wenn man krankgeschrieben ist. Auch muss der Arbeitnehmer nicht außerhalb der Arbeitszeiten erreichbar sein.

Hat man ein Arbeitszimmer, ist das Homeoffice unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich absetzbar. Aufgrund der vermehrten Heimarbeit während Corona wurde eine Corona-Pauschale erlassen, damit auch Arbeitnehmer, die kein Arbeitszimmer haben, die entstandenen Kosten steuerlich absetzen können.

Welche Auswirkungen die Pandemie auf Fuhrparks hatte, haben wir für Sie in unseren Beiträgen aufbereitet:

Arbeitsunfall im Homeoffice?

Die Grenze zwischen beruflicher Tätigkeit und Privatem ist im Homeoffice nicht immer eindeutig: Das Landessozialgericht Essen (LSG) wies die Klage eines Arbeitnehmers zurück, der im Homeoffice die Treppe zu seinem Arbeitszimmer heruntergestürzt war und sich einen Brustwirbeltrümmerbruch zugezogen hatte. Das LSG begründete, dass der Weg über die Treppe kein Betriebsweg (Weg zwischen verschiedenen versicherten Tätigkeiten) sei und auch nicht der Arbeitsweg. Diese wären nämlich über die Berufsgenossenschaft versichert. Der Sturz habe sich im häuslichen Umfeld zugetragen und daher müsse die Versicherung nicht zahlen. Der Kläger legte Revision beim Bundesozialgericht (BSG) ein (Aktenzeichen: B 2 U 4/21 Rv). Es bleibt abzuwarten, wie das BSG entscheidet und ob es möglicherweise den Weg ins Homeoffice als Wegeunfall wertet und die Rechtsprechung darum ergänzt wird.

Tipps für das sichere Arbeiten im Homeoffice

Von zu Hause aus arbeiten kann gelingen, wenn man diverse Regeln beachtet und entsprechende Vorkehrungen trifft.

  1. Die richtige Ausrüstung für das Homeoffice
    In der Regel muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen fertig konfigurierten Rechner zur Verfügung stellen und dafür sorgen, dass entsprechende Datenschutzvorkehrungen im Homeoffice getroffen und eingehalten werden. Der Arbeitnehmer kann auch seinen privaten Rechner nutzen, sollte das jedoch mit dem Arbeitgeber abstimmen und dann ein Nutzerkonto für die Homeoffice-Arbeit einrichten. Essenziell ist, dass ausschließlich der Arbeitnehmer im Homeoffice Zugriff auf vertrauliche betriebliche Daten hat. Wie am Büroarbeitsplatz sollte gelten: Sobald man sich vom Rechner entfernt, muss dieser für den Zugriff Dritter gesperrt werden.

    Außerdem sollte klar zwischen privater und dienstlicher Nutzung des Rechners unterschieden werden. Im Idealfall ist eine verschlüsselte Verbindung (Virtual Private Network, kurz VPN) eingerichtet, damit der Mitarbeiter per Fernzugriff auf die Server des Unternehmens zugreifen kann. Hier sollte eine Zwei-Faktor-Authentifizierung eingesetzt werden, da diese sicher ist. Um sich für den Zugriff auf die vertraulichen Daten zu authentifizieren, benötigt der Arbeitnehmer zum einen beispielweise ein Passwort und zum anderen einen sogenannten Security Token, eine Hardware, die am Rechner angesteckt wird oder eine Information, zum Beispiel einen Zahlencode generiert. Nur in Kombination kann dann auf die Daten zugegriffen werden. Apropos an den Rechner anstecken: Stecken Sie ausschließlich bekannte Geräte an, also keine unbekannte USB-Sticks, da diese Schadsoftware enthalten können.

  2. Updates regelmäßig durchführen
    Damit Betriebssystem, Anwendungssoftware und Co. sicher genutzt werden können und auf dem aktuellen Stand sind, sollten Sie Updates zeitnah durchführen.

  3. Bürorufnummer im Homeoffice
    Telefonieren die Mitarbeiter von zu Hause aus, sollten Sie unter derselben Nummer wie auch im Büro erreichbar sein. Telefonanlagen mit Voice-over-IP (VoIP) sind sehr flexibel: Mittels einer App auf dem Smartphone gelingt die Trennung zwischen privaten und dienstlichen Telefonaten, wenn man kein Firmenhandy besitzt.

  4. Kommunikation ist wichtig
    Arbeitgeber sollten die Arbeitnehmer über ihre Erwartungen an das und die Regeln im Homeoffice informieren, das hilft Missverständnissen und Stress vorzubeugen. Zum Beispiel wann und wie man erreichbar sein muss, dass Anwesenheits- und Abwesenheits- sowie Pausenzeiten mit den Kollegen kommuniziert werden. So bleibt man auch mit den anderen in Kontakt und isoliert sich nicht im Homeoffice. Messenger-Dienste können hier unterstützen, diese sollten jedoch sicher sein. Vor allem die oben genannten Anforderungen an den Datenschutz müssen den Arbeitnehmern klar sein.

Den Compliance-Pflichten im Homeoffice nachkommen

Als Fuhrparkmanager hat man viele Aufgaben, die klassischerweise mit direktem Kontakt zum Gegenüber einhergehen, sei es die Schlüsselübergabe eines Fahrzeugs, die Ersteinweisung in den neuen Dienstwagen oder die Führerscheinkontrolle. Die Kontrolle der Führerscheine aller Dienstwagenfahrer und Poolfahrzeugnutzer sollte mindestens zweimal jährlich erfolgen – je nach Zahl der Fahrer hat man es dann mit vielen Menschen zu tun, die man zwecks Führerscheinkontrolle persönlich treffen muss. Es sei denn, diese Kontrolle kann man rechtssicher auch anderweitig, nämlich digital und elektronisch durchführen. Das ist nicht nur praktisch, um Kontakte zu reduzieren oder, wenn es nötig ist, zu vermeiden. Grundlage für die Fuhrparkverwaltung von zu Hause aus ist eine entsprechende technische Ausstattung, sprich PC oder Laptop, ein (Dienst-)Smartphone sowie eine ausreichend und stabile Verbindung zum Internet.

Führerscheinkontrolle

Sollten Mitarbeiter längere Zeit von zu Hause aus arbeiten müssen oder sind räumlich getrennt vom Fuhrparkverantwortlichen, gibt es verschiedene Möglichkeiten anstehende Kontrolltermine weiterhin wahrzunehmen. Denn auch während einer Pandemie gilt: Trotz geänderter Rahmenbedingungen, ändern sich nicht die Anforderungen. Die Kontrolle der Führerscheine bleibt weiterhin Pflicht und kann für EU-Kartenführerscheine mittels einer App vorgenommen werden. Hier hat sich in den vergangenen Jahren einiges getan und auch weiterhin werden Führerscheinkontrollen per App stetig weiterentwickelt. Es ist jedoch wichtig, dass man die diversen Methoden vergleicht, da Fuhrparkmanager und Unternehmen rechtlich belangt werden können, wenn die Führerscheinkontrolle unzureichend durchgeführt wurde.

Für Papierführerscheine eignet sich beispielweise die Siegelvariante, denn auch dabei ist ein persönliches Treffen zwischen Fuhrparkmanager und Fahrer nicht notwendig. Der Fahrer kann die Kontrolle bequem zum Beispiel beim nächsten Tankstellenbesuch erledigen.

Fahrerunterweisung

Neben der Führerscheinkontrolle muss auch die Unterweisung der Dienstwagenfahrer wahrgenommen werden, Homeoffice hin oder her. Via E-Learning besteht die Möglichkeit die Unterweisung jederzeit und ortsunabhängig durchzuführen. Beim E-Learning mittels eines Webbrowsers arbeitet der Mitarbeiter verschiedene, interaktive Lektionen zu Themen wie Verhalten vor oder während der Fahrt durch und beendet die Fahrerunterweisung im Rahmen einer Verständnisprüfung. So muss keine Präsenzveranstaltung organisiert werden – das spart Zeit, Nerven und Kontakte. Wir geben Ihnen einen Überblick, warum und wie häufig die Fahrerunterweisung nach Unfallverhütungs-Vorschrift (UVV) gemacht werden muss.

Fahrzeugprüfung

Mindestens einmal jährlich müssen Dienstwagen und Poolfahrzeuge von einem Sachkundigen auf ihren betriebssicheren Zustand geprüft werden, so die Unfallverhütungsvorschrift (UVV). Je mehr Fahrzeuge, desto mehr Termine muss der Fuhrparkmanager für die Fahrzeugprüfungen nach UVV im Blick haben. Hier können elektronische Erinnerungssysteme unterstützen, denn auch die Fahrzeugprüfung muss während einer Pandemie, oder wenn man im Homeoffice arbeitet, durchgeführt werden.

Fuhrparkverwaltung im Homeoffice: Hier läuft alles zusammen

Es gibt viele digitale Lösungen zur Durchführung diverser Compliance-Pflichten. Für eine gelungene Fuhrparkverwaltung, vor allem im Homeoffice, ist es jedoch unabdingbar, den Überblick zu behalten. Nur dann kann der Fuhrparkmanager schnell reagieren, wenn die Mitarbeiter ihren Pflichten nicht nachkommen.

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Abbildung: LapID Kundensystem (2021), eigene Darstellung

Bei LapID laufen die verschiedenen Lösungen im LapID Kundensystem zusammen. Hier kann eingesehen werden, ob Kontrollen wahrgenommen wurden oder nicht, Prüfintervalle gesetzt werden und vieles mehr. In unserem Beitrag „Das LapID Kundensystem im Einsatz“ geben wir Ihnen einen Überblick über die Möglichkeiten des Systems und wie es Ihnen dabei hilft, Zeit zu sparen und Prozesse im Fuhrpark zu optimieren. Immerhin lassen sich durch ein effektives Prozessmanagement Kosten sparen. Wir haben das für Sie beispielhaft durchgerechnet in unserem Beitrag „Prozesskostenrechnung im Fuhrparkmanagement“. Welche Erfahrung haben Sie mit Homeoffice, vielleicht sogar mir der Fuhrparkverwaltung im Homeoffice bereits gemacht?

 

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Kathrin Mikalay

Kathrin Mikalay


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