Schlüsselmanagement im Fuhrpark

Je mehr Fahrzeuge, desto höher der Verwaltungsaufwand: Den Überblick darüber zu behalten, welche Poolfahrzeuge zur Verfügung stehen, welche unterwegs sind – auch das fällt in der Regel in den Aufgabenbereich des Fuhrparkmanagers. Damit einher geht die Verwaltung der Fahrzeugschlüssel. Es gibt verschiedene Arten, die Schlüsselverwaltung im Fuhrpark zu handhaben. Wir geben Ihnen einen Überblick darüber, wie das Schlüsselmanagement im Fuhrpark gestaltet werden kann und was Sie dabei beachten sollten.

Schlüsselmanagement: Wie werden Schlüssel im Fuhrpark verwaltet?

Mittlere und große Fuhrparks haben oft eine homogene, sprich einheitliche, Fahrzeugflotte, insbesondere wenn die Fahrzeuge über Rahmenverträge mit Fahrzeugherstellern oder Autohäusern angeschafft werden. Problematisch ist diese Einheitlichkeit jedoch für die Person, die die Fahrzeugschlüssel verwalten muss, denn die Schlüssel sehen dann alle gleich aus. Sicher kann man sich damit behelfen, Zettel oder kleine Kärtchen mit dem Autokennzeichen am Schlüssel zu befestigen, doch bei mehreren dutzend oder hunderten Schlüsseln kommt man an seine Grenzen. Hinzu kommt die Frage der Organisation: Wo sollen die Schlüssel aufbewahrt werden? Sie müssen einerseits für die Mitarbeiter, die ein Poolfahrzeug ausleihen wollen, gut erreichbar sein, doch für Dritte, insbesondere für Diebe, sollte der Zugang dazu erschwert bis unmöglich sein. Mehr zum Thema Poolfahrzeuge im Fuhrpark erfahren Sie in unserem Beitrag Poolfahrzeugnutzung statt Dienstwagen: Verwaltung, Pflichten, private Nutzung.

Manuelles Schlüsselmanagement

Die Fahrzeugschlüssel manuell zu verwalten, kann für einen kleinen Fuhrpark Sinn ergeben, wenn nicht viele und vielleicht auch unterschiedliche Fahrzeugmodelle (Schlüssel ähneln sich nicht) zur Flotte gehören. Auch wenn sich der Fuhrpark im Aufbau befindet, das Unternehmen noch wächst und es nicht absehbar ist, wie viele Fahrzeuge noch angeschafft werden müssen, kann ein manuelles Schlüsselmanagement eine (Übergangs-)Lösung sein. Es kann mit digitalen Tabellenblättern und Kalendern gearbeitet werden, jedoch ist diese Handhabe aufwendiger, anfälliger für (menschliche) Fehler und unübersichtlicher, je mehr Fahrzeuge und Nutzer es gibt. Hinzu kommt, dass Tabellenblätter und Kalender im Nachhinein manipuliert werden können. So müssen in einem Fuhrpark Schäden am Fahrzeug umgehend gemeldet werden, da ein Fahrzeug, das nicht betriebssicher ist, nicht bewegt werden darf. Will der Verursacher des Schadens keine Rechenschaft ablegen, könnte er die manuelle Dokumentation verändern. Zudem kann eine Fahrtenbuchauflage drohen, wenn nicht nachvollziehbar ist, wer das Fahrzeug bewegt und den Schaden verursacht hat. Im Beitrag Tipps zum Umgang mit Ordnungswidrigkeiten im Fuhrpark spricht Rechtsanwalt Lutz D. Fischer weitere Beispiele an.

Das mag unwahrscheinlich klingen, jedoch muss es in Betracht gezogen werden, schließlich hat das Unternehmen als Fahrzeughalter mitunter die Pflicht für die Sicherheit seiner Mitarbeiter zu sorgen. Derartige Manipulation sollte daher ausgeschlossen werden. Spätestens wenn weitere Fahrzeuge die Flotte ergänzen, die Auslastung des Fahrzeugpools optimiert werden soll oder das Unternehmen Corporate Carsharing anbietet, hat die manuelle Verwaltung schnell ausgedient. Bei Letztgenanntem können die Firmenfahrzeuge nach den Betriebszeiten von Privatpersonen ausgeliehen werden. Dafür sollten eine zeitunabhängige Schlüsselübergabe sowie eine lückenlose Dokumentation und flexible Buchung gewährleistet sein.

Elektronisches Schlüsselmanagement

Sind die Grenzen der manuellen Schlüsselverwaltung im Fuhrpark erreicht, leisten elektronische Verwaltungssysteme beispielsweise mit Schlüsselkästen (oder auch Schlüsselschränken, Schlüsseltresoren) Abhilfe. Je nach Flottengröße und entsprechender Schlüsselzahl bieten diverse Anbieter verschieden große Schlüsseltresore mit einem digitalen Verwaltungs- und Buchungssystem an, damit Sie neben der sicheren und übersichtlichen Aufbewahrung der Schlüssel auch die Auslastung Ihrer Flotte optimieren können.

Zunächst erfasst der Fuhrparkmanager Flotte und Fahrer im Verwaltungssystem. Je nach Anbieter kann er festlegen, ob ein Fahrer alle oder nur bestimmte Fahrzeuge buchen darf. Sobald alles im System angelegt ist, können die Fahrer sich Fahrzeuge buchen. Ist ein gebuchtes Fahrzeug früher als geplant wieder verfügbar, was bei der Fahrzeugrückgabe automatisch online einsehbar ist, können es andere Mitarbeiter buchen. Werden die Schlüssel hingegen manuell verwaltet, stehen früher zurückgegebene Fahrzeuge in der Regel als Ressource erst dann wieder zur Verfügung, wenn der anfangs geplante Ausleihzeitraum abgelaufen ist. Benötigt ein Mitarbeiter jedoch in dieser Zeit ein Fahrzeug, muss gegebenenfalls auf einen öffentlichen Fahrzeugverleih zurückgegriffen werden. Digitales Schlüsselmanagement kann nicht nur Papier, sondern auch Zeit und Geld sparen.

Wussten Sie, dass der Erfinder des modernen Carsharings auch das LapID Siegel zu verantworten hat? Das RFID-Siegel wurde entwickelt, um die Führerscheine von Dienstwagenfahrern regelmäßig automatisiert zu kontrollieren. Zudem konnten mit dem Siegel Fahrzeuge geöffnet werden – schlüssellos, ohne App. Somit konnten zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen werden: Schlüsselverwaltung und Führerscheinkontrolle auf einen Streich.

Neben den Schlüsseltresoren gibt es eine dezentrale Lösung – Hardware, die sich samt Schlüssel im Fahrzeug befindet, in Kombination mit einer App. Stark vereinfacht: Fahrzeugschlüssel und Tankkarte befinden sich meist im Handschuhfach. Dort können sie in einem Schlüssel- und Kartenhalter mit Trackingfunktion aufbewahrt werden. Bucht ein Mitarbeiter ein Fahrzeug online, kann er das entsprechende Fahrzeug bei erfolgreicher Buchung kurz Fahrtbeginn schlüssellos mit einer App via Bluetooth öffnen und den Schlüssel aus dem Halter nehmen. Der Fahrzeugschlüssel wird nur zum Starten und Abschalten des Fahrzeugs benutzt. Bei der Fahrzeugrückgabe muss der Schlüssel wieder in den Halter zurückgesteckt werden, das Fahrzeug wird per App verschlossen. Um das Fahrzeug mit der App öffnen und schließen zu können, muss ein Telematik-System im Fahrzeug installiert sein.

Sicherheitsaspekte beim digitalen Schlüsselmanagement

Eine einfache und intuitive Funktionsweise ist bei einem Schlüsselschrank wie auch bei der Telematik-Lösung wichtig. Ebenso sollten es das Verwaltungs- und Buchungssystem dahinter sowie die App für die Anwender sein.

Während die Telematik-Lösung standortunabhängig funktioniert, muss ein Schlüsselkasten einen festen Standort haben. Ein guter Platz für die Installation eines Schlüsselschranks ist zentral und nahe des Fahrzeugpools gelegen, also nahe des Parkplatzes oder im Ein-/Ausgangsbereich des Unternehmens, den man passieren muss, um zu den Fahrzeugen zu gelangen. Hier ist wichtig zu beachten, dass der Schlüsselschrank – sofern kein Corporate Carsharing vorgesehen ist – nicht für unternehmensfremde Personen zugänglich ist. Firmenfahrzeuge werden selten aufgebrochen, weil es für Fahrzeugdiebe effizienter ist, einen Schlüsseltresor zu knacken – so gelangen sie an viel mehr Fahrzeuge und müssen diese nicht beschädigen.

Doch sind Schlüsseltresore wie auch Telematik-Lösungen mit Sicherheitsmechanismen ausgestattet, die nicht ohne Weiteres umgangen werden können und den Dieben einen Strich durch die Rechnung machen. Erst wenn ein Fahrzeug gebucht und dies bestätigt ist, kann der Schlüsselschrank vom berechtigten Mitarbeiter geöffnet und ausschließlich der dem gebuchten Fahrzeug zugehörige Schlüssel entnommen werden. Genauso bei der Telematik-Lösung mit dem Schlüssel- und Kartenhalter: Nur wenn der Fahrer berechtigt ist, das Fahrzeug zu starten, was eine erfolgreiche Buchung voraussetzt, kann der Schlüssel entnommen und das Fahrzeug gestartet werden. Durch die im Fahrzeug verbaute Technik, die Teil des Produkts ist, wird ein nicht berechtigter Start – selbst mit Schlüssel – verhindert.

Hinzu kommt, dass die Schlüsselübergaben bei beiden Systemen dokumentiert werden. Somit kann genau nachvollzogen werden, wer wann wie lange welches Fahrzeug geliehen hat bzw. aktuell ausleiht. Bei der Rückgabe können entstandene Schäden über die App oder später am PC im Buchungssystem gemeldet und protokolliert werden. Das erleichtert dem Fuhrparkmanagement die Arbeit beim Schadenmanagement.

Um die Ausgabe von Poolfahrzeugen nerven- und zeitsparend zu gestalten, eignen sich elektronische Schlüsselmanagement-Systeme. Sicherheit und Komfort stehen bei den Anbietern an erster Stelle, denn Mobilität sollte flexibel gestaltbar, aber eben auch sicher sein. Die automatische digitale Dokumentation spart neben Papier auch Zeit, da sich der Fuhrparkmanager nicht bei jeder Schlüsselausgabe persönlich kümmern muss. Für welches System sich ein Unternehmen letztlich entscheidet, ist sicherlich auch eine Preisfrage. Mitunter in den Entscheidungsprozess könnten folgende Aspekte einfließen: Sollen die Fahrzeuge auch für ein Corporate Carsharing bereitgestellt werden? Wie viele Fahrzeuge müssen verwaltet werden? Wie lange werden die Fahrzeuge in der Flotte gehalten (Leasingdauer, Kauf)?

Je mehr Fahrer und Fahrzeuge, desto höher können die Prozesskosten ausfallen. Unterstützend zum elektronischen Schlüsselmanagement und um den weiteren vielseitigen Anforderungen und Aufgaben im Fuhrparkmanagement gerecht zu werden, bieten sich ergänzend weitere elektronische Lösungen an – zum Beispiel für die elektronische Führerscheinkontrolle, die Fahrerunterweisung via E-Learning und auch die Fahrzeugprüfung.