Fuhrparkleitung nebenbei: Mit guten Partnern den Aufwand minimieren

Inhaltsverzeichnis:

• Fuhrparkleitung als Nebentätigkeit
• Aufgaben und Verpflichtungen
  • Fahrerverwaltung
  • Fahrzeugverwaltung
  • Fuhrparkmanagement als Einheit
• So machen Sie das Fuhrparkmanagement als Nebentätigkeit beherrschbar

Fuhrparkleitung als Nebentätigkeit

Die Verantwortung für den Fuhrpark liegt beim Fuhrparkmanager oder -leiter. Je nach Unternehmen und Größe, kann es jedoch sein, dass dies nicht die eigentliche Haupttätigkeit der Person ist. Gründe für eine teilweise Delegation sind u.a.:

• kleine Flotten, „lohnt sich nicht“ für Vollzeitstelle. 
• fehlendes Berufsbild / keine einheitliche Ausbildung. 
• Kosten- und Personaldruck in kleinen und mittleren Unternehmen.

Da der Fuhrpark meist in direkter Verbindung mit den Mitarbeitern steht, kann die Verantwortung auch oft an die Personalabteilung delegiert werden. Aber auch andere Personen im Unternehmen können mit dem Fuhrparkmanagement betraut werden, z. B. das Büro- bzw. Office-Management oder der Empfang. Diese sind in der Regel unternehmensübergreifend tätig und übernehmen Aufgaben, die für mehrere Abteilungen relevant sind.

Typische Herausforderungen, wenn der Fuhrpark nur „nebenbei“ läuft:

• Zeitmangel: Der Fuhrpark steht ständig hinten auf der Prioritätenliste. 
• Intransparente Kosten: Es fehlen Auswertungen und  Kennzahlen. 
• Hohe Fehler- und Haftungsrisiken: Ausgelöst durch versäumte Kontrollen und Fristen. 
• Know-how-Lücken: Learning by Doing durch fehlende Schulungen. 
• Kommunikationsprobleme: Fehelnde oder lückenhafte Kommunikation mit den Fahrern und der Geschäftsführung.

Aufgaben und Verpflichtungen

Der Titel Fuhrparkmanager ist nicht an eine Aus- oder Weiterbildung geknüpft. Jeder im Unternehmen kann mit dieser Aufgabe betraut werden. Dennoch sollte allein aus Haftungsgründen auf die Eignung geachtet werden. In jedem Fall sollte die beauftragte Person jedoch eine Weiter- oder Fortbildung zum Fuhrparkmanager absolvieren, damit dieser auch nachweislich qualifiziert ist.

Denn: Auch wenn das Fuhrparkmanagement „nur“ als Nebentätigkeit ausgeübt wird, sind die Aufgaben und auch die Haftungsrisiken die gleichen wie bei einem Fuhrparkmanager in Vollzeit.

Der Mitarbeiter muss daher ausführlich aufgeklärt werden und die Vereinbarung muss vertraglich festgehalten werden.

Bei der Delegation des Fuhrparkmanagements als Nebentätigkeit, können die Aufgaben des Fuhrparkmanagements in einzelne Aufgabenfelder unterteilt werden.

Zu unterscheiden sind hier folgende Teilbereiche:

• Fahrerverwaltung
• Fahrzeugverwaltung

Welche Verantwortlichkeit vorliegt und welche Aufgaben und Haftung damit einhergehen, sollte bei der Aufgabenübertragung zusätzlich schriftlich geregelt werden.

Fahrerverwaltung

Gibt es kein eigenständiges Fuhrparkmanagement übernimmt oft das HR die Fahrerverwaltung, denn die Fahrer sind gleichzeitig auch die Mitarbeiter, die sie in ihrer täglichen Arbeit betreuen. In diesen Fällen beschränken sich die Aufgaben meist auf die folgenden Teilbereiche:

• Erstellung der Car Policy und des Überlassungsvertrags
• Durchführung einer Fahrerunterweisung nach UVV vor Nutzung eines Pkw und dann mind. einmal jährlich
• Regelmäßige Führerscheinkontrolle Kontrolle von Führerscheinklassen und Erinnerung bei Ablauf (Empfehlung min. 2x jährlich)
• Verwaltung von Strafzetteln

Auch ohne die zusätzliche Fahrzeugverwaltung sind diese Aufgaben alleine schon sehr aufwändig. Die Vor- sowie Nachbereitung von Kontrollen und Unterweisungen sowie die sorgfältige Dokumentation sind oft unterschätzte Zeitfresser.

Abhilfe schaffen hier digitale Lösungen, da diese gerade im Vergleich zu einer manuellen Verwaltung eine echte Entlastung bieten. Dies betrifft nicht nur die regelmäßige Führerscheinkontrolle, sondern auch die anstehende Fahrerunterweisung.

Fahrzeugverwaltung

Übernimmt die Personalabteilung die Verwaltung der Fahrerdaten, muss oft noch geklärt werden, wer für die Fahrzeugverwaltung im Fuhrpark zuständig ist. Oft kommen hier Abteilungen wie das Office-Management oder der Empfang ins Spiel. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn das Unternehmen Poolfahrzeuge besitzt, die von mehreren Mitarbeitern genutzt werden. Die Aufgaben und Teilbereiche unterliegen ebenfalls der Halterhaftung, weshalb auch diese Aufgabe nicht einfach nebenbei, sondern aufmerksam und nachhaltig erledigt werden muss. Zu den typischen Aufgaben rund um die Fahrzeugverwaltung zählen u.a.:

• Fahrzeugbeschaffung und Vertragsmanagement, oft im Zusammenspiel mit der Personalabteilung
• Fahrzeugprüfung nach UVV
• Weitere Aufgaben- und Termine wie HU, Reifenwechsel, Abfrage von Kilometerständen etc.
• Unfall- und Schadenmanagement
• Tankkartenverwaltung
• Strafzettelmanagement
• Flottenreporting

Gerade, wenn die Fahrzeuge täglich genutzt werden, ist eine digitale Verwaltung unabdingbar. Mithilfe einer digitalen Fahrzeugakte zu jedem Fahrzeug, sind Verträge, Daten und Nachweise über Prüfungen jederzeit aktualisiert und abrufbar. Auch die Fahrer können so schneller einem Fahrzeug zugeordnet werden. Das ermöglicht eine verlässliche Schnittstelle der Fahrer- und Fahrzeugverwaltung zwischen den einzelnen Abteilungen. So sind Absprachen, Zuständigkeiten und Einsicht in die nötigen Dateien klar abgegrenzt und trotzdem an einer Stelle versammelt. Nutzt die Fahrzeugverwaltung ein digitales Aufgaben- und Terminmanagement, können die Fahrer so automatisch an anstehende Termine wie Fahrzeugprüfung oder Reifenwechsel erinnert werden. Wird ein Termin nicht eingehalten, sollte dies im System kenntlich sein und weitere Schritte werden eingeleitet.

Das sorgt nicht nur für einen sicheren Fuhrpark, sondern minimiert auch Haftungsrisiken und entlastet die Fahrzeugverwaltung, damit sich die zuständige Person auf ihren eigentlichen Job konzentrieren kann.

Fuhrparkmanagement als Einheit

Ist eine Person nebenberuflich mit dem gesamten Fuhrparkmanagement betraut, inkludiert dies sowohl die Verwaltung für die Fahrer als auch von Fahrzeugen. Beide Bereiche sind für sich schon umfangreich, zusammen sind sie weitaus mehr als nur eine Nebentätigkeit und sollten auch nicht als solche vergeben werden. Eine Weiterbildung ist zwar nicht verpflichtend, sollte aber dennoch absolviert werden, um Halterhaftung und weitere rechtliche Pflichten umfänglich nachvollziehen und dementsprechend einhalten zu können.

Ein effektives und zuverlässiges System ist der Schlüssel für ein rechtssicheres Fuhrparkmanagement. Das Einhalten von Terminen, Verträgen und das Nachhalten von Dokumenten über einen Zeitraum von mehreren Jahren ist essenziell. Dabei darf nichts verloren gehen oder versäumt werden, denn kommt es zu einem Unfall, sind diese Nachweise relevant, damit Versicherung und Rechtsschutz erhalten bleiben.

Mit einem umfangreichen System wie von LapID werden alle rechtsrelevanten Themen abgedeckt. Von Führerscheinkontrolle über Unterweisungen oder Fahrzeugverwaltung und Fahrzeugprüfung – das System erinnert an Termine oder macht auf versäumte Kontrollen aufmerksam. Dabei wird alles an einem Ort digital abgelegt und ist zu jedem Zeitpunkt abrufbar.

So machen Sie das Fuhrparkmanagement als Nebentätigkeit beherrschbar

Damit das Fuhrparkmanagement oder auch nur Teilbereiche davon überschaubar bleiben und Nebentätigkeit bleiben, hilft es, sich zunächst einen Überblick zu verschaffen.

• Klären Sie die Zuständigkeiten im Vorfeld: Das ist nicht nur für einen geregelten Ablauf sinnvoll, sondern auch die Haftungsfrage wird so eindeutig geklärt.
• Regelmäßige Kommunikation: Überschneiden sich Teilbereiche des ausgelagerten Fuhrparkmanagements, sollten diese Abteilungen in einem regelmäßigen Austausch stehen. So fallen Probleme oder Fehler im Ablauf schneller auf.
• Organisation von Schulungen und Weiterbildung: Damit die beauftragte Person auch wirklich qualifiziert ist und ihrer neuen Aufgabe gewissenhaft nachkommen kann, sollte diese eine Schulung oder Weiterbildung mit entsprechenden Schwerpunkten und Inhalten erhalten.
  
  

• Wichtig mit hoher Priorität: Pflichtprüfungen, regelmäßige Kontrollen, alles, was Einfluss auf Sicherheit hat, die Rechtssicherheit gefährden könnte oder unter die Halterhaftung fällt.
• Nice-to-have-Aufgaben: Hier handelt es sich um Aufgaben, die zeitlich nachrangig sind, z. B. Optimierungsprojekte oder Auslastungsanalysen. Alles, was nicht in erster Linie rechtsrelevant und somit verpflichtend ist.

• Checklisten: Nutzen Sie Checklisten für Fahrzeugübernahme/-rückgabe, neue Fahrer im Unternehmen, regelmäßige Kontrollen (Führerschein, UVV, HU).
• Einfache Ablagestruktur (digital/analog) und ein zentrales Fahrzeugdossier je Fahrzeug.

• Bereiche für typische Digitale-Workflows: automatisierte Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung nach UVV, digitales Fuhrparkmanagement inkl. Aufgaben- und Terminmanagement
• Vorteile von Fuhrparksoftware: Einhaltung von Fristen, Erinnerungen sowie automatisches Reporting für Teilzeit-Fuhrparkleiter. Dadurch entstehen rechtliche Sicherheit und eine merkliche Zeitersparnis.