Aufgaben- und Termine: So viel Zeit sparen Sie mit digitalen Prozessen

Effiziente Fuhrparkverwaltung oder lästige Zeitfresser? Analoge Prozesse rund um Aufgaben und Termine kosten Fuhrparkmanager und Fahrer jeden Monat wertvolle Ressourcen. Wir zeigen, wie Sie mit digitalen Lösungen den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum reduzieren – und so endlich wieder mehr Fokus auf das Wesentliche legen können.

Inhaltsverzeichnis:

• Ausgangssituation: Analoge vs. digitale Fahrzeugverwaltung
• Typische Aufgaben, Termine und Aufwände im Detail
• Die Lösung: Digitale Prozesse zur Fahrzeugverwaltung
  • Wie sieht die Entlastung genau aus?
• Der direkte Vergleich

Auf einen Blick:

• Analoge Fahrzeugverwaltung bedeutet einen hohen Aufwand für Fuhrparkmanagement und Fahrer.
• Viele Aufgaben dauern, selbst bei kleinen Fuhrparks, meist zusammengerechnet mehrere Stunden pro Jahr.
• Digitale Lösungen reduzieren den Zeitbedarf pro Aufgabe auf nur 1 Minute – für beide Seiten.
• So bleibt mehr Zeit für die strategischen Aufgaben im Fuhrpark.

Ausgangssituation: Analoge vs. digitale Fahrzeugverwaltung

Um beide Methoden miteinander zu vergleichen, schauen wir uns unseren Beispielfuhrpark, die Meyer Maschinenbau GmbH genauer an.

Viele Unternehmen, wie auch die Meyer Maschinenbau GmbH, verwalten Aufgaben und Termine im Fuhrpark noch analog – per Excel, Telefon, E-Mails oder mithilfe manueller Erinnerungen und einer Papierablage. Für Frau Meyer und Frau Peters bedeutet das je nach Aufgabe oder Termin bis zu 20 Minuten Aufwand. Aber wo genau liegen hier die Zeitfresser?

Folgende Schritte werden oft noch analog umgesetzt:

• Frau Meyer oder Frau Peters halten manuell mithilfe einer Excel-Tabelle nach, welche Termine und Aufgaben für welches Fahrzeug anstehen.
• Bei einem fälligen Termin recherchieren Sie, welcher Fahrer für welches Fahrzeug zuständig ist und wie dieser am besten erreicht werden kann.
• Im Anschluss vereinbaren Sie einen Termin mit dem Fahrer, bis wann der Termin bzw. die Aufgabe erledigt werden muss und wann die Rückmeldung ans Fuhrparkmanagement erfolgen muss.
• Die Fahrer bestätigen den Termin oder vereinbaren einen Alternativ-Termin mit dem Fuhrparkmanagement, sofern der vorgeschlagene Termin nicht passend ist.
• Nach Erledigung der Aufgabe / Durchführung des Termins informieren die Fahrer aktiv das Fuhrparkmanagement über den aktuellen Stand.
• Hierfür werden die erforderlichen Unterlagen entweder physisch im Fuhrparkmanagement vorbeigebracht oder die Fahrer übermitteln Informationen digital z.B. in Form von E-Mails, eingescannten Dokumenten oder Fotos.
• Eingegangene Rückmeldungen der Fahrer prüfen Frau Meyer und Frau Peters manuell.
• Nach der Prüfung ordnen Sie die ggf. eingereichten Unterlagen den physischen Fahrzeugakten der Fahrzeuge zu.
• Zudem müssen beide regelmäßig z.B. mithilfe Ihrer Excel-Tabelle prüfen, ob die vereinbarten Termine mit den Fahrern eingehalten wurden.
• Sind alle Termine und Aufgaben erledigt, dokumentieren Sie das Ergebnis in der Excel-Tabelle.
• Anschließend legen Sie einen Wiedervorlage-Termin an, wenn es sich um eine wiederkehrende Aufgabe oder einen wiederkehrenden Termin handelt.

Wie man sieht, analoge Prozesse kosten nicht nur Zeit, sondern führen auch zu langen Suchprozessen, Nachfragen und fehlender Transparenz.

Typische Aufgaben, Termine und Aufwände im Detail

Im Rahmen der Fahrzeugverwaltung fallen bei Frau Meyer und Frau Peters eine Vielzahl von Aufgaben und Termine an. Diese wollen regelmäßig erinnert, erledigt und dokumentiert werden.

Für die Berechnung werden folgende Rahmenbedingungen im Fuhrpark der Meyer Maschinenbau GmbH zugrunde gelegt:

• Im Durchschnitt werden 15 Schäden pro Jahr im Fuhrparkmanagment bearbeitet.
• In 5 Fällen ist ein Kostenvoranschlag aus der Werkstatt erforderlich.
• Im Jahr werden von den 120 Fahrzeugen insg. 40 Fahrzeuge ausgetauscht. Diese haben eine Leasing-Haltedauer von 36 Monaten.

*Zu berücksichtigen: Die Dauer für die eigentliche Durchführung (z.B. Reifenprofiltiefe messen, Kostenvoranschlag einholen etc.) sowie mögliche Anfahrtswege zum Standort / Fuhrparkmanagement sind hier nicht berücksichtigt. Hierbei handelt es sich rein um die Dauer für die Übermittlung der Informationen an das Fuhrparkmanagement.

Damit sind Frau Meyer, Frau Peters und die Fahrer bereits recht gut ausgelastet – und die Liste an Aufgaben und Terminen im Fuhrparkmanagement lässt sich beliebig lang erweitern.

Hinzu kommen Themen, wie die Führerscheinkontrolle, Fahrzeugprüfung und Fahrerunterweisung, die ebenfalls terminiert, organisiert, durchgeführt und dokumentiert werden müssen.

Da werden die Ressourcen im Fuhrparkmanagement schnell knapp, wenn sie alle Themen gewissenhaft erledigen möchten.

Die Lösung: digitale Prozesse zur Fahrzeugverwaltung

Mit einem digitalen Aufgaben- und Terminmanagement, wie dem von LapID, ändert sich dieses Bild für Frau Meyer und Frau Peters grundlegend:

• Pro Aufgabe und Termin dauert die Bearbeitung nur noch eine Minute, sowohl für das Fuhrparkmanagement als auch für den Fahrer.
• Automatisierte Erinnerungen sorgen für Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit.
• Alle Berichte, Dokumente und Nachrichten sind zentral verfügbar, kein Suchen, kein Nachfassen, keine Papierberge.

Wie sieht die Entlastung nun genau aus?

Zu den Rahmenbedingungen:

• Im Durchschnitt hat jedes Fahrzeug bis zu 20 Aufgaben und Termine im Jahr, die nachgehalten, organisiert und dokumentiert werden müssen.
• Hinzu kommen Fahrzeugübergaben, Fahrzeugrückgaben sowie Aufgaben und Termine, die im Rahmen des Schadenmanagements anfallen.

*Zu berücksichtigen: Die Dauer für die eigentliche Durchführung (z.B. Reifenprofiltiefe messen, Kostenvoranschlag einholen etc.) sind hier nicht berücksichtigt. Hierbei handelt es sich rein um die Dauer für die Übermittlung der Informationen an das Fuhrparkmanagement.

Das digitale Aufgaben- und Terminmanagement stellt hier eine große Entlastung für die Meyer Maschinenbau GmbH dar, denn der Aufwand für die Organisation und Dokumentation sinkt auf ein Minimum. So sparen sie Zeit und reduzieren Kosten bei der Fahrzeugverwaltung.

Der direkte Vergleich – manuelles vs. digitales Aufgaben- und Terminmanagement

Die analoge Verwaltung von Fahrzeugen ist extrem aufwändig, fehleranfällig und heute nicht mehr zeitgemäß. Mit digitalen Prozessen senken Sie den Aufwand auf ein Minimum, verbessern die Transparanz und entlasten sowohl das Fuhrparkmanagement als auch die Fahrer nachhaltig.

Fazit: Mit digitalen Lösungen zur Fahrzeugverwaltung wird das Fuhrparkmanagement entlastet. Der Aufwand auf Fahrer- und Management-Seite kann um bis zu 336 Arbeitstage minimiert werden – eine Ersparnis von 85%.