Fuhrparkaufgaben verteilen, Fristen halten: 7 Tipps aus der Praxis

Inhaltsverzeichnis:

• Warum Aufgaben im Fuhrpark immer häufiger liegen bleiben
• Tipp 1: Erfassen Sie alle Aufgaben und organisieren Sie diese
• Tipp 2: Benennen Sie pro Aufgabe klare Zuständigkeiten und legen Sie diese schriftlich fest
• Tipp 3: Regeln Sie die Vertretung im Vorfeld
• Tipp 4: Teilen Sie Aufgaben dem Fahrzeug und Fahrer zu
• Tipp 5: Legen Sie Vorlauf und Eskalationsstufen fest
• Tipp 6: Machen Sie erledigte Aufgaben nachweisbar
• Tipp 7: Prüfen Sie Ihr Aufgabenmanagement regelmäßig
• Bonus-Tipp: Aufgabenmanagement im Fuhrpark automatisieren
• Auf einen Blick 
  
  

Warum Aufgaben im Fuhrpark immer häufiger liegen bleiben

Für die Fuhrparkmanagement-Studie 2026 hat Dataforce rund 300 Fuhrparkverantwortliche befragt. Mehr als 80 Prozent gaben an, dass ihre Aufgaben in den vergangenen Jahren deutlich anspruchsvoller geworden sind. Gut die Hälfte ihrer Arbeitszeit, 53,3 Prozent, entfällt auf die Verwaltung des Fuhrparks. Hierzu zählen:

• Fahrerbetreuung
• Einhaltung von Compliance-Vorgaben,
• Systempflege,
• Versicherungen,

Alles rund ums Fahrzeug bindet den Rest der Zeit. 25,3 Prozent der Zeit entfallen auf Wartung, Reparaturen und Fahrzeug-Prüfungen. Die restlichen 21,4 Prozent der Zeit werden für die Fahrzeugbeschaffung, den Austausch sowie die Rückgabe der Fahrzeuge aufgewendet. Finanzierung, Leasingmodelle und Klauseln müssen genau im Blick behalten werden, um erhöhte Kosten zu vermeiden und wirtschaftliche Ansprüche geltend zu machen.

Einzelne Tätigkeiten werden zeitintensiver wahrgenommen als andere. Hierzu zählen das Schadenmanagement und die angestiegenen Nachweispflichten, die sog. ESG-Reportings. Letztere müssen bereits ab einem Fuhrpark mit 50 Fahrzeugen erfolgen. Besonders relevant für den Fuhrpark sind hier der Einfluss auf die Umwelt (E) und Soziales (S).

Wer diese Verantwortung über E-Mail, Excel und Zuruf organisiert, verliert schnell den Überblick. Umso wichtiger ist es zu klären, wer gerade wofür zuständig ist.

Tipp 1: Erfassen Sie alle Aufgaben und organisieren Sie diese

Bevor Sie Aufgaben verteilen, brauchen Sie eine vollständige Liste, welche Themen anfallen. Differenzieren Sie, welche Aufgaben in Bezug zur Halterhaftung stehen und welche Aufgaben weiterhin allgemein bearbeitet werden können. Sortieren Sie die relevantesten Aufgaben dafür in drei Gruppen wie z.B.:

• Wiederkehrende Aufgaben: UVV-Prüfung, HU, Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung.
• Ereignisbezogene Aufgaben: Schaden, Zeugenfragebögen, Fahrerwechsel.
• Einmalige Aufgaben: Neuzulassung, Fahrzeugrückgabe, Update der Car Policy, Fahrer Onboarding

Achten Sie besonders auf die „Ereignisbezogenen Aufgaben“, sie stehen in keinem Kalender und bleiben im Alltag schnell liegen. Während wiederkehrende Aufgaben sich an Fristen und Intervallen orientieren.

Für einen Fuhrpark mit 50 Fahrzeugen heißt das: Es kommen mehrere hundert Einzelaufgaben im Jahr zusammen, wenn Sie jede Prüfung pro Fahrzeug und Fahrer zählen. Ohne zentralen Überblick lässt sich diese Menge nicht steuern.

Tipp 2: Benennen Sie pro Aufgabe klare Zuständigkeiten und legen Sie diese schriftlich fest

Legen Sie für jede Aufgabe fest, wer verantwortlich ist und wer informiert wird. Sind mehrere Personen für eine Aufgabe zuständig, fühlt sich schnell niemand verantwortlich oder eine Aufgabe wird gleichzeitig bearbeitet.

Am übersichtlichsten lässt sich die Verantwortlichkeit inkl. Ausführung in einer Zuständigkeitsmatrix sichtbar aufführen. Binden Sie dafür die Zuständigkeiten an eine Rolle und nicht an einen Namen. Wechselt die Person, bleibt die Rolle bestehen.

Einiges können Sie auch an Ihre Fahrer übergeben: Werkstatttermine vereinbaren und durchführen, die Führerscheinkontrolle oder die digitale Schadenmeldung. Organisation, Stichproben und Nachweis bleiben trotzdem beim Unternehmen. Halten Sie diese Aufteilung in der Car Policy oder im Überlassungsvertrag fest.

Beispiel: Zuständigkeitsmatrix für typische Fuhrparkaufgaben

A = führt aus, V = verantwortet, I = wird informiert. Die Matrix ist ein Beispiel. Passen Sie Rollen und Zuordnung an die Abläufe in Ihrem Unternehmen an. 

Wenn mehrere Bereiche zusammenarbeiten müssen, ist es wichtig, dass zuständige Personen den Überblick behalten. Nur so kommt Ordnung in das Aufgabenmanagement. 

Tipp 3: Regeln Sie die Vertretung im Vorfeld

Aufgaben und Termine müssen auch während Krankheit oder Urlaub eingehalten werden. Damit es hier nicht zum Verzug kommt, regeln Sie die Vertretung im Vorfeld:

• Benennen Sie für jeden Aufgabenbereich eine feste Vertretung.
• Führen Sie eine kurze Übergabeliste mit offenen Aufgaben, laufenden Fristen und Ansprechpartnern.
• Geben Sie der Vertretung, falls noch nicht vorhanden, alle nötigen Zugriffsrechte im System. Ein Passwort auf dem Zettel reicht nicht.

Ob die Regelung trägt, zeigt ein einfacher Test: Kann Ihre Vertretung ohne Rückfrage sagen, welche Fristen in den nächsten vier Wochen anstehen?

Tipp 4: Teilen Sie Aufgaben dem Fahrzeug und Fahrer zu

Aufgaben, die zu einem Fahrzeug gehören wie z.B. UVV-Termine, sollten in der digitalen Fahrzeugakte hinterlegt sein und nicht im Outlook-Kalender oder einer Excel-Tabelle des zuständigen Fuhrparkmanagers. Bei einer Fahrzeugakte findet die Vertretung oder ein Nachfolger alle offenen Punkte dort, wo sie hingehören - in den Informationen zum Fahrzeug.

In die digitale Fahrerakte gehören hingegen alle relevanten Aufgaben, die den Fahrer betreffen, wie z.B. die Führerscheinkontrolle oder die Durchführung der Fahrerunterweisung. Das Fuhrparkmanagement trägt zwar die Verantwortung, trotzdem kann bzw. muss der Fahrer diese selbstständig durchführen. Der Nachweis darüber wird ebenfalls in der Akte gespeichert.

Tipp 5: Legen Sie Vorlauf und Eskalationsstufen fest

Was passiert, wenn auf die Erinnerung niemand reagiert? Legen Sie die Vorgehensweise fest, bevor der Fall eintritt. Ein Stufenmodell kann so aussehen:

• 30 Tage vor Fälligkeit: erste Erinnerung an den Fahrer
• 14 Tage vor Fälligkeit: zweite Erinnerung an den Fahrer
• 7 Tage vor Fälligkeit: dritte Erinnerung an den Fahrer
• Termin
• 7 Tage nach dem Termin: erste Information an den Eskalationsempfänger
• 14 Tage nach dem Termin: zweite Information an den Eskalationsempfänger30 Tage: letzte Information an den Eskalationsempfänger mit anschließenden Konsequenzen

Tipp 6: Machen Sie erledigte Aufgaben nachweisbar

Ob Prüfprotokoll, Führerscheinkontrolle oder Schaden am Firmenwagen: Zu jeder Aufgabe gehört ein Nachweis, und der muss angefordert und richtig abgelegt werden. So behalten Sie den Überblick:

• Fordern Sie den Nachweis gleich mit der Aufgabe an. Dies kann per Mail oder auch über eine digitale Plattform via Dokumenten-Upload funktionieren. So haben Sie die Dokumente gleich digital, und können Sie zuordnen.
• Legen Sie jedes Dokument dort ab, wo es hingehört: Prüfprotokolle und Schadenunterlagen zum Fahrzeug, Führerscheinkontrolle und Unterweisung zum Fahrer.
• Eine Aufgabe ist erst erledigt, wenn der Nachweis vorliegt.

Kommt dann eine Anfrage der Berufsgenossenschaft oder der Versicherung, haben Sie alle Unterlagen in wenigen Minuten beisammen.

Tipp 7: Prüfen Sie Ihr Aufgabenmanagement regelmäßig

Halten Sie zu jeder erledigten Aufgabe Datum, Person und Nachweis fest. Im Schadens- oder Haftungsfall zählt die rechtssichere Dokumentation.

Prüfen Sie Ihr Aufgabenmanagement je nach Fuhrparkgröße einmal im Monat oder im Quartal anhand von zwei Kennzahlen:

• Anteil der fristgerecht erledigten Aufgaben
• Zahl der überfälligen Aufgaben

Bonus-Tipp: Aufgabenmanagement im Fuhrpark automatisieren

Viele Schritte aus diesen Tipps müssen Sie nicht von Hand erledigen. Wiederkehrende Aufgaben wie

• UVV-Prüfung,
• HU
• Reifenwechsel
• Führerscheinkontrolle
• Fahrerunterweisung

können teilweise oder sogar komplett über ein digitales Aufgabenmanagement koordiniert werden. Gerade Termine, Erinnerungen und Nachweise bei Fahrzeugen lassen sich so einfach verwalten. Auch Zugänge zu bestimmten Daten sind in einem digitalen System sicherer als bei manuellen Abläufen.

Für Führerscheinkontrollen und Fahrerunterweisungen funktioniert das genauso: Jede Aufgabe hat ihre eigene Frist, und nach erfolgreicher Durchführung wird der Nachweis automatisch abgelegt. Sie sehen jederzeit, was erledigt ist und was noch offen ist. Aktiv werden Sie nur, wenn etwas hängen bleibt.

Allgemein gilt im Fuhrpark:
Prüfen Sie bei jedem Prozess im Fuhrpark, ob er wirklich von Hand laufen muss. Automatisieren lässt sich alles, was regelmäßig wiederkehrt und festen Regeln folgt. Jeder Schritt, der automatisch läuft, kann nicht mehr vergessen werden.

Möglich macht das eine digitale Fahrzeugverwaltung, wie von LapID. Sie bringt auch ein integriertes Aufgaben- und Terminmanagement mit sich.

Auf einen Blick

• Alle Aufgaben erfassen und in wiederkehrende, ereignisbezogene und einmalige Aufgaben sortieren
• Zuständigkeiten je Aufgabe an Rollen binden und schriftlich festhalten
• Vertretung regeln, bevor jemand fehlt
• Aufgaben dem Fahrzeug oder dem Fahrer zuordnen, nicht einzelnen Postfächern
• Vorlauf und Eskalationsstufen vorab festlegen
• Erledigte Aufgaben mit Nachweis belegen
• Das Aufgabenmanagement regelmäßig anhand von Kennzahlen prüfen
• Wiederkehrende Abläufe automatisieren, wo es möglich ist

Wer diese Punkte geregelt hat, muss bei Urlaub, Personalwechsel oder einer Rückfrage der Berufsgenossenschaft nicht lange suchen.