CSRD Reporting: So schaffen Fuhrparkmanager nachhaltige Transparenz

Fahrzeugauswahl, Fuhrparkstruktur, Fuhrparkanalyse: Das sind nur 3 Aspekte, die Flottenmanager im Rahmen eines nachhaltigen Fuhrparks betrachten müssen. Wir klären die wichtigsten Fragen rund um das CSRD Reporting im Fuhrpark und zeigen, wie Sie als Fuhrparkmanager gezielt nachhaltige Prozesse schaffen und die Berichtspflicht erfüllen. 

1. Warum ist das CSRD Reporting für den Fuhrpark wichtig?

Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) verpflichtet große Unternehmen, ihre Nachhaltigkeitsaktivitäten umfassend und standardisiert zu dokumentieren. Gerade der Fuhrpark ist dabei ein zentraler Bereich: Als bedeutende Quelle von CO2-Emissionen und Treiber für die Mobilitätswende steht er im Fokus von Gesetzgebern, Kunden und internen Stakeholdern.

Ein transparentes CSRD Reporting reduziert Risiken, stärkt die Position des Unternehmens bei öffentlichen Aufträgen und liefert konkrete Ansatzpunkte für Effizienzsteigerungen im Sinne der Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit des Unternehmens.

2. Wie wirkt sich die CSRD auf das Fuhrparkmanagement aus?

Die CSRD hat im Unternehmen sowohl direkt als auch indirekt Einfluss auf das Fuhrparkmanagement. Zum einen wirkt sich die Einhaltung von Nachhaltigkeitsaspekten direkt auf die gesamtheitliche Mobilitätsstategie des Unternehmens aus. Zum anderen kann das Fuhrparkmanagement indirekt betroffen sein, indem bspw. Kunden oder Partner konkrete Informationen zur Nachhaltigkeit des Fuhrparks einfordern.

Wesentliche Anforderungen im Reporting umfassen insbesondere:

• Die Erfassung und Reduktion von CO2-Emissionen (Score 1-3)
• Die Dokumentation eingesetzter Fahrzeugtypen und Antriebe
• Die Systematik zur kontuniuerlichen Verbesserung in puncto Nachhaltigkeit,
• und die prüfbare Offenlegung der gesammelten Daten.

Die Basis hierfür bildet das CSRD-konforme Fuhrpark-Reporting. Ein besonders wichtiger Aspekt bei der Einhaltung der CSRD im Fuhrpark ist die Reduzierung des CO2-Ausstoßes. Hierfür sind geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

3. Was muss im CSRD Reporting im Fuhrpark konkret berücksichtigt werden?

Für das Fuhrparkmanagement sind insbesondere folgende Punkte relevant:

• Emissionsdaten: Alle Verbräuche und Emissionen der Firmenwagen müssen möglichst präzise erfasst und offengelegt werden.
• Fahrzeugbestand: Angaben zu Art, Alter und Antriebsform der eingesetzten Fahrzeuge.
• Mobilitätsmix: Nutzung alternativer Mobilitätslösungen, wie Carsharing und Elektromobilität.
• Lieferkette & Partner: Berücksichtigung von indirekten Emissionen, etwa durch beauftragte Dienstleister im Bereich Transport.
• Maßnahmen und Ziele: Klare Dokumentation, welche Schritte bereits umgesetzt sind und wie Fortschritte bewertet werden.

Unternehmen, die bereits heute systematisch Emissionsdaten zu ihren Fahrzeugen dokumentieren und auswerten, sind bei kommenden Audits und Nachweispflichten klar im Vorteil.

4. Wie können Fuhrparkverantwortliche Nachhaltigkeit in ihren Fuhrpark integrieren?

a. Fahrzeugauswahl und Fuhrparkstruktur

Bei der Fahrzeugauswahl im Fuhrpark sind Nachhaltigkeitsaspekte in den Vordergrund zu rücken – bspw. durch die Integration von Elektro- oder Hybridmodellen. Häufiges Problem der Fuhrparkmanager: Ist eine Umstellung auf Elektromobilität überhaupt möglich und wie lässt sie sich umsetzen? Durch die Anschaffung von E-Fahrzeugen können Unternehmen zudem auch von der Treibhausgasminderungsquote (THG-Quote) profitieren. Durch diese erhalten Unternehmen für E-Fahrzeuge eine Prämie.

Tipp: Mit der LapID Fahrzeugverwaltung verwalten Sie zentral alle Fahrzeugstammdaten (Hersteller, Modell, Antrieb, Zulassung, Emissionsklasse etc.). Alle Daten können für das CSRD Reporting einfach exportiert werden und lassen sich so weiterverarbeiten. Änderungen werden automatisch protokolliert.

Hierbei ist allerdings nicht nur die reine Anschaffung der Fahrzeuge zu berücksichtigen. Bei der Einführung von Elektrofahrzeugen muss auch die Ladeinfrastruktur vor Ort einkalkuliert werden. Dies ist mit zusätzlichen Kosten verbunden. Denn Ausgaben fallen sowohl für die Einrichtung von Ladesäulen am Firmensitz als auch für die Umsetzung am Wohnort der Mitarbeiter bspw. durch eine Wallbox an.

Eine weitere Frage in diesem Zusammenhang beschäftigt sich mit der Fuhrparkstruktur. Die Analyse der Fuhrparkauslastung hilft, überflüssige Ressourcen zu erkennen und alternative Mobilitätslösungen sinnvoll einzusetzen. Wie ist die Auslastung des Fuhrparks? Sind alle Fahrzeuge erforderlich oder kann für die Abdeckung des Mobilitätsbedarfs für eine höhere Auslastung auch auf andere Mobilitätskonzepte wie z. B. Carsharing gesetzt werden? Der Fuhrparkanalyse kommt bei dieser Betrachtung daher eine besondere Bedeutung zu.

b. Einsatz von Telematiksystemen

Der Einsatz von Telematiksystemen kann Fuhrparkverantwortlichen viele Informationen über den eigenen Fuhrpark liefern. Diese spielen daher im CSRD Reporting im Fuhrpark eine zentrale Rolle. Sie ermöglichen die automatische Erfassung von Emissions- und Verbrauchsdaten, dokumentieren Fahrverhalten und identifizieren Einsparpotenziale.

So schaffen Fuhrparkverantwortliche Transparenz und liefern fundierte Daten über die Umweltfreundlichkeit der eigenen Flotte.

Telematiksysteme können darüber hinaus Informationen darüber liefern, wie Wege und Routen optimal gestaltet werden können. Umweltschonendes Fahren trägt dazu bei, Emissionen nachhaltig zu senken. Eine Sensibilisierung der Mitarbeiter ist daher besonders wichtig.

Durch Incentive-Programme kann die nachhaltige Fahrweise zusätzlich belohnt werden.

Nicht nur Telematiksysteme unterstützen Fuhrparkverantwortliche. Auch mit einer digitalen Fahrzeugverwaltung können relevante Daten für das CSRD Reporting gesammelt werden.

Tipp: Über die LapID Fahrzeugverwaltung speichern Sie den aktuellen Kraftstoffverbrauch und Kilometerstand direkt zu dem jeweiligen Fahrzeug. Die aktuellsten Werte können Sie jederzeit digital sofort bei Ihren Fahrern abgefragen. Die digitale Dokumentation von Wartungsberichten, Tankbelegen und Auswertungen unterstützt Sie bei der lückenlosen Nachweisführung für die CSRD.

c. Schulungen und Unterweisungen

Neben der Technik sind auch die Menschen entscheidend. Eine Sensibilisierung der Mitarbeiter für umweltbewusstes Verhalten und eine nachhaltige Fahrweise kann bspw. durch Unterweisungen erfolgen. Darüber hinaus tragen Unterweisungen zum Schutz und der Gesundheit der Mitarbeiter bei. Außerdem sorgen sie für mehr Sicherheit im Straßenverkehr.

Tipp: Mit LapID werden alle Unterweisungen automatisch dokumentiert – inklusive unternehmensspezifischer Inhalte zur Nachhaltigkeit. Sie weisen so jederzeit nach, wie und wann Maßnahmen zur Sensibilisierung und Schulung durchgeführt wurden.

d. Überarbeitung interner Regelungen wie Travel-Guidelines und der Car Policy

Um Nachhaltigkeitsaspekte im Fuhrpark- und Travelmanagement zu verankern, sind Anpassungen an bestehenden Regelungen und Car Policies erforderlich. Dabei können folgende Fragen relevant sein:

• Welche Mitarbeiter sollen in Zukunft dienstwagenberechtigt sein?
• Welche Anforderungen müssen neue Dienstfahrzeuge erfüllen?
• Welche alternativen Mobilitätslösungen können den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden?
• Wie sollen Geschäftsreisen in Zukunft gestaltet werden?

Damit machen Sie die CSRD-Anforderungen in der Praxis messbar und sorgen für nachhaltigen Wandel.

5. Welche Herausforderungen kommen auf Fuhrparkverantwortliche bei der Umsetzung der CSRD zu?

Die Komplexität nimmt zu und es genügt nicht mehr nur, den eigenen Fuhrpark zu managen. Vielmehr steht die gesamte betriebliche Mobilität im Fokus. Ein Wandel vom Fuhrparkmanagement hin zu einem ganzheitlichen Mobilitätsmanagement ist daher unumgänglich. In diesem Zuge sind alle Aspekte der Mobilität eines Unternehmens zu berücksichtigen: von der Mitarbeitermobilität, über den Fuhrpark bis hin zur Organisation des Travelmanagements.

Datenlücken, uneinheitliche Formate und fehlende Schnittstellen stellen viele Unternehmen vor Herausforderungen.

Digitale Lösungen, wie die vonLapID, verschaffen hier einen Überblick.