Geschäftsreisen sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Ob es der Besuch einer Konferenz oder die nächste Messe ist, rund um die Veranstaltung gibt es einiges zu organisieren. Je nach Unternehmensgröße sind hierfür spezialisierte Abteilungen oder Bereiche zuständig. Das sog. Travelmanagement kümmert sich dabei um alle Aspekte, die die Geschäftsreise betreffen. Darunter fallen mitunter auch Aufgaben, die üblicherweise im Fuhrparkmanagement anzutreffen wären. Was unter Travelmanagement zu verstehen ist und welche Gemeinsamkeiten Travel- und Fuhrparkmanagement haben, klären wir in diesem Beitrag.
Was ist Travelmanagement?
Travelmanagement oder oftmals auch Business-Travelmanagement genannt, bezieht sich auf Unternehmenseinheiten, die mit der Organisation und Buchung von dienstlichen Reisen betraut sind. Die Aufgaben des Travelmanagements sind dabei vielseitig. Typischerweise fallen folgende Aufgaben in den Bereich des betrieblichen Travel-Managements:
- Einkauf von Reisedienstleistungen wie Bahnfahrten, Flüge, Hotelübernachtungen oder die Buchung von Mietwagen
- Reisekostenabrechnung und Reisekostencontrolling
- Fuhrparkmanagement
- Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z.B. interne Meetings, Incentive-Reisen, Tagungen, Messebesuche oder sonstige Gruppenreisen)
- Beratung der Mitarbeiter rund um Auslandsreisen, Versicherungen, notwendige Bescheinigungen und Führerscheinbedingungen im Ausland
Insbesondere im Bereich des Einkaufs von Reisedienstleistungen ist das Travelmanagement oft mit Angebotsvergleichen beschäftigt, um den besten Preis für eine Reisedienstleistung zu erhalten.
Darüber hinaus werden dort in Abstimmung mit anderen Unternehmensbereichen Reiserichtlinien erstellt und diese regelmäßig auf deren Einhaltung überprüft. Die Mitarbeiter sind des Weiteren Ansprechpartner für alle Fragen rund um Reisedienstleistungen im Unternehmen.
Eine weitere Aufgabe kann die Erstellung und Einrichtung eines Travelmanagement-Systems sein, um Reisebuchungsprozesse im Unternehmen effizient zu gestalten.
Die Aufgaben des Fuhrparkmanagers
Mehr zu den Aufgaben eines Fuhrparkmanagers erfahren Sie in unserem dazu passenden Blog-Beitrag: Anforderungen und Aufgaben: Der Fuhrparkmanager
- Organisation, Beschaffung und Verwaltung der Fahrzeugflotte
- Ansprechpartner für Leasing-Anbieter, Autohäuser, Hersteller, Versicherungen und weitere externe Dienstleister
- Stammdatenpflege für die Fuhrparkverwaltung
- Wartung und Instandhaltung der Fahrzeugflotte
- Disposition von Fahrzeugen und Kommunikation mit den Nutzern
- Bearbeitung von Reklamationen, Reparaturen, Unfällen, Strafzetteln etc.
- Überwachung der gesetzlichen Anforderungen an das Fuhrparkmanagement (z. B. Durchführung der Führerscheinkontrolle und Einhaltung der UVV-Auflagen)
- Reporting und Kostenkontrolle
Welche Gemeinsamkeiten haben Travel- und Fuhrparkmanagement?
Der Wandel hin zur ganzheitlichen Betrachtung der Mobilität in Unternehmen führt dazu, dass sich Bereiche wie das Fuhrparkmanagement nicht nur mit der betrieblichen Mobilität rund um den Dienstwagen befassen, sondern auch zunehmend andere Themen der betrieblichen Mobilität in das Aufgabenspektrum fallen. Umso wichtiger ist die Abstimmung und Vernetzung zwischen Fuhrpark- und Travelmanagement, denn auch im Travelmanagement können Aufgaben anfallen, die eigentlich im Bereich der betrieblichen Mobilität liegen.
Die Abstimmung von Travel- und Fuhrparkmanagement kann dazu führen, dass Kosten im Unternehmen reduziert werden können. Denn statt zusätzlichen Fahrzeugbedarf über externe Mietfahrzeuge abzudecken, kann auch auf Poolfahrzeuge, die im Fuhrparkmanagement bereits zur Verfügung stehen, zurückgegriffen werden. Durch diese Zusammenarbeit ist das Fuhrparkmanagement gleichzeitig auch darüber informiert, welche Mitarbeiter mit den Firmenfahrzeugen unterwegs sind.
Mit der Bereitstellung von Fahrzeugen für Dienstreisen kommt die Frage auf, wie Themen wie die Führerscheinkontrolle oder Fahrerunterweisung abgedeckt werden. Ist das Fuhrparkmanagement in den Buchungsprozess von Fahrzeugen im Rahmen von Geschäftsreisen involviert, kann leicht auf bestehende Prozesse zurückgegriffen werden. Hat das Fuhrparkmanagement hingegen keine Kenntnis davon, dass Fahrzeuge für Mitarbeiter im Rahmen einer Dienstreise zur Verfügung gestellt werden, erschwert dies die Einhaltung der Pflichten rund um die Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung.
Bei Dienstreisen können alternativ zu Poolfahrzeugen auch andere Mobilitätslösungen vom Travelmanagement organisiert werden. Hierunter fällt bspw. die Nutzung von CarSharing-Angeboten oder die kurzfristige Erweiterung des Mobilitätsangebots durch ein Auto-Abo. Für alle Mitarbeiter, die keinen Anspruch auf einen Dienstwagen haben, können darüber hinaus Mobilitätsbudgets eine Alternative sein. All diese Themen, sind zunehmend Bestandteil der Arbeit im Fuhrparkmanagement, wenn es darum geht, die betriebliche Mobilität ganzheitlich unter allen Aspekten zu berücksichtigen.
