Dienstreise ins Ausland: A1-Bescheinigung dabei?

Wird man beruflich ins Ausland geschickt – egal ob nur für ein paar Stunden oder gleich mehrere Monate, ist wichtig, dass diverse Bescheinigungen und Ausweise im Gepäck sind, darunter die sogenannte A1-Bescheinigung. Das liegt daran, dass die Arbeitsbedingungen in der EU von Staat zu Staat unterschiedlich sind und deswegen die Personenfreizügigkeit reguliert ist. Wir geben Ihnen einen Überblick darüber, was die A1-Bescheinigung ist, wo man sie beantragt, und was passiert, wenn sie nicht vorliegt.

Inhaltsverzeichnis:

Entsendeformular A1 oder auch A1-Bescheinigung: Was ist das?

Befindet sich der Unternehmenssitz nahe der Landesgrenze, hat das Unternehmen eine Tochterfirma im Nachbarland oder internationale Kunden – es gibt viele Gründe, weshalb Mitarbeiter und auch Unternehmer selbst Reisen ins Ausland machen. Zwar gilt der Grundsatz, dass die Rechtsvorschriften des Staats, in dem der Mitarbeiter/ Unternehmer tätig ist, gelten, doch wird man vorübergehend ins Ausland geschickt, gilt ausnahmsweise weiterhin das Recht des Entsendestaats. Das legt die Verordnung der Europäischen Union mit der Nummer 883/2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit zwischen den EU-Mitgliedstaaten fest: „Personen, für die diese Verordnung gilt, unterliegen den Rechtsvorschriften nur eines Mitgliedstaats.“

Welche Rechtsvorschriften für die entsandte Person maßgebend sind, wird im Entsendeformular A1 oder auch A1-Bescheinigung nachgewiesen. Die A1-Bescheinigung gilt innerhalb der Europäischen Union (EU), des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und der Schweiz. Dabei ist unerheblich, in wie vielen der Mitgliedstaaten der Mitarbeiter oder Unternehmer beruflich tätig ist – die A1-Bescheinigung wird bei jeder Entsendung benötigt. Wieso? Wir sind alle sozialversicherungspflichtig: Ein angeordneter befristeter Arbeitseinsatz im Ausland gilt als Entsendung und die A1-Bescheinigung dient dazu Probleme mit Behörden zu vermeiden. Sobald Sie im Ausland arbeiten, müssen Sie theoretisch in das ausländische Sozialversicherungssystem einzahlen. Damit das nicht eintritt, brauchen Sie die A1-Bescheinigung.

Die A1-Bescheinigung muss vor der geplanten Entsendung beantragt werden und gilt grundsätzlich so lange, wie man im Ausland beruflich tätig ist, maximal für 24 Monate. Sie muss für jede Entsendung neu beantragt werden. Eine Verlängerung nach 24 Monaten ist in Ausnahmefällen über den Spitzenverband der Gesetzlichen Krankenversicherung (GKV-Spitzenverband) möglich. Es gibt jedoch Ausnahmen: Fernfahrer beispielsweise können eine A1-Bescheinigung von bis zu fünf Jahren ausgestellt bekommen.

Wer braucht eine A1-Bescheinigung?

Egal ob Arbeitnehmer, verbeamtete Personen oder selbständige Unternehmer: Eine A1-Bescheinigung brauchen alle, die grenzüberschreitend innerhalb der EU, des EWR oder der Schweiz arbeiten. Wird man in Staaten entsandt, die mit Deutschland ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen haben (z. B. die Vereinigten Staaten von Amerika), wird eine andere Entsendebescheinigung benötigt. Es gibt Staaten, mit denen Deutschland kein Abkommen geschlossen hat, darunter Indonesien und Mexiko. Bei einer Dienstreise in diese Länder muss der Arbeitgeber selbst prüfen (im Rahmen der ihm obliegenden Melde- und Beitragspflichten), ob die deutschen Rechtsvorschriften dort für eine vorübergehende Beschäftigung gelten.

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Wie bekomme ich die A1-Bescheinigung für meine Dienstreise?

Seit 2019 ist die A1-Bescheinigung für Arbeitnehmer elektronisch und muss über eine Software oder bei der Krankenkasse beantragt werden. Seit Januar 2021 ist die elektronische Antragsstellung auch für Beamte und Personen, die im öffentlichen Dienst tätig sind, verpflichtend. Selbstständigen und Personen, die in mehreren Mitgliedstaaten der EU, des EWR und der Schweiz beschäftigt sind, ist der Antrag in Papierform vorbehalten. Die Bescheinigung für das vertragslose Ausland kann nicht elektronisch beantragt werden. Ebenso die Bescheinigung für Staaten, mit denen Deutschland ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen geschlossen hat. Sie wird von der Krankenkasse ausgestellt, an die die Rentenversicherungsbeiträge gezahlt werden. Beamte und Selbstständige, die ihre Beiträge nicht an die Krankenkasse zahlen, bekommen die nötige Bescheinigung vom Deutschen Rentenversicherungs-Bund (DRV Bund).

Der Arbeitgeber beziehungsweise Dienstherr (bei verbeamteten Arbeitnehmern) stellt den Antrag für seine Mitarbeiter. Als selbständiger Unternehmer müssen Sie den Antrag eigenständig stellen. Die Bearbeitungsdauer beträgt in der Regel drei Arbeitstage, es kann jedoch auch länger dauern. Nach Absenden des Antrags wird eine Eingangsbestätigung ausgestellt. Die ist wichtig: Eine Kopie der Eingangsbestätigung sowie des Antrags können als Überbrückung dienen, wenn die A1-Bescheinigung noch nicht vorliegt.

Übersicht: Wo bekomme ich die A1-Bescheinigung?

Krankenkasse: Personen, die bei einer gesetzlichen Krankenkasse freiwillig, familien- oder pflichtversichert sind. Ebenso Personen, die gesetzlich krankenversichert sind und eine private Zusatzversicherung haben.

Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV): Personen, die berufsständisch versorgt werden. Ebenso Personen, die ausschließlich privat krankenversichert sind.

Rentenversicherungsträger: Personen, die weder gesetzlich krankenversichert sind noch berufsständisch versorgt werden (ausschließlich private Krankenversicherung).

GKV-Spitzenverband (bzw. zuständiger Träger des Wohnstaats): Personen, die in mehreren Mitgliedstaaten beruflich tätig sind. Hier spricht man auch von der gewöhnlichen Mehrfacherwerbstätigkeit. Davon ist auszugehen, wenn die Tätigkeit mindestens an einem Tag pro Monat oder an fünf Tagen pro Quartal auch in mindestens einem anderen Mitgliedstaat als dem Wohnstaat ausgeübt wird. Der Antrag für die A1-Bescheinigung wird in Deutschland beim DKV-Spitzenverband gestellt, da der Verband die Verbindungsstelle zwischen der Krankenversicherung und dem Ausland ist (abgekürzt DVKA). Wie die mehrfacherwerbstätige Person krankenversichert ist, ist in diesem Fall irrelevant.

Brauchen Fernfahrer für jede Auslandsentsendung eine gesonderte A1-Bescheinigung?

Fernfahrer und Berufstätige, die regulär mindestens einmal im Monat sowohl in Deutschland als auch einem oder mehreren anderen Mitgliedstaaten tätig sind, müssen nicht jedes Mal eine gesonderte A1-Bescheinigung beantragen. Sie sind gewöhnlich mehrfacherwerbstätig. Für sie kann eine A1-Bescheinigung für die Dauer von bis zu fünf Jahren für alle entsprechenden Mitgliedstaaten von der DVKA ausgestellt werden.

Brauche ich eine A1-Bescheinigung auch für ein Transitland?

Wenn Sie bei der Durchreise nicht beruflich tätig sind, brauchen Sie keine A1-Bescheinigung für den betreffenden Staat. Sofern Sie dienstliche Telefongespräche führen oder E-Mails während des Transits beantworten: Das ist nicht von Belang. Entscheidend ist nur, ob Sie Ihren Beruf im Transitland ausüben oder nicht – dies ist bei Berufskraftfahrern der Fall. Bei einem Geschäftsreisenden, der für eine Konferenz befristet nach Spanien reist, ist dies nicht der Fall, wenn er nicht in Frankreich (Transitland) arbeitet.

Was passiert ohne A1-Bescheinigung?

Wird man ohne A1-Bescheinigung zur Ausübung beruflicher Tätigkeiten ins Ausland gesandt, kann man nicht nachweisen, dass das Sozialversicherungsrecht des Entsendelandes für die Dauer der Entsendung gilt. Das kann dazu führen, dass der Arbeitnehmer die Arbeit sofort niederlegen muss, keinen Zutritt zu einem Gelände erhält oder Bußgelder fällig werden, denn: Der Arbeitnehmer unterliegt ohne A1-Bescheinigung den im Ausland geltenden Rechtsvorschriften. Das wiederum kann dazu führen, dass der Arbeitgeber eine zusätzliche Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen leisten muss.

In Österreich und Frankreich wird streng kontrolliert: Allein im Jahr 2018 hat die österreichische Finanzpolizei mehr als 2.100 Kontrollen durchgeführt und Bußgelder in einer Gesamthöhe von 4,7 Millionen Euro verhängt. Dabei lagen die Bußgelder im Einzelfall pro Arbeitnehmer zwischen 1.000 und 10.000 Euro. Für das Bußgeld muss der Arbeitgeber aufkommen, da er eine Fürsorgepflicht gegenüber seinen Mitarbeitern hat.

Neben der A1-Bescheinigung zu beachten: Andere Länder, andere Regeln

Informieren Sie sich über die jeweiligen nationalen Regelungen und Pflichten (z. B. Meldepflichten, Zoll), wenn Sie Ihre Mitarbeiter ins Ausland senden. Die Kranken- oder Rentenversicherungen können Ihnen hierzu keine detaillierte Auskunft geben.

 

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