(Pflicht-)Unterweisungen müssen im Unternehmen regelmäßig – mindestens einmal jährlich – durchgeführt werden. Damit Sie sich als Arbeitgeber oder Fuhrparkverantwortlicher besser vorstellen können, wie Unterweisungen im LapID System funktionieren, zeigen wir Ihnen, wie der Ablauf aus Sicht eines Mitarbeiters beispielhaft aussieht.
Inhaltsverzeichnis:
- Das bin ich und das mache ich bei LapID
- Mein Start mit den LapID Unterweisungen
- Registrierung im LapID Portal
- Durchführung der Unterweisung
- Fazit: Unterweisungen mit LapID
Das bin ich und das mache ich bei LapID
Mein Name ist Sonja Riepe und ich bin seit 2022 bei LapID. Als Mitarbeiterin im Marketing arbeite ich hauptsächlich vom Schreibtisch aus in unserem Office in Netphen. Ich habe keinen fest zugewiesenen Dienstwagen, sondern kann ein Fahrzeug aus unserem Pool ausleihen. Das heißt aber nicht, dass ich keine Unterweisungen durchführen muss. Wie andere Arbeitgeber auch, ist LapID dazu verpflichtet, Mitarbeiter im Umgang mit Arbeitsmitteln zu unterweisen. Aufgrund meines Zugangs zu unseren Poolfahrzeugen, muss ich die Fahrerunterweisung für Pkw inkl. E-Mobilität absolvieren. Dazu kommen Unterweisungen aus dem Bereich Arbeitsschutz zur Bildschirmarbeit und zum Brandschutz.
Hinweis: Was ist zu tun, wenn die Mitarbeiter nach dem WARUM der Unterweisungen fragen?
Für Sie als Arbeitgeber oder Fuhrparkverantwortlicher ist die Notwendigkeit der Unterweisungen klar. Die meisten Mitarbeiter kennen sich jedoch mit den gesetzlichen Grundlagen der Unterweisungen nicht aus. Doch die gesetzliche Pflicht sollte nicht die Motivation zur Durchführung der Unterweisungen sein. Sie schützen die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter und bewahren Sie vor (Arbeits-)Unfällen. Die Bedeutung und wie wichtig Unterweisungen sind sollten Sie Ihren Mitarbeitern kommunizieren. Auch auf etwaige technische Bedenken der Mitarbeiter sollten Sie vorab eingehen und diese entkräften. LapID bietet Ihren Mitarbeitern Anleitungen für die Durchführung von Unterweisungen an. Außerdem stellen wir Ihnen zusätzlich ein Musterschreiben zur Verfügung, in welchem die LapID Unterweisungen vorgestellt und der Ablauf geschildert wird. Kontaktieren Sie uns einfach über infos@lapid oder wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner (i.d.R. Vorgesetzter, Fuhrparkleiter) im Unternehmen.
Die LapID Unterweisungen werden per E-Learning umgesetzt. Welche Unterschiede es zwischen E-Learning und Präsenzveranstaltungen gibt und welche Vorteile E-Learnings bieten, haben wir in unseren Beiträgen für Sie zusammengefasst:
- E-Learning-Lösung und Präsenzveranstaltung: Ein Vergleich
- Planung von Schulungen und Unterweisungen
- 11 Gründe, warum Sie bei Unterweisungen auf E-Learning setzen sollten
Mein Start mit den LapID Unterweisungen
Als ich vor einem Jahr bei LapID angefangen habe, bin ich im LapID Kundensystem angelegt worden. Die Unterweisungen wurden mir so direkt zugewiesen, ohne das ich etwas tun musste. Schon kurze Zeit später habe ich dann meine erste Aufforderung zur Durchführung der Unterweisungen erhalten. Als Form der Benachrichtigung wurde „E-Mail“ für mich im LapID Kundensystem hinterlegt, daher habe ich die Aufforderung zur Unterweisung auf diesem Weg erhalten. Alternativ kann die Aufforderung auch per SMS erfolgen.
Arbeitgeber können jedem Mitarbeiter individuell Unterweisungen aus den Bereichen Fuhrparkmanagement, Arbeitssicherheit und Compliance zuweisen, die für ihn relevant sind. Das kann für einen Mitarbeiter die Fahrerunterweisung für Lkw oder Nutzfahrzeuge sein und für einen anderen Mitarbeiter die Unterweisung zum Heben und Tragen oder zum Umgang mit Gefahrstoffen. Durch das umfangreiche Unterweisungsportfolio findet sich für jeden Mitarbeiter die passende Unterweisung. Zusätzlich können die Module um eigene Inhalte ergänzt werden. Hierzu kann ganz einfach ein PDF-Dokument hinterlegt werden.
Registrierung im LapID Portal
Mit der ersten Aufforderung erhielt ich einen Link zum LapID Portal. Dort konnte ich meine E-Mail Adresse angeben und habe dann einen Registrierungscode per Mail erhalten. Nach Eingabe des Codes konnte ich mich mit meiner E-Mail Adresse und einem selbst gewählten Passwort registrieren. Damit war die Registrierung abgeschlossen.
Quelle: Eigene Darstellung
Durchführung der Unterweisung
Nach der erfolgreichen Registrierung, bin ich mit meinem Computer über den Link „Zum LapID Portal“ auf die Übersichtsseite im LapID Portal gelangt. Alle anstehenden und erledigten Unterweisungen finde ich dort auf einen Blick. Auch den Termin, bis wann die Unterweisungen durchgeführt werden müssen, kann ich dort einsehen. Über den Reiter Führerscheinkontrolle kann ich dort zudem auch meine Führerscheinkontrolle verwalten.
Quelle: Eigene Darstellung
Hinweis: Automatische Erinnerungen für Unterweisungstermine
Die Erinnerungen für anstehende Unterweisungen werden vom LapID System automatisch versendet. Bis zu drei Erinnerungen werden verschickt, bevor der zuvor festgelegte Eskalationsempfänger eine Benachrichtigung erhält. In der Regel ist das das Fuhrparkmanagement oder der direkte Vorgesetzte. Sie selbst brauchen daher keine Erinnerungen an Ihre Mitarbeiter verschicken.
Quelle: Eigene Darstellung
Im LapID Portal kann ich einfach auf eine anstehende Unterweisung klicken. Es erscheint zunächst eine Auswahl der Sprache, in der ich die Unterweisung durchführen möchte. Außerdem muss ich ein Häkchen setzen und damit bestätigen, dass ich den Kurs persönlich absolvieren werde.
Quelle: Eigene Darstellung
Dann kann die Unterweisung starten. Ich werde durch die Unterweisungsinhalte geführt, kann aber jederzeit vor- oder zurückspringen, das E-Learning pausieren undzu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Der Lernstand wird dabei gespeichert. 
Quelle: Eigene Darstellung
Je nach Unterweisungsmodul führe ich am Ende eines jeden Kapitels einen Abschlusstest durch, der überprüft, dass ich das E-Learning aufmerksam verfolgt und die Inhalte verstanden habe. Sollte ich Fragen falsch beantworten, kann ich diese so lange korrigieren, bis die richtigen Antworten ausgewählt sind. Nach etwa 30 Minuten habe ich die Unterweisung vollständig durchgeführt.
Quelle: Eigene Darstellung
Im LapID Portal kann ich sehen, dass ich die Unterweisung erfolgreich abgeschlossen habe. Jetzt kann ich mein Zertifikat anzeigen lassen und bei Bedarf auch herunterladen. Außerdem bekomme ich auch noch einmal eine E-Mail mit der Bestätigung. Wenn ich möchte, kann ich mir die Inhalte jederzeit auch noch ein weiteres Mal anschauen.
Quelle: Eigene Darstellung
Auch im LapID Kundensystem wird mein Fortschritt automatisch und rechtssicher dokumentiert. So haben Fuhrparkverantwortliche und Vorgesetzte stets einen Überblick über den aktuellen Stand der Unterweisungen im Unternehmen.
Fazit: Unterweisungen mit LapID
Die Durchführung von Unterweisungen mit LapID funktioniert einfach und intuitiv. Praktisch ist vor allem, dass ich das E-Learning jederzeit unterbrechen und später fortfahren kann. Erklären Sie Ihren Mitarbeitern am besten vor dem erstmaligen Durchführen, warum die Unterweisungen notwendig sind und wie es funktioniert – desto weniger Arbeit haben Sie im Nachhinein.
