Was macht eine gute Car Policy aus?

In unserem letzten Beitrag zum Thema Car Policy haben wir erklärt, was man darunter versteht. Wie sollte nun eine gelungene Car Policy im Fuhrparkmanagement aussehen und worauf müssen Sie bei der Gestaltung achten?

Inhalt: 

Das Ziel einer Car Policy ist es, alle Anspruchsgruppen für die Überlassung von Firmenfahrzeugen zu definieren und Aufgaben der Fuhrparkverantwortlichen und der Mitarbeiter zu bestimmen. Fuhrparkmanager haben in der Regel Entscheidungsfreiheit, wie die Dienstwagenrichtlinie gestaltet werden kann. Sie sollte jedoch möglichst so erstellt werden, dass der gesamte anspruchsberechtigte Mitarbeiterkreis berücksichtigt wird. Individuelle Vereinbarungen sollten im Dienstwagenüberlassungsvertrag separat spezifiziert werden.

Bemessungsgrundlage Kosten

Bei der Gestaltung einer Car Policy ist es besonders wichtig, die Kosten genau zu bestimmen. Zum einen dienen sie als Bemessungsgrundlage dafür, welche Autos bestimmten Nutzergruppen zur Auswahl stehen. Dabei sollte man immer von den Gesamtkosten ausgehen und nicht vom Listenpreis oder Leasing-/Finanzierungswert. Dazu zählen folglich auch Wartungskosten, sowie Aufwendungen für Kraftstoffe und Versicherung. Zum anderen sollten die Kosten unter Umständen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt werden. Vom Fahrer selbst verschuldete Kosten wie Bußgelder oder Abschleppkosten, sowie Kosten, die bei der privaten Nutzung des Firmenfahrzeugs entstehen, tragen in der Regel die Mitarbeiter selbst.

Bei unregelmäßigen Beträgen oder Aufwendungen, wie z.B. Innen- und Außenreinigung oder Reparaturkosten empfiehlt sich auf die Abrechnung über die Firmentankkarte und die Vorlage von Quittungen zu bestehen.

Ausgestaltung der Nutzungsregelung

Eine genaue Bestimmung, wie und von wem die Firmenwagen genutzt werden dürfen, ist unerlässlich bei der Erstellung einer Car Policy. Hat man Anspruchsgruppen festgelegt, sollte zunächst geregelt werden, ob und inwiefern Mitarbeiter die Fahrzeuge auch privat nutzen dürfen. Dies schließt auch ein ob Ehepartner und Kinder mit dem Wagen fahren dürfen und wer dann die Kraftstoffkosten trägt.

Beispiele aus der Praxis: Man kann dem Mitarbeiter und seiner Familie eine uneingeschränkte Nutzung erlauben, sofern Geschäfts- und Dienstfahrten nicht behindert werden. Alternativ kann eine Höchstgrenze monatlich erlaubter Kilometer vereinbart werden. 

Neben der Nutzungsart sollte auch die Nutzungsdauer des Dienstwagens bestimmt werden. Je nach Aufgabenbereich ist die Abnutzung des Fahrzeugs anders. Techniker, die viel unterwegs sind und den Wagen sehr beanspruchen, benötigen meist schneller ein neues Auto als andere Mitarbeiter. Beim Leasing oder einer Finanzierung empfiehlt sich meist das Fahrzeug nach Auslaufendes Leasingvertrags zu wechseln.  

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Rechtlich auf der sicheren Seite

Die Car Policy regelt nicht nur Rechte und Pflichten, die Fuhrparkmanager und Dienstwagennutzer in Bezug auf die Überlassung von Dienstwagen haben. Im Zweifelsfall dient die Car Policy auch als juristische Absicherung. Selbstverständlich sollten nur Mitarbeiter mit einer gültigen Fahrerlaubnis einen Dienstwagen eralten. Als Halter der Fahrzeuge haften Unternehmen für ihre Mitarbeiter, daher sollten die Führerscheine auch regelmäßig überprüft werden. Zudem sollte klar geregelt sein, wie genau bei einem Schadensfall oder einem Verkehrsdelikt vorgegangen wird. Meist erhalten Dienstwagen einen Vollkasko-Schutz. Individuelle Vereinbarungen über eine Selbstbeteiligung im Fall eines selbstverschuldeten Schadens durch den Dienstwagennutzer sind jedoch durchaus denkbar.

Tipp: Übernimmt der Arbeitgeber Bußgelder des Mitarbeiters, ist dies ein geldwerter Vorteil und damit steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Zu klären ist auch, wie sich die Nutzung des Fahrzeugs bei einer Elternzeit oder bei längeren Krankheitsphasen gestaltet. So kann die Nutzung des Firmenfahrzeugs mit Beendigung des Entgeltfortzahlungszeitraums und Beginn der Krankenzahlung enden. Zusätzlich sollte der Verbleib des Dienstwagens im Falle einer Kündigung geklärt werden. Viele Fuhrparkverantwortliche vereinbaren mit den Mitarbeitern eine private Übernahme nach Austritt aus dem Unternehmen.

Übersicht aller Fahrzeugtypen

Bei der Überlegung, welche Fahrzeugtypen in Frage kommen, gibt es in der Praxis verschiedene Vorgehensweisen. Meist bietet das Unternehmen seinen Mitarbeitern eine Auswahl verschiedener Modelltypen mit feststehender Motorisierung an oder die unterschiedlichen Nutzergruppen bekommen einen maximalen Bruttolistenpreis vorgegeben. Werden größere Stückzahlen desselben Typs oder derselben Marke vorgegeben und bestellt lassen sich Kosten einsparen.

Viele Unternehmen setzten mittlerweile als Ausdruck ihrer Compliance-Strategie auch auf alternative Antriebe oder bestimmen ihre Fahrzeugtypen nach dem CO2-Ausstoß und verbinden dies mit einem Belohnungssystem für die Mitarbeiter. Entscheiden sich diese für CO2-ärmere Wagen, wird ihnen im Gegenzug beispielsweise eine hochwertigere Ausstattung gewährt.

Egal, für welche Modelle und Fahrzeugtypen sich entschieden wird, sie müssen immer auf die Nutzergruppe abgestimmt werden. Ein Außendienstmitarbeiter im Vertrieb benötigt einen anderen Wagen als ein Servicetechniker, der unter Umständen viele und große Gerätschaften transportieren muss.

Sicherheitsmanagement

Bei der Erstellung einer Car Policy darf das Thema Sicherheit nicht außer Acht gelassen werden. Unternehmen sind dazu angehalten, alle notwendigen Sicherheitsmaßnahmen durchzuführen und ihre Einhaltung zu kontrollieren, da der Fuhrpark zu den Betriebsmitteln zählt. Neben der UVV-Prüfung der Fahrzeuge ist auch die regelmäßige Fahrerunterweisung Pflicht. Dabei lernt der Fahrer unter anderem, was im Fall einer Panne oder bei schlechten Witterungsverhältnissen zu tun ist. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, weitere interne Sicherheitsregeln aufzustellen, wie zum Beispiel die regelmäßige Absolvierung eines Fahrsicherheitstrainings.

Innen- und Außenwirkung

Ein Dienstwagen ist oftmals ein Instrument der Mitarbeitermotivation. Motivationsfahrzeuge gelten als Statussymbol und die Mitarbeiter sparen dadurch zusätzlich private Kosten ein. Die Festlegung, welcher Mitarbeiter welches Fahrzeug zur Verfügung gestellt bekommt, kann beispielsweise hierarchisch erfolgen. Führungskräften oder leitenden Angestellten darf durchaus eine umfangreichere Ausstattung eingeräumt werden als anderen Mitarbeitern.

Bei der Auswahl möglicher Firmenwagenmodelle sollten Unternehmen zudem auch über die Außenwirkung der Flotte nachdenken. Ein einheitliches Design, dieselbe Farbe oder die Bevorzugung eines Herstellers sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild. Auch die unterschiedliche Ausstattung von einzelnen Abteilungen kann sinnvoll sein. Während Monteure eher funktionale und geräumige Fahrzeuge benötigen, sind für Außendienstmitarbeiter, die viel unterwegs sind, schnelle und spritsparende Fahrzeuge ratsam. Ein modernes Design kann zudem einen positiven Eindruck bei Kunden hinterlassen.

Im Überblick

  • Klare Ziele definieren
  • Anspruchsgruppen bestimmen
  • Kostenaufteilung festlegen (Bemessungsgrundlage und Zuzahlungen regeln)
  • Nutzungsart und –gestaltung (Wie lange erfolgt die Nutzung? Darf der Wagen für Privatfahrten genutzt werden etc.)
  • Einhaltung und Festlegung rechtlicher Rahmenbedingungen (Was passiert im Schadensfall?)
  • Sicherheitsmanagement in der Car Policy integrieren (Aufklärung der Mitarbeiter über Sicherheitsvorgaben und regelmäßige Fahrerunterweisung)
  • Steuerung der Innen- und Außenwirkung (Dienstwagen zur Steigerung der Motivation, einheitliches Erscheinungsbild der Firmenflotte)

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