Inhaltsverzeichnis:
- Basis schaffen: Wo fangen Sie an?
- 100 Tage in 3 Phasen: Ihr Einstieg in den Fuhrpark
- Ergebnis nach 100 Tagen
Auf einen Blick
- Verschaffen Sie sich zuerst einen allgemeinen Überblick über Ihre Aufgaben im Fuhrpark.
- Für eine erfolgreiche Einarbeitung ebenso wie für die Analyse des Fuhrparks, bedarf es einer Struktur und klarer Antworten auf relevante Fragen.
- Software, die Fuhrparkmanager entlasten soll, sollte Baustein für Baustein umgesetzt werden: erst digitale Fahrzeugverwaltung, dann Führerscheinkontrolle, danach E-Learning-Unterweisungen und ein zusätzlich passendes Aufgaben- und Terminmanagement.
Basis schaffen: Wo fangen Sie an?
Grundsätzlich gilt: Nicht einfach planlos in die Materie eintauchen. Machen Sie sich von Beginn an einen Plan über den Start ins Fuhrparkmanagement. Bestandsaufnahme, bestehende Systeme und Prozesse sichten und verstehen steht auf der Tagesordnung ganz oben. Ein besonderer Fokus liegt auf rechtlichen Anforderungen, etwa die Führerscheinkontrolle oder Prüftermine, die eingehalten werden müssen. Was zunächst unscheinbar erscheint ist für Sie schon ab dem ersten Tag von Bedeutung.
Ein Blick in die nahe Zukunft ist daher auch zu Beginn Ihrer Tätigkeit wichtig. Holen Sie diesbezüglich Informationen zu geplanten Neuerungen oder Anschaffungen ein. Diese können sich bereits in der Umsetzung befinden und noch nicht abgeschlossen sein. Sie geben konkrete Hinweise zu Themen, die mitberücksichtigt werden müssen. Hierzu zählt bspw. die Elektrifizierung des Fuhrparks.
100 Tage in 3 Phasen: Ihr Einstieg in den Fuhrpark
Die Grundlage für die nächsten Schritte lässt sich grob in 3 Phasen unterteilen. Sie zeigen auf, wo Handlungsbedarf besteht und ordnen die Prioritäten.
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Phase |
Diese Dinge sind jetzt wichtig: |
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Tage 1-30: Bestand verstehen und Risiken erkennen |
- Organisation und Verantwortlichkeiten - Fahrzeugbestand erfassen und verstehen - Recht, Sicherheit und Compliance abdecken |
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Tage 31-60: Kosten, Prozesse und Nutzung analysieren |
- Nutzung und Bedarf - Prozesse und Systeme - Kosten und Wirtschaftlichkeit |
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Tage 61-100: Zielbild, Maßnahmen und Steuerung aufsetzen |
- Elektromobilität und Nachhaltigkeit - Strategie und Fahrzeugpolitik - Kennzahlen und Steuerung |
Tage 1-30: Orientierung
In der ersten Phase geht es darum, den Fuhrpark in seiner aktuellen Struktur zu erfassen und zu verstehen. Dazu gehören Bestandteile wie:
- Fahrzeuge,
- Verträge,
- Zuständigkeiten,
- Dienstleister,
- Abläufe
Wichtig ist ein erster Blick auf Verantwortlichkeiten sowie Sicherheits-, Compliance- und Terminrisiken. So entsteht eine Basis, von der aus Sie tiefer in die Materie einsteigen können.
Organisation & Verantwortlichkeiten
Bevor Sie einzelne Aufgaben angehen, brauchen Sie ein klares Bild von der vorhanden Ordnung und Zuständigkeiten in Ihrem Unternehmen.
- Wer entscheidet über Fahrzeugbeschaffung, Nutzungsrichtlinien, Budget und Ausnahmen?
- Welche Bereiche (z.B. IT, HR, Einkauf) arbeiten mit dem Fuhrparkmanagement zusammen?
- Welche externen Partner gibt es – z. B. Leasinggesellschaften, Werkstätten, Versicherungen, Tank-/Ladekartenanbieter, Telematikanbieter?
- Wo bestehen unklare Zuständigkeiten?
- Werkzeuge: Ziehen Sie das Organigramm heran, dazu die bestehenden Rollenbeschreibungen und die Verträge mit externen Partnern.
- Hilfestellung: Suchen Sie das kurze Gespräch mit Ihrem Vorgänger sowie mit IT, HR und Einkauf.
- Nächster Schritt: Halten Sie die Verantwortlichkeiten schriftlich fest und stimmen Sie sie mit allen Beteiligten ab.
- Priorität: Hoch. Ohne geklärte Zuständigkeiten verzögert sich alles Weitere.
Fahrzeugbestand
Ein zuverlässliger Fuhrpark beginnt mit verlässlichen Daten. Bevor Sie über Kosten oder Strategie sprechen, sollten Sie daher die folgenden Fragen klären:
- Gibt es verlässliche Stammdaten zu Fahrzeugen, Fahrern, Verträgen, Kosten und Terminen?
- Wie viele Fahrzeuge gibt es, welche Fahrzeugarten und Antriebe sind im Einsatz?
- Wem sind die Fahrzeuge zugeordnet: Pool, Dienstwagen, Funktionsfahrzeuge, Werkstatt-/Servicefahrzeuge?
- In welchem Zustand befinden sich die Fahrzeuge? (z.B. Alter, Laufleistung, Auslastung)
- Welche Leasing- oder Kaufverträge laufen wann aus?
- Gibt es Fahrzeuge, die nicht mehr zum tatsächlichen Bedarf passen?
- Gibt es Fahrzeuge, die bereits bestellt aber noch nicht da sind?
Tipp: Mit der LapID Fahrzeugverwaltung erfassen Sie Fahrzeuge, Verträge und Termine an einem zentralen Ort, statt Daten aus mehreren Excel-Listen zusammenzutragen.
- Werkzeuge: Ziehen Sie Ihre Fahrzeuglisten aus der Leasing- oder Fuhrparksoftware. Dazu kommen Versicherungsunterlagen und Vertragsordner.
- Hilfestellung: Sind Ihre internen Daten lückenhaft, fragen Sie aktuelle Vertragslisten direkt bei Leasinggesellschaften und Versicherern an. Beide liefern den Stand zuverlässig zu.
- Nächster Schritt: Legen Sie eine zentrale Bestandsliste an oder bereinigen Sie Ihre vorhandenen Daten, bevor Sie das nächste Thema angehen.
- Priorität: Diese Liste ist die Grundlage für alle späteren Kosten- und Strategieentscheidungen.
Recht, Sicherheit & Compliance
Sicherheits- und Compliance-Lücken wiegen in den ersten Wochen besonders schwer. Im Rahmen der Delegation überträgt das Unternehmen Fuhrparkverantwortlichen regelmäßig die Halterhaftung. Damit Sie ab dem ersten Tag als Halter verantwortlich.
- Ist die Führerscheinprüfung vollständig, fristgerecht und nachvollziehbar dokumentiert?
- Wie werden UVV-Unterweisungen, Fahrzeugprüfungen, Wartungen und Sicherheitsmängel gesteuert?
- Gibt es offene Rückrufe, überfällige Inspektionen, HU-/AU-Termine oder Schäden?
- Gibt es eine verbindliche Car Policy – und ist sie verständlich, umsetzbar und akzeptiert?
- Ist klar geregelt, wer Fahrzeuge fahren darf und wie Verstöße behandelt werden?
- Sind Dienstwagenregelung, Privatnutzung, Halterpflichten, Datenschutz und Unfallprozesse dokumentiert und aktuell?
- Welche offenen Compliance- oder Haftungsrisiken bestehen?
Wichtig: Erkennbare Sicherheits- oder Compliance-Lücken (z.B. Führerscheinkontrolle, Unterweisung) haben Priorität. Sie sollten sofort abgesichert und mit den zuständigen Fachbereichen geprüft werden.
Tipp: LapID prüft Führerscheine, Unterweisungen und UVV-Termine automatisch und archiviert jeden Nachweis rechtssicher. Lücken aus der Vergangenheit werden dadurch sofort sichtbar.
- Werkzeuge: Sammeln Sie die Nachweise zu Führerscheinkontrolle, UVV-Prüfung und Unterweisung. Dazu kommen die Car Policy und die Schadensakten.
- Hilfestellung: Sind Sie an einer Stelle unsicher, halten Sie Rücksprache mit Ihrer Rechtsabteilung oder einem Fachanwalt für Verkehrsrecht.
- Nächster Schritt: Arbeiten Sie die erkannten Lücken nach Risiko ab. Beginnen Sie mit den größten Haftungsrisiken.
- Priorität: Sehr hoch. Die Halterhaftung greift ab dem ersten Tag.
Tage 31-60: Transparenz
Nachdem der Bestand erfasst ist, rücken Nutzung, Prozesse und Kosten in den Mittelpunkt. Ziel ist es, Auffälligkeiten und Optimierungspotenziale sichtbar zu machen. Dabei sind nicht nur offensichtliche Ausgaben relevant, sondern auch verstecke Kostentreiber wie z.B. ein nicht ausgelasteter Fuhrpark oder mehr Aufwand durch fehlende oder falsche Verwaltungstools. Die Analyse schafft die Grundlage für fundierte Prioritäten.
Nutzung & Bedarf
Kosten sagen nur die halbe Wahrheit, wenn die tatsächliche Nutzung der Fahrzeuge unklar bleibt. Nutzen Sie für eine Kostenanalyse deshalb diese Fragen:
- Wie viele Kilometer werden pro Fahrzeug gefahren und zu welchem Zweck?
- Wie hoch sind Auslastung, Leerfahrten, Poolfahrzeugverfügbarkeit und Standzeiten?
- Gibt es Über- oder Unterkapazitäten?
- Wo könnten Fahrzeuge geteilt, reduziert oder anders zugeordnet werden?
- Welche Fahrten könnten durch andere Mittel ersetzt werden (z. B. ÖPNV, Carsharing, digitale Meetings, etc.)?
- Welche Anforderungen haben Vertrieb, Service, Führungskräfte und andere Nutzergruppen tatsächlich?
- Werkzeuge: Werten Sie Kilometerstände und die Tank- oder Ladekartenabrechnungen aus. Ergänzen Sie das durch eine kurze Abfrage bei den Nutzergruppen.
- Hilfestellung: Fragen Sie bei Führungskräften und Teams den tatsächlichen Mobilitätsbedarf ab.
- Nächster Schritt: Markieren Sie auffällige Über- oder Unterauslastung und besprechen Sie diese mit den betroffenen Bereichen.
- Priorität: Mittel. Dieser Schritt baut auf der Kostenanalyse auf.
Prozesse & Systeme
Hinter vielen Kosten- und Nutzungsproblemen stehen oft Abläufe, die über Jahre gewachsen sind, aber nie hinterfragt wurden. Werfen Sie deshalb auch einen genauen Blick auf diese Themen:
- Wie laufen Bestellung, Wartung, und Ausmusterung ab?
- Wie werden Fahrzeuge übergeben, gewechselt oder zurückgebracht?
- Wo entstehen Wartezeiten, manuelle Aufwände oder Fehler?
- Welche Abläufe können digitalisiert werden?
- Welche Daten liegen in welchen Systemen – und sind sie konsistent?
- Welche Reports gibt es bereits und sind sie aktuell?
- Welche Aufgaben sind intern sinnvoll – und welche könnten besser ausgelagert oder automatisiert werden?
Info: Das KI-gestützte Dokumentenmanagement im LapID System erkennt, kategorisiert und ordnet Dokumente automatisch der richtigen Fahrzeug- oder Personenakte zu. Manuelles Sortieren und Suchen entfällt.
- Werkzeuge: Nehmen Sie die Prozessbeschreibungen zur Hand, falls vorhanden, dazu die Systemliste und Ihre Datenexporte.
- Hilfestellung: Binden Sie die IT ein und klären Sie, welche Systeme künftig Updates erhalten.
- Nächster Schritt: Wählen Sie einen Prozess mit hohem manuellem Aufwand aus und digitalisieren Sie ihn als Pilot.
- Priorität: Dieser Schritt wirkt sich erst mittel- bis langfristig aus.
Kosten & Wirtschaftlichkeit
Sobald der Bestand feststeht, zeigt sich schnell, wo tatsächlich Geld im Fuhrpark gebunden ist. Prüfen Sie systematisch:
- Was kostet der Fuhrpark insgesamt – und wie verteilen sich die Kosten auf Fahrzeuge, Standorte und Kostenarten?
- Wie hoch sind die Total Cost of Ownership (TCO) je Fahrzeug bzw. Fahrzeuggruppe?
- Welche Kosten entstehen für Leasingraten, Finanzierung, Kraftstoff/Strom, Wartung, Reifen, Schäden, Versicherungen, Verwaltung und Ersatzmobilität?
- Welche Fahrzeuge sind auffällig teuer und woran liegt das?
- Sind vorhandene Verträge, Konditionen und Rabatte marktgerecht?
- Werden Kosten verursachergerecht den Bereichen oder Nutzern zugeordnet?
- Werkzeuge: Legen Sie sich Rechnungen, Leasingverträge, die TCO-Vorlage und die Kostenstellenübersicht bereit.
- Hilfestellung: Beziehen Sie Controlling und Buchhaltung ein, um die Kosten korrekt zuzuordnen.
- Nächster Schritt: Identifizieren Sie die teuersten Fahrzeuge oder Kostenblöcke und klären Sie die Ursachen.
- Priorität: Mittel bis hoch. Dieser Schritt liefert die Zahlen für spätere Entscheidungen, birgt aber kein akutes Risiko.
Tage 61-100: Strategie
In der dritten Phase werden die Erkenntnisse in konkrete Maßnahmen überführt. Nun gilt es, ein klares Zielbild für den Fuhrpark zu definieren und die nächsten Schritte zu priorisieren. Dazu zählen kurzfristige Verbesserungen ebenso wie langfristige Themen, etwa die Digitalisierung, Nachhaltigkeit oder die Weiterentwicklung der Fahrzeugstrategie. Am Ende der ersten 100 Tage steht so ein umsetzbarer Plan, der Transparenz schafft und den Fuhrpark zukunftsfähig ausrichtet.
Elektromobilität & Nachhaltigkeit
Wie schnell und in welchem Umfang sich E-Mobilität im Fuhrpark umsetzen lässt, hängt stark vom Unternehmen ab. Klären Sie deshalb, ob und in welchem Umfang E-Mobilität für Ihren Fuhrpark infrage kommt, sowohl technisch als auch organisatorisch.
- Ist E-Mobilität eine potenzielle Alternative?
- Welche Fahrzeuge eignen sich realistisch für elektrischen Antrieb?
- Existiert eine Ladeinfrastruktur?
- Wie hoch ist die Nutzerakzeptanz?
- Wie können Ladepunkte am Standort, zu Hause und unterwegs berücksichtigt werden?
- Welche Emissions- und Nachhaltigkeitsziele verfolgt das Unternehmen?
- Welche Kennzahlen sollen hierzu berichtet werden, z. B. CO₂-Emissionen, Energieverbrauch oder Elektrifizierungsquote?
- Welche Auswirkungen könnten E-Fahrzeuge auf Kosten, Einsatzplanung und Dienstwagenbesteuerung haben?
- Werkzeuge: Greifen Sie auf die Nutzungsprofile aus Phase 2 zurück, dazu die Informationen zur Ladeinfrastruktur und die passenden Förderprogramme.
- Hilfestellung: Halten Sie Rücksprache mit dem Facility Management zur Ladeinfrastruktur und mit Ihrer Steuerberatung zur Besteuerung.
- Nächster Schritt: Definieren Sie eine Pilotgruppe für E-Fahrzeuge, bevor Sie die gesamte Flotte umstellen.
- Priorität: Mittel. Wie hoch sie ausfällt, hängt von Ihren Unternehmenszielen und vom Fahrzeugalter ab.
Strategie & Fahrzeugpolitik
Mit den Erkenntnissen aus den ersten 60 Tagen können Sie nun festlegen, welche Rolle der Fuhrpark im Unternehmen künftig einnehmen soll.
- Welche Rolle soll der Fuhrpark für das Unternehmen in erster Linie erfüllen: Kostenoptimierung, Verfügbarkeit, Arbeitgeberattraktivität, Nachhaltigkeit oder Servicequalität?
- Welche Fahrzeugklassen und Ausstattungsstandards werden künftig benötigt oder abgeschafft?
- Nach welchen Regeln werden Fahrzeuge beschafft, ersetzt und zurückgegeben?
- Wie werden Ausnahmen genehmigt und dokumentiert?
- Müssen Dienstwagenvereinbarung und Car Policy angepasst oder neu aufgesetzt werden?
- Werkzeuge: Nehmen Sie die bestehende Car Policy zur Hand, dazu die Ergebnisse aus Phase 1 und 2 und Ihre Unternehmensziele.
- Hilfestellung: Stimmen Sie die strategischen Prioritäten mit Geschäftsführung und HR ab.
- Nächster Schritt: Halten Sie die Car Policy schriftlich fest oder aktualisieren Sie sie, und lassen Sie sie anschließend freigeben.
- Priorität: Hoch für die langfristige Ausrichtung. Sinnvoll wird dieser Schritt aber erst, wenn die Analysephasen abgeschlossen sind.
Kennzahlen & Steuerung
Ein Zielbild braucht eine verlässliche Steuerung, sonst bleibt es bei der Theorie. Legen Sie fest, welche Kennzahlen das Management regelmäßig braucht und wie mit Abweichungen umgegangen wird.
- Welche 5–10 Kennzahlen (KPIs) braucht das Management regelmäßig?
- Wer erhält welche Reports in welcher Frequenz?
- Welche Zielwerte werden vereinbart und wie werden Abweichungen gemeldet?
- Werkzeuge: Erstellen Sie eine KPI-Liste, dazu greifen Sie auf bestehende Reports und Dashboard-Vorlagen zurück.
- Kosten: TCO pro Fahrzeug / Monat / Kilometer
- Nutzung: Kilometer, Auslastung, Standzeit, Pool-Verfügbarkeit
- Schäden: Schadenquote, Schadenskosten, Anzahl Schäden je Fahrzeug
- Betrieb: Wartungsquote, überfällige Termine, Ausfalltage
- Compliance: Quote fristgerechter Fahrerlaubnisprüfungen und Unterweisungen
- Nachhaltigkeit: CO₂-Emissionen, Verbrauch, Anteil elektrifizierter Fahrzeuge
- Verträge: Auslaufende Verträge, Rückgabekosten, Lieferzeiten
- Hilfestellung: Klären Sie mit dem Management, welche 5 bis 10 Kennzahlen Sie wirklich brauchen.
- Nächster Schritt: Legen Sie den Reporting-Rhythmus fest und bestimmen Sie, wer bei Eskalationen verantwortlich ist.
- Priorität: Hoch, denn sie sichert die bisherige Arbeit ab. Ohne Steuerung verpuffen die Ergebnisse.
Ergebnis nach 100 Tagen
Am Ende der ersten 100 Tage im Fuhrparkmanagement sollten Sie idealerweise diese fünf Ergebnisse vorliegen haben:
- Ein belastbarer Steckbrief über Ihren Fuhrpark: Fahrzeugbestand, Verträge, Kosten, Nutzung, bestehende Risiken und ein Überblick über die Datenqualität.
- Eine priorisierte Risiko- und Maßnahmenliste: Überblick über alle Sofortmaßnahmen, Verantwortlichkeiten im Unternehmen und anstehenden Termine für den Fuhrpark.
- Ein Kosten- und Nutzenreport: Dieser bildet die Grundlage für weitere Management-Entscheidungen im Rahmen der Weiterentwicklung des Fuhrparks.
- Ein Zielbild: Der Fahrplan für die nächsten 12-24 Monate im Fuhrparkmanagement zur Entwicklung der Flotte, Car Policy und Digitalisierungsmöglichkeiten.
- Ein konkreter Umsetzungsplan: Die QuickWins für die nächsten 3-6 Monate und strategische Projekte für den Fuhrpark.
Wer als neuer Fuhrparkmanager einen Fuhrpark übernimmt oder neu aufbaut, braucht zu Beginn vor allem eins: Struktur. Der Reflex, jede Pflicht mit einer eigenen Excel-Liste zu erfüllen, führt jedoch genau in das Chaos, das Sie vermeiden wollen. Dieser Fahrplan zeigt, wie Sie mit LapID in den ersten Wochen eine nachhaltige Struktur etablieren.
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