Die Pendlerpauschale: Anspruch, Höhe und Firmenwagen

Inhaltsverzeichnis:

• Was ist die Pendlerpauschale?
• Wann habe ich Anspruch auf eine Pendlerpauschale?
• Wie hoch ist die absetzbare Entfernungspauschale?
• Wie hat sich die Pendlerpauschale in den letzen Jahren entwickelt?
• Wie hoch ist die Pendlerpauschale für Hin- und Rückweg?
• Wie hoch ist die Pendlerpauschale bei einem Arbeitsweg von 30, 35 oder 40km?
• Welche Rolle spielt die Pendlerpauschale beim Firmenwagen?
• Welche Sonderfälle gibt es bei der Pendlerpauschale?
• Darauf sollten Sie als Personalverantwortliche bei der Pendlerpauschale achten

Was ist die Pendlerpauschale?

Die Pendlerpauschale, auch als Entfernungspauschale bekannt, ist eine steuerliche Vergütung, die Arbeitnehmer für ihre Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte geltend machen können. Sie reduziert als Teil der Werbungskosten das zu versteuernde Einkommen.

Wichtig für Ihre Mitarbeiter: Die Pauschale ist verkehrsmittelunabhängig. Das bedeutet, sie gilt für Autofahrer ebenso wie für Bahn- und Radfahrer oder Fußgänger. Auch Mitfahrer bei Fahrgemeinschaften profitieren davon. Allerdings gelten Umwege für Fahrgemeinschaften nicht als Arbeitsweg.

Wann habe ich Anspruch auf eine Pendlerpauschale?

Der Anspruch besteht grundsätzlich für jeden Arbeitstag, an dem der Arbeitnehmer die Tätigkeitsstätte tatsächlich aufgesucht hat.

• Urlaub und Krankheitstage: Für diese Tage darf keine Pauschale angesetzt werden.
• Homeoffice: Arbeiten Mitarbeiter von zu Hause, greift nicht die Entfernungspauschale, sondern ggf. die Homeoffice-Pauschale.

Wie hoch ist die absetzbare Entfernungspauschale?

Seit Januar 2026 beträgt die Pendlerpauschale einheitlich 38 Cent ab dem ersten Kilometer (§ 9 Abs. 1 Satz 4 EstG).

Wie hat sich die Pendlerpauschale in den letzten Jahren entwickelt?

Aufgrund gestiegener Energie- und Mobilitätskosten hat der Gesetzgeber die Pauschale in den vergangenen Jahren angepasst, um Fernpendler zu entlasten.

• Bis 2020: Es galt ein einheitlicher Satz von 30 Cent pro Kilometer.
• Seit 2021: Einführung einer gestaffelten Pauschale ab dem 21. Kilometer (35 Cent).
• 2022-2025: Rückwirkende Erhöhung der Sätze auf 38 Cent für Fernpendler, um auf die Energiepreiskrise zu reagieren.

Für die ersten 20 Kilometer blieb der Satz während des Zeitraums 2021-2025 konstant bei 30 Cent.

Wie hoch ist die Pendlerpauschale für Hin- und Rückweg?

Hier herrscht oft ein Missverständnis, das Sie im Personalmanagement sicher kennen: Die Pendlerpauschale gilt nicht für den Hin- und Rückweg.

Absetzbar ist ausschließlich die einfache Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Maßgeblich ist dabei in der Regel die kürzeste Straßenverbindung. Eine längere Strecke kann nur dann angesetzt werden, wenn sie verkehrsgünstiger ist und regelmäßig benutzt wird (z. B. Zeitersparnis durch Umfahren von Staus).

Wie hoch ist die Pendlerpauschale bei einem Arbeitsweg von 30, 35 oder 40 km?

Um Ihren Mitarbeitern die Berechnung zu verdeutlichen, helfen konkrete Beispiele. Wir gehen in der folgenden Rechnung von 220 Arbeitstagen im Jahr aus.

• 30 km: 30 km × 0,38 € × 220 Tage = 2.508 €
• 35 km: 35 km × 0,38 € × 220 Tage = 2.926 €
• 40 km: 40 km × 0,38 € × 220 Tage = 3.344 €

Diese Beträge mindern das zu versteuernde Einkommen und führen – abhängig vom persönlichen Steuersatz – zu einer Steuerersparnis.

Welche Rolle spielt die Pendlerpauschale beim Firmenwagen?

Nutzt ein Mitarbeiter einen Dienstwagen auch für Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte, entsteht ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss (in der Regel 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro vollen Kilometer monatlich).

Das Gute für den Dienstwagenfahrer: Er darf trotzdem die Pendlerpauschale in seiner Einkommensteuererklärung ansetzen. Das bedeutet:

1. Der Mitarbeiter versteuert den Weg zur Arbeit monatlich über die Gehaltsabrechnung (Geldwerter Vorteil).
2. Im Rahmen der Steuererklärung macht er die Entfernungspauschale in Anlage N als Werbungskosten geltend.

Dies kompensiert häufig die Steuerlast, die durch die Versteuerung der Arbeitswege entsteht. Für Sie im Fuhrparkmanagement ist es wichtig, diese Zusammenhänge zu kennen, um bei Rückfragen zur Dienstwagenbesteuerung kompetent Auskunft geben zu können.

Darf der Mitarbeiter den Dienstwagen neben den Fahrten zur Arbeit zusäzlich auch privat nutzen, muss dieser ebenfalls als geldwerter Vorteilversteuert werden. Dazu hat er die Möglichkeit die pauschale 1-Prozent Methode zu nutzen oder ein Fahrtenbuch zu führen.

Welche Sonderfälle gibt es bei der Pendlerpauschale?

Nicht jeder Arbeitsweg passt in das klassische Schema "Fahrt mit dem Auto von A nach B". Im Personalmanagement werden Sie häufig mit komplexeren Konstellationen konfrontiert. Hier sind die wichtigsten Sonderfälle, die Sie kennen sollten:

• Jobticket/Deutschlandticket: Erhalten Arbeitnehmer steuerfreie Bahntickets, mindert sich die absetzbare Entfernungspauschale.
• Nachtschichten: Fährt ein Arbeitnehmer an einem Tag zur Arbeit und kehrt am nächsten zurück, darf er die Fahrten jeweils nur zur Hälfte ansetzen.
• Höhere ÖPNV-Kosten: Übersteigen die tatsächlichen Ticketkosten im Kalenderjahr die erreichnete Pendlerpauschale, dürfen die höheren tatsächlichen Kosten angesetzt werden.
• Doppelte Haushaltsführung: Eine wöchentliche Familienheimfahrt darf in Anspruch genommen werden. Familienfahrten mit dem Firmenwagen dürfen nicht abgezogen werden.
• Mehrere Einsatzorte: Wer wechselnde Einsatzorte hat, muss diese als Reisekosten absetzen. Nur Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte fallen unter die Pendlerpauschale.
• Mobilitätsprämie: Geringverdiener, die keine Steuern zahlen, können statt der Entfernungspauschale auch die Mobilitätsprämie wählen. Diese gilt allerdings weiterhin erst ab dem 21. Kilometer.

Darauf sollten Sie als Personalverantwortliche bei der Pendlerpauschale achten

Die Pendlerpauschale ist eines der wichtigsten Instrumente, um Arbeitnehmer bei den stetig steigenden Mobilitätskosten zu entlasten. Da sie verkehrsmittelunabhängig gewährt wird, lohnt sie sich für nahezu jeden Mitarbeiter. Durch den Ansatz als Werbungskosten lässt sich die individuelle Steuerlast am Jahresende oft spürbar senken.

Während der Mitarbeiter die Pauschale privat in seiner Steuererklärung geltend macht, müssen Sie als Personalverantwortliche sicherstellen, dass der geldwerte Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte korrekt über die Lohnabrechnung versteuert wird.

Darauf sollten Sie achten:

• Kompetente Beratung: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter bei der Dienstwagenüberlassung proaktiv darüber, dass sie trotz der Versteuerung des geldwerten Vorteils die Entfernungspauschale nutzen können. Dies erhöht die Akzeptanz für den Dienstwagen.
• Korrekte Versteuerung: Prüfen Sie bei Dienstwagenfahrern genau, ob die pauschale Versteuerung (0,03-Prozent-Regelung) oder die Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten (0,002-Prozent-Regelung) angewendet werden soll. Hierfür sind exakte Aufzeichnungen, z. B. durch ein Fahrtenbuch, erforderlich.
• Aktualität: Behalten Sie gesetzliche Änderungen im Blick. Da die Pendlerpauschale oft politisch diskutiert wird, sollten Sie über Anpassungen informiert sein, um Rückfragen aus der Belegschaft sicher beantworten zu können.

Ein fundiertes Wissen über diese steuerlichen Zusammenhänge stärkt nicht nur Ihre Position als kompetenter Ansprechpartner im Unternehmen, sondern sorgt auch für Rechtssicherheit und korrekte Abläufe in der Lohnbuchhaltung.