Strafzettel digital managen: So viel Zeit sparen Sie im Fuhrpark

Inhaltsverzeichnis:

• Der Status Quo: Wo im analogen Prozess Zeit und Geld verloren gehen
• Der manuelle Prozess im Strafzettelmanagement
  1. Wie viel Zeit kostet das konkret?
  2. Die Nachteile des manuellen Strafzettelmanagements
• Die digitale Bearbeitung von Strafzetteln mit LapID: in 5 Minuten zum Ziel
  1. Wo spart die digitale Bearbeitung von Strafzetteln Zeit?
  2. Wie wird die Zeitersparnis erreicht?
• Prozesskosten im Vergleich: Manuell vs. digital
• Das Rechenbeispiel: Ihre Ersparnis im Jahr
  • Der direkte Vergleich
• Lohnt sich ein digitales Strafzettelmanagement für Ihren Fuhrpark?

Der Status Quo: Wo im analogen Prozess Zeit und Geld verloren gehen

Folgendes Beispiel: In der Post ist ein Zeugenfragebogen oder ein Bußgeldbescheid eingegangen. Die Arbeit beginnt!

Zunächst scannt der Fuhrparkmanager das Schreiben ein oder kopiert es und ordnet das betroffene Fahrzeug zu. Danach klärt er: Wer ist gefahren?

In vielen Unternehmen beginnt die Suche in verschiedenen Listen, Kalendern, Excel-Dateien oder E-Mails. Bei fest zugeordneten Dienstwagen klappt das manchmal noch recht schnell. Bei dezentralen Strukturen wird es schon deutlich aufwendiger.

Hat der Fuhrparkmanager den Fahrer gefunden, muss dieser informiert werden. Oft passiert das per E-Mail mit dem eingescanntem Schreiben im Anhang oder sogar noch per Ausdruck und Hauspost.

Damit ist der Vorgang aber noch nicht abgeschlossen. In der Praxis entstehen gerade beim Warten auf die Rückmeldungen sowie beim Adressen Prüfen und ggf. neu Zuordnen die meisten Reibungsverluste. Das erschwert die fristgerechte Antwort an die Behörden.

Der manuelle Prozess im Strafzettelmanagement

In vielen Unternehmen läuft die Bearbeitung von Strafzetteln noch ähnlich ab. Die einzelnen Schritte wirken überschaubar, kosten in Summe aber überraschend viel Zeit.

Wie viel Zeit kostet die Verarbeitung konkret?

Die manuelle Bearbeitung eines Vorgangs dauert durchschnittlich 26 Minuten.

Diese Zeit setzt sich aus kleinteiligen Schritten zusammen (Ergebnisse aus Kundenbefragungen und eigenen Prozessanalysen):

• Posteingang: 2 Minuten 
• Scan: 2 Minuten 
• Erfassung der Informationen: 2 Minuten 
• Fahrerrecherche: 5 Minuten 
• Ausfüllen des Zeugenfragebogens: 5 Minuten 
• Versand an die Behörde: 5 Minuten 
• Information des Fahrers: 3 Minuten 
• Ablage und Dokumentation: 1 + 1 Minute

Im Ergebnis: Bis zu 26 Minuten Aufwand.

Beim manuellen Strafzettelmanagement ist nicht ein einzelner Arbeitsschritt das Problem, sondern die Summe der vielen Kleinarbeiten und die Wartezeit zwischen den einzelnen Schritten. Auf den ersten Blick klingt das beherrschbar. Auf ein Jahr hochgerechnet summieren sich die Aufwände schnell.

Nachteile des analogen Strafzettelmanagements

Das analoge Strafzettelmanagement bringt vor allem diese Nachteile mit sich:

• hoher manueller Aufwand 
• lange Bearbeitungszeiten 
• fehleranfällige Datenerfassung 
• aufwendige Fahrerrecherche 
• Fristen lassen sich schwer nachhalten 
• fehlende Transparenz zum Bearbeitungsstand 
• Medienbrüche durch Papier, Scan, E-Mail und Excel 
• höheres Risiko für Mahngebühren und Folgeaufwände 
• Dokumentation oft nicht zentral verfügbar

Die digitale Bearbeitung von Strafzetteln mit LapID: In 5 Minuten zum Ziel

Ein digitales Strafzettelmanagement setzt genau an diesen Schwachstellen an. Das Ziel ist ein klarer, nachvollziehbarer und zeitsparender Prozess. Digitale Lösungen nehmen die Aufgaben ab, die im Alltag am meisten bremsen: Datenerfassung, Zuordnung, Kommunikation, Fristenkontrolle und Dokumentation.

Für Sie im Fuhrparkmanagement bedeutet das: Sie prüfen, bestätigen und steuern den Prozess, statt jeden einzelnen Schritt selbst auszuführen.

Wo spart die digitale Bearbeitung von Strafzetteln Zeit?

Die digitale Bearbeitung eines Strafzettels dauert mit demLapID System lediglich 5 Minuten, vom Posteingang bis zur Übermittlung der Informationen an Fahrer und Behörden:

• Posteingang: 2 Minuten 
• Scan: 2 Minuten 
• Erfassung der Informationen: 0 Minuten 
• Fahrerrecherche: 0 Minuten 
• Ausfüllen des Zeugenfragebogens: 0 Minuten 
• Versand an die Behörde: 1 Minute
• Information des Fahrers: 0 Minuten 
• Ablage und Dokumentation: 0 + 0 Minuten

Im Ergebnis: Lediglich 5 Minuten Aufwand.

Wie wird die Zeitersparnis erreicht?

• KI-gestützte Erfassung: Die Künstliche Intelligenz liest relevante Informationen aus hochgeladenen Dokumenten aus und macht einen Zuordnungsvorschlag, der von Ihnen nur noch geprüft und bestätigt werden muss.
• Automatischer Fahrer-Dialog: Das System fordert den Fahrer per E-Mail zur Mitwirkung auf. Dieser kann seine Wohnanschrift digital bestätigen oder eine fehlerhafte Zuordnung melden. Sie müssen nicht mehr manuell Hinterhertelefonieren..
• Zentrale Fristenüberwachung: Offene und überfällige Vorgänge werden übersichtlich im System dargestellt, sodass nichts mehr in Excel-Listen oder E-Mail-Postfächern verloren geht.

Der größte Vorteil liegt in der Entlastung. Sie müssen nicht mehr jeden einzelnen Bearbeitungsschritt manuell anstoßen und nachhalten. Stattdessen arbeiten Sie mit einem zentralen System, das Informationen bündelt, Rückmeldungen dokumentiert und Fristen sichtbar macht. Damit schaffen Sie eine deutlich bessere Nachvollziehbarkeit als mit Papierakten oder verstreuten Dateien.

Prozesskosten im Vergleich: manuell vs. digital

Der größte Unterschied zwischen manuellem und digitalem Strafzettelmanagement liegt nicht in der Geschwindigkeit, sondern in der Art der Arbeit.

Gegenüber dem manuellen Prozess liegt die Zeitersparnis bei der digitalen Bearbeitung von Strafzetteln bei über 80%.

Das Rechenbeispiel: Ihre Prozesskosten-Ersparnis im Jahr

80% Zeitersparnis hören sich bereits gut an – aber was bedeutet das konkret in Euro und Prozesskosten für Ihren Fuhrpark? Nehmen wir an, in Ihrem Unternehmen fallen im Jahr 200 fahrzeugbezogene Ordnungswidrigkeiten an und der Stundenlohn für eine Arbeitsstunde entspricht 43,40 Euro:

Analoger Prozess:

200 Vorgänge × 26 Minuten = 5.200 Minuten ≙ 87 Stunden Arbeitsaufwand.

43,40 € x 87h = 3.775,80 Euro

Das entspricht 3.775,80 Euro Personalkosten und einem Aufwand von 87 Stunden pro Jahr

Ein einzelner manuell bearbeiteter Strafzettel kostet das Unternehmen somit rund 18,80 Euro an Personalkosten. Hinzu kommen oft noch Kosten für Porto, Papier sowie das Risiko von Mahngebühren oder einer Fahrtenbuchauflage (§31a StVZO), wenn Fristen übersehen werden.

Digitaler Prozess (mit LapID und KI-Unterstützung): 

200 Vorgänge × 5 Minuten = 1.000 Minuten ≙ 17 Stunden Arbeitsaufwand.

43,40 € x 17 h = 737,80 Euro

Das entspricht lediglich 737,80 Euro Personalkosten und einem Zeitaufwand von 17 Stunden pro Jahr.

Die Personalkosten für die Bearbeitung eines Strafzettels sinken auf 3,61 Euro.

Der direkte Vergleich

Lohnt sich ein digitales Strafzettelmanagement für Ihren Fuhrpark?

Ob sich die Umstellung auf einen digitalen Prozess lohnt, hängt vor allem von der Anzahl der Vorgänge im Jahr ab.

Auch bei einem kleineren Fuhrpark zahlt sich das aus – nicht nur finanziell, sondern vor allem durch weniger Risiko. Ein digitales System überwacht Fristen zentral, dokumentiert jede Rückmeldung und senkt so die Wahrscheinlichkeit für eine Fahrtenbuchauflage durch überschrittene Fristen deutlich. Je mehr Fahrzeuge, Standorte oder wechselnde Fahrer Ihr Fuhrpark umfasst, desto größer wird der Hebel.

Wenn Sie Strafzettel im Fuhrpark heute noch manuell bearbeiten, verschenken Sie an vielen Stellen wertvolle Zeit. Die Prozesskostenrechnung zeigt deutlich, wie groß der Hebel ist: Statt 26 Minuten pro Vorgang benötigen Sie mit einem digitalen Prozess nur noch 5 Minuten und reduzieren den Aufwand um bis zu 80%.