Kommunale Fuhrparkverwaltung: Auf den ersten Blick denkt man, dass es hierbei keine Unterschiede zur regulären Fuhrparkverwaltung in einem Unternehmen in der freien Wirtschaft gibt, doch dies täuscht. Im kommunalen Fuhrparkmanagement sind die wesentlichen Unterschiede wohl die Organisationsform und das Thema Budgetplanung. Wir betrachten nun die wesentlichen Herausforderungen im kommunalen Fuhrparkmanagement.
Inhaltsverzeichnis:
- Der kommunale Fuhrpark
- Die kommunale Fuhrparkstrategie
- Synergieeffekte nutzen
- Erfolgskriterien einer guten kommunalen Fuhrparkstrategie
Aufgrund der teils komplexen Strukturen und der gesellschaftlich wichtigen Aufgabe von kommunalen Fuhrparks werden Fuhrparkverantwortliche vor große Herausforderungen gestellt, gleichzeitig müssen sie aber, wie auch Fuhrparkleiter in der freien Wirtschaft, rechtliche Themen wie die Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung und Fahrzeugprüfung einhalten.
Der kommunale Fuhrpark
Im kommunalen Fuhrpark werden nicht immer nur klassische Pkw eingesetzt, wie dies beispielsweise in Außendienstflotten der Fall ist, sondern auch Spezialfahrzeuge wie:
- Hubsteiger,
- Müllsammelfahrzeuge und
- Saugfahrzeuge, Hochdruckspülfahrzeuge, Kehrmaschinen und Schneepflüge.
Hierunter können aber auch Nutzfahrzeuge wie Transporter oder Kraftomnibusse, Feuerwehrfahrzeuge und weitere Kommunalfahrzeuge oder Krankentransportwagen fallen.
Organisation und Struktur
Lässt man Feuerwehr- und Rettungsfahrzeuge außen vor, ist ein durchschnittlicher kommunaler Fuhrpark wie folgt zusammengesetzt:
- Kommunale Sonderfahrzeuge (42 %)
- Pkw und Motorräder (17 %)
- Transporter (16 %)
- Anhänger (12 %)
- Lkw ohne Sonderaufbauten (10 %)
- Vans (2 %)
- Busse mit mehr als acht Sitzen (1 %)
Diese Ergebnisse leiten sich aus einer Umfrage von Diplom-Kaufmann Patrick Neuhaus und Diplom-Verwaltungswirtin Elke Schmitz im Rahmen ihrer empirischen Untersuchung zur interkommunalen Fahrzeugnutzung und zum Outsourcing fahrzeugbezogener Dienstleistungen ab. Die Verteilung ist immer abhängig von der Größe der Kommune.
Pro 100.000 Einwohner werden nach einer Umfrage des Verbands kommunaler Unternehmen e. V. aus dem Jahr 2018 im Durchschnitt 33,1 Transporter (< 3,5 t), 7,5 Lkw (< 3,5 t), 7 Lkw (> 7,5 t) und 10,5 Pkw genutzt. Hinzu kommen weitere Spezialfahrzeuge.
Das Durchschnittsalter der kommunalen Flotte ist stark abhängig von der Fahrzeugklasse. Pkw liegen hier mit 2,8 bis 4,8 Jahren im üblichen Durchschnitt. Bei den speziellen Nutzfahrzeugen wie Kanalreinigungsfahrzeugen oder Bussen liegt das Durchschnittsalter bei 7,2 bzw. 5,7 Jahren. Schaut man sich hingegen die tatsächlichen Ablösezeitpunkte an, erkennt man, dass diese teilweise deutlich vom durchschnittlichen Alter abweichen. So werden Busse in der Regel nach 11,3 Jahren und Kanalreinigungsfahrzeuge nach 14,4, Jahren abgelöst.
Das kommunale Fahrzeug ist zudem in der Regel als Poolfahrzeug zu betrachten, da die Fahrzeuge nicht fest zugewiesen sind, sondern von einem großen Nutzerkreis bedient werden können. Hinzu kommt, dass dieser Nutzerkreis mitunter starken, saisonal bedingten Schwankungen unterliegt, denn in der Winterzeit werden ggf. mehr Mitarbeiter benötigt, die z. B. die Straßen von Schnee befreien.
Im Vergleich zu privatwirtschaftlichen Außendienstflotten verfügen die Mitarbeiter von kommunalen Fuhrparks mitunter nicht über Kommunikationsmöglichkeiten wie Firmen-Smartphones oder eine berufliche E-Mail-Adresse. Dies stellt den Fuhrparkverantwortlichen vor die Herausforderung, wie die Fahrzeugnutzer am besten erreicht werden können.
Die kommunale Fuhrparkstrategie
Auch für den kommunalen Fuhrpark ergibt es Sinn, eine nachhaltige, vorausschauende und kostengünstige Strategie zu entwickeln, wie der Fuhrpark verwaltet werden soll. Hierbei werden nicht nur Aspekte rund um die Wirtschaftlichkeit des kommunalen Fuhrparks berücksichtigt, sondern auch Themen wie Zukunftssicherheit und Klimafreundlichkeit. In die Überlegungen zur kommunalen Fuhrparkstrategie werden unter anderem der verfügbare Parkraum und die vorhandenen Verkehrsflächen mit einbezogen.
Zur Entwicklung der kommunalen Fuhrparkstrategie sollte man sich zu Beginn folgende Fragen stellen:
- Wie kann der Fuhrpark ggf. neu strukturiert werden?
- Gibt es umwelt- und ressourcenschonende Alternativen für bestehende Fahrzeuge?
- Für welche Fahrzeuge ist eine Umstellung des Antriebs sinnvoll?
- Gibt es Voraussetzungen, die infrastrukturell erfüllt werden müssen?
- In welchem zeitlichen und finanziellen Rahmen sind Ersatzbeschaffungen möglich?
Beschaffungsmanagement
Auch die Beschaffung von Fahrzeugen unterscheidet sich zwischen kommunalen Fuhrparkmanagement und herkömmlichen Leasingverträgen in Außendienstflotten In diesem Zusammenhang besonders wichtig ist die Langfristigkeit der Beschaffung, denn Fahrzeuge wie beispielsweise Feuerwehrfahrzeuge oder Müllsammelfahrzeuge werden für längere Zeiträume angeschafft. Das Pkw-Leasing von in der Regel drei Jahren ist im kommunalen Fuhrpark nicht umsetzbar. Spezialfahrzeuge, wie die oben genannten, verbleiben mitunter bis zu zehn Jahren im Fuhrpark der Kommune. Eine Herausforderung ist die Fahrzeuge so anzuschaffen, dass diese den Ansprüchen in Sachen Antrieb, Ausstattung und Umweltfreundlichkeit gerecht werden. So setzen heute bereits viele Kommunen auf Elektrofahrzeuge, um die CO²-Belastung zu minimieren und auch mögliche Fahrverbote für die eigenen Fahrzeuge zu umgehen.
Aber auch andere Antriebe, wie Hybrid-Modelle, Wasserstoff- und Brennstoffzellenfahrzeuge können einen klimafreundlichen kommunalen Fuhrpark unterstützen. Bund und Land fördern sogar die Anschaffung von Fahrzeugen mit diesen Antriebsarten, ungeachtet dessen, um welchen Fahrzeugtyp es sich handelt. So kann beispielsweise auch für das im kommunalen Fuhrparks eingesetzte E-Lastenrad oder auch für den neuen E-Bus zur Bereitstellung des öffentlichen Personennahverkehrs eine Förderung beantragt werden..
Das allein ist jedoch nicht ausreichend, um den kommunalen Fuhrpark nachhaltig zu gestalten. Berücksichtigt werden müssen auch die dazugehörige Ladeinfrastruktur oder die Möglichkeit zum Betanken von Wasserstofffahrzeugen.
Bei der Beschaffung geht es allerdings nicht nur um die Langlebigkeit von Fahrzeugen, sondern auch die besonderen Bedürfnisse des Fuhrparks stehen im Mittelpunkt. Die Beschaffung von Spezialfahrzeugen verlangt ein fundiertes Wissen in den einzelnen Bereichen, daher wird oft auf Spezialfirmen zurückgegriffen, die bei der Fahrzeugauswahl unterstützen.
Die nachfolgenden Kriterien sollten bei der Beschaffung eines Nutzfahrzeugs im kommunalen Fuhrpark berücksichtigt werden:
- Konfiguration des Fahrzeugs
- Motorisierung, Getriebe und Antriebsart
- Kabinengröße
- Fahrzeugkosten
- Kaufpreis und Finanzierungskosten
- Nutzungsdauer
- Fixkosten
- Versicherung und Steuern
- Inspektion und Wartung
- Variable Kosten
- Kraftstoffkosten
- Reparaturen
- Reifen
Kosten & Controlling
Genau wie in einem Unternehmen in der freien Wirtschaft werden auch im kommunalen Fuhrpark Systeme zum Controlling eingesetzt. Zu den am häufigsten erfassten Daten gehören:
- Fahrzeuganzahl
- Fahrzeugkosten (Anschaffungskosten, Abschreibungen etc.)
- Verbräuche (Kraftstoffe etc.)
- Nutzungsprofile (Kilometerleistung, Nutzungsdate etc.)
Dieses Controlling ist wiederum Ansatzpunkt für Optimierungsprozesse, wie beispielsweise die Auslastungsoptimierung von Fahrzeugen. Am Beispiel der Müllbeseitigung wäre eine Optimierungsmöglichkeit die Umplanung der Müllentsorgungstermine oder auch der Zusammenschluss mit Nachbarkommunen und Gemeinden, um die Fahrzeuge übergreifend zu nutzen und so Leerzeiten zu vermeiden.
Bei kommunalen Fuhrparks sind die Entscheidungen mitunter an Ausschreibungsprozesse gebunden, hierdurch ist der Fuhrparkverwalter in seinen Spielräumen eingeschränkt. Kümmert sich beispielsweise jedes Stadtressort eigenständig um seinen Fuhrpark (z. B. Trennung zwischen Müllbeseitigung und Straßenreinigung) kann es dazu kommen, dass unterschiedliche Systeme und Prozesse etabliert werden, obwohl beide Bereiche derselben Kommune unterliegen.
Geht es um Kosten, steht man im kommunalen Fuhrparkmanagement auch schnell vor der Entscheidung, wie Bestandsfahrzeuge gewartet und wie Reparaturen durchgeführt werden sollen. Eine Möglichkeit ist die eigene Werkstatt. Alternativ können Reparaturen auch an Werkstätten im Umkreis ausgelagert werden. Hier ist allerdings wichtig, dass diese sich mit den Sonderfahrzeugen und ggf. speziellen Aufbauten, die im kommunalen Fuhrpark vorhanden sind, auskennen.
Digitalisierung und Nachhaltigkeit
Weitere Themen im kommunalen Fuhrpark sind die Digitalisierung sowie Nachhaltigkeit und Umweltschutz. Aufgrund der meist nur kurzen Strecken, die zurückgelegt werden müssen, setzen immer mehr kommunale Fuhrparks auf Fahrzeuge mit Elektroantrieb. Die Ladeinfrastruktur stellt in der Regel kein Problem dar, da die kommunalen Abstellflächen mit Ladesäulen ausgestattet werden können und so ein regelmäßiges Laden der Fahrzeuge ermöglichen. Eine Herausforderung in diesem Zusammenhang ist jedoch, dass Elektroantriebe nicht bei allen Fahrzeugen zur Verfügung stehen. Zwar gibt es immer mehr Pkw, die über einen umweltfreundlicheren Elektroantrieb verfügen, betrachtet man allerdings den Bereich der Spezialfahrzeuge, sieht es eher schlecht aus.
Die Entscheidung für umweltfreundlichere Fahrzeuge mit Elektroantrieben oder anderen alternativen Antrieben fällt dabei nicht zwingend jede Kommune für sich. Im Februar 2020 haben EU-Rat und EU-Parlament eine Quote für emissionsarme Fahrzeuge in der öffentlichen Beschaffung festgelegt. Demnach müssen ab 2026 in Deutschland 65 Prozent der neu beschafften Busse mit alternativen Antriebsformen, wie Gas, Wasserstoff oder Strom bedient werden. Bei 35 Prozent der bestellten Nutzfahrzeuge und Pkw muss es sich bis 2026 um sogenannte Null-Emissionsfahrzeuge handeln.
Die „Clean Vehicles Directive“ verpflichtet die öffentliche Hand somit aktiv zur Bestellung und Beauftragung von Fahrzeugen mit deutlich höheren Anforderungen an CO2-Emissionen.
Clean Vehicles
Clean Vehicles sind saubere Pkw und Nutzfahrzeuge bis 3,5t, die weniger als 50g CO2/km ausstoßen.
Synergieeffekte nutzen
Das Controlling ist im kommunalen Fuhrpark besonders wichtig, denn wie eine Studie aus dem Jahr 2013 zeigt, sind die Fuhrparkkosten deutscher Kommunen im Vergleich der letzten fünf Jahre um durchschnittlich 20 Prozent gestiegen. In Unternehmen in der freien Wirtschaft hingegen sind die Fuhrparkkosten in diesem Zeitraum um 30 Prozent gesunken. Bei diesem Kostenvergleich ist jedoch zu berücksichtigen, dass lediglich etwa ein Viertel der befragten Kommunen über ein zentrales Fuhrparkmanagement verfügte. Die Verwaltung der einzelnen Spezialfahrzeuge lag also zum überwiegenden Teil in den einzelnen Fachbereichen. Das kann zur Folge haben, dass zu viele und zu teure Fahrzeuge im kommunalen Fuhrpark eingesetzt werden. Eine Vollauslastung ist auch hier nicht immer gegeben.
Das Ziel sollte es daher sein, ein zentrales kommunales Fuhrparkmanagement einzurichten, in dem alle Fäden zusammenlaufen. Hier liegt die kaufmännische und operative Steuerung des Fuhrparks.
Wird die Verwaltung des Fuhrparks in eine zentrale Hand gegeben, können doppelte Aufwände vermieden und Prozesse effizienter eingerichtet werden, wie z. B. die Auslastung der Poolfahrzeuge oder die Kontrolle der Führerscheine. Dies kann langfristig zu einer Senkung der kommunalen Fuhrparkkosten führen.
Mit einer zentralen Steuerung können auch die Pflichten, die im kommunalen Fuhrpark gleichermaßen gelten wie für Unternehmen in der freien Wirtschaft, einfacher abgedeckt werden.
Die wichtigsten Pflichten im Fuhrpark sind u. a.:
Führerscheinkontrolle im kommunalen Fuhrpark
Bei der Führerscheinkontrolle im kommunalen Fuhrpark sind nicht nur Pkw zu berücksichtigen, auch die Fahrzeugführer anderer Fahrzeuge müssen regelmäßig auf den Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis kontrolliert werden. Je nach Fahrzeugklasse sind hier weitere Besonderheiten zu berücksichtigen, wie z. B. eingetragene Schlüsselzahlen oder eingetragene Fahrerlaubnisklassen. Die Kontrolle kann dabei elektronisch erfolgen, denn viele Führerscheinkontrollsysteme bieten bereits heute die Möglichkeit, Schlüsselzahlen oder Fahrerlaubnisklassen in einem mit zu kontrollieren.
Clean Vehicles
Auch für Feuerwehren, die meist kommunal verwaltet werden bzw. einer Stadt zugeordnet sind, gilt die Pflicht zur Führerscheinkontrolle. Hier ist auch ein Blick auf die Fahrerlaubnisklassen im Führerschein sinnvoll.
Fahrerunterweisung nach UVV & Einweisung im kommunalen Fuhrpark
Gleiches gilt auch für die Fahrerunterweisung. Neben der klassischen Unterweisung nach DGUV Vorschrift 70 für dienstlich genutzte Fahrzeuge (Pkw) muss der Fahrzeugführer von Spezialfahrzeugen ebenfalls unterwiesen werden, auch hier gelten besondere Vorschriften z. B. zur Ladungssicherung.
Gängige Schulungsthemen im kommunalen Fuhrpark sind:
- Einweisung des Mitarbeiters in innerbetriebliche kommunale Abläufe
- Fahrerschulungen zur Unfallprävention
- Unterweisungen für Spezialfahrzeuge
- Ladungssicherung
Mit den LapID Unterweisungen können Sie ganz einfach die passenden Module aus unserem Unterweisungskatalog für den kommunalen Fuhrpark heraussuchen. Zur Auswahl stehen unter anderem folgende Unterweisungen:
- Allgemeine Fahrerunterweisung Pkw, Lkw und Dienstfahrrad
- Unterweisung zur E-Mobilität
- Transport von Gefahrgütern (Basismodul und ADR Modul)
Auch aus dem Bereich allgemeine Arbeitssicherheit können Unterweisungsmodule für Ihren kommunalen Fuhrpark interessant sein. Darunter sind beispielsweise folgende Unterweisungsmodule:
- Brandschutz
- Erste Hilfe
- Heben und Tragen
UVV Prüfung im kommunalen Fuhrpark
Bei der UVV Prüfung müssen alle Fahrzeuge des kommunalen Fuhrparks geprüft werden, die in DGUV Vorschrift 70 aufgeführt sind. Hierzu zählen auch die oben genannten. Ziel der UVV-Prüfung ist dabei sicherzustellen, dass das Fahrzeug in einem sicheren, bestimmungsgemäßen Zustand ist.
Zusätzlich zur DGUV-Vorschrift 70 sind bei Fahrzeugen im kommunalen Fuhrpark weitere Vorschriften zu beachten, hierzu können DGUV Vorschriften, wie die zur Müllbeseitigung oder Straßenreinigung zählen, aber auch Sondervorschriften wie für Feuerwehrfahrzeuge.
Neben der DGUV-Vorschrift 70 sind weitere DGUV-Regeln und Informationen für den kommunalen Fuhrpark von Bedeutung. Insbesondere wenn es um die Abfallwirtschaft geht, sind folgende Regelungen wichtig:
- DGUV-Regel 114-601 - Abfallsammlung
- DGUV-Regel 114-602 - Abfallbehandlung
- DGUV-Information 214-017 – Sicherer Einsatz von Abroll- und Abgleitkippern
Neben diesen Vorschriften sind für bestimmte Fahrzeugarten Regelungen in DIN-Normen festgelegt. Die wichtigsten sind:
- DIN 30701 – Kommunalfahrzeuge – Allgemeine Anforderungen
- DIN 30706-1 – Müllfahrzeuge
- DIN 13019 – Straßenreinigungsfahrzeuge
- DIN 13021 – Winterdienstfahrzeuge
- DIN 30704 – Maschinen zur Straßenreinigung
- DIN 30707 – Maschinen für den Winterdienst
*Kein Anspruch auf Vollständigkeit
Die UVV-Prüfung ist nicht mit der Hauptuntersuchung zu verwechseln. Diese muss zusätzlich am Fahrzeug durchgeführt werden. Mehr zu den Unterschieden in unserem Beitrag:
Erfolgskriterien einer guten kommunalen Fuhrparkstrategie
Zusammenfassend noch einmal ein Blick auf die Erfolgskriterien, die für eine gute kommunale Fuhrparkstrategie entscheidend sind:
- Bedarfsgerechte und nachhaltige Beschaffungsstrategie
- Passende Finanzierungskonzepte
- Transparenz in Bezug auf Auslastung und Kosten
- Beachtung und Sicherstellung von Arbeitssicherheitsvorschriften und der Halterhaftung
- Effiziente Prozesse zur Fuhrparkverwaltung und Instandhaltung
- Zielgerichtetes Controlling
