Kommunales Fuhrparkmanagement: Besonderheiten

Kommunale Fuhrparkverwaltung: Auf den ersten Blick denkt man, dass es hierbei keine Unterschiede zur regulären Fuhrparkverwaltung in einem Unternehmen in der freien Wirtschaft gibt, doch dies täuscht. Im kommunalen Fuhrparkmanagement sind die wesentlichen Unterschiede wohl die Organisationsform und das Thema Budgetplanung. Wir betrachten nun die wesentlichen Herausforderungen im kommunalen Fuhrparkmanagement.

Aufgrund der teils komplexen Strukturen und der gesellschaftlich wichtigen Aufgabe von kommunalen Fuhrparks werden Fuhrparkverantwortliche vor große Herausforderungen gestellt, gleichzeitig müssen sie aber, wie auch Fuhrparkleiter in der freien Wirtschaft, rechtliche Themen wie die Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung und Fahrzeugprüfung einhalten.

Der kommunale Fuhrpark

Im kommunalen Fuhrpark werden nicht immer nur klassische Pkw eingesetzt, wie dies beispielsweise in Außendienstflotten der Fall ist, sondern auch Spezialfahrzeuge wie:

  • Hubsteiger,
  • Müllsammelfahrzeuge und
  • Saugfahrzeuge, Hochdruckspülfahrzeuge, Kehrmaschinen und Schneepflüge.

Hierunter können aber auch Nutzfahrzeuge wie Transporter oder Kraftomnibusse, Feuerwehrfahrzeuge und weitere Kommunalfahrzeuge oder Krankentransportwagen fallen.

Organisation und Struktur

Lässt man Feuerwehr- und Rettungsfahrzeuge außen vor, ist ein durchschnittlicher kommunaler Fuhrpark wie folgt zusammengesetzt:

  • Kommunale Sonderfahrzeuge (42 %)
  • Pkw und Motorräder (17 %)
  • Transporter (16 %)
  • Anhänger (12 %)
  • Lkw ohne Sonderaufbauten (10 %)
  • Vans (2 %)
  • Busse mit mehr als acht Sitzen (1 %)

Diese Ergebnisse leiten sich aus einer Umfrage von Diplom-Kaufmann Patrick Neuhaus und Diplom-Verwaltungswirtin Elke Schmitz im Rahmen ihrer empirischen Untersuchung zur interkommunalen Fahrzeugnutzung und zum Outsourcing fahrzeugbezogener Dienstleistungen ab. Die Verteilung ist immer abhängig von der Größe der Kommune.

Das Durchschnittsalter der kommunalen Flotte ist stark abhängig von der Fahrzeugklasse. Pkw liegen hier mit 2,8 bis 4,8 Jahren im üblichen Durchschnitt. Bei den speziellen Nutzfahrzeugen wie Kanalreinigungsfahrzeugen oder Bussen liegt das Durchschnittsalter bei 7,2 bzw. 5,7 Jahren. Schaut man sich hingegen die tatsächlichen Ablösezeitpunkte an, erkennt man, dass diese teilweise deutlich vom durchschnittlichen Alter abweichen. So werden Busse in der Regel nach 11,3 Jahren und Kanalreinigungsfahrzeuge nach 14,4, Jahren abgelöst.

Das kommunale Fahrzeug ist zudem in der Regel als Poolfahrzeug zu betrachten, da die Fahrzeuge nicht fest zugewiesen sind, sondern von einem großen Nutzerkreis bedient werden können. Hinzu kommt, dass dieser Nutzerkreis mitunter starken, saisonal bedingten Schwankungen unterliegt, denn in der Winterzeit werden ggf. mehr Mitarbeiter benötigt, die z. B. die Straßen von Schnee befreien.

Im Vergleich zu privatwirtschaftlichen Außendienstflotten verfügen die Mitarbeiter von kommunalen Fuhrparks mitunter nicht über Kommunikationsmöglichkeiten wie Firmen-Smartphones oder eine berufliche E-Mail-Adresse. Dies stellt den Fuhrparkverantwortlichen vor die Herausforderung, wie die Fahrzeugnutzer am besten erreicht werden können.

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Beschaffungsmanagement

Auch die Beschaffung von Fahrzeugen unterscheidet sich zwischen kommunalen Fuhrparkmanagement und herkömmlichen Leasingverträgen in Außendienstflotten In diesem Zusammenhang besonders wichtig ist die Langfristigkeit der Beschaffung, denn Fahrzeuge wie beispielsweise Feuerwehrfahrzeuge oder Müllsammelfahrzeuge werden für längere Zeiträume angeschafft. Das Pkw-Leasing von in der Regel drei Jahren ist im kommunalen Fuhrpark nicht umsetzbar. Spezialfahrzeuge, wie die oben genannten, verbleiben mitunter bis zu zehn Jahren im Fuhrpark der Kommune. Eine Herausforderung ist die Fahrzeuge so anzuschaffen, dass diese den Ansprüchen in Sachen Antrieb, Ausstattung und Umweltfreundlichkeit gerecht werden. So setzen heute bereits viele Kommunen auf Elektrofahrzeuge, um die CO²-Belastung zu minimieren und auch mögliche Fahrverbote für die eigenen Fahrzeuge zu umgehen.

Bei der Beschaffung geht es allerdings nicht nur um die Langlebigkeit von Fahrzeugen, sondern auch die besonderen Bedürfnisse des Fuhrparks stehen im Mittelpunkt. Die Beschaffung von Spezialfahrzeugen verlangt ein fundiertes Wissen in den einzelnen Bereichen, daher wird oft auf Spezialfirmen zurückgegriffen, die bei der Fahrzeugauswahl unterstützen.

Kosten & Controlling

Genau wie in einem Unternehmen in der freien Wirtschaft werden auch im kommunalen Fuhrpark Systeme zum Controlling eingesetzt. Zu den am häufigsten erfassten Daten gehören:

  • Fahrzeuganzahl
  • Fahrzeugkosten (Anschaffungskosten, Abschreibungen etc.)
  • Verbräuche (Kraftstoffe etc.)
  • Nutzungsprofile (Kilometerleistung, Nutzungsdate etc.)

Dieses Controlling ist wiederum Ansatzpunkt für Optimierungsprozesse, wie beispielsweise die Auslastungsoptimierung von Fahrzeugen. Am Beispiel der Müllbeseitigung wäre eine Optimierungsmöglichkeit die Umplanung der Müllentsorgungstermine oder auch der Zusammenschluss mit Nachbarkommunen und Gemeinden, um die Fahrzeuge übergreifend zu nutzen und so Leerzeiten zu vermeiden.

Bei kommunalen Fuhrparks sind die Entscheidungen mitunter an Ausschreibungsprozesse gebunden, hierdurch ist der Fuhrparkverwalter in seinen Spielräumen eingeschränkt. Kümmert sich beispielsweise jedes Stadtressort eigenständig um seinen Fuhrpark (z. B. Trennung zwischen Müllbeseitigung und Straßenreinigung) kann es dazu kommen, dass unterschiedliche Systeme und Prozesse etabliert werden, obwohl beide Bereiche derselben Kommune unterliegen.

Digitalisierung und Nachhaltigkeit

Weitere Themen im kommunalen Fuhrpark sind die Digitalisierung sowie Nachhaltigkeit und Umweltschutz. Aufgrund der meist nur kurzen Strecken, die zurückgelegt werden müssen, setzen immer mehr kommunale Fuhrparks auf Fahrzeuge mit Elektroantrieb. Die Ladeinfrastruktur stellt in der Regel kein Problem dar, da die kommunalen Abstellflächen mit Ladesäulen ausgestattet werden können und so ein regelmäßiges Laden der Fahrzeuge ermöglichen. Eine Herausforderung in diesem Zusammenhang ist jedoch, dass Elektroantriebe nicht bei allen Fahrzeugen zur Verfügung stehen. Zwar gibt es immer mehr Pkw, die über einen umweltfreundlicheren Elektroantrieb verfügen, betrachtet man allerdings den Bereich der Spezialfahrzeuge, sieht es eher schlecht aus.

Die Entscheidung für umweltfreundlichere Fahrzeuge mit Elektroantrieben oder anderen alternativen Antrieben fällt dabei nicht zwingend jede Kommune für sich. Im Februar 2020 haben EU-Rat und EU-Parlament eine Quote für emissionsarme Fahrzeuge in der öffentlichen Beschaffung festgelegt. Demnach müssen ab 2026 in Deutschland 65 Prozent der neu beschafften Busse mit alternativen Antriebsformen, wie Gas, Wasserstoff oder Strom bedient werden. Bei 35 Prozent der bestellten Nutzfahrzeuge und Pkw muss es sich bis 2026 um sogenannte Null-Emissionsfahrzeuge handeln.

Die „Clean Vehicles Directive“ verpflichtet die öffentliche Hand somit aktiv zur Bestellung und Beauftragung von Fahrzeugen mit deutlich höheren Anforderungen an CO2-Emissionen.

Clean Vehicles

Clean Vehicles sind saubere Pkw und Nutzfahrzeuge bis 3,5t, die weniger als 50g CO2/km ausstoßen.

Synergieeffekte nutzen

Das Controlling ist im kommunalen Fuhrpark besonders wichtig, denn wie eine Studie aus dem Jahr 2013 zeigt, sind die Fuhrparkkosten deutscher Kommunen im Vergleich der letzten fünf Jahre um durchschnittlich 20 Prozent gestiegen. In Unternehmen in der freien Wirtschaft hingegen sind die Fuhrparkkosten in diesem Zeitraum um 30 Prozent gesunken. Bei diesem Kostenvergleich ist jedoch zu berücksichtigen, dass lediglich etwa ein Viertel der befragten Kommunen über ein zentrales Fuhrparkmanagement verfügte. Die Verwaltung der einzelnen Spezialfahrzeuge lag also zum überwiegenden Teil in den einzelnen Fachbereichen.

Wird die Verwaltung des Fuhrparks in eine zentrale Hand gegeben, können doppelte Aufwände vermieden und Prozesse effizienter eingerichtet werden, wie z. B. die Auslastung der Poolfahrzeuge oder die Kontrolle der Führerscheine. Dies kann langfristig zu einer Senkung der kommunalen Fuhrparkkosten führen.

Mit einer zentralen Steuerung können auch die Pflichten, die im kommunalen Fuhrpark gleichermaßen gelten wie für Unternehmen in der freien Wirtschaft, einfacher abgedeckt werden.

Die wichtigsten Pflichten im Fuhrpark sind u. a.:

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Führerscheinkontrolle im kommunalen Fuhrpark

Bei der Führerscheinkontrolle sind nicht nur Pkw zu berücksichtigen, auch die Fahrzeugführer anderer Fahrzeuge müssen regelmäßig auf den Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis kontrolliert werden. Je nach Fahrzeugklasse sind hier weitere Besonderheiten zu berücksichtigen, wie z. B. eingetragene Schlüsselzahlen oder eingetragene Fahrerlaubnisklassen. Die Kontrolle kann dabei elektronisch erfolgen, denn viele Führerscheinkontrollsysteme bieten bereits heute die Möglichkeit, Schlüsselzahlen oder Fahrerlaubnisklassen in einem mit zu kontrollieren.

Fahrerunterweisung nach UVV & Einweisung im kommunalen Fuhrpark

Gleiches gilt auch für die Fahrerunterweisung. Neben der klassischen Unterweisung nach DGUV Vorschrift 70 für dienstlich genutzte Fahrzeuge (Pkw) muss der Fahrzeugführer von Spezialfahrzeugen ebenfalls unterwiesen werden, auch hier gelten besondere Vorschriften z. B. zur Ladungssicherung.

Gängige Schulungsthemen im kommunalen Fuhrpark sind:

  • Einweisung des Mitarbeiters in innerbetriebliche kommunale Abläufe
  • Fahrerschulungen zur Unfallprävention
  • Unterweisungen für Spezialfahrzeuge
  • Ladungssicherung

UVV Prüfung im kommunalen Fuhrpark

Bei der UVV Prüfung müssen alle Fahrzeuge des kommunalen Fuhrparks geprüft werden, die in DGUV Vorschrift 70 aufgeführt sind. Hierzu zählen auch die oben genannten. Ziel der UVV-Prüfung ist dabei sicherzustellen, dass das Fahrzeug in einem sicheren, bestimmungsgemäßen Zustand ist.

Zusätzlich zur DGUV-Vorschrift 70 sind bei Fahrzeugen im kommunalen Fuhrpark weitere Vorschriften zu beachten, hierzu können DGUV Vorschriften, wie die zur Müllbeseitigung oder Straßenreinigung zählen, aber auch Sondervorschriften wie für Feuerwehrfahrzeuge.

Neben diesen Vorschriften sind für bestimmte Fahrzeugarten Regelungen in DIN-Normen festgelegt. Die wichtigsten sind:

  • DIN 30701 – Kommunalfahrzeuge – Allgemeine Anforderungen
  • DIN 30706-1 – Müllfahrzeuge
  • DIN 13019 – Straßenreinigungsfahrzeuge
  • DIN 13021 – Winterdienstfahrzeuge
  • DIN 30704 – Maschinen zur Straßenreinigung
  • DIN 30707 – Maschinen für den Winterdienst

*Kein Anspruch auf Vollständigkeit

 

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Stefanie Effer

Stefanie Effer


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