Schritt für Schritt: So gelingt die effektive Verwaltung von Fahrzeugverträgen

Viele fragen sich: Wie beginne ich konkret mit der Optimierung meiner Vertragsverwaltung? Eine strukturierte, methodische Vorgehensweise hilft, das Ziel Schritt für Schritt zu erreichen und bildet so die Grundlage für einen effizienten, rechtssicheren Fuhrpark. Mit diesen Schritten gelingt die Organisation – von der Bestandsaufnahme bis zur kontinuierlichen Optimierung.

Schritt 1: Verantwortlichkeiten klar definieren

Damit die Abläufe im Fuhrparkmanagement reibungslos funktionieren, ist es wichtig, die Verantwortlichkeiten für die Fuhrparkverträge klar zu definieren. Legen Sie fest, wer für die Pflege, Kontrolle und das Fristenmanagement zuständig ist. Das umfasst auch Übergabe- und Vertretungsregelungen im Falle von Abwesenheiten, damit keine Aufgaben liegen bleiben. Benennen Sie außerdem, wer in diesem Zusammenhang für die Einhaltung von Compliance-Vorschriften, die sich aus den Verträgen ergeben, Datenschutz-Themen oder die Anforderungen an die IT-Sicherheit im Fuhrparkmanagement verantwortlich ist.

Schritt 2: Bestandaufnahme

Der erste Schritt zu einer effektiven Verwaltung von Fahrzeugverträgen ist eine umfassende Bestandsaufnahme aller bestehenden Fahrzeugverträge. Dabei sind folgende Punkte zu berücksichtigen:

• Erfassung: Sammeln Sie alle Fahrzeugverträge (Leasing, Kauf, Service, Versicherung, Wartung etc.) aus allen Ablageorten zusammen.
• Prüfung: Kontrollieren Sie alle Verträge auf Vollständigkeit, Gültigkeit und Aktualität.
• Digitalisierung: Scannen Sie die Papierverträge ein und überführen Sie alle Dokumente in ein digitales Format. Dies sorgt für Übersichtlichkeit, erleichtert den Zugriff und minimiert das Risiko von Datenverlust oder Papierchaos.
• Erste Anbieter evaluieren: Verschaffen Sie sich einen Überblick über mögliche Anbieter, die Sie bei der Fahrzeug- und Vertragsverwaltung unterstützen können.

Bereits bei der Bestandsaufnahme sollten Sie prüfen, ob alle Verträge den aktuellen gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien entsprechen. Dies umfasst auch einen Blick auf Regelungen der DSGVO und andere Compliance-Anforderungen.

Schritt 3: Zentrale Ablage und strukturierte Dokumentation

Im Anschluss empfiehlt es sich, das Sie die Verträge in einer zentralen Ablage strukturiert erfassen. Hierbei kann es sich um eine Übersicht innerhalb eines Fahrzeugs handeln (wo alle Verträge zum Fahrzeug gesammelt werden) oder eine zentrale Übersicht über alle Verträge.

Zu jedem Vertrag werden die wichtigsten Informationen in der Vertragsverwaltung erfasst (z.B. das zugeordnete Fahrzeug, die Laufzeit, die Vertragspartner, relevante Fristen und Kosten). Hierfür bieten digitale Lösungen, wie die LapID Fahrzeugverwaltung, bspw. eine Ansicht zur Eingabe der Vertragsinformationen.

So gewährleisten Sie, dass sämtliche Dokumente jederzeit schnell auffindbar sind und alle relevanten Vertragsdaten übersichtlich dokumentiert werden.  Die zentrale Ablage sollte dabei so gestaltet sein, dass alle Dokumente rechtssicher sind und vor Manipulation geschützt werden. Änderungen an Dokumenten sollten stets nachvollziehbar sein.

Bei der Auswahl einer externen Lösung sollten Sie daher auf hohe Standards bei Datenschutz und IT-Sicherheit achten. Auch ein Zugriffsmanagement oder die Vergabe von verschiedenen Rechten und Rollen sollte möglich sein.

Im nächsten Schritt kommt dem Fristenmanagement eine entscheidende Rolle zu. Die wichtigsten Termine, wie bspw. Kündigungsfristen oder Optionszeiten sollten im Blick behalten werden.

• Fristenmanagement: Tragen Sie hierzu alle wichtigen Termine in ein digitales Tool, wie die LapID Fahrzeugverwaltung mit Erinnerungsfunktion, ein. So werden Sie automatisch an ablaufende Fristen erinnert.
• Compliance-relevante Fristen: Neben den klassischen Vertragsfristen sollten auch gesetzliche Prüf- und Dokumentationsfristen (z.B. die Führerscheinkontrolle, UVV-Prüfung oder Fahrerunterweisung) im Blick behalten werden.
• Automatische Benachrichtigungen: Je nach Frist oder Termin können Sie über Lösungen, wie die Fahrzeugverwaltung von LapID, auch Ihre Fahrer über anstehende Aufgaben erinnern. Hierzu werden automatische Benachrichtungen versendet.

Schritt 5: Regelmäßige Vertragsprüfung und -optimierung

Regelmäßige Vertragsprüfungen bilden eine weitere zentrale Säule des effektiven Managements. Mindestens einmal jährlich, bei Bedarf auch in kürzeren Abständen, sollte kontrolliert werden, ob die aktuellen Verträge noch zur Flottenstrategie und zum tatsächlichen Bedarf passen. Achten Sie hier auf mögliche Risiken und bestehende Einsparpotenziale. Dabei gilt es, ggf. nachzuverhandeln, Konditionen anzupassen und ggf. Vergleichsangebote einzuholen. Unnötige oder ungünstige Verträge sollten anschließend zeitnah gekündigt werden.

Worauf Sie bei digitalen Lösungen achten sollten

Digitale Tools ermöglichen Ihnen eine strukturierte Ablage, erleichtern das Fristenmanagement durch Erinnerungsfunktionen und schaffen eine höhere Transparenz im operativen Alltag. Ihre Verträge werden so bspw. zentral zu einem Fahrzeug abgelegt und können jederzeit abgerufen werden. Verwechslungen werden damit ausgeschlossen.

Worauf ist bei digitalen Lösungen zu achten?

• Integration: Lassen sich über das System neben Verträgen auch noch andere Prozesse abbilden (wie z.B. die Führerscheinkontrolle oder Fahrerunterweisung)? So können alle relevanten Aufgaben rund um den Fuhrpark an einer Stelle gebündelt werden.
• Automatisierung: Achten Sie darauf, dass möglichst viele Schritte automatisiert werden. Erinnerungen und Benachrichtigungen an Fahrer und Fuhrparkverantwortliche sollten automatisch durch das System versendet werden.
• Flexibilität: Um auch von mehreren Standorten oder gar von unterwegs auf die Daten zugreifen zu können, ist ein mobiler Zugriff wichtig.
• Datenschutz: Die Sicherheit der hochgeladenen Daten ist ein weiterer Aspekt, der berücksichtigt werden sollte. Achten Sie bei der Wahl eines Anbieters daher auf Audits und Zertifizierungen.

Digitale Tools erhöhen die Transparenz, minimieren Fehler und enthalsten IhrTeam im Tagesgeschäft. So wird die Vertragsverwaltung deutlich optimiert.

Eine moderne Fuhrpark-Software unterstützt Sie bei der effizienten Verwaltung von Verträgen durch Automatisierung von Routineaufgaben, Schnittstellen zu anderen Systemen und die Möglichkeit, Prozesse individuell anzupassen. Mit einer strukturierten, digitalen und regelmäßig überprüften Vertragsverwaltung behalten Fuhrparkverantwortliche jederzeit den Überblick und minimieren potenzielle Risiken.

Mit der LapID Fahrzeugverwaltung haben Sie bspw. die Möglichkeit, Verträge in der digitalen Fahrzeugakte zu erfassen und zu speichern. Damit behalten Sie wichtige Vertragslaufzeiten jederzeit im Blick. Das integrierte umfangreiche Aufgaben- und Terminmanagement unterstützt Sie zusätzlich dabei, wichtige Fristen nicht zu verpassen.