Genehmigungsprozesse im Fuhrpark digitalisieren: In 6 Schritten

Inhaltsverzeichnis:

• Was versteht man unter einem Genehmigungsprozess im Fuhrpark?
• Welche Prozesse brauchen im Fuhrpark eine Genehmigung?
• Schritt 1: Bedarf melden
• Schritt 2: Antrag fachlich prüfen
• Schritt 3: Budget und Kosten freigeben
• Schritt 4: Genehmigung einholen
• Schritt 5: Bestellen und beschaffen
• Schritt 6: Übergeben, dokumentieren und nachverfolgen
• Die 6 Phasen eines Genehmigungsprozesses

Was versteht man unter einem Genehmigungsprozess im Fuhrpark?

Ein Genehmigungsprozess im Fuhrpark regelt den Weg eines Antrags von der ersten Meldung bis zur endgültigen Freigabe. Darin ist auch festgelegt, wer welche fuhrparkbezogene Entscheidung freigeben darf, bevor sie wirksam wird.

Welche Prozesse brauchen im Fuhrpark eine Genehmigung?

Nicht jede Entscheidung in Ihrem Fuhrpark durchläuft eine Freigabe. Dies betrifft nur die mit finanzieller oder rechtlicher Tragweite. Typischerweise genehmigungspflichtig sind:

• die Fahrzeugbestellung, ob Neuanschaffung oder Ersatzbeschaffung
• Reparatur- und Werkstattkosten oberhalb eines festgelegten Schwellenwerts
• Sonderausstattung
• die Privatnutzung von Dienstwagen
• Budgetüberschreitungen gegenüber dem Jahresbudget

Welche Vorgänge im Detail freigabepflichtig sind, legen Sie in Ihrer Car Policy selbst fest. Dort können Sie auch festlege, wer für welche Genehmigung zuständig ist. Je klarer diese Liste, desto seltener bleibt ein Antrag liegen, weil sich niemand zuständig fühlt.

Schritt 1: Bedarf melden

Der Anstoß kommt meist aus der Fachabteilung: Ein neuer Dienstwagen wird benötigt, eine Sonderausstattung wird angefragt, oder eine sehr hohe Werkstattrechnung muss zur Zahlung freigegeben werden.

Manueller Ablauf

Ohne festen Standard formuliert die Fachabteilung ihren Bedarf frei, meist per E-Mail oder im persönlichen Gespräch. Fehlen Nutzungszweck, Zeitrahmen oder eine erste Kostenschätzung, fragt die Fuhrparkleitung nach – und der Antrag liegt, bis die Antwort kommt.

Digitaler Ablauf

Ein digitales Antragsformular erzwingt vollständige Angaben, bevor der Antrag überhaupt eingereicht werden kann. Nutzungszweck, Zeitrahmen und Kostenschätzung sind Pflichtfelder. Statt einer E-Mail mit Rückfragen landet der Antrag automatisch und vollständig bei der zuständigen Stelle.

Schritt 2: Antrag fachlich prüfen

Bevor ein Antrag genehmigt oder eine Rechnung freigegeben wird, muss geprüft werden, ob diese auch die Bedingungen erfüllen. Jede Anfrage bedarf daher einer individuellen Betrachtung und kann nicht pauschal genehmigt werden.

Manueller Ablauf

Als Fuhrparkleitung gleichen Sie den Antrag mit den bestehenden Bedingungen und Regelungen ab und prüfen, ob der Bedarf tatsächlich besteht oder die Ausgabe in das Budget passt. Ohne zentrale Übersicht bedeutet das: Sie fragen bei Kollegen nach, welche Poolfahrzeuge gerade verfügbar sind, und gleichen die Car Policy von Hand ab.

Digitaler Ablauf

Sind die Vorgaben im System hinterlegt, gleicht dieses den Antrag automatisch mit den Regeln ab. Verfügbare Poolfahrzeuge sehen Sie auf einen Blick. Technische und rechtliche Vorgaben prüft das System direkt mit.

Schritt 3: Budget und Kosten freigeben

Eine besonders teure Ausstattung ist beantragt oder es fallen Zusatzkosten an, diese Kosten können im Fuhrpark anfallen. Budgets und Kosten sind jedoch auf unterschiedliche Abteilungen verteilt oder der aktuelle Stand nicht klar. Diese müssen vor jeder Freigabe zunächst kontrolliert werden.

Manueller Ablauf

Sie reichen den Antrag weiter. Controlling oder Finanzabteilung prüfen, ob das Budget für die Anschaffung vorhanden ist. Rechnen Sie dabei nicht nur mit dem Kaufpreis: Leasingrate, Versicherung und laufende Unterhaltskosten fließen in die Kalkulation ein. Bis Sie eine Rückmeldung von der Finanzabteilung bekommen, müssen Sie die Ausgabe mit der Hand in einer Excel-Liste festhalten. Das kostet Zeit.

Digitaler Ablauf

Der Budget-Stand ist im System in Echtzeit sichtbar statt einmal im Monat aus einer Excel-Liste. Überschreitet ein Antrag den hinterlegten Schwellenwert, löst das System automatisch eine Eskalation an die nächste Freigabestufe aus.

Schritt 4: Genehmigung einholen

Wer am Ende unterschreibt, hängt von der Betragshöhe oder der Zuständigkeit ab. In der Praxis sind das meist diese Rollen:

• der Fuhrparkmanager für laufende, budgetkonforme Anschaffungen
• die Kostenstellen- oder Abteilungsleitung für Anträge aus dem eigenen Bereich
• die Geschäftsführung oder ein Gremium ab einer im Vorfeld festgelegten Summe
• die Personalabteilung, wenn es um Genehmigungen für private Nutzungen geht

Manueller Ablauf

Ab einer bestimmten Betragshöhe verlangen viele Unternehmen zwei Unterschriften, das Vier-Augen-Prinzip. Ebenso wichtig: eine Vertretungsregelung für den Fall, dass die zuständige Person im Urlaub oder krank ist. Fehlt sie, stauen sich die Anträge auf dem Schreibtisch, bis die Person zurück ist.

Digitaler Ablauf

Freigabestufen und Vertretungsregelungen lassen sich im System hinterlegen und automatisch durchsetzen. Ist die zuständige Person abwesend, leitet das System den Antrag an die Vertretung weiter.

Schritt 5: Bestellen und beschaffen

Mit der Freigabe geht der Auftrag an Händler, Leasinggeber, Werkstätten oder auch an Mitarbeiter. Diese können nun die Aufträge durchführen sie aber nicht genehmigen.

Manueller Ablauf

Vertragsdetails, Lieferzeit und Übergabetermin stimmen Sie dabei häufig über mehrere E-Mails und Telefonate mit unterschiedlichen Ansprechpartnern ab. Rechnungen müssen zusätzlich an die richtige Stelle weitergeleitet werden.

Digitaler Ablauf

Eine Rechnung lässt sich direkt aus dem System auslösen, während bei einem neuen Dienstwagen Vorlagen dabei helfen in kürzester Zeit die Bestellung umzusetzen. Angelegte Dokumente sowie Genehmigungen werden im Idealfall digital gespeichert.

Schritt 6: Übergeben, dokumentieren und nachverfolgen

Der gesamte Verlauf, von Antragsstellung bis hin zur Genehmigung und aller anfallenden Dokumente darüber hinaus, die mit einem Genehmigungsprozess zu tun haben, müssen nachhaltig hinterlegt werden.

Manueller Ablauf

Anträge und E-Mails müssen manuell gespeichert werden. Dies erfolgt entweder klassisch über Aktenordner oder in Excel-Tabellen. Vertrag, Zulassung und Versicherungsnachweis landen anschließend in einem Ordner oder mehreren Ablagen – bei der nächsten Prüfung suchen Sie die Unterlagen erst zusammen.

Digitaler Ablauf

Alle Dokumente liegen zentral und jederzeit abrufbar in einem System, mit automatischer Fristüberwachung für angefallene Rechnungen, Rückgabe- oder Prüftermine.