In jedem Unternehmen fallen Mitarbeiterdaten an, die nach DSGVO geschützt werden müssen. Jedoch gibt es auch Situationen, in denen der Mitarbeiter der Verarbeitung seiner Daten widersprechen darf. Dabei gilt es ganz genau abzuwägen: Wann darf der Arbeitgeber die Daten auch ohne das Einverständnis des Arbeitnehmers einholen und wann kann der Mitarbeiter die Ausgabe verweigern?
Datenschutz: Wann brauchen Sie die Einwilligung der Mitarbeiter?
Datenschutz und die Erhebung von Mitarbeiterdaten sind sensible Themen, bei denen Arbeitgeber besonders aufpassen müssen. Bevor es um den Schutz der gesammelten Daten geht, muss zunächst geklärt werden, welche Daten überhaupt erhoben werden dürfen und ob Sie das Einverständnis benötigen oder nicht.
Aufschluss hierüber bietet die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Darin werden nicht nur die Rechte der betroffenen Personen definiert, sondern auch der allgemeine Schutz der Daten. Außerdem legt sie auch fest und ob und unter welchen Bedingungen Mitarbeiter der Verarbeitung ihrer Daten zustimmen müssen. So darf z.B. das Beschäftigungsverhältnis des Arbeitnehmers nicht von der Herausgabe der Daten oder deren Verarbeitung abhängig gemacht werden. Mehr Infos zu dem Thema gibt es in unserem Beitrag:
Grundsätzlich gilt, dass nicht x-beliebig viele Daten eingeholt werden dürfen, sondern nur die, die für den Prozess auch wirklich notwendig sind. Sind diese Daten an eine Einwilligung gebunden, kann der Mitarbeiter die Erhebung auch widerrufen. Weiter gilt, dass Einwilligungen immer freiwillig erfolgen müssen und nicht an Bedingungen geknüpft werden dürfen.
Eine Auswahl an typischen Daten, für die Sie eine Einwilligung der Mitarbeiter benötigen:
- Nutzung von Fotos: Bilder, auf denen Mitarbeiter zu erkennen sind, die für die Firmenhomepage oder Marketing-Materialien genutzt werden sollen.
- Medizinische Informationen: Alle Informationen, die die Gesundheit des Mitarbeiter betreffen, sind nur über eine Einwilligung einzuholen.
- Nutzung von Geräten: Dürfen Firmengeräte wie Laptops oder Handys auch privat genutzt werden, müssen Sie im Falle einer Überwachung der Geräte ebenfalls eine Einwilligung einholen.
- Berechtigtes Interesse am Arbeitsumfeld: Ob Videoüberwachung für mehr Sicherheit oder ein GPS-Sender im Lieferfahrzeug, diese Dinge sollten nicht leichtfertig installiert werden. Sollten solche Geräte aus Gründen der Sicherheit oder um einen Mehrwert für das Unternehmen zu generieren, installiert werden, kann es sein, dass Sie auch hier die Einwilligung der Mitarbeiter einholen müssen.
Wurde eine Einwilligung erteilt, ist diese gültig, bis sie widerrufen wird. Dies gilt auch über das Arbeitsverhältnis hinaus. Erfüllen die Daten ihren ursprünglichen Zweck nicht mehr, sollte die Nutzung automatisch eingestellt werden.
Einwilligung zur Datenverarbeitung: Nicht in diesen Fällen!
Ausnahmen, in denen keine Einwilligung zur Datenerhebung notwendig sind, beruhen immer auf einer anderen Rechtsgrundlage. Die Herausgabe der Daten ist daher verpflichtend da der Arbeitgeber diese benötigt, um anderen Vorschriften gerecht zu werden. Die Daten müssen allerdings den Zweck erfüllen und dürfen nicht darüber hinaus gehen.
Hierunter fallen u.a. Daten:
- im Bewerbungsverfahren,
- zur Kontrolle von Führerscheinen oder Ausweisdokumenten, sofern die Kontrolle gesetzlich vorgeschrieben ist und
- für notwendige personalwirtschaftlichen Belange.
Gerade für die Abläufe in der Personalabteilung werden persönliche Daten benötigt bzw. diese auch weitergegeben. So werden Daten an die Sozialversicherung weitergereicht oder Krankschreibungen abgerufen. Aber auch hier gilt – das Weitergeben und Einholen betrifft nur relevante Daten.
Streitpunkt: Führerscheinkontrolle und Unterweisung
Als Anbieter für elektronische Führerscheinkontrolle und Compliance-Lösungen kennen wir die Vorbehalte und den hohen Anspruch an den Datenschutz. Dabei stellt sich nicht nur die Frage, ob Sie als Arbeitgeber in Bezug auf Firmenfahrzeugen überhaupt die Führerscheine Ihrer Arbeitnehmer kontrollieren müssen, sondern auch, ob die Daten Ihrer Mitarbeiter gemäß DSGVO sicher sind. Gerade bei Apps, die auf privaten Endgeräten Ihrer Mitarbeiter installiert werden sollen, muss der Datenschutz auch weiterhin lückenlos gewährleistet sein. Auch die Unterweisung Ihrer Mitarbeiter zum Thema Datenschutz im Unternehmen spielt hier eine große Rolle.
Die Durchführung der Führerscheinkontrolle ist in Unternehmen mit Fuhrparks gesetzlich vorgeschrieben. Gleiches gilt für die Unterweisung der Mitarbeiter. Sie müssen diesen Pflichten Folge leisten und dürfen auch externe Anbieter damit beauftragen. Doch Betriebsrat, Personalabteilung oder sogar die Mitarbeiter selbst sind nicht immer mit der Umsetzung einverstanden. In mehreren Beiträgen können Sie sich daher einen Überblick über Ihre Rechte und Pflichten verschaffen. Außerdem haben wir für Sie einen aktuellen Fall vor dem Arbeitsgericht aufgearbeitet und eine Übersicht an Argumenten für die unterschiedlichen Stakeholder zusammengestellt.
- Führerscheinkontrolle – Auch gegen den Willen des Dienstwagennutzers?
- Datenschutz und IT-Sicherheit: Rechtliche Grundlagen
- Elektronische Führerscheinkontrolle aus arbeitsrechtlicher Sicht
- 6 Steakholder, 6 Argumente: So überzeugen Sie jeden von E-Learning
