Unterweisungen: Mobiles Arbeiten & Homeoffice

Durch das Vorantreiben der Digitalisierung nimmt auch die Arbeit an Bildschirmarbeitsplätzen zu. Auch Themen wie mobiles Arbeiten oder Homeoffice werden immer beliebter. Wir werfen einen Blick auf die Rechtsgrundlagen der Unterweisungen in den Themenbereichen „mobiles Arbeiten“, „Homeoffice“ sowie „Bildschirmarbeit“ und schauen uns die Unterweisungen im Detail an.

Inhaltsverzeichnis



Arbeitsstättenverordnung und DGUV: rechtliche Grundlagen der Unterweisung bei Bildschirmarbeit

Unterweisungspflichten ergeben sich im Allgemeinen aus den Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes, hier insbesondere aus Paragraf 12 ArbSchG und den Regelungen der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV), die in Paragraf 4 der DGUV Vorschrift 1 definiert sind. Unterweisungen dienen dabei der Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz und orientieren sich immer an der unternehmens- und arbeitsplatzspezifischen Gefährdungsbeurteilung.

Ergänzt werden diese Regelungen je nach Anwendungsfeld um weitere rechtliche Anforderungen. Für die Bereiche „mobiles Arbeiten“, „Homeoffice“ und „Bildschirmarbeit“ werden diese nachfolgend aufgeführt.

Zunächst erfolgt im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung eine Einschätzung der Arbeitsbedingungen. Diese Einschätzung wird in Paragraf 5 ArbSchG definiert:

(1) Der Arbeitgeber hat durch eine Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind.

(2) Der Arbeitgeber hat die Beurteilung je nach Art der Tätigkeiten vorzunehmen. Bei gleichartigen Arbeitsbedingungen ist die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit ausreichend.

(3) Eine Gefährdung kann sich insbesondere ergeben durch

1. die Gestaltung und die Einrichtung der Arbeitsstätte und des Arbeitsplatzes,

2. physikalische, chemische und biologische Einwirkungen,

3. die Gestaltung, die Auswahl und den Einsatz von Arbeitsmitteln, insbesondere von Arbeitsstoffen, Maschinen, Geräten und Anlagen sowie den Umgang damit,

4. die Gestaltung von Arbeits- und Fertigungsverfahren, Arbeitsabläufen und Arbeitszeit und deren Zusammenwirken,

5. unzureichende Qualifikation und Unterweisung der Beschäftigten,

6. psychische Belastungen bei der Arbeit.

Darauf aufbauend wird die Gefährdungsbeurteilung erstellt. Anforderungen an die Gefährdungsbeurteilung bei Bildschirmarbeitsplätzen, egal ob im Büro, mobil oder im Homeoffice, enthält die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). In Paragraf 3 ArbStättV heißt es:

(1) Bei der Beurteilung der Arbeitsbedingungen nach § 5 des Arbeitsschutzgesetzes hat der Arbeitgeber zunächst festzustellen, ob die Beschäftigten Gefährdungen beim Einrichten und Betreiben von Arbeitsstätten ausgesetzt sind oder ausgesetzt sein können. Ist dies der Fall, hat er alle möglichen Gefährdungen der Sicherheit und der Gesundheit der Beschäftigten zu beurteilen und dabei die Auswirkungen der Arbeitsorganisation und der Arbeitsabläufe in der Arbeitsstätte zu berücksichtigen. Bei der Gefährdungsbeurteilung hat er die physischen und psychischen Belastungen sowie bei Bildschirmarbeitsplätzen insbesondere die Belastungen der Augen oder die Gefährdung des Sehvermögens der Beschäftigten zu berücksichtigen. (…)

Bei der Erstellung der Gefährdungsbeurteilung kann sich der Arbeitgeber, sofern er selbst nicht ausreichend fachkundig ist, durch eine Fachkraft für Arbeitssicherheit beraten lassen (siehe Paragraf 1 AsiG). Die Gefährdungsbeurteilung ist anschließend zu dokumentieren. Die Dokumentation muss vor der Aufnahme der Tätigkeit erfolgen. Die Gefährdungsbeurteilung enthält alle Gefahren, die am Arbeitsplatz auftreten können und die Maßnahmen, die ergriffen und durchgeführt werden müssen.

Ergänzt wird Paragraf 12 ArbSchG durch den Paragrafen 15 Abs. 1 ArbSchG. Dieser befasst sich mit den Pflichten der Beschäftigten. Nicht nur der Arbeitgeber ist zur Durchführung der Unterweisung verpflichtet, auch die Arbeitnehmer sind zur Einhaltung und bestimmungsgemäßen Nutzung der Arbeitsmittel verpflichtet.

(1) Die Beschäftigten sind verpflichtet, nach ihren Möglichkeiten sowie gemäß der Unterweisung und Weisung des Arbeitgebers für ihre Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit Sorge zu tragen. Entsprechend Satz 1 haben die Beschäftigten auch für die Sicherheit und Gesundheit der Personen zu sorgen, die von ihren Handlungen oder Unterlassungen bei der Arbeit betroffen sind.

Insbesondere bei der Tätigkeit an Bildschirmgeräten greift die Angebotsvorsorge. Diese ist geregelt in der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge in Anhang 4, Absatz 2, Punkt 1. Die Angebotsvorsorge enthält das Angebot für eine Untersuchung der Augen und des Sehvermögens. Die Augen werden bei der Bildschirmarbeit besonders belastet. Je nach Belastung oder Beschwerden sind dem Beschäftigten entsprechende Sehhilfen zur Verfügung zu stellen.

(2) Angebotsvorsorge bei 1. Tätigkeiten an Bildschirmgeräten Die Angebotsvorsorge enthält das Angebot auf eine angemessene Untersuchung der Augen und des Sehvermögens. Erweist sich aufgrund der Angebotsvorsorge eine augenärztliche Untersuchung als erforderlich, so ist diese zu ermöglichen. § 5 Abs. 2 gilt entsprechend für Sehbeschwerden. Den Beschäftigten sind im erforderlichen Umfang spezielle Sehhilfen für ihre Arbeit an Bildschirmgeräten zur Verfügung zu stellen, wenn Ergebnis der Angebotsvorsorge ist, dass spezielle Sehhilfen notwendig und normale Sehhilfen nicht geeignet sind.

Wie auch bei anderen Arbeitsplätzen ist der Arbeitgeber auch bei Bildschirmarbeitsplätzen dazu verpflichtet, diese instand zu halten, festgestellte Mängel zu beseitigen und dafür Sorge zu tragen, dass die Arbeitsplätze ohne eine Gefährdung der Arbeitnehmer genutzt werden können. Regelungen hierzu finden sich in Paragraf 4 Abs.1 ArbStättV:

(1) Der Arbeitgeber hat die Arbeitsstätte instand zu halten und dafür zu sorgen, dass festgestellte Mängel unverzüglich beseitigt werden. Können Mängel, mit denen eine unmittelbare erhebliche Gefahr verbunden ist, nicht sofort beseitigt werden, hat er dafür zu sorgen, dass die gefährdeten Beschäftigten ihre Tätigkeit unverzüglich einstellen.

Paragraf 4 ArbStättV enthält darüber hinaus Regelungen zu hygienischen Erfordernissen, Sicherheitseinrichtungen, wie Sicherheitsbeleuchtungen, dem Umgang mit Verkehrs- und Fluchtwegen sowie die Bereitstellung von Einrichtungen zur Ersten Hilfe. Um den Mitarbeitern nun die Gefahren und Risiken im Umgang mit Bildschirmarbeitsplätzen näherzubringen, definiert die Arbeitsstättenverordnung eine Unterweisungspflicht für Beschäftigte. Diese Unterweisung wird in Paragraf 6 Abs. 1 ArbStättV geregelt:

(1) Der Arbeitgeber hat den Beschäftigten ausreichende und angemessene Informationen anhand der Gefährdungsbeurteilung in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache zur Verfügung zu stellen über

1. das bestimmungsgemäße Betreiben der Arbeitsstätte,

2. alle gesundheits- und sicherheitsrelevanten Fragen im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit,

3. Maßnahmen, die zur Gewährleistung der Sicherheit und zum Schutz der Gesundheit der Beschäftigten durchgeführt werden müssen, und

4. arbeitsplatzspezifische Maßnahmen, insbesondere bei Tätigkeiten auf Baustellen oder an Bildschirmgeräten, und sie anhand dieser Informationen zu unterweisen.

Paragraf 6 ArbStättV enthält darüber hinaus auch Regelungen, wann und wie oft eine Unterweisung für Bildschirmarbeitsplätze durchzuführen ist. Die Unterweisung ist vor der Aufnahme einer Tätigkeit durchzuführen. Anschließend ist die Unterweisung mindestens jährlich zu wiederholen. Kommt es zu einer Veränderung am Arbeitsmittel, der Arbeitsorganisation oder sonstigen Arbeitsabläufen, die mit einer zusätzlichen Gefährdung einhergehen, ist die Unterweisung auch unterjährig zu wiederholen.

Neben dem Gesetzgeber hat sich auch die DGUV mit der Büroarbeit befasst und in der DGUV Regel 115-401 Anforderungen für die Branche Bürobetriebe definiert. Die DGUV Regel 115-401 beinhaltet wichtige Präventionsmaßnahmen, um die Schutzziele für Unternehmen und Mitarbeiter zu erfüllen. Zielgruppe sind Betriebe mit Tätigkeiten in Büros und an Bildschirmarbeitsplätzen.

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Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze

Die Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze ergeben sich insbesondere aus der Arbeitsstättenverordnung und dem Anhang zu den Anforderungen und Maßnahmen für Arbeitsstätten nach Paragraf 3 Abs. 1 Nr. 6.1 Ziffer 1 ArbStättV:

Bildschirmarbeitsplätze sind so einzurichten und zu betreiben, dass die Sicherheit und der Schutz der Gesundheit der Beschäftigten gewährleistet sind. Die Grundsätze der Ergonomie sind auf die Bildschirmarbeitsplätze und die erforderlichen Arbeitsmittel sowie die für die Informationsverarbeitung durch die Beschäftigten erforderlichen Bildschirmgeräte entsprechend anzuwenden.

Bildschirmarbeitsplätze müssen sowohl Bewegungs-, Benutzer-, Funktions- als auch Verkehrs- und Fluchtwegeflächen berücksichtigen (Anhang der Arbeitsstättenverordnung Nr. 6.1 Ziffer 3).

Abbildung DGUV Regel 115-401

Abbildung: Arbeitsplatz nach DGUV Regel 115-401  

Die Anordnung der Bildschirmarbeitsplätze im Raum spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Die Blickrichtung sollte dabei stets parallel zur Fensterfront erfolgen, um störende Blendungen und Reflexionen zu vermeiden.

Um ein beschwerdefreies und vor allem produktives Arbeiten an Bildschirmarbeitsplätzen und im Büro zu ermöglichen, sind regelmäßige Unterbrechungen der Bildschirmtätigkeit erforderlich. Diese Pausen oder Erholungszeiten dienen der Entlastung des Bewegungsapparats, der Augen und der Psyche. Regelmäßiges Aufstehen, eine wechselnde Körperhaltung und unterschiedliche Tätigkeiten, auch ohne Bildschirmarbeit, tragen zur Gesundheitsförderung der Mitarbeiter bei. Regelmäßige kurze Erholungspausen sind dabei effektiver als längere Unterbrechungen. Empfohlen wird eine Unterbrechung von fünf Minuten pro Stunde.

An den Arbeitsplatz selbst gibt es weitere Anforderungen, die einzuhalten sind. Diese werden in der DGUV Regel 115-401 festgehalten und basieren auf den Vorgaben der Paragrafen 3 bis 11 Betriebssicherheitsverordnung sowie dem Paragraf 3 Arbeitsstättenverordnung.

Neben der bereits beschriebenen Anordnung der Schreibtische zur Fensterfront gibt es auch am Schreibtisch selbst Vorgaben, die einzuhalten sind. Diese Vorgaben erstrecken sich auf die Bereiche:

Unterweisungsinhalte: Bildschirmarbeit 

Im Rahmen der Unterweisung zum Bildschirmarbeitsplatz werden beispielsweise folgende Inhalte vermittelt:

  • Arbeitsumgebung mit Tisch, Stuhl, Bildschirm und Eingabegeräten
  • Anforderung der Arbeitsmittel je nach Arbeitsaufgabe
  • Aufstellung der Arbeitsmittel im Raum
  • Gestaltung der Arbeitsumgebung
  • Allgemeine Gesundheitstipps
  • Mögliche Entspannungsübungen

Ebenso wie die Unterweisung für mobiles Arbeiten oder Homeoffice richtet sich diese Unterweisung an alle Mitarbeiter, die an einem Bildschirmarbeitsplatz tätig sind.

Unterschiede: mobiles Arbeiten vs. Homeoffice

Oft werden mobiles Arbeiten und Homeoffice synonym verwendet, es gibt allerdings wesentliche Unterschiede zwischen beiden Begrifflichkeiten:

Mobiles Arbeiten

Mobiles Arbeiten beschreibt die Möglichkeit, mithilfe geeigneter Endgeräte flexibel an wechselnden Orten, also ortsunabhängig, außerhalb des Unternehmens seiner Tätigkeit nachzukommen. Das mobile Arbeiten ist ein freiwilliges Angebot des Unternehmens, der Mitarbeiter muss von diesem kein Gebrauch machen. Wo die Arbeit verrichtet wird, ist dabei nicht näher definiert. Wichtig ist allerdings, dass Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit erfüllt werden.

Beim mobilen Arbeiten kann der Arbeitnehmer also beispielsweise aus dem Zug auf Reisen, aus dem Hotel oder auf dem eigenen Sofa zu Hause arbeiten. Lediglich die Erreichbarkeit muss über die zur Verfügung gestellten Endgeräte sichergestellt werden.

Die Arbeitsstättenverordnung findet, anders als beim Homeoffice, bei mobilem Arbeiten keine Anwendung. Andere Regelungen, wie zum Beispiel die Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes hinsichtlich der Gefährdungsbeurteilung oder der generellen Unterweisungspflicht, gelten allerdings auch bei mobilem Arbeiten.

Grundsätzlich besteht kein Rechtsanspruch auf mobiles Arbeiten. Viele Unternehmen bieten mobiles Arbeiten allerdings als Zusatzleistung an.

Homeoffice / Telearbeit

Bei der Telearbeit, häufig auch Homeoffice genannt, handelt es sich hingegen um die Erbringung der Arbeitsleistung an einem fest eingerichteten Arbeitsplatz. Dieser Arbeitsplatz befindet sich dabei außerhalb der betrieblichen Räumlichkeiten, in der Regel „in den eigenen vier Wänden“. Geregelt ist das Homeoffice im Gesetz zur Telearbeit.

Die Unterscheidung zwischen mobilem Arbeiten und Homeoffice ist wichtig, denn sobald Homeoffice mit einem Mitarbeiter vereinbart wurde, hat der Arbeitgeber die Pflicht, den Homeoffice-Arbeitsplatz nach den gleichen gesetzlichen Anforderungen auszustatten, wie es bei einem betrieblichen Arbeitsplatz erforderlich ist. Mehr zu den Anforderungen an Büroarbeitsplätze im weiteren Verlauf.

Darüber hinaus ist der Mitarbeiter beim Homeoffice dazu verpflichtet, die Arbeit an dem für ihn eingerichteten Homeoffice-Arbeitsplatz zu leisten. Eine freie Wahl des nicht-betrieblichen Arbeitsplatzes, anders als beim mobilen Arbeiten, ist hier nicht möglich bzw. angedacht.

In der Regel entfällt mit der Einrichtung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes der Arbeitsplatz des Mitarbeiters an der Betriebsstätte. Dies ist allerdings abhängig von unternehmensinternen Regelungen.

Homeoffice richtet sich grundsätzlich nach den gleichen arbeitsschutzrechtlichen Regelungen wie die Arbeit im Unternehmen. Der Arbeitgeber bleibt in jedem Fall in seiner Verantwortung, sei es für die Umsetzung des Homeoffice und dessen Kostenübernahme oder für die Unterweisungspflicht.

Vor- und Nachteile von mobilem Arbeiten und Homeoffice

Vorteile Nachteile

Mobiles Arbeiten:

- Nur begrenzt arbeitsschutzrechtliche Regelungen, die berücksichtigt werden müssen

- Flexible und einfache Umsetzung

- Reisezeiten können effizient genutzt werden

- Geringere Kosten im Vergleich zum Homeoffice

- Steigerung der Work-Life-Balance

- Verbesserung des Arbeitgeberimages

- Steigerung der Motivation des Mitarbeiters

Mobiles Arbeiten:

- Höheres Risiko für Datenschutzverstöße

- Risiko zum Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz (zu langes Arbeiten)

- Erschwerte interne Kommunikation durch wechselnde Arbeitsorte

- Schwächung der Team-Bindung

- Vermischung von Berufs- und Privatleben

Homeoffice:

- Arbeitsschutz-Vorgaben sind besser kontrollierbar

- Datenschutzverstöße sind seltener als bei mobiler Arbeit

- Bessere Erreichbarkeit und weniger Ablenkungen als bei mobilem Arbeiten unterwegs

Homeoffice:

- Höhere Anforderungen an den Arbeitsschutz im Vergleich zum mobilen Arbeiten

- Kostenintensiver als das mobile Arbeiten, da umfangreichere Ausstattung erforderlich

Die Ausgestaltung von mobilem Arbeiten und der Möglichkeit zum Homeoffice im Unternehmen sollte durch Betriebsvereinbarungen definiert werden. Diese Vereinbarungen enthalten Rechte und Pflichten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer und definieren den Rahmen, in dem mobiles Arbeiten oder Homeoffice ermöglicht werden kann.

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Unterweisungsinhalte: mobiles Arbeiten und Homeoffice

Unterweisungen zu den Themen „mobiles Arbeiten“ und „Homeoffice“ beschäftigen sich im Kern mit folgenden Inhalten:

  • Was ist ein Telearbeitsplatz
  • Tipps zur Arbeitsorganisation
  • Arbeitsmedizinische Vorsorge
  • Mobiles Arbeiten
  • Gerätenutzung für mobiles Arbeiten
  • Arbeitsbedingungen für das mobile Arbeiten
  • Arbeitsschutz & geregelte Arbeitszeiten

Die Inhalte richten sich an alle Personen, die an einem Bildschirmarbeitsplatz mobil oder im Homeoffice arbeiten. Insbesondere bei der Arbeit von zu Hause oder unterwegs sind Datenschutz- und IT-Sicherheitsaspekte relevant. Eine ergänzende Unterweisung in beiden Themenbereichen kann sinnvoll sein. Der Bereich Ergonomie am Arbeitsplatz befasst sich dabei mit den Anforderungen, die für Bildschirmarbeitsplätze erfüllt werden müssen. Hierzu im weiteren Verlauf mehr.

Um die Arbeit im Homeoffice und das mobile Arbeiten so komfortabel wie möglich zu gestalten, haben wir acht Anforderungen und Tipps zusammengestellt, die sie berücksichtigen sollten:

Um die Arbeit im Homeoffice und das mobile Arbeiten so komfortabel wie möglich zu gestalten, haben wir acht Anforderungen und Tipps zusammengestellt, die sie berücksichtigen sollten:

Sicherstellung der Erreichbarkeit arbeitsrelevanter Daten:
- Richten Sie einen externen Zugang zum Firmennetzwerk ein.
- Stellen Sie transportable Hardware bereit.

Ausstattung des mobilen „Homeoffice“-Arbeitsplatzes:
- Sorgen Sie für ausreichend Arbeitsplatz, auch für Arbeitsmaterialien.
- Stellen Sie eine ausreichende Beleuchtung des Arbeitsplatzes sicher.
- Sorgen Sie für eine angenehme Raumtemperatur zwischen 19°C und 21°C.
- Stellen Sie die Erreichbarkeit sicher.
- Halten Sie den Austausch mit Kollegen aufrecht und kommunizieren Sie regelmäßig auch persönlich mit diesen.
- Halten Sie Ihre Arbeitszeiten fest, um die vorgeschriebenen Arbeitszeiten nicht zu überschreiten.

 

Wie lassen sich Unterweisungen umsetzen?

Unterweisungen können auf verschiedene Art und Weise durchgeführt werden. Unterschieden wird zwischen der klassischen Präsenzveranstaltung, die in der Regel als Frontalunterricht gestaltet ist und modernen E-Learning-Lösungen. Wir haben uns beide Arten genauer angeschaut und für Sie verglichen:

Bei der Umsetzung von Schulungen und Unterweisungen sind verschiedene Schritte zu berücksichtigen. Wir geben einen Überblick über die wichtigsten To Dos bei der Planung von Schulungen und Unterweisungen:

Welche Vorteile können E-Learning-Lösungen bieten? Wir haben uns die Vorteile am Beispiel der Fahrerunterweisung nach UVV genauer angeschaut:

Dokumentation der Unterweisungen

Unterweisungen sind zur Sicherheit des Unternehmens und der Mitarbeiter zu dokumentieren. Im Rechtsfall kann so nachgewiesen werden, dass das Unternehmen seinen Pflichten nachgekommen ist. Eine generelle Pflicht zur Dokumentation von Unterweisungen besteht hingegen nicht.

Informationen zur Dokumentationspflicht und zum Dokumentationsnachweis von Unterweisungen finden Sie in unserem Beitrag: 

 

Mehr zu den LapID Unterweisungen

 


Stefanie Effer

Stefanie Effer


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